運用信息技術(shù)提高檔案管理工作實效

趙全立

摘 要：現(xiàn)代醫(yī)院在強化醫(yī)療技術(shù)水平的同時，需要加強信息資料的有效保存與科學(xué)管理，以提高綜合服務(wù)效能為目的，發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢，不斷探索創(chuàng)新檔案管理的信息化建設(shè)路徑。一切從單位實際需要考慮，積極探求各種新的管理方法，把最有實用價值的新的信息資源，納入電子檔案管理的范疇。充分運用已經(jīng)掌握的大量檔案資料，為單位的未來發(fā)展，進行科學(xué)決策，提供有效的信息依據(jù)，發(fā)揮著積極的效能。廣泛采集有利于促進單位其它部門工作的有價值檔案信息資源，加快信息化建設(shè)步伐，強化醫(yī)院檔案管理工作實效，發(fā)揮其在綜合服務(wù)管理工作中的促進作用。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代醫(yī)院;檔案管理;信息技術(shù)

一、實施檔案管理工作信息化創(chuàng)新的意義

隨著我國社會經(jīng)濟的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)水平的進步，各單位在人事管理、業(yè)務(wù)往來、技術(shù)創(chuàng)新等方面，存在大量的有價值信息資料，需要妥善保存。而傳統(tǒng)的檔案管理工作，存在諸多弊端，尤其不能滿足信息量日益加大的工作需要。首先要改變傳統(tǒng)管理方法，擯棄已有的思維定勢，客觀面對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的種種弊端，借助現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢，全面實施檔案管理信息化目標(biāo)，具有非常重要的時代意義。檔案管理工作是醫(yī)院改革發(fā)展過程中，不可或缺的一部分重要內(nèi)容，是在我國經(jīng)濟社會發(fā)展的前提下，快節(jié)奏工作與生活的現(xiàn)實需求。為更好地適應(yīng)新時代的社會經(jīng)濟發(fā)展要求，加快檔案管理信息化建設(shè)，結(jié)合單位實際情況，創(chuàng)新服務(wù)項目更加豐富的檔案管理模式，重點突出實用價值與方便快捷的查詢方法，與醫(yī)院各科室聯(lián)手，加大檔案信息資源的開發(fā)力度，進一步提升檔案信息資料的綜合利用價值，助推科學(xué)管理理論的成功實踐。這已經(jīng)成為現(xiàn)實需要，但在實際工作中，一些單位領(lǐng)導(dǎo)，尤其是邊遠落后地區(qū)，他們的檔案管理工作，仍然受傳統(tǒng)觀念的影響，僅僅是口頭上的重視，在對實施檔案管理信息化的投入方面不足，總是一拖再拖，在人力資源配置和設(shè)備更新方面，總是有點相對滯后于其它業(yè)務(wù)部門。有些單位為了湊數(shù)，甚至把從其它業(yè)務(wù)崗位上調(diào)換的非專業(yè)人員，隨意安排到檔案管理部門工作。在這種情況下，工作人員難以適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理工作，但不能與單位的實際需要結(jié)合，難以跟上時代發(fā)展的步伐，仍然停留在傳統(tǒng)管理模式的水平上，僅僅對檔案的保存工作發(fā)揮了作用，不能對信息資源進行更高水平的開發(fā)利用，更無法為單位的科學(xué)管理與發(fā)展提供有效的決策依據(jù)。一些單位在檔案資料的采集過程中，不注重宣傳工作，導(dǎo)致相關(guān)環(huán)節(jié)部門的配合不力，不能及時把準(zhǔn)確的真實有效資料保存。新時代的醫(yī)院檔案管理工作，必須在積極主動創(chuàng)新發(fā)展的基礎(chǔ)上，提高信息資料的綜合服務(wù)效能。各單位應(yīng)根據(jù)自身實際情況，不斷拓寬有利于綜合利用的檔案信息領(lǐng)域，積極探索有價值的檔案信息管理方法。

