煤炭企業(yè)在合同管理中存在的問題及應(yīng)對措施

昝雷

摘? 要：合同管理是企業(yè)管理中的一項(xiàng)重要工作，合同管理的規(guī)范化、科學(xué)化是合同管理的關(guān)鍵所在。由于煤炭企業(yè)的特殊性，往往在合同管理中存在這樣或那樣的問題，最終給企業(yè)帶來不必要的經(jīng)濟(jì)或名譽(yù)損失。為了改善合同管理的效果，該文主要就對煤炭企業(yè)在合同管理中存在的問題進(jìn)行了分析，并針對當(dāng)前存在的問題提出了應(yīng)對措施，以期可以改善煤炭企業(yè)的合同管理效果。

關(guān)鍵詞：合同管理? 回避風(fēng)險(xiǎn)? 應(yīng)對措施

隨著國家產(chǎn)業(yè)政策的調(diào)整，煤炭能源市場份額正逐漸縮小，清潔能源逐步成為市場新寵，煤炭行業(yè)呈現(xiàn)出供大于求局面，國內(nèi)煤炭產(chǎn)能過剩、再加上目前環(huán)保政策影響，致使煤炭企業(yè)生存環(huán)境更加嚴(yán)峻。對煤炭企業(yè)來說，如何科學(xué)管理、規(guī)范管理、回避風(fēng)險(xiǎn)，減少損失已成為企業(yè)生存的首要選擇。作為管理的一部分，合同管理也必須引起企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，往往因合同內(nèi)容的不規(guī)范、條款含糊不清造成合同糾紛，甚至?xí)o企業(yè)帶來重大經(jīng)濟(jì)損失。

1? 煤炭企業(yè)在合同管理中存在的問題

企業(yè)合同是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中的物資采購、設(shè)備修理以及咨詢服務(wù)和工程建設(shè)等方面與相關(guān)單位簽訂的維護(hù)雙方權(quán)益的合同文書。相對而言煤炭企業(yè)是粗放型管理，對合同的重視程度不夠，有些煤炭企業(yè)認(rèn)為合同只是一種形式，合同內(nèi)容不必太嚴(yán)格，往往存在以下風(fēng)險(xiǎn)隱患。

1.1 缺乏制度建設(shè)，缺少合同保障機(jī)制

有些煤炭企業(yè)沒有制定相應(yīng)的合同管理制度，對合同的執(zhí)行僅憑經(jīng)驗(yàn)和自己理解去執(zhí)行，存在極大的隨意性和不規(guī)范性。雖然合同本身是一種法律約定文書，也可以說其就是一種規(guī)章制度。但這還需要制定一套完善的具體制度對合同進(jìn)行約束和管理，這樣才能發(fā)揮合同發(fā)揮其最大的作用，讓企業(yè)簽訂合同時(shí)也做到有制度可循、按章操作，做到合同管理的規(guī)范、科學(xué)。

1.2 缺少調(diào)查，盲目簽訂合同

當(dāng)煤炭企業(yè)要購置設(shè)備或進(jìn)行基建維修時(shí)，有時(shí)僅憑熟人介紹或網(wǎng)上查找就盲目與對方簽約，缺少對對方當(dāng)事人主體資格、資信狀況和履約能力的狀況調(diào)查，往往簽訂了合同以后對方卻無力履行，出現(xiàn)轉(zhuǎn)包、分包現(xiàn)象，工程質(zhì)量和進(jìn)度得不到有效保障，給企業(yè)的發(fā)展帶來不必要的損失。

1.3 缺少法律專業(yè)人員，起草合同較隨意

由于煤炭企業(yè)的特殊性，有的煤炭企業(yè)沒有法律專業(yè)人員，哪個部門牽頭需要實(shí)施的工程就由哪個部門起草合同，造成合同起草的五花八門，有些部門起草合同人員就對對方曾經(jīng)簽訂的合同略做修改就當(dāng)作自身企業(yè)的合同文本，根本不考慮適用性和關(guān)聯(lián)性，法律知識更是欠缺，致使起草的合同漏洞百出，存在較大的糾紛隱患。

