醫(yī)院人事檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策思考

劉佳

摘 要：人事檔案管理工作是醫(yī)院管理體系的一大關(guān)鍵組成部分，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)必須提高對(duì)此項(xiàng)工作的重視度，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，構(gòu)建完善的檔案管理制度，強(qiáng)化業(yè)務(wù)建設(shè)，不斷提升檔案工作人員的綜合素質(zhì)，促進(jìn)檔案資料的合理開(kāi)發(fā)與利用，這樣才能使檔案工作在醫(yī)院的發(fā)展中發(fā)揮出應(yīng)有的作用。本文筆者就針對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策進(jìn)行了分析和研究。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;人事檔案管理;問(wèn)題;對(duì)策

醫(yī)院?jiǎn)T工工資評(píng)定、職稱晉升、干部選拔等工作的開(kāi)展都離不開(kāi)人事檔案，由此可見(jiàn)，人事檔案管理工作的切實(shí)有效開(kāi)展對(duì)醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展來(lái)說(shuō)有著至關(guān)重要的意義。但是，從當(dāng)前的現(xiàn)狀來(lái)看，我國(guó)不少醫(yī)院在人事檔案管理方面都還存在一些問(wèn)題，如管理人員綜合素質(zhì)不高、管理觀念落后等，要使人事檔案管理工作質(zhì)量得到進(jìn)一步提升，就必須在今后的實(shí)踐中加強(qiáng)對(duì)上述問(wèn)題的解決。

一、人事檔案管理的概述

人事檔案是企事業(yè)單位、黨政機(jī)關(guān)在管理員工的過(guò)程中所形成的的以個(gè)人為單位的一種特殊檔案，是全面了解和考察一個(gè)人的重要依據(jù)，也是黨的組織工作、人事工作等順利開(kāi)展的必要參考依據(jù)。人事檔案的真實(shí)性與可靠性是由該組織的領(lǐng)導(dǎo)以及人事管理部門(mén)所負(fù)責(zé)的。人事檔案管理工作是合理配置和使用人才，促進(jìn)人才有序流動(dòng)，確保人才隊(duì)伍綜合素質(zhì)的一項(xiàng)重要工作。伴隨我國(guó)社會(huì)發(fā)展逐漸進(jìn)入信息化時(shí)代，作為人員信息重要載體的人事檔案在價(jià)值空間上也得到了進(jìn)一步擴(kuò)展，組織人才培養(yǎng)、市場(chǎng)人力資源的優(yōu)化配置以及日趨社會(huì)化的社會(huì)保障工作都需要完整可靠的人事檔案信息作為基本參考。但是，由于人事檔案本身并不能帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)效益，所以，當(dāng)前很多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作的重視度并不高，在管理理念、管理模式與管理方法等方面都還存在諸多缺陷和不足。

二、醫(yī)院人事檔案管理工作存在的主要問(wèn)題

1.領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作缺乏重視

當(dāng)前，我國(guó)很多醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)都把人事檔案管理看作是保管資料的事務(wù)性工作，對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠充分，在他們看來(lái)，人事檔案管理只是醫(yī)院的一項(xiàng)附屬性工作，而非主要工作。人事檔案管理工作只要做到不泄露資料、不丟失資料，也能應(yīng)付外部相關(guān)檢查就行了，正是由于存在這種錯(cuò)誤的思想意識(shí)，導(dǎo)致人事檔案管理工作在很多醫(yī)院都不受重視，具體到實(shí)際工作中，就會(huì)出現(xiàn)檔案工作安排不合理以及檔案管理缺乏足夠的經(jīng)費(fèi)與人員保障等問(wèn)題。

2.檔案管理制度不完善

現(xiàn)階段，許多醫(yī)院的檔案形成部門(mén)并未建立完善的檔案材料送交制度，這就導(dǎo)致很多材料的送交范圍不清晰，檔案收集工作也不具備針對(duì)性。同時(shí)，由于制度內(nèi)容的覆蓋面較為狹窄，沒(méi)有將歸檔手續(xù)、歸檔要求、歸檔時(shí)間以及歸檔范圍等完全包含進(jìn)去，很多檔案資料的管理都還停留在傳統(tǒng)紙質(zhì)文件管理的階段。另外，有些醫(yī)院在檔案管理制度上往往偏重于對(duì)管理人員提出要求，而不注重對(duì)人事檔案部門(mén)工作人員的要求，這一問(wèn)題的存在也在很大程度上阻礙了醫(yī)院人事檔案管理工作的現(xiàn)代化、高效化發(fā)展。

