基于新時(shí)代背景下企業(yè)檔案管理思維模式的轉(zhuǎn)變

王亞妮

摘 要：新時(shí)代背景下，各種先進(jìn)信息技術(shù)手段與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展迅速，我國經(jīng)濟(jì)進(jìn)步顯著。國家與國家之間的經(jīng)濟(jì)交流越來越密切，國家之間處于良性競爭的狀態(tài)下。企業(yè)檔案是企業(yè)運(yùn)行歷程的重要見證，科學(xué)的檔案管理工作可以為企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展提供借鑒價(jià)值。很多企業(yè)都忽視了企業(yè)檔案背后所蘊(yùn)含的文化價(jià)值、經(jīng)濟(jì)價(jià)值。為了讓企業(yè)檔案發(fā)揮自身價(jià)值，新時(shí)代背景下的企業(yè)應(yīng)該積極開展檔案管理創(chuàng)新工作，轉(zhuǎn)變檔案管理思維模式，讓企業(yè)檔案能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來一定的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代背景;企業(yè)檔案;管理;思維模式;轉(zhuǎn)變

企業(yè)檔案管理在企業(yè)發(fā)展中扮演著重要角色。我國正積極開展市場改革，各種信息技術(shù)的發(fā)展有效推社會進(jìn)步。新時(shí)代背景下大力發(fā)展的信息技術(shù)為企業(yè)檔案管理帶來了新的發(fā)展機(jī)遇，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理思維模式遭受明顯沖擊。新時(shí)代背景下企業(yè)發(fā)展中對檔案管理的要求明顯提升，傳統(tǒng)檔案管理思維模式無法滿足目前企業(yè)發(fā)展需要。為了適應(yīng)時(shí)代變化，企業(yè)在開展檔案管理的過程中需要考慮社會實(shí)際，及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理思維模式，這樣才能充分發(fā)揮檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的積極作用。

1 新時(shí)代背景下企業(yè)檔案管理模式發(fā)展特點(diǎn)

時(shí)代背景的變化使得企業(yè)檔案管理也出現(xiàn)了一些明顯變化，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理模式表現(xiàn)出很多新的發(fā)展特點(diǎn)，主要表現(xiàn)在管理手段、管理技術(shù)與管理形式等方面。

1）管理模式靈活性更強(qiáng)。傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式大都以集中統(tǒng)一管理模式為主，這一模式在過去很長一段時(shí)間內(nèi)都能滿足企業(yè)發(fā)展期間對信息資源的需求。但隨著我國不斷推動市場經(jīng)濟(jì)改革，在經(jīng)濟(jì)全球化背景下企業(yè)之間競爭激烈，企業(yè)對信息資源的需求量大大增加，過去單一傳統(tǒng)的檔案管理模式無法滿足新時(shí)代背景下企業(yè)發(fā)展需求[1]。為拓展管理內(nèi)容，提高管理效率，企業(yè)檔案管理逐漸呈現(xiàn)出分散管理狀態(tài)。分散管理、分散與集中集合管理等多種管理模式使企業(yè)發(fā)展能夠擁有更多的信息資源，可及時(shí)了解時(shí)代變化需要。

2）開始使用各種先進(jìn)技術(shù)。新時(shí)代背景下各種先進(jìn)技術(shù)層出不窮，尤其是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展速度更加顯著。企業(yè)對信息資源數(shù)量的要求大大提升，再加上需要管理的檔案信息資源數(shù)量日益增長，若仍然沿用過去的檔案管理模式將嚴(yán)重影響管理效率。為提高管理效率，企業(yè)可積極應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)如計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，借助這種網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段開展現(xiàn)代化管理，努力實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)變，利用信息技術(shù)中的各項(xiàng)功能對資源進(jìn)行快速整合。在信息技術(shù)的幫助下，企業(yè)各部門可以及時(shí)抽調(diào)自己需要的檔案信息，對獲得更加正確的企業(yè)決策有積極作用。

3）積極開展檔案社會化協(xié)作形式管理。開展企業(yè)檔案管理工作的基本目的在于促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，為企業(yè)謀取更多的效益。新時(shí)代背景下企業(yè)常常會將自己的檔案管理工作外包出去，這充分展現(xiàn)了檔案社會化協(xié)作這一特點(diǎn)。企業(yè)將檔案管理工作外包出去，大大減輕了企業(yè)工作人員的管理負(fù)擔(dān)，企業(yè)管理成本達(dá)到控制，企業(yè)實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益提升。在新時(shí)代下，積極開展檔案社會化協(xié)作對企業(yè)發(fā)展能夠形成正面作用。針對開展專門的檔案管理工作機(jī)構(gòu)，政府應(yīng)該實(shí)施針對性管理，加強(qiáng)監(jiān)督，保證機(jī)構(gòu)與機(jī)構(gòu)之間有一定競爭，這樣才能進(jìn)一步提升企業(yè)檔案管理效率。

2 企業(yè)檔案管理最常使用的幾種思維模式

在世界全球化背景的推動下，企業(yè)和企業(yè)之間的競爭越來越明顯，為了進(jìn)一步提升企業(yè)檔案管理質(zhì)量與效率，分析新時(shí)代下企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)企業(yè)最常使用的幾種管理思維模式如下。

