以集中報(bào)銷(xiāo)平臺(tái)為支撐的財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式研究

唐爽++喬德新++朱玉立++李昆穎

[摘 要] 目前大多數(shù)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理已經(jīng)完成電算化和信息化。但是隨著企業(yè)規(guī)模的增長(zhǎng)和業(yè)務(wù)變更，傳統(tǒng)企業(yè)財(cái)務(wù)管理模式的弊端逐步顯現(xiàn)。財(cái)務(wù)共享是當(dāng)前國(guó)內(nèi)外新興的財(cái)務(wù)管理模式，它需要依托信息技術(shù)，集成企業(yè)原有信息化成果，對(duì)企業(yè)原有的財(cái)務(wù)管理流程進(jìn)行再造，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)管理的規(guī)范化、制度化、便捷化。本文以某大型企業(yè)為例，著重探討一種以集中報(bào)銷(xiāo)平臺(tái)為支撐的財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式，以便解決企業(yè)財(cái)務(wù)管理中遇到的問(wèn)題，提升管理水平。通過(guò)制度梳理和系統(tǒng)建設(shè)，可以有效的提升了企業(yè)的財(cái)務(wù)管理效率，減少傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的寄送和歸檔成本，切實(shí)的降低企業(yè)非生產(chǎn)性支出成本。

[關(guān)鍵詞] 集中報(bào)銷(xiāo)平臺(tái)；財(cái)務(wù)共享服務(wù)；系統(tǒng)支撐

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 21. 024

[中圖分類(lèi)號(hào)] F275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2016）21- 0053- 04

0 引 言

財(cái)務(wù)管理是企業(yè)經(jīng)營(yíng)中核心業(yè)務(wù)，也是推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的重要手段。近年來(lái)隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，財(cái)務(wù)管理的信息化水平已逐步提高，各大企業(yè)基本建成了基于業(yè)務(wù)管理鏈條的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)財(cái)務(wù)信息的集中管理，但在系統(tǒng)深化應(yīng)用的過(guò)程中也暴露了一些問(wèn)題。本文將參照業(yè)界主流財(cái)務(wù)共享服務(wù)的理念，以某大型國(guó)有企業(yè)為例探討一種以集中報(bào)銷(xiāo)平臺(tái)為支撐的財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式。

1 傳統(tǒng)財(cái)務(wù)集中模式遇到的問(wèn)題

在傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)集中管理的模式中，企業(yè)通常根據(jù)業(yè)務(wù)線在總部設(shè)立專(zhuān)業(yè)的財(cái)務(wù)管理部門(mén)，這些部門(mén)一般會(huì)根據(jù)自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)建設(shè)滿足自身管理需求的信息系統(tǒng)，例如預(yù)算系統(tǒng)、FMIS系統(tǒng)、資金系統(tǒng)和一些與費(fèi)用支出相關(guān)的管理系統(tǒng)。

由于這些信息系統(tǒng)建設(shè)時(shí)間不用，采用技術(shù)不一，客觀上造成了一些數(shù)據(jù)孤島，降低的數(shù)據(jù)的質(zhì)量，另外遇到企業(yè)機(jī)構(gòu)的重組和一些管理制度的出臺(tái)，信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)就會(huì)出現(xiàn)信息失真和滯后等問(wèn)題，尤其是在以報(bào)銷(xiāo)為主的費(fèi)用支出領(lǐng)域，有時(shí)可能會(huì)出現(xiàn)為了滿足業(yè)務(wù)管理的需求，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行人為干預(yù)，在各系統(tǒng)之間采用離線數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出的方式進(jìn)行交互，增加資金管理風(fēng)險(xiǎn)，降低財(cái)務(wù)信息化的管控能力。

2 財(cái)務(wù)共享模式的優(yōu)勢(shì)

財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式具有提升財(cái)務(wù)管理水平，降低成本和提高效率等優(yōu)勢(shì)，可以很好的應(yīng)對(duì)上述企業(yè)在財(cái)務(wù)集中管理模式中遇到的問(wèn)題。具體表現(xiàn)為將預(yù)算、資金和核算等基礎(chǔ)財(cái)務(wù)管理工作進(jìn)行的整合，實(shí)現(xiàn)信息的共享；統(tǒng)一制定基于流程和分工的業(yè)務(wù)處理模式，加強(qiáng)執(zhí)行過(guò)程中的監(jiān)控；快速形成財(cái)務(wù)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)支撐能力，應(yīng)對(duì)企業(yè)組織變化等。

因?yàn)榫哂猩鲜鰞?yōu)勢(shì)，花旗銀行和中興通訊等大型企業(yè)都普遍采用財(cái)務(wù)共享服務(wù)管理模式。根據(jù)埃森哲的一項(xiàng)調(diào)查顯示這些企業(yè)都需要一套完整的應(yīng)用自助報(bào)銷(xiāo)、工作流、影像、銀企直聯(lián)和數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)等技術(shù)的信息系統(tǒng)為財(cái)務(wù)共享服務(wù)提供支撐和保障。

