高校圖書館辦公室職責(zé)及相關(guān)工作要點探究

解靜 丁智華

摘 要：高校公共圖書館辦公室承擔(dān)著溝通聯(lián)系廣大師生群體的紐帶和橋梁作用。近年來，隨著高等教育不斷向前發(fā)展，高校圖書館辦公室的工作內(nèi)容也在不斷發(fā)生著變化，工作方式和工作方法也需要不斷進(jìn)行創(chuàng)新。本文主要結(jié)合實際工作經(jīng)驗，首先分析了高校圖書館辦公室的具體職責(zé)，然后論述了相應(yīng)的工作要點，希望通過本次研究對廣大同行有所幫助。

關(guān)鍵詞：高校圖書館;辦公室職責(zé);工作要點

圖書館辦公室是確保圖書館各項服務(wù)職能嚴(yán)格落實的重要部門，它承擔(dān)了與廣大讀者和師生溝通交流的職能作用。為此就需要我們進(jìn)一步明確高校圖書館辦公室的具體工作責(zé)任和工作內(nèi)容，以便在實際工作過程中進(jìn)行有針對性的服務(wù)，以此來提高服務(wù)質(zhì)量，保證圖書館更好地滿足師生的文化需求。

一、高校圖書館辦公室的職責(zé)

（一）高校圖書館辦公室對內(nèi)的職責(zé)

首先，高校圖書館辦公室承擔(dān)著上傳下達(dá)的作用。圖書館內(nèi)部的各個文件傳遞，意見反饋，資料收集和日常交流溝通活動，都需要依靠高校圖書館進(jìn)行，其工作職責(zé)一般劃歸到辦公室管理的職責(zé)范圍當(dāng)中。辦公室的相關(guān)工作人員需要將學(xué)校和黨委機(jī)關(guān)各個科室的相關(guān)指示及時的傳達(dá)到圖書館的各個部門，并將圖書館各個部門所提出的意見及時作出反饋，以便為學(xué)校的管理部門做出相應(yīng)的決策;其次，高校圖書館辦公室承擔(dān)著調(diào)節(jié)矛盾的職責(zé)。在高校圖書館日常服務(wù)和運(yùn)行過程中，閱讀推廣部門，讀者服務(wù)部門，電子文獻(xiàn)建設(shè)部門需要密切配合，只有這樣才能夠確保整個圖書館能夠順利運(yùn)行，更好地滿足讀者的需求。但是在各個部門開展工作過程中不可避免的會出現(xiàn)職能交叉的現(xiàn)象，由于某些部門之間的工作效率相對較低，長此以往會進(jìn)一步加重部門之間的矛盾。最后，后勤保證和綜合服務(wù)的職能。在高校圖書館內(nèi)部的各項會議活動舉辦之前，都需要辦公室提前做好各項準(zhǔn)備工作，包括準(zhǔn)備好材料，準(zhǔn)備好設(shè)備，聯(lián)絡(luò)好人員，協(xié)調(diào)好會議場所。

（二）高校圖書館辦公室對外的職責(zé)

高校圖書館辦公室是作為一項綜合管理的辦事機(jī)構(gòu)，是連接高校與外界媒體、社會其他部門的重要紐帶。首先，高校圖書館辦公室建立與其他行政部門之間的有效聯(lián)系。其次，高校圖書館辦公室建立與高校領(lǐng)導(dǎo)之間的聯(lián)系。圖書館在建設(shè)發(fā)展過程中要想獲得更多的資金和資源，就必須要加強(qiáng)與高校領(lǐng)導(dǎo)之間的有效聯(lián)系，要讓廣大領(lǐng)導(dǎo)干部充分認(rèn)識到圖書館發(fā)展對教育事業(yè)的重要作用。最后，高校圖書館辦公室建立與外界媒體之間的聯(lián)系。在對高等教育進(jìn)行媒體報道過程中，很多媒體往往只關(guān)注于學(xué)校的科研進(jìn)展，人才培養(yǎng)情況和人事變動情況，而對于圖書館的建設(shè)和管理重視程度不高。在互聯(lián)網(wǎng)大背景下，高校圖書館可以依托這一技術(shù)構(gòu)建與傳統(tǒng)媒體之間的聯(lián)系機(jī)制，讓更多的網(wǎng)絡(luò)媒體和傳統(tǒng)媒體了解和掌握圖書館的發(fā)展情況，強(qiáng)化自身的宣傳和帶動。

二、高校圖書館辦公室的工作要點分析

（一）辦文

這方面的工作主要是相關(guān)活動或者相關(guān)會議通知的起草、圖書館月度、季度、年度工作總結(jié)和工作計劃的起草撰寫，以及圖書館的宣傳報道等各種文件的辦理撰寫。在具體的公文撰寫過程中，有著一定的公文撰寫規(guī)范。對整個公文的結(jié)構(gòu)、公文字體和排版規(guī)范都有著嚴(yán)格要求。所以不管是圖書館發(fā)文還是校內(nèi)通知文件申請和各種報告，或者與外界各個單位聯(lián)系的文件，都需要注意公文的表述格式和具體規(guī)范的。在各個字體和語句使用過程中，一定要進(jìn)行仔細(xì)斟酌，要注意各個標(biāo)點符號的正確使用，避免使用常見的錯別字和錯別符號。在辦文過程中，還需要做好檔案的收集和整理工作。這就要求辦公室的工作人員加強(qiáng)與檔案管理部門的有效聯(lián)動，構(gòu)建起完善科學(xué)的檔案材料收集方法和收集目錄，要進(jìn)一步明確哪些數(shù)據(jù)由哪些部門負(fù)責(zé)，并將其歸入到各個檔案體系當(dāng)中。

（二）辦事

高校圖書館辦公室的辦事工作主要包括了信息下達(dá)，任務(wù)落實，緊急辦公，日常辦公室工作等幾方面內(nèi)容。在具體工作開展過程中，由于辦公室的工作范圍較廣，工作內(nèi)容較為繁雜，如果沒有做好辦公室的各項辦事工作，勢必會對整個圖書館的正常運(yùn)行乃至高等教育工作的開展產(chǎn)生一定影響。因此高校圖書館辦事一定要做到事無巨細(xì)，認(rèn)真細(xì)致得對待每一項工作任務(wù)。

（三）辦會

圖書館辦公室也承擔(dān)著會議舉辦的職能作用。每年圖書館都會承辦或者協(xié)辦各種學(xué)習(xí)會議或者工作交流會議。辦好工作會就成為圖書館辦公室的一項重要任務(wù)。在整個會議制定過程中，首先應(yīng)該明確各個人力資源的配置。承辦或者協(xié)辦某些會議是一個系統(tǒng)的工作，要做到考慮周全，將會議組織好辦好，保證各方滿意。這就要求圖書館辦公室將人力資源充分調(diào)動起來，統(tǒng)籌兼顧，確保在規(guī)定時間內(nèi)完成任務(wù)。然后將各個辦會的任務(wù)分組安排，由不同的部門完成不同的工作任務(wù)。

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