RPA下H集團(tuán)FSSC費(fèi)用報(bào)銷設(shè)計(jì)與實(shí)施研究

司宇 王薈晴

摘要：當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)迎來了人機(jī)協(xié)同、跨界融合、共創(chuàng)分享的智能時(shí)代，伴隨著全球企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的熱潮，RPA（Robotic Processing Automation，機(jī)器人流程自動(dòng)化）技術(shù)已經(jīng)成為助力企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型和發(fā)展最為重要的一項(xiàng)智能技術(shù)。隨著德勤財(cái)務(wù)機(jī)器人的問世，為企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與改進(jìn)提供了一個(gè)新的技術(shù)思路?，F(xiàn)以H集團(tuán)為例，在分析集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，根據(jù)其存在的不足，引入RPA技術(shù)，來代替人工進(jìn)行具有重復(fù)性、規(guī)律性且大批量的工作，提升費(fèi)用報(bào)銷流程的運(yùn)行效率。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)共享服務(wù);RPA;資源整合;費(fèi)用報(bào)銷

中圖分類號(hào)：F275? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1005-913X（2020）05-0062-02

一、引言

從最早的會(huì)計(jì)電算化，到上世紀(jì)90年代的ERP，再到近年來的財(cái)務(wù)共享服務(wù)，其發(fā)展的核心在于提高企業(yè)財(cái)務(wù)工作運(yùn)行效率，而如今RPA（機(jī)器人流程自動(dòng)化）技術(shù)的誕生，可以作為進(jìn)一步提升企業(yè)財(cái)務(wù)工作運(yùn)行效率的一種可選擇方案。德勤2018年報(bào)告《關(guān)鍵時(shí)刻——數(shù)字化世界的財(cái)務(wù)》中指出，流程機(jī)器人對于財(cái)務(wù)的影響將愈發(fā)顯著，將會(huì)成為新時(shí)代的財(cái)務(wù)工具之一。隨著數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的不斷發(fā)展，許多企業(yè)的財(cái)務(wù)部門在引入新技術(shù)提升其運(yùn)營效率的同時(shí)也致力于降低其運(yùn)營成本、減少員工基礎(chǔ)性工作量，實(shí)現(xiàn)企業(yè)運(yùn)營標(biāo)準(zhǔn)化、智能化。

二、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心費(fèi)用報(bào)銷現(xiàn)狀

H集團(tuán)是一家集醫(yī)藥制造、貿(mào)易、科研于一體的大型企業(yè)集團(tuán)，是國內(nèi)最具價(jià)值的醫(yī)藥品牌之一。近年來，隨著H集團(tuán)規(guī)模的不斷擴(kuò)張，業(yè)務(wù)量也逐年提升，致使企業(yè)財(cái)務(wù)工作中面臨的員工費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)量也隨之增加。H集團(tuán)于2018年建立起了財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，企業(yè)的OA平臺(tái)雖實(shí)現(xiàn)了移動(dòng)端和PC端同步使用，信息傳達(dá)速度和流程運(yùn)轉(zhuǎn)效率都得以大幅提升。但在此過程中，財(cái)務(wù)人員仍需對報(bào)銷的金額、發(fā)票等相關(guān)事項(xiàng)真實(shí)性、合法性進(jìn)行審核，財(cái)務(wù)人員的工作量也隨之增大，給費(fèi)用報(bào)銷部門工作人員帶來了巨大的壓力。

H集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的費(fèi)用報(bào)銷流程中包含多個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，如員工報(bào)銷申請，報(bào)銷單據(jù)審批和賬務(wù)處理等。然而，將各個(gè)模塊進(jìn)行信息集成不僅需要高額的投資成本，還需要一定的建設(shè)周期，費(fèi)用報(bào)銷流程設(shè)計(jì)藍(lán)圖與實(shí)際操作還有一定的差距，尤其是費(fèi)用報(bào)銷流程中存在著大量的紙質(zhì)發(fā)票，影像掃描等技術(shù)沒有運(yùn)用到實(shí)際的工作中，沒有達(dá)到壓縮人力成本的目的。目前來看，集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心中仍然存在著許多具有高重復(fù)性、批量大的流程環(huán)節(jié)，進(jìn)一步優(yōu)化解決費(fèi)用報(bào)銷歷程中耗費(fèi)大量人力的情況，正是下一步運(yùn)用RPA技術(shù)進(jìn)行設(shè)計(jì)與實(shí)施的關(guān)鍵所在。