3.檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升

從目前的現(xiàn)狀來(lái)看，國(guó)內(nèi)很多醫(yī)院在人事檔案管理工作上都缺乏高素質(zhì)的人才作為保障。具體表現(xiàn)為以下兩個(gè)方面：第一，檔案管理人員的檔案意識(shí)較為薄弱。絕大部分從事醫(yī)院人事檔案管理工作的人員都不具備全面的專業(yè)知識(shí)，對(duì)檔案工作缺乏基本的了解，認(rèn)為檔案就等同于過(guò)時(shí)的資料，與當(dāng)前工作的關(guān)系并不大，甚至認(rèn)為根本沒(méi)必要開(kāi)展此項(xiàng)工作，正是由于在思想觀念上就不重視檔案管理工作，導(dǎo)致其在實(shí)際開(kāi)展自身工作的時(shí)候也不具備責(zé)任感和使命感，長(zhǎng)此以往，必定會(huì)導(dǎo)致檔案工作效率與質(zhì)量低下，甚至出現(xiàn)檔案資料大量流失、內(nèi)容失真等嚴(yán)重問(wèn)題。第二，檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與能力存在不足。當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)成功進(jìn)入信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化時(shí)代，在這樣的背景下，人事檔案管理工作也出現(xiàn)了極大的變化，電子檔案逐漸取代紙質(zhì)檔案，這就要求檔案管理工作者必須具備較強(qiáng)的數(shù)字化能力，能熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案資料信息的錄入和保存。但是，目前很多醫(yī)院的人事檔案管理工作人員都并非科班出身，不具備專業(yè)知識(shí)背景，再加上醫(yī)院不重視對(duì)其進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，這就導(dǎo)致其崗位勝任力偏低，無(wú)法對(duì)電子檔案進(jìn)行合理歸檔、整理和保存，在網(wǎng)絡(luò)信息安全防護(hù)上也不具備足夠的專業(yè)能力。

4.管理理念較為落后

筆者通過(guò)實(shí)地調(diào)查發(fā)現(xiàn)，我國(guó)不少醫(yī)院在人事檔案管理理念上都還停留在傳統(tǒng)階段，認(rèn)為人事檔案不過(guò)是醫(yī)院人才引進(jìn)與人才管理過(guò)程中用于記錄個(gè)人工作表現(xiàn)，并以個(gè)體為單位組織起來(lái)的文件資料，這樣的檔案管理思想實(shí)際上是非常狹隘的，這就在一定程度上制約了醫(yī)院檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。還有一些管理者片面地認(rèn)為醫(yī)院人事檔案就是為醫(yī)院服務(wù)的，過(guò)于強(qiáng)調(diào)保密的觀念，這就導(dǎo)致人事檔案信息資源無(wú)法在社會(huì)發(fā)展與經(jīng)濟(jì)建設(shè)中發(fā)揮出應(yīng)有的作用，同時(shí)也大大降低了人事檔案資料的有效利用率。

5.人事檔案管理技術(shù)較為滯后

現(xiàn)階段，很多醫(yī)院的人事檔案管理雖然都已經(jīng)引入了計(jì)算機(jī)管理模式，將檔案信息錄入到電腦中進(jìn)行保存，但是從整體上來(lái)看，信息化管理水平并不高，還停留在檔號(hào)、名字的輸入和輸出以及檢索等基礎(chǔ)管理階段，和傳統(tǒng)人工管理模式相比，采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息查找的效率有了一定程度的提升，失誤率也顯著降低，但錄入電腦的數(shù)據(jù)信息大都還是職工自己所提供的，數(shù)據(jù)的真實(shí)性與可靠性仍然很難得到有效保障。