1）執(zhí)行信息一體化檔案管理。這種管理模式的主要內(nèi)容為在管理過程中將企業(yè)檔案工作、企業(yè)圖書還有企業(yè)情報(bào)結(jié)合在一起實(shí)施管理。這些管理工作本質(zhì)目的并不存在明顯差異，所以開展一體化管理并不會對管理質(zhì)量造成負(fù)面影響。為了實(shí)現(xiàn)信息一體化管理，很多企業(yè)都成立了專門的信息管理部門，由這一部門負(fù)責(zé)企業(yè)各項(xiàng)檔案的管理。在這一部門的指導(dǎo)下，企業(yè)檔案、圖書還有情報(bào)這三者能夠?qū)崿F(xiàn)工作上的協(xié)調(diào)，并大大豐富了企業(yè)信息資源，有效避免了某一方的遺漏[2]。在開展信息一體化管理過程中，需要注意的事項(xiàng)為要盡可能展示這三者的獨(dú)立優(yōu)勢，不能強(qiáng)迫某一信息抹去自身特點(diǎn)適應(yīng)其他兩者發(fā)展，這將使企業(yè)檔案管理工作出現(xiàn)問題。信息一體化這種檔案管理模式往往適用于具有良好信息基礎(chǔ)的大型企業(yè)，大型企業(yè)具備開發(fā)充分信息資源的能力。

2）執(zhí)行分布式集中檔案管理。分布式集中檔案管理有兩線注意內(nèi)容，即在管理過程中采取統(tǒng)一的管理形式，但是將管理對象分散開來。執(zhí)行統(tǒng)一管理形式的為企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)，高層負(fù)責(zé)提出管理要求，制定詳細(xì)的管理制度，要求開展實(shí)際管理工作的企業(yè)人員遵守一定管理流程。而事實(shí)分散便是真正執(zhí)行各項(xiàng)管理要求的各個(gè)部門各自承擔(dān)自己的管理責(zé)任。

3）執(zhí)行檔案一體化管理。檔案一體化管理的重要工具為現(xiàn)代信息技術(shù)。檔案一體化管理便是文件轉(zhuǎn)變成檔案的這一整個(gè)周期。在檔案一體化管理中主要包括檔案生成、控制管理流程還有科學(xué)利用信息等內(nèi)容。檔案一體化管理過程中需要相關(guān)部門仔細(xì)了解企業(yè)對檔案管理的要求，努力做到將文件信息到規(guī)范檔案的轉(zhuǎn)變。在開展檔案一體化期間，要科學(xué)規(guī)劃管理中的每一項(xiàng)內(nèi)容，盡可能考慮更加全面的文件信息。

3 企業(yè)檔案管理思維模式未來發(fā)展方向

時(shí)代背景的轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)檔案管理帶來了新的發(fā)展機(jī)遇，傳統(tǒng)檔案管理思維模式無法滿足時(shí)代發(fā)展需要。企業(yè)在詳細(xì)了解社會實(shí)際情況的變化后，可以及時(shí)調(diào)整現(xiàn)有的檔案管理思維模式，這樣才能保證企業(yè)檔案管理工作不斷進(jìn)步，才能使企業(yè)獲得更高的經(jīng)濟(jì)收益。

1）朝著市場化方向努力。檔案是企業(yè)發(fā)展過程中的又一重要資源，企業(yè)若是能開展正確科學(xué)的檔案管理工作將能有效提高自我競爭力。對于我國企業(yè)來說，未來檔案管理思維模式應(yīng)該朝著市場化方向努力。企業(yè)應(yīng)充分了解實(shí)際市場變化情況，從實(shí)際出發(fā)開展檔案建設(shè)工作。積極開展檔案信息開發(fā)工作，進(jìn)一步提高檔案工作針對性，大大提升檔案管理工作的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值。

2）朝著社會化方向努力。企業(yè)檔案管理思維模式應(yīng)積極朝著社會化方向努力。首先企業(yè)應(yīng)該準(zhǔn)許社會組織對自己的檔案管理工作進(jìn)行檢查與監(jiān)督，保證檔案管理工作發(fā)展更加全面、更加規(guī)范[3]。其次要向?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作的社會化，意味著企業(yè)在開展檔案管理工作時(shí)要能夠?qū)ι鐣Y源進(jìn)行合理利用，在必要的時(shí)候?qū)⒆约旱臋n案管理工作移交給專業(yè)的管理機(jī)構(gòu)，避免管理技術(shù)不足、管理內(nèi)容過于復(fù)雜等問題。新時(shí)代背景下能夠開展專門的檔案工作的機(jī)構(gòu)數(shù)量越來越多，并且專業(yè)化更高，可供企業(yè)選擇的內(nèi)容越來越豐富。

3）朝著法制化方向努力。企業(yè)檔案對于企業(yè)發(fā)展來說屬于重要的內(nèi)部資源，包含著各種隱秘的企業(yè)信息，所以企業(yè)開展檔案管理時(shí)要努力做到法制化、科學(xué)化。法制化企業(yè)檔案管理需要做到兩方面的內(nèi)容，首先是在法律法規(guī)的幫助下，開展企業(yè)檔案行政執(zhí)法檢查，保證企業(yè)法定檔案的安全性。最后要加大國家對企業(yè)檔案管理制定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的宣傳力度，這樣才能進(jìn)一步提升檔案服務(wù)質(zhì)量。

4 結(jié)束語

新時(shí)代背景下，企業(yè)檔案管理思維模式也應(yīng)隨著市場與經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要的變化而進(jìn)行創(chuàng)新。企業(yè)檔案管理思維模式應(yīng)努力朝著市場化、社會化還有法制化方向進(jìn)步，這樣企業(yè)檔案才能在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮應(yīng)有價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

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[3]趙源.檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的重要作用及其創(chuàng)新改善[J].現(xiàn)代國企研究，2019（12）：343+346.