檔案庫(kù)房管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

摘 要：庫(kù)房管理在整個(gè)檔案管理過(guò)程中有著非常重要的作用，不僅承載著檔案歷史的資料，更是各種利用檔案的基礎(chǔ)。在此情況下，企業(yè)在檔案管理工作中就應(yīng)該樹(shù)立正確觀念意識(shí)，遵循科學(xué)化的工作原則，有效開(kāi)展檔案管理工作，促使檔案管理工作的智能化實(shí)施。本文講述了筆者單位庫(kù)房管理存在的問(wèn)題，也從各個(gè)方面探索了庫(kù)房管理的改進(jìn)策略。

關(guān)鍵詞：歷史資料;智能化;檔案管理;改進(jìn)策略

我國(guó)檔案庫(kù)房管理歷史悠久，新中國(guó)成立后，社會(huì)各方面對(duì)檔案的利用十分迫切，需要大量進(jìn)館的是珍貴的歷史檔案。現(xiàn)代社會(huì)，我國(guó)經(jīng)濟(jì)得到了前所未有的發(fā)展，對(duì)檔案庫(kù)房提出了新的要求，至此智能化檔案庫(kù)房的概念被提出，這是從單一、獨(dú)立、零散的傳統(tǒng)檔案庫(kù)房管理轉(zhuǎn)向復(fù)雜、綜合、聯(lián)動(dòng)的現(xiàn)代庫(kù)房管理模式，將檔案、檔案密集架、檔案溫濕度調(diào)控系統(tǒng)、消防系統(tǒng)、檔案利用系統(tǒng)和檔案庫(kù)房本身，連接成為一個(gè)大型的多功能自動(dòng)化管理系統(tǒng)。

1 單位技術(shù)機(jī)構(gòu)科技檔案特點(diǎn)

1）專業(yè)性。中交二航院是一個(gè)勘察設(shè)計(jì)集施工項(xiàng)目的單位，主要是承接道路、橋梁、城市建設(shè)、水運(yùn)碼頭于一體的交通單位，所需歸檔的檔案最突出的特點(diǎn)是它的內(nèi)容性質(zhì)或領(lǐng)域兩方面，具有很強(qiáng)的專業(yè)性，如圖紙、圖紙說(shuō)明書(shū)、勘察報(bào)告、招投標(biāo)書(shū)、初步設(shè)計(jì)、施工、竣工材料、環(huán)境審核檔案等。可以分為幾類，基建檔案，記錄著檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室設(shè)計(jì)、圖紙、環(huán)境要求等建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的資料?？蒲袡n案，記載著檢測(cè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、科研過(guò)程、審核、研發(fā)方法及成果、應(yīng)用于社會(huì)的作用等。設(shè)備檔案，則是采購(gòu)、合同、設(shè)備附件及定期校準(zhǔn)，檢定等證書(shū)，正是這些明顯的專業(yè)特征，使技術(shù)機(jī)構(gòu)的科研檔案具有獨(dú)一無(wú)二的專業(yè)性。

2）準(zhǔn)確性。檢測(cè)、計(jì)量、校準(zhǔn)和設(shè)計(jì)，不論是公路、橋梁、城市建設(shè)、綜合地方的EPC綜合項(xiàng)目，包括設(shè)計(jì)、建設(shè)、施工等都需要用數(shù)據(jù)“說(shuō)話”，完整、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)是衡量檢測(cè)、科研成果及校量的基礎(chǔ)，當(dāng)技術(shù)出現(xiàn)偏差還會(huì)出完整的修改方案，否則建造出來(lái)的工程會(huì)千差萬(wàn)別，需要對(duì)業(yè)主和整個(gè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)，準(zhǔn)確的滿足業(yè)主的要求，所以技術(shù)資料需要非常準(zhǔn)確。