6.檔案真實(shí)性存疑

醫(yī)院人事檔案的記錄、編檔和留存工作涉及到各種各樣的信息，這些信息不僅數(shù)量巨大，內(nèi)容也十分復(fù)雜，表現(xiàn)出零散性、碎片化分布的特點(diǎn)，而且大多數(shù)信息都很難追溯到最初的原始材料，這就導(dǎo)致人事檔案管理的可信度和真實(shí)性顯著下降。與此同時(shí)，在人事檔案的保存上，大部分醫(yī)院都是沿用的傳統(tǒng)紙質(zhì)文件收納的方法，一旦在整理過(guò)程中出現(xiàn)人事檔案缺漏、損壞等問(wèn)題，檔案資料的真實(shí)性就更加無(wú)從考究。另外，還有部分管理人員為了逃避責(zé)任，將錯(cuò)漏檔案隱而不報(bào)，或者直接在此基礎(chǔ)上進(jìn)行編撰，只求能順利通過(guò)上級(jí)檢查，顯然，這種做法對(duì)檔案的真實(shí)性來(lái)說(shuō)都是非常有害的。

7.檔案內(nèi)容不夠完善，無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前需求

醫(yī)院人事檔案除了在真實(shí)性上存疑以外，由于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)人事檔案缺乏足夠的重視度，將其作為一項(xiàng)邊緣化的工作對(duì)待，導(dǎo)致人事檔案收錄的信息無(wú)法及時(shí)得到更新，信息內(nèi)容較為陳舊，缺乏動(dòng)態(tài)性，很難準(zhǔn)確反映目前醫(yī)院職工的實(shí)際經(jīng)歷狀況，這對(duì)職工可塑性、可發(fā)展性的判斷來(lái)說(shuō)是非常不利的。與此同時(shí)，很多人事檔案中對(duì)職工的評(píng)價(jià)都存在內(nèi)容相似、優(yōu)點(diǎn)偏多、缺點(diǎn)模糊甚至完全沒(méi)有缺點(diǎn)的問(wèn)題，顯然，這樣的評(píng)價(jià)是缺乏客觀性和特色性的，無(wú)法通過(guò)人事檔案評(píng)價(jià)來(lái)了解該人員的特點(diǎn)，這對(duì)醫(yī)院人力資源的合理配置與利用來(lái)說(shuō)是極為不利的。

8.檔案利用效率偏低

由于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)人事檔案管理缺乏足夠的重視度，管理制度也較為落后，檔案信息缺乏完整性和真實(shí)性，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理的利用效率非常低，除了簡(jiǎn)單的記錄、留檔，能應(yīng)付上級(jí)檢查以外，要想從大量檔案資料中找出某一具體的信息對(duì)很多醫(yī)院來(lái)說(shuō)是非?？嚯y的，需要花費(fèi)較長(zhǎng)時(shí)間。另外，盡管一些醫(yī)院已經(jīng)建立起了人事檔案信息化管理系統(tǒng)，但由于管理者和職工的信息化素質(zhì)并不是很高，無(wú)法熟練運(yùn)用各種計(jì)算機(jī)操作技能進(jìn)行檔案資料信息的查找，有些老職工甚至對(duì)檔案信息化管理持抵觸態(tài)度，不愿意學(xué)習(xí)新型的信息化技能，這也是導(dǎo)致檔案利用效率無(wú)法得到有效提升的一大重要原因。

三、醫(yī)院人事檔案管理工作的對(duì)策

1.提高對(duì)檔案管理工作的重視度

要確保醫(yī)院人事檔案管理工作的開(kāi)展質(zhì)量，首先就必須認(rèn)識(shí)到此項(xiàng)工作的重要性。一方面，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，為檔案工作的開(kāi)展提供科學(xué)的指導(dǎo)，并定期檢查檔案管理工作情況，以便第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和解決問(wèn)題。另一方面，所有檔案管理人員都必須具備較強(qiáng)工作使命感與責(zé)任感，樹(shù)立正確的工作態(tài)度，熱愛(ài)自身的工作，并主動(dòng)將檔案管理工作按要求落實(shí)到位。此外，還應(yīng)當(dāng)將干部人事檔案工作和醫(yī)院的其他各項(xiàng)工作聯(lián)系起來(lái)，確保醫(yī)院在干部選拔、職稱評(píng)定以及人才培養(yǎng)等方面的公正性、客觀性，實(shí)現(xiàn)人盡其才。