三、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心費(fèi)用報(bào)銷存在的不足

（一）發(fā)票處理手段落后

目前H集團(tuán)費(fèi)用報(bào)銷流程中，發(fā)票是唯一的報(bào)銷依據(jù)，且紙質(zhì)發(fā)票占大部分。在財(cái)務(wù)共享模式下，由報(bào)銷申請人在報(bào)銷系統(tǒng)中進(jìn)行報(bào)銷單據(jù)的填寫，通過審核后，再將紙質(zhì)發(fā)票上傳至影像掃描系統(tǒng)，再由單位領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)總監(jiān)進(jìn)行審批。在此過程中，發(fā)票需要財(cái)務(wù)人員手工進(jìn)行查驗(yàn);影像系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)不能直連;報(bào)銷的電子發(fā)票不能直接上傳，需要打印出來再通過影像系統(tǒng)掃描。報(bào)銷發(fā)票的查驗(yàn)、錄入財(cái)務(wù)系統(tǒng)等環(huán)節(jié)都會(huì)耗費(fèi)大量的人力成本，甚至在報(bào)銷過程中還會(huì)摻雜票據(jù)造假、票據(jù)損壞以及丟失的現(xiàn)象，大批量且高重復(fù)性的工作導(dǎo)致了企業(yè)資源的浪費(fèi)。

（二）票據(jù)審批智能化較弱

票據(jù)信息進(jìn)行相應(yīng)錄入時(shí)往往需要人工事先對票據(jù)進(jìn)行相應(yīng)整理和分類，財(cái)務(wù)人員通過影像設(shè)備對票據(jù)圖像信息進(jìn)行掃描、上傳，查驗(yàn)發(fā)票時(shí)就不得不采用手工錄入發(fā)票號(hào)碼、發(fā)票代碼等相關(guān)信息的方式來獲取有用的信息。與此同時(shí)，人工操作的方式往往會(huì)帶來不可避免的人為錯(cuò)誤，隨著報(bào)銷單據(jù)的增加，此工作環(huán)節(jié)中投入的人力與時(shí)間成本也相應(yīng)增加，不僅提高了企業(yè)的運(yùn)營成本，而且人工的操作速度也難以得到提升。在發(fā)生報(bào)銷單據(jù)驟增的情況時(shí)，公司只能通過增加人工的方式來對票據(jù)進(jìn)行掃描、查驗(yàn)等工作，人工進(jìn)行發(fā)票真?zhèn)蔚牟轵?yàn)工作時(shí)，失誤率難以得到有效控制，導(dǎo)致業(yè)務(wù)流程運(yùn)轉(zhuǎn)減慢，難以提升工作效率以及服務(wù)質(zhì)量。

（三）費(fèi)用審核和資金支付無法實(shí)現(xiàn)優(yōu)先性排序

集團(tuán)現(xiàn)階段費(fèi)用報(bào)銷流程中，報(bào)銷審核以及付款時(shí)沒有進(jìn)行分流控制，因此，一旦報(bào)銷單據(jù)驟增，相應(yīng)財(cái)務(wù)崗位的工作人員面對大批量的工作，工作的繁多以及效率低下，容易使財(cái)務(wù)人員產(chǎn)生消極心態(tài)，進(jìn)而導(dǎo)致員工頻繁離職或申請調(diào)崗的現(xiàn)象發(fā)生，造成財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心費(fèi)用報(bào)銷部門產(chǎn)生較強(qiáng)的流動(dòng)性，員工的突然離職以及調(diào)崗還會(huì)導(dǎo)致工作交接不暢，進(jìn)一步影響流程運(yùn)轉(zhuǎn)效率，有悖于構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的初衷。

四、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)與實(shí)施

（一）費(fèi)用申報(bào)

在費(fèi)用申報(bào)流程中，報(bào)銷申請人以電子郵件的形式將所需報(bào)銷的發(fā)票以附件的形式發(fā)送到企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷專屬郵箱以供報(bào)銷審核，財(cái)務(wù)機(jī)器人通過票面信息自動(dòng)篩選出屬于本公司的發(fā)票報(bào)銷單據(jù)。借用UiPath軟件進(jìn)行智能化讀取符合標(biāo)準(zhǔn)的未讀報(bào)銷郵件，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)直接進(jìn)行自動(dòng)化的操作，UiPath具體操作流程如下。

通過【Get IMAP Mail Messages】活動(dòng)來獲取員工報(bào)銷發(fā)票，將讀取條件設(shè)置為僅讀未讀郵件，用來篩選已讀郵件，防止報(bào)銷重復(fù)的現(xiàn)象發(fā)生。添加【Build Data Table】活動(dòng)和【W(wǎng)rite Range】活動(dòng)，以用來記錄發(fā)件人的郵箱信息。添加【For Each】遍歷循環(huán)，其中【Body】序列中的【Save Attachments】用來保存收到的發(fā)票附件，通過【If】條件判斷是否為新的報(bào)銷申請人。

（二）自動(dòng)化獲取并驗(yàn)證發(fā)票真?zhèn)?/p>

運(yùn)用OCR影像識(shí)別技術(shù)，RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人通過預(yù)先設(shè)定好的發(fā)票查驗(yàn)規(guī)則高度模擬人工完成網(wǎng)上發(fā)票真?zhèn)尾轵?yàn)。核驗(yàn)過后系統(tǒng)會(huì)將核驗(yàn)通過的發(fā)票驗(yàn)證消息以郵件或者短信的形式發(fā)送至財(cái)務(wù)部門工作人員。如發(fā)票信息有誤，則返回通知報(bào)銷申請人，報(bào)銷申請人需重新申報(bào)，如此一來，財(cái)務(wù)工作人員就省去了發(fā)票真?zhèn)蔚牟轵?yàn)工作，以實(shí)現(xiàn)發(fā)票管理的自動(dòng)化，具體流程操作如下。