1.4 合同會審存在形式主義，會審人員不負(fù)責(zé)

合同起草結(jié)束，組織相關(guān)部門對合同進(jìn)行會審時(shí)，會審部門往往隨意派一名工作人員參加，有的對合同內(nèi)容一無所知，會審時(shí)往往出現(xiàn)各持己見無法形成共識，有時(shí)合同定稿就需要會審3次以上，再次會審時(shí)又會出現(xiàn)會審人員變動情況，缺乏合同會審的嚴(yán)肅性;在合同會審簽字時(shí)有些部門甚至不看合同條款就草率簽字同意，導(dǎo)致合同會審存在形式主義。

1.5 缺乏跟蹤管理，合同執(zhí)行度低

當(dāng)合同簽訂后，一些煤炭企業(yè)負(fù)責(zé)合同管理的部門就將合同歸檔完事，而沒有指定專人進(jìn)行合同的后續(xù)工作進(jìn)行跟蹤管理，如合同簽訂后工程何時(shí)開工、是否按合同要求開工、合同的履約情況、付款情況、竣工時(shí)間、合同何時(shí)解除等。往往出現(xiàn)合同簽訂后，工程進(jìn)展很隨意，完全不按合同約束進(jìn)行，讓合同失去了應(yīng)有的法律效應(yīng)，管理部門和執(zhí)行部門互不溝通，工作中相互推諉，甚至出現(xiàn)對方不履行合同情況，給企業(yè)造成直接或間接的經(jīng)濟(jì)損失。

1.6 檔案管理混亂，雜亂無序

有些煤炭企業(yè)將簽訂后的合同隨意裝入檔案袋或文件袋中，隨意放入文件柜里，既沒有合同登記臺賬，也沒有合同編碼，既不按時(shí)間順序存放，也沒有固定存放合同的檔案柜，造成查找時(shí)無序可尋，檔案管理混亂，甚至出現(xiàn)合同丟失現(xiàn)象，給企業(yè)帶來潛在的風(fēng)險(xiǎn)隱患。

2? 合同管理中存在問題的應(yīng)對措施

2.1 建立完善的合同管理機(jī)制，保障合同操作有序

對管理相對薄弱的煤炭企業(yè)來說，建立健全合同的和管理制度尤為重要，必須建立一套完整的管理機(jī)制和約束機(jī)制來促使合同管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。讓企業(yè)在合同管理中按照制定的規(guī)章制度去對標(biāo)執(zhí)行，合同是一件很嚴(yán)肅的事情，來不得半點(diǎn)馬虎和應(yīng)付，企業(yè)要成立招標(biāo)及合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組，要明確合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組人員的職責(zé)，哪個部門負(fù)責(zé)什么，哪個部門對過程監(jiān)督，要具體到單位或者個人，要制定相應(yīng)的工作流程，做好各流程的環(huán)節(jié)管控，按部就班地進(jìn)行合同管理，決不能隨意而為之，從而避免因合同操作或合同的不規(guī)范而給企業(yè)帶來重大的經(jīng)濟(jì)損失和名譽(yù)損失。

2.2 做好資質(zhì)審查和履約能力調(diào)查，保證履約可行性

對參加招投標(biāo)的單位，合同管理部門要認(rèn)真審查其資質(zhì)，要保證其資質(zhì)的合法性、有效性;同時(shí)要對其公司狀況和近期業(yè)績進(jìn)行調(diào)查，確保其具備履約能力，以減少盲目簽約，影響合同執(zhí)行情況發(fā)生。

2.3 配備法律專業(yè)人員，提高合同管理嚴(yán)肅性

合同管理是一件十分嚴(yán)肅的管理項(xiàng)目，煤炭企業(yè)需要配備專門的法律專業(yè)人員來把關(guān)合同條款，本著對合同雙方負(fù)責(zé)的態(tài)度公平公正地制定合同條款，杜絕合同起草的隨意性、片面性，讓合同真正起到約束雙方的目的，提高合同管理的嚴(yán)肅性、法律性。