2.完善檔案管理制度

伴隨我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，醫(yī)院人事檔案管理工作也必須做到與時(shí)俱進(jìn)，構(gòu)建與當(dāng)今時(shí)代發(fā)展需求相適應(yīng)的科學(xué)完善的檔案管理體系，并出臺(tái)明確的檔案管理規(guī)章制度，對(duì)相關(guān)人員的職責(zé)進(jìn)行明確劃分，提升檔案的有效歸檔率。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)將人事檔案管理工作納入到醫(yī)院辦公會(huì)議的議事日程之中，針對(duì)人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題和不足，必須及時(shí)探討和解決。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)制定一套健全的管理考核制度，定期對(duì)管理人員的工作情況加以考核，并將考核結(jié)果直接與其工資、職稱評(píng)定相掛鉤，這樣就能提高其對(duì)人事檔案管理工作的重視度。

3.提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

當(dāng)今時(shí)代的人事檔案管理工作對(duì)管理人員專業(yè)技術(shù)水平的要求更高，因此，醫(yī)院必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升，著力打造一支專業(yè)型、復(fù)合型、創(chuàng)造型的人才隊(duì)伍。具體來(lái)說(shuō)，應(yīng)當(dāng)從以下幾個(gè)方面進(jìn)行人才建設(shè)：首先，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的思想素質(zhì)建設(shè)。確保人事檔案工作人員具備較強(qiáng)的事業(yè)心與高度的政治責(zé)任感，能在檔案管理工作中做到明辨真假和是非，堅(jiān)決將虛假的材料拒之門(mén)外，從而維護(hù)人事檔案資料的真實(shí)性與可靠性。其次，應(yīng)注重提升檔案管理人員的文化素質(zhì)。在進(jìn)行崗位人才選拔或招聘的時(shí)候，要求檔案管理人員不僅要具備專業(yè)的醫(yī)學(xué)理論背景，同時(shí)還必須掌握一定的公文知識(shí)與寫(xiě)作技巧。最后，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn)。通過(guò)定期開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)、專業(yè)教育等活動(dòng)，有針對(duì)性地提升人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

4.改變管理理念

首先，應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)檔案利用意識(shí)，檔案的管理不單單是對(duì)檔案資料進(jìn)行收集和整理，更重要的是對(duì)其進(jìn)行有效開(kāi)發(fā)和利用，使其價(jià)值得到充分發(fā)揮。其次，應(yīng)當(dāng)樹(shù)立開(kāi)放意識(shí)，把人事檔案文件利用計(jì)算機(jī)整理出專題目錄，從而提升查閱效率，方便隨時(shí)調(diào)檔。最后，還應(yīng)當(dāng)提高服務(wù)意識(shí)，將以往的被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，第一時(shí)間了解檔案工作動(dòng)向，以便及時(shí)掌握相關(guān)信息，使檔案管理工作從被動(dòng)存放向主動(dòng)提供利用服務(wù)轉(zhuǎn)變，不斷提升檔案工作效率。

5.及時(shí)更新檔案管理技術(shù)

在信息化、網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代背景下，只有不斷改進(jìn)和完善人事檔案的信息化管理，才能實(shí)現(xiàn)人事檔案管理效率與質(zhì)量的提升，并達(dá)到資源共享的目的。首先，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)對(duì)人事檔案信息化建設(shè)的技術(shù)環(huán)境進(jìn)行更新和升級(jí)，構(gòu)建統(tǒng)一的人力資源檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系。其次，還應(yīng)當(dāng)采取適當(dāng)?shù)木W(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全防護(hù)措施，如采用入侵檢測(cè)技術(shù)、設(shè)置防火墻和登錄密碼等。此外，醫(yī)院還應(yīng)當(dāng)適當(dāng)加大在人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)上的投入，為相關(guān)硬件設(shè)施的采購(gòu)提供足夠的資金保障。