添加【Start Process】活動(dòng)，輸入國家稅務(wù)總局網(wǎng)址，來登錄網(wǎng)站進(jìn)行發(fā)票驗(yàn)真，通過添加【HTTP Request】活動(dòng)調(diào)用百度OCR接口來對需報(bào)銷發(fā)票中的發(fā)票號(hào)碼、發(fā)票代碼、發(fā)票號(hào)碼、發(fā)票日期等驗(yàn)證時(shí)需要輸入的信息。再通過【HTTP Request】活動(dòng)調(diào)用第三方識(shí)別驗(yàn)證碼接口來識(shí)別國家增值稅網(wǎng)站中的驗(yàn)證碼，進(jìn)行自動(dòng)驗(yàn)證發(fā)票真?zhèn)尾僮鳌?/p>

（三）資金結(jié)算

運(yùn)用RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人可以達(dá)到達(dá)到自動(dòng)化的對比報(bào)銷金額的效果，同時(shí)建立員工信用等級制度進(jìn)行報(bào)銷分流，對應(yīng)著不同信用等級的報(bào)銷申請人在報(bào)銷審批環(huán)節(jié)過程中會(huì)出現(xiàn)與其對應(yīng)的免審、審查、雙審制度，鼓勵(lì)員工維護(hù)信用，減少報(bào)銷申請人的負(fù)面情緒，運(yùn)用UiPath自動(dòng)對比金額流程如下。

添加【Build Data Table】活動(dòng)創(chuàng)建數(shù)據(jù)表，添加【W(wǎng)rite Range】活動(dòng)用來記錄接下來讀取的發(fā)票信息進(jìn)行比對，添加【For Each】活動(dòng)，在內(nèi)置的序列中添加【Export PDF Page As Image】活動(dòng)，將報(bào)銷金額逐條登記添加【If】條件活動(dòng)，將員工姓名與公司員工名單進(jìn)行對比，對比成功后，對比報(bào)銷金額是否大于報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，超出報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)的金額不予報(bào)銷，并在最后匯總給公司相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行登記員工信用程度。

（四）自動(dòng)化登記憑證

財(cái)務(wù)部門工作人員在現(xiàn)階段需要根據(jù)報(bào)銷申請人的發(fā)票等憑證進(jìn)行相關(guān)查驗(yàn)、審核后手工進(jìn)行填寫對應(yīng)憑證。通過RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人達(dá)以做到自動(dòng)填寫憑證的功能，具體實(shí)施步驟如下。

添加【Build Data Table】活動(dòng)和【W(wǎng)rite Range】活動(dòng)，通過OCR技術(shù)將讀取到的報(bào)銷申請人姓名、發(fā)票摘要、借貸方科目、所屬部門、報(bào)銷費(fèi)用類型以及實(shí)際報(bào)銷金額寫入Excel表中。添加【Start Process】連接企業(yè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)，添加多個(gè)【Type Into】活動(dòng)，來輸入賬號(hào)、密碼等相關(guān)信息，添加【Click】活動(dòng)點(diǎn)擊登錄財(cái)務(wù)系統(tǒng)，添加【Read Range】活動(dòng)來讀取之前記錄下來的發(fā)票信息。添加多個(gè)【Assign】賦值活動(dòng)，分別將對應(yīng)記錄的報(bào)銷費(fèi)用類型、借貸方科目以及金額等信息進(jìn)行生成變量并進(jìn)行對應(yīng)賦值，依次添加多個(gè)【Type Into】活動(dòng)和【Send Hotkey】活動(dòng)來依次填寫憑證信息，信息填寫完畢保存后，添加多個(gè)【W(wǎng)rite Cell】活動(dòng)，將生成的憑證號(hào)、報(bào)銷申請人姓名、摘要、借貸方科目、員工所屬部門、費(fèi)用類型以及報(bào)銷金額寫入一個(gè)新的Excel表中，最后添加【Send SMTP Mail Message】活動(dòng)，以郵件的形式將此表發(fā)送給財(cái)務(wù)部門相關(guān)負(fù)責(zé)人作為留底。

本研究通過H集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心費(fèi)用報(bào)銷流程現(xiàn)階段存在的不足，結(jié)合RPA技術(shù)進(jìn)行發(fā)票查驗(yàn)、錄入憑證等環(huán)節(jié)的自動(dòng)化操作，能夠有效地提升工作效率，增強(qiáng)預(yù)算控制，降低人力成本，為財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心費(fèi)用報(bào)銷流程進(jìn)行優(yōu)化提供了一個(gè)切實(shí)可行的方案。

[責(zé)任編輯：王 旸]