3）多元性。中交二航院從建院以來(lái)具有六十二年的悠久歷史，建檔的歷史可以追溯到1964年，除去銷毀的檔案以外，檔案資料非常齊全，自從建立新的辦公樓以來(lái)，用更大的檔案庫(kù)和密集架來(lái)儲(chǔ)存檔案，不光是儲(chǔ)存勘察設(shè)計(jì)圖紙，也需要儲(chǔ)存其他的檔案，如底圖檔案、會(huì)計(jì)檔案、技術(shù)資料、實(shí)物檔案、光盤、文書(shū)檔案等資料，反映的是整個(gè)單位的運(yùn)行情況，而不是單一的記載著單位的技術(shù)資料。而許多施工項(xiàng)目里面含有科研項(xiàng)目 ，許多材料交織在一起，是綜合多元性的材料。

2 單位檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

1）檔案數(shù)字化程度不夠重視。因檔案室的工作人員比較少，檔案數(shù)量巨大，所以需要借助外力來(lái)幫助完成檔案的數(shù)字化進(jìn)程，而借助外力又是需要大量的資金的，所以檔案的數(shù)字化程度不高，很多進(jìn)出檔案需要依賴人工的力量借出紙質(zhì)版材料。

2）檔案庫(kù)房辦公用房過(guò)于簡(jiǎn)單。本單位檔案室面積很大，但是缺乏辦公用房，根據(jù)我國(guó)國(guó)家檔案局主編的檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)（建標(biāo)103-2008）里面提到：“市級(jí)檔案館需要配備的對(duì)外服務(wù)用房有查閱登記室，目錄室，縮微檔案閱覽室，音像檔案閱覽室，對(duì)外利用復(fù)印室，未開(kāi)放檔案閱覽室，開(kāi)放檔案閱覽室，市級(jí)檔案館業(yè)務(wù)和技術(shù)用房使用面積分類有除塵室，消毒室，整理編目室，修史編志室，裱糊修復(fù)室，仿真復(fù)印室，翻版膠印室，資料編排室，計(jì)算機(jī)室等等。”而我們的辦公用房就是查閱和閱覽室，放置檔案的庫(kù)房里包括音像室和實(shí)物室，沒(méi)有復(fù)印室，使借閱資料的人員不得不到文印公司復(fù)印，也沒(méi)有消毒除塵室，檔案的庫(kù)房至少還需要服務(wù)復(fù)印室和計(jì)算機(jī)查閱室，讓借閱資料的人員更加方便快捷，也有利于檔案室工作人員工作的方便。

3）科技檔案開(kāi)發(fā)利用程度不高。在各檔案室的實(shí)際管理工作中，只是簡(jiǎn)單的進(jìn)行檔案的收集、整理、編目、保管的過(guò)程，很少對(duì)所收藏的檔案資料進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，許多檔案都長(zhǎng)眠于檔案室，再加上利用起來(lái)不方便，雖然也有數(shù)字化的電子檔檔案文件，但大部分是采用紙質(zhì)檔案的借閱，致使大部分的檔案沒(méi)有得到充分的利用。

4）檔案資料建檔完整性不足。許多科研人員的建檔意識(shí)薄弱，沒(méi)有真正的意識(shí)到建檔的重要性。其實(shí)部門建立的檔案，可能在多年以后由其他部門的人來(lái)借閱技術(shù)資料以供參考。一旦沒(méi)有存檔，會(huì)影響后來(lái)借閱者的工作效率。比如在借閱的過(guò)程中，可能有人要借投標(biāo)文件，但里面可能缺少報(bào)價(jià)的檔案文件，致使借閱沒(méi)有了它該有的意義。所以檔案資料的齊全性就顯得猶為重要。