二、改革傳統(tǒng)管理方式提高電子檔案管理水平

隨著計算機信息技術(shù)的普及，檔案管理工作也從多方面提升服務(wù)效能。檔案管理實施信息化以來，從速度、容量和技術(shù)等方面，為檔案管理工作邁上新臺階，提供了有效保障。檔案管理工作人員也在不斷更新觀念，擯棄傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理時代的落后意識，主動探索檔案信息查找的新方法，逐步向電子檔案管理的創(chuàng)新模式轉(zhuǎn)變。由于各單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視程度不夠，導(dǎo)致一線檔案管理科技人才缺乏，設(shè)備更新滯后，工作人員的積極性不高，工作效率跟不上管理高效化的步伐，仍然存在檔案管理水平落后，利用率較低的情況。信息技術(shù)是科學(xué)領(lǐng)域中相對更新發(fā)展較快的門類，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，對檔案管理工作提出了更高的要求。我國的檔案管理工作，在傳統(tǒng)紙質(zhì)、影像資料保存的基礎(chǔ)上，經(jīng)過了漫長的發(fā)展過程，對各方面工作都起著積極的促進作用，尤其是在逐步介入計算機信息技術(shù)的這些年，幾乎各部門的電子檔案管理工作都受到不同程度的重視。從事檔案管理工作的人才，需要加強繼續(xù)教育，才能跟得上時代發(fā)展的步伐。有的單位領(lǐng)導(dǎo)只顧及短期效益，對檔案管理部門的在職工作人員的培訓(xùn)工作不夠重視，未能對一線崗位的技術(shù)人員，實時開展繼續(xù)教育工作。在具體工作中，沒有把檔案管理先進工作者與其它業(yè)務(wù)骨干同等對待。長期以往，導(dǎo)致人浮于事、細節(jié)錯誤頻出、工作人員積極性不高，采集檔案信息資料不及時、不精準(zhǔn)，對信息社會的整體發(fā)展造成不利的影響。然而，一些單位的檔案管理部門，由于種種原因，仍然缺乏足夠的資金技術(shù)保障，尤其是難以把與時代發(fā)展相切合的，高水平專業(yè)技術(shù)人才，吸引到基層的檔案管理工作中。而已有的檔案管理工作人員，由于年齡等其它原因，難以實時掌握日新月異的信息技術(shù)，嚴(yán)重影響著現(xiàn)代大型醫(yī)院的檔案管理工作進程。

三、根據(jù)工作需要創(chuàng)新檔案管理模式

在全面進入計算機信息技術(shù)應(yīng)用時代，檔案管理工作已經(jīng)基本完成了向數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變的全過程。并且形成了相對完備的檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)。然而，新時代的發(fā)展需要更加科學(xué)有效地應(yīng)用信息技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理工作方法，更好地服務(wù)于單位及社會需要。為提高新時代的檔案管理水平，適應(yīng)信息技術(shù)支持下的發(fā)展前景需求，必須從現(xiàn)實生活出發(fā)，通過調(diào)查研究，切實認(rèn)清檔案資料的新型服務(wù)功能，高度重視檔案信息化的服務(wù)方式創(chuàng)新。檔案管理工作需要根據(jù)其它部門對信息資料的需求，增添有利于促進業(yè)務(wù)部門工作的新的檔案信息內(nèi)容。在新時代的檔案管理工作中，借助信息技術(shù)，實施檔案整理數(shù)字化運行流程，把各種有價值的資料，進行科學(xué)有序的歸檔管理。利用最新檔案信息化管理軟件，對文書檔案實行文件集中錄入，對其它各類檔案實行案卷級錄入，建立科學(xué)的檢索方式，實現(xiàn)檔案工作信息化管理，強化管理效果，使檔案管理的安全性、完整性和保密性得到有效保障。有利于提高管理水平，服務(wù)于企業(yè)發(fā)展目標(biāo)。充分發(fā)揮檔案管理的服務(wù)功能，進一步通過反饋信息的管理，加強信息橫向聯(lián)系，實現(xiàn)檔案資源共享，有效促進各項工作的整體發(fā)展，從而提高檔案的利用率和使用價值。實施檔案管理工作的信息化，建立分類齊全的電子檔案，更好地適應(yīng)信息資料的查找，以及相關(guān)部門的管理與應(yīng)用工作，更加高效、快捷地服務(wù)于信息化管理工作。數(shù)字化技術(shù)在不斷發(fā)展，應(yīng)用于企業(yè)檔案管理工作的各種軟件、程序也在不斷更新，提高操作人員的專業(yè)技術(shù)水平，提升檔案管理的信息化功能，為現(xiàn)代管理工作助力。把檔案資料處理得更加完備，精準(zhǔn)而實用，直接服務(wù)于管理工作中。以創(chuàng)新發(fā)展的意識，推進實施檔案信息化管理工作，有效提高了工作效率，節(jié)約了管理成本，在此基礎(chǔ)上進一步探索，根據(jù)檔案管理等信息資源的實際情況，構(gòu)建與現(xiàn)代管理工作同步發(fā)展的，具有強大服務(wù)效能的創(chuàng)新發(fā)展模式。