3 以集中報(bào)銷(xiāo)平臺(tái)作為支撐系統(tǒng)的實(shí)踐

通常情況下費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)是企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的主要工作。集中報(bào)銷(xiāo)是將傳統(tǒng)分散在各企業(yè)分支機(jī)構(gòu)的報(bào)銷(xiāo)工作，整合到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心中，通過(guò)統(tǒng)一的信息平臺(tái)，為員工提供費(fèi)用集中處理操作，以便降低運(yùn)行風(fēng)向，提高工作效率。集中報(bào)銷(xiāo)平臺(tái)是根據(jù)財(cái)務(wù)共享服務(wù)的理論，結(jié)合企業(yè)各分支機(jī)構(gòu)的費(fèi)用管理實(shí)際問(wèn)題，而研制的信息系統(tǒng)。它將分散于各地的企業(yè)分支機(jī)構(gòu)連成一體，利用統(tǒng)一的流程控制、影像管理、資金支付等手段，克服傳統(tǒng)分散型報(bào)銷(xiāo)所帶來(lái)的財(cái)務(wù)實(shí)施控制管理難題，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)處理自動(dòng)化、流程規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化。

集中報(bào)銷(xiāo)平臺(tái)由集中報(bào)銷(xiāo)管理系統(tǒng)、業(yè)務(wù)協(xié)同系統(tǒng)、財(cái)務(wù)支撐系統(tǒng)、銀企直聯(lián)系統(tǒng)、基礎(chǔ)設(shè)施系統(tǒng)等幾部分組成，通過(guò)主數(shù)據(jù)管理、公司卡管理和統(tǒng)一集成平臺(tái)實(shí)現(xiàn)各個(gè)部分的對(duì)接，是一個(gè)全面集中、高度集成的信息應(yīng)用平臺(tái)。系統(tǒng)架構(gòu)詳見(jiàn)圖1。

為了更好地實(shí)踐財(cái)務(wù)共享服務(wù)的理念，集中報(bào)銷(xiāo)平臺(tái)通過(guò)主數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)以及BIS集成服務(wù)平臺(tái)與多個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)交換數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和業(yè)務(wù)的集中處理。具體包括與企業(yè)人事管理系統(tǒng)對(duì)接獲取人員信息相關(guān)信息確定報(bào)銷(xiāo)級(jí)別；與企業(yè)合同系統(tǒng)對(duì)接獲取合同信息和付款信息減少公支付報(bào)銷(xiāo)環(huán)節(jié)；與企業(yè)預(yù)算系統(tǒng)對(duì)接獲取預(yù)算的金額實(shí)現(xiàn)費(fèi)用支出源頭控制等，詳見(jiàn)圖4。

報(bào)銷(xiāo)的流程由員工個(gè)人發(fā)起，經(jīng)過(guò)事前審批、報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)、報(bào)銷(xiāo)審批、原始憑證審核與掃描傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)流轉(zhuǎn)，經(jīng)分支機(jī)構(gòu)集中報(bào)銷(xiāo)人員抽查審核后，生成會(huì)計(jì)憑證、支付款項(xiàng)，最終生成報(bào)銷(xiāo)報(bào)告，詳見(jiàn)圖2。

根據(jù)財(cái)務(wù)共享服務(wù)的理念員工報(bào)銷(xiāo)的需求，集中報(bào)銷(xiāo)平臺(tái)的功能主要包括：負(fù)責(zé)員工報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)和管理的報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)模塊；負(fù)責(zé)票據(jù)掃描和調(diào)閱的影像管理模塊；負(fù)責(zé)固化相關(guān)管理流程和報(bào)銷(xiāo)標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)銷(xiāo)制度和流程模塊；形成會(huì)計(jì)憑證的憑證模塊；與銀企直聯(lián)系統(tǒng)對(duì)接的支付模塊；負(fù)責(zé)管理公司卡的公司卡子系統(tǒng)，相關(guān)的人員機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)管理功能以及查詢(xún)統(tǒng)計(jì)模塊等，詳見(jiàn)圖3。

4 結(jié) 語(yǔ)

通過(guò)使用集中報(bào)銷(xiāo)平臺(tái)員工只需要在網(wǎng)上提交報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)，掃描相關(guān)單據(jù)，改變了原有紙質(zhì)票據(jù)逐級(jí)傳遞審批的工作模式，業(yè)務(wù)處理更加便捷，實(shí)現(xiàn)了報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)的集中統(tǒng)一、流程再造和服務(wù)共享，很好的實(shí)踐了財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式，驗(yàn)證了共享服務(wù)模式先進(jìn)性。目前系統(tǒng)支撐的重點(diǎn)主要著眼于滿足基礎(chǔ)業(yè)務(wù)流程需要，隨著企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的深化應(yīng)用，系統(tǒng)支撐的重點(diǎn)要逐步轉(zhuǎn)移到支撐管理水平的提高上，滿足更高層次的數(shù)據(jù)分析管理需求。

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