對加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作的思考

邵紅文

摘 要：事業(yè)單位是國家重要的職能機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作，能夠促進(jìn)事業(yè)單位更好地開展職工的管理，以便提高事業(yè)單位職工價(jià)值，為事業(yè)單位更快更好地發(fā)展提供積極的動(dòng)力。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 人事檔案 管理工作

中圖分類號：G27文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1003-9082（2020）05-00-01

事業(yè)單位人事檔案管理，是事業(yè)單位日常工作中重要的組成部分。事業(yè)單位人事檔案管理工作，需要從實(shí)際出發(fā)，積極有效地探索新模式、新途徑，以便使事業(yè)單位人事檔案管理，能夠始終與社會(huì)發(fā)展需求相一致。

一、事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題

1.事業(yè)單位人事檔案管理意識欠缺

事業(yè)單位人事檔案管理工作中，由于受到傳統(tǒng)管理思維的影響，管理者對人事檔案重視程度不足，缺乏科學(xué)管理理念，造成了事業(yè)單位人事檔案信息不全面、保存不完整、查閱不規(guī)范，造成人事檔案無法提供有效的人事管理服務(wù)，降低了事業(yè)單位人事檔案的價(jià)值。這主要也是事業(yè)單位人事檔案管理過程中，事業(yè)單位管理人員，對人事檔案的重要性認(rèn)識不足，以及對事業(yè)單位人事檔案資料的歸檔、調(diào)用等缺乏嚴(yán)格的流程，并且事業(yè)單位人事檔案管理責(zé)任不明確，影響了事業(yè)單位人事檔案管理實(shí)效性。

2.事業(yè)單位人事檔案管理體系薄弱

事業(yè)單位人事檔案管理需要一個(gè)完整的管理體系，利用制度來規(guī)范所有的管理環(huán)節(jié)，才能夠提高事業(yè)單位人事檔案管理工作的規(guī)范性和有序性。但目前很多事業(yè)單位缺少專門的人事檔案管理制度和細(xì)則，對人事檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)的工作目標(biāo)、工作流程、工作標(biāo)準(zhǔn)等，沒有明確的指導(dǎo)，造成事業(yè)單位人事檔案管理工作中，檔案的記錄、分類、立卷等環(huán)節(jié)較為混亂。甚至很多事業(yè)單位人事檔案管理中，沒有相應(yīng)的檔案調(diào)閱和銷毀制度，調(diào)閱過程沒有監(jiān)管，造成重要檔案遺失和損毀，給事業(yè)單位人事管理造成損失。

3.事業(yè)單位人事檔案管理設(shè)施落后

在信息技術(shù)的快速發(fā)展中，事業(yè)單位人事檔案管理仍然采用原始的人工管理模式，對相應(yīng)的軟件和硬件設(shè)施投入不足，造成事業(yè)單位人事檔案管理效率較低，難以適應(yīng)現(xiàn)代事業(yè)單位發(fā)展需求。事業(yè)單位雖然有專門的檔案室用以歸檔和保存人事檔案，但人事檔案沒有有效的電子備份，一旦出現(xiàn)遺失或者損毀，將造成無法彌補(bǔ)的損失。另外，事業(yè)單位人事檔案管理中，由于缺乏必要的信息技術(shù)手段，人事檔案的調(diào)閱只能以紙質(zhì)方式進(jìn)行，難以滿足事業(yè)單位多部門對檔案的使用需要，降低了人事檔案的利用效率。

二、事業(yè)單位人事檔案管理工作的優(yōu)化途徑

1.事業(yè)單位人事檔案管理要及時(shí)更新觀念

事業(yè)單位人事檔案管理中，單位管理人員要及時(shí)更新觀念，加深對人事檔案價(jià)值的認(rèn)識，將人事檔案管理納入到重要議事日程。事業(yè)單位人事檔案管理，需要強(qiáng)化對整體工作的監(jiān)督，對人事檔案管理中存在的問題要及時(shí)進(jìn)行探討和解決。尤其是要事業(yè)單位人事檔案管理，作為事業(yè)單位工作考核的重要內(nèi)容，從多個(gè)層面去完善和優(yōu)化檔案資料管理模式，形成人人重視、人人參與、人人負(fù)責(zé)的良好氛圍。

2.事業(yè)單位人事檔案管理要進(jìn)行建章立制

事業(yè)單位人事檔案管理，要構(gòu)建完善的管理體系，通過建章立制來規(guī)范和約束相關(guān)行為。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)針對人事檔案管理，制定專門的制度和細(xì)則，并明確事業(yè)單位人事檔案管理目標(biāo)、方法、標(biāo)準(zhǔn)等，通過規(guī)定人事檔案管理中各項(xiàng)工作的開展模式，來實(shí)現(xiàn)人事檔案從資料獲取到分類歸檔等，實(shí)現(xiàn)全面的流程化和制度化管理，最大程度地保證人事檔案的安全、準(zhǔn)確和完整。事業(yè)單位人事檔案管理還要加強(qiáng)追責(zé)，對于檔案業(yè)務(wù)的每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督，以切實(shí)保證事業(yè)單位人事檔案資料的可持續(xù)使用。

3.事業(yè)單位人事檔案管理要建立信息平臺(tái)

事業(yè)單位人事檔案管理，還要積極利用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，通過建立人事檔案管理信息化平臺(tái)，來實(shí)現(xiàn)人事檔案資料的高效利用。信息化平臺(tái)可以為事業(yè)單位人事檔案管理人員，提供全面有效的管理工具，同時(shí)也能夠?yàn)槿耸聶n案的使用者提供極大的調(diào)閱便利。事業(yè)單位人事檔案管理中，需要及時(shí)將紙質(zhì)檔案通過掃描、數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)化等方式，轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，并存儲(chǔ)于事業(yè)單位的人事檔案數(shù)據(jù)庫中。事業(yè)單位人事檔案管理的信息化實(shí)踐，能夠更好地延長檔案資料的使用壽命，并提高檔案資料的安全性，通過紙質(zhì)檔案與電子檔案的結(jié)合，最大程度地提升事業(yè)單位人事檔案管理能力。

結(jié)語

在事業(yè)單位的發(fā)展過程中，要認(rèn)識到人事檔案的重要性，并通過及時(shí)更新觀念、進(jìn)行建章立制、建立信息平臺(tái)等措施，有效地完善和優(yōu)化事業(yè)單位人事檔案管理模式，加強(qiáng)人事檔案資料對事業(yè)單位發(fā)展的促進(jìn)作用。

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