四、提高檔案管理工作的綜合服務(wù)功能

傳統(tǒng)意義的檔案管理，主要在對已有資料的妥善保管方面下功夫，便于人們查找資料。但在信息化技術(shù)的支持下，在檔案管理工作實踐中，通過對大量檔案信息的比對和統(tǒng)計，人們越來越發(fā)現(xiàn)，一些具有普遍意義的規(guī)律性認(rèn)識，能夠作為有效信息，促進對今后工作的科學(xué)決策與管理。由于傳統(tǒng)檔案管理方法滯后，工作人員對信息化技術(shù)不太熟練，缺乏對數(shù)字化管理優(yōu)勢的正確認(rèn)識，使得醫(yī)院的檔案管理工作，僅僅停留在保存與查詢的被動狀態(tài)下，難以在信息時代充分發(fā)揮其應(yīng)有的服務(wù)功能。所以，實施檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，提升檔案信息的有效價值，充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢，助推檔案管理工作新發(fā)展，是時代發(fā)展的必然趨勢，是適應(yīng)現(xiàn)代管理科學(xué)發(fā)展需要，不可或缺的重要因素之一。在新時代的檔案管理工作中，進一步強化綜合服務(wù)效能，科學(xué)探索有效的管理方法，提高檔案信息資料的應(yīng)用價值，注重檔案管理工作的綜合服務(wù)功能。工作人員一定要不受傳統(tǒng)的檔案管理的思維方法影響，由被動的資料保存方式，轉(zhuǎn)變到檔案信息服務(wù)的高標(biāo)準(zhǔn)軌道上，要更好地服務(wù)于全社會的信息需要，提升現(xiàn)代信息資源管理的社會價值。重視檔案管理工作的社會服務(wù)功能，挖掘各行業(yè)領(lǐng)域檔案信息的潛在價值，讓科學(xué)有效的檔案信息資源，在傳統(tǒng)意義的信息查找基礎(chǔ)上，進一步過渡到主動為生產(chǎn)生活需求，提供更好的信息服務(wù)效能。新時代要圍繞信息技術(shù)發(fā)展，探索高效的智能化服務(wù)模式，提高醫(yī)院檔案信息管理工作的現(xiàn)代化水平，提升服務(wù)意識。為了強化檔案管理工作者的現(xiàn)代化服務(wù)意識，加強專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，通過宣傳引導(dǎo)，強化全員檔案意識，使各個崗位的工作人員，都來配合檔案管理工作。應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，實施檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，形成檔案網(wǎng)絡(luò)管理模式，提升綜合服務(wù)功能。強化檔案管理信息化發(fā)展，更加科學(xué)有效地提高檔案管理的現(xiàn)代化水平和服務(wù)效能。檔案管理應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，注重檔案資料的精準(zhǔn)及時采集，進行科學(xué)高效的信息化處理，加強與時代發(fā)展需要的信息資源收集和利用工作，在傳統(tǒng)檔案資料保管與查詢的基礎(chǔ)上，進一步開發(fā)有社會實用價值的多方面服務(wù)功能。