3 如何提高檔案管理的利用效率

1）提高科研人員歸檔意識(shí)，提升檔案人員專業(yè)水平。制定專門的獎(jiǎng)懲科研人員的歸檔的機(jī)制，對(duì)于檔案專業(yè)人員多進(jìn)行培訓(xùn)工作，不僅加強(qiáng)檔案的專業(yè)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，同時(shí)還有對(duì)專業(yè)技術(shù)機(jī)構(gòu)的政策文件的學(xué)習(xí)，了解現(xiàn)在先進(jìn)的檔案管理水平，擴(kuò)寬自己對(duì)檔案概念的理解，并且加大對(duì)計(jì)算機(jī)方面的應(yīng)用，為智能化設(shè)備應(yīng)用奠定基礎(chǔ)，建立數(shù)據(jù)庫(kù)便于其他部門的科技人員的查閱。

2）加大對(duì)智能檔案室的投入。所謂庫(kù)房智能化管理就是將庫(kù)房溫濕度、空氣質(zhì)量、防火防盜、門禁管理、視頻監(jiān)控、檔案的自動(dòng)識(shí)別與存取集中到一個(gè)系統(tǒng)平臺(tái)，通過(guò)一些軟件來(lái)進(jìn)行用戶管理，這樣檔案室的安全既能到保護(hù)，又能方便借閱者隨時(shí)提取有效檔案。當(dāng)然，有庫(kù)房溫濕度和空氣質(zhì)量監(jiān)測(cè)后，除了更加便捷的控制管理，還可以實(shí)現(xiàn)庫(kù)房消毒滅菌，通風(fēng)換氣。加入門禁自動(dòng)控制管理，視頻監(jiān)控更有利于防火防盜、監(jiān)測(cè)庫(kù)內(nèi)情況等，有利于單位更加高效的完成工作。

3）加大對(duì)檔案室數(shù)字化的資金投入。單位的檔案信息數(shù)字化只完成了2010-2016年的利用率較高的數(shù)字化，那么應(yīng)加大檔案信息數(shù)字化的投入，把其他年份的信息完成數(shù)字化，可以外包給其他數(shù)字化公司或者自行完成公司檔案的數(shù)字化。這樣在其他部門人員需要利用檔案資料時(shí)可以及時(shí)快速的獲得這些信息。

4）庫(kù)房的設(shè)備及功能室應(yīng)改造升級(jí)。檔案數(shù)字化有其自身的流程和方法，包括：借卷-檔案分析-檔案掃描-掃描質(zhì)檢-建立書(shū)簽-著錄索引-總檢-還卷-數(shù)據(jù)備份-數(shù)據(jù)掛接-歸檔驗(yàn)收等繁瑣過(guò)程。既然致力于檔案的數(shù)字化，那么就應(yīng)該準(zhǔn)備一些設(shè)備，可以掃描大的圖紙的掃描儀，掃描分辨率參數(shù)大于100dpi，準(zhǔn)備硬盤大于1T的電腦，需要存儲(chǔ)大量的數(shù)字化文件，裁切機(jī)等。檔案大部門是大本子書(shū)，而且檔案量是巨大的。如果到文印公司裁切，需要費(fèi)大量的人力和物力，所以應(yīng)當(dāng)升級(jí)一定的設(shè)備，這樣會(huì)大大提高部門的工作效率，能夠更快的完成數(shù)字化進(jìn)程。

4 結(jié)束語(yǔ)

近年來(lái)在企業(yè)的檔案管理工作中，受到諸多因素的影響還存在很多故步自封的問(wèn)題，不能確保檔案的利用率與管理效果。因此，檔案管理應(yīng)該樹(shù)立創(chuàng)新觀念意識(shí)，采用有效措施完成創(chuàng)新實(shí)踐工作，創(chuàng)新相關(guān)檔案管理內(nèi)容、模式與思想，從而確保企業(yè)檔案資料的高效利用率，將檔案管理創(chuàng)新實(shí)踐的積極作用發(fā)揮出來(lái)。

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作者簡(jiǎn)介

徐丹（1983-），女，湖北武漢，大學(xué)本科，中交第二航務(wù)工程勘察設(shè)計(jì)院有限公司，研究方向：檔案管理。