2.4 安排專人負(fù)責(zé)合同的起草、簽訂及后續(xù)的跟蹤管理

企業(yè)合同應(yīng)由法律相關(guān)專業(yè)人員或者經(jīng)過相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)的人員起草，堅(jiān)持使用標(biāo)準(zhǔn)合同文本或統(tǒng)一合同文本，公平公正地明確合同主體的責(zé)任，使合同管理更規(guī)范有序，更有利于合同爭議的解決，同時(shí)減少了合同審驗(yàn)人員的工作量。對于合同后續(xù)跟蹤管理工作由專人建立嚴(yán)格的跟蹤管理臺賬，隨時(shí)掌握工程進(jìn)展情況及合同履約情況，便于加強(qiáng)合同履行的監(jiān)督管理，有問題及時(shí)向相關(guān)負(fù)責(zé)人匯報(bào)，提高合同的執(zhí)行有效性。

2.5 改變合同會審方式，提高會審成效

合同會審由開會的形式改為把合同審核意見書（電子版）通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)給相關(guān)單位負(fù)責(zé)人，定時(shí)反饋修訂意見及建議，負(fù)責(zé)合同的專人根據(jù)收到的合同審核意見書修改合同，最終將修改好的合同及各部門出具的合同審核意見書通過企業(yè)辦公網(wǎng)發(fā)給相關(guān)部門終審定稿。這樣不僅節(jié)約了組織集中會審時(shí)間，提高了工作效率，還對哪個部門如何修改留下工作痕跡，杜絕了會審的隨意性，增強(qiáng)了會審人員的責(zé)任心，提高了會審的嚴(yán)謹(jǐn)性。

2.6 科學(xué)管理檔案，讓合同管理更規(guī)范有序

合同檔案管理就猶如畫龍點(diǎn)睛中的那一“點(diǎn)”，把合同歸檔之前應(yīng)當(dāng)建立合同檔案，對每個合同進(jìn)行編碼，合同臺賬的內(nèi)容主要包括但不限于合同編號、合同名稱、合同類型（工程類、大修類、服務(wù)類、物資采購類等）、合同簽訂日期、對方單位名稱、合同金額、質(zhì)保期、質(zhì)保比例、付款方式、經(jīng)辦單位、經(jīng)辦人、經(jīng)辦人電話等，合同臺賬施行紙質(zhì)版登記和電子版登記相結(jié)合的辦法，登記完成后將合同裝入檔案盒存檔，根據(jù)合同編碼將檔案盒依次存入檔案柜保存。把這一“點(diǎn)”畫好，合同檔案整齊劃一、規(guī)范管理，合同管理也就呈現(xiàn)出科學(xué)、有序、規(guī)范、合理。

3? 結(jié)語

合同管理工作是煤炭企業(yè)管理的一個重要組成部分，也是企業(yè)科學(xué)管理、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的重要內(nèi)容。作為目前煤炭企業(yè)來說，面臨新型能源的強(qiáng)勢沖擊，面對環(huán)保的重大壓力，其經(jīng)營空間越來越小，合同管理就顯得尤為重要，就需要合同管理人員在實(shí)踐中探索及歸納合同管理工作的技巧，尋找新方法，解決新問題，規(guī)避合同引發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)，減少合同糾紛及損失，為煤炭企業(yè)的健康發(fā)展保駕護(hù)航。

參考文獻(xiàn)

[1] 石汝仟.國有大中型煤炭企業(yè)加強(qiáng)合同管理的對策研究[J].企業(yè)改革與管理，2019（5）：34，41.

[2] 王麗娜.淺析煤炭企業(yè)合同管理的風(fēng)險(xiǎn)與防范[J].河北企業(yè)，2019（3）：19-20.

[3] 高永強(qiáng).神東煤炭集團(tuán)公司承包商管理研究[D].西安理工大學(xué)，2018.