五、借助信息技術(shù)優(yōu)勢強化醫(yī)院檔案管理實效

隨著科學(xué)技術(shù)的進步，檔案管理工作的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)效能不斷創(chuàng)新發(fā)展，借助信息技術(shù)的支持，充分發(fā)揮信息技術(shù)的多方面功能和優(yōu)勢，根據(jù)實際工作的需要，盡可能實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新，提高醫(yī)院內(nèi)部運行管理過程中的效率。服務(wù)質(zhì)量就是生命，優(yōu)質(zhì)服務(wù)才能獲得更多人的支持，才能收獲相應(yīng)的社會效益。根據(jù)醫(yī)院各科室工作的實際情況，構(gòu)建以優(yōu)質(zhì)服務(wù)為前提基礎(chǔ)，以科技化運行和網(wǎng)絡(luò)化監(jiān)管為主的醫(yī)院檔案管理體系，在保障醫(yī)院檔案服務(wù)質(zhì)量的基礎(chǔ)上，盡可能應(yīng)用先進的軟件技術(shù)，實施精細化內(nèi)部材料管理信息系統(tǒng)。檔案服務(wù)項目質(zhì)量與先進技術(shù)的應(yīng)用密不可分，現(xiàn)代醫(yī)院通過先進信息技術(shù)，及時準(zhǔn)確掌握來自于國際國內(nèi)行業(yè)領(lǐng)域的大量信息，為確保各醫(yī)療項目服務(wù)水平的提升和實施，提供有價值的參考依據(jù)。應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，高科技助推檔案管理質(zhì)量效益更上一層樓。有了信息技術(shù)的支持，能夠在技術(shù)應(yīng)用和服務(wù)項目管理方面，進一步奠定先進技術(shù)影響下的科學(xué)發(fā)展保障體系，確保檔案管理項目服務(wù)有利于提高醫(yī)療技術(shù)水平。為醫(yī)護工作者提供極大方便，節(jié)約查找信息的時間、提高工作效率。構(gòu)建以信息量豐富，時間精準(zhǔn)為一體的現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理體系，從服務(wù)項目實施的每一個環(huán)節(jié)，應(yīng)用計算機信息技術(shù)加強管理，告別傳統(tǒng)項目管理的粗放化發(fā)展模式。通過加強信息化管理，使檔案資料管理者和使用檔案信息的社會各界人士逐步形成共識，使檔案管理內(nèi)容更加精細化，使檢索查詢方法更加精準(zhǔn)，針對醫(yī)院實際情況，提高信息化與智能化的設(shè)計預(yù)案途徑。使所有的信息資料都能夠有第一時間保存的科技依據(jù)，并且能夠進行目標(biāo)化信息查詢路徑，有效提高醫(yī)院檔案管理項目的質(zhì)量和實用價值。為與國際技術(shù)領(lǐng)域的新發(fā)展同步，負責(zé)醫(yī)院檔案項目管理的專業(yè)技術(shù)人員，需要實時加強繼續(xù)教育，通過及時的專業(yè)培訓(xùn)和技術(shù)指導(dǎo)等方式，提高醫(yī)院檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量，強化管理工作者的信息素養(yǎng)，提高醫(yī)院各科室信息資料的應(yīng)用價值，進一步提高檔案工作的現(xiàn)代化使用效能，讓現(xiàn)代信息技術(shù)為醫(yī)院檔案項目的發(fā)展，插上騰飛的翅膀。醫(yī)院檔案管理項目的技術(shù)管理人員要不斷總結(jié)經(jīng)驗，有較強的信息技術(shù)應(yīng)用能力，使現(xiàn)代醫(yī)院借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)優(yōu)勢，逐步實現(xiàn)檔案管理每一個環(huán)節(jié)的信息化和精準(zhǔn)化，應(yīng)用信息技術(shù)提高醫(yī)院檔案項目服務(wù)工作的進展，確保在實施過程中，提高檔案整理保存和信息統(tǒng)計工作的效率，最終能夠及時提供有利于醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量保障和醫(yī)院發(fā)展運營的信息依據(jù)。當(dāng)前各大醫(yī)院面臨的檔案管理工作重點，需要以人為本，進一步拓寬服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)新服務(wù)方式，幾乎都需要信息化建設(shè)的支持。其中最重要的課題就是，完善醫(yī)院檔案管理工作的信息化目標(biāo)管理。在信息化時代，醫(yī)療服務(wù)內(nèi)容的豐富性和工作的快節(jié)奏的理念已經(jīng)逐漸深入人心，在大部分人的生存發(fā)展空間里，時間和效率占據(jù)著極其重要的地位。對于醫(yī)護工作者和廣大患者而言，新的觀念集中體現(xiàn)在醫(yī)院綜合治理環(huán)境方面，在醫(yī)療技術(shù)水平保障的基礎(chǔ)上，進一步做好管理服務(wù)工作，提高檔案管理工作的效率，提升醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化服務(wù)水平，優(yōu)化第一手資料的管理與保存流程，提升醫(yī)院檔案信息資料的實用價值，創(chuàng)新檔案工作的服務(wù)內(nèi)容，方便檔案信息資料的查詢與應(yīng)用。醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，必須在嚴(yán)格管控的前提下，通過正當(dāng)渠道，加大信息科技投入，及時更新設(shè)備，學(xué)習(xí)先進信息管理技術(shù)，與社會相關(guān)部門對接，完善醫(yī)院檔案管理服務(wù)體系，確保檔案管理服務(wù)內(nèi)容的有效和服務(wù)方式的創(chuàng)新價值。醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)，是一項逐步完善的系統(tǒng)工程，需要各方面的支持，涉及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、軟件工程等多個領(lǐng)域，在信息技術(shù)保障的基礎(chǔ)上，最關(guān)鍵的是要切實做好檔案管理項目治理工作，必須保障在消除風(fēng)險的前提下運行，一定要針對實際情況，進行必要的權(quán)限設(shè)置，盡可能在信息安全的前提下，提供更加便捷的服務(wù)。

六、結(jié)束語

借助計算機信息技術(shù)優(yōu)勢，探索有利于促進醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的方法。在原始紙質(zhì)檔案資料保存的基礎(chǔ)上，強化電子檔案信息資料的管理效能。重視電子檔案的保管質(zhì)量，同時也要注重強化新的服務(wù)功能。在與其它部門協(xié)作的工作實踐中，充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢，及時采集一線工作崗位上的檔案資料，盡可能滿足單位今后在綜合服務(wù)管理方面的需要，擴大新型電子檔案資料的信息容量，提高綜合服務(wù)功能。

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（作者單位：內(nèi)蒙古自治區(qū)人民醫(yī)院）