6.落實(shí)好檔案基礎(chǔ)工作

檔案管理工作的順利有效開(kāi)展必然需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的大力支持。首先，領(lǐng)導(dǎo)必須提高對(duì)檔案管理工作的重視度，做好基礎(chǔ)保障工作，有效解決檔案管理過(guò)程中存在的各種問(wèn)題。其次，應(yīng)結(jié)合相關(guān)檔案管理的規(guī)定，對(duì)紙質(zhì)人事檔案資料進(jìn)行全面、系統(tǒng)地整理，合理編排卷宗目錄，并采用專門(mén)的檔案盒，并對(duì)裱糊不滿足規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)或存在嚴(yán)重破損問(wèn)題的檔案資料進(jìn)行重新裱糊。若紙張偏大，則應(yīng)當(dāng)進(jìn)行折疊處理，對(duì)于裝訂邊較窄或者沒(méi)有留裝訂邊的檔案，應(yīng)進(jìn)行加邊處理。最后，還要注重檢查裝訂完成后的檔案的封面姓名和內(nèi)容是否對(duì)應(yīng)，并將目錄表放在卷首位置，嚴(yán)格根據(jù)目錄進(jìn)行資料的排列，對(duì)于信息不夠完整或者存在漏簽問(wèn)題的檔案資料，應(yīng)及時(shí)退回檔案形成部門(mén)，待相關(guān)手續(xù)辦理完善之后才可重新歸檔。

7.統(tǒng)一要求，注重規(guī)范

在檔案資料形成的過(guò)程中，相關(guān)部門(mén)和人員必須嚴(yán)格要求自身，對(duì)于出現(xiàn)的各種問(wèn)題要及時(shí)核實(shí)和糾正，尤其要強(qiáng)調(diào)相關(guān)人員在進(jìn)行材料填寫(xiě)的時(shí)候必須確保姓名、出生年月、參加工作的時(shí)間等文字和數(shù)據(jù)的前后統(tǒng)一、真實(shí)。此外，還要注意采用統(tǒng)一規(guī)格的材料和滿足檔案材料書(shū)寫(xiě)要求的筆墨工具等，這樣才能從源頭上防止檔案材料不規(guī)范問(wèn)題的出現(xiàn)。

8.嚴(yán)格做好人事檔案材料的收集、審核與整理工作

相關(guān)人員必須嚴(yán)格遵循規(guī)范制度要求，將人事檔案資料的收集、整理與歸檔工作落實(shí)到位，在進(jìn)行檔案收集的時(shí)候，不僅要考慮到相關(guān)規(guī)范，同時(shí)還必須關(guān)注人才成長(zhǎng)的需要，適當(dāng)擴(kuò)大收集范圍，重點(diǎn)抓好能反映醫(yī)務(wù)工作人員綜合能力與業(yè)績(jī)的材料，對(duì)于已經(jīng)收集完成的人生電感材料，應(yīng)認(rèn)真檢查、核實(shí)，杜絕出現(xiàn)虛假材料信息或者填寫(xiě)不規(guī)范、內(nèi)容不完整的材料，對(duì)于缺乏相關(guān)手續(xù)的材料，要及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)辦，并提出明確的限期要求，避免不滿足要求的材料歸入到人事檔案之中，最終造成嚴(yán)重的后果。此外，在對(duì)人事檔案進(jìn)行整理的時(shí)候，必須使用統(tǒng)一的檔案夾等工具，確保檔案材料分類(lèi)準(zhǔn)確、目錄清晰、編排層次合理、裝訂規(guī)范，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的目標(biāo)，使醫(yī)院人事檔案管理的整體水平得到有效提升。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，人事檔案是醫(yī)院開(kāi)展各項(xiàng)人事活動(dòng)的重要參考依據(jù)，而要確保人事檔案的完整性、真實(shí)性與可靠性，首先就必須做好人事檔案管理工作。及時(shí)收集和保存相關(guān)人事檔案資料。從當(dāng)前的現(xiàn)狀來(lái)看，我國(guó)不少醫(yī)院在人事檔案管理工作上都還存在一些問(wèn)題，如檔案管理制度不完善、管理人員綜合素質(zhì)偏低、管理理念落后等，要解決這些問(wèn)題，就必須進(jìn)一步提高對(duì)檔案管理工作的重視度，建立健全人事檔案管理制度體系，同時(shí)還須加強(qiáng)人才隊(duì)伍的建設(shè)，更新管理觀念與管理技術(shù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]張 為.淺析醫(yī)院人事檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].卷宗，2019

[2]徐淑娟.淺談醫(yī)院人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].民營(yíng)科技，2016

[3]徐紅培.醫(yī)院人事檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策思考[J].檔案與建設(shè)，2015

[4]王志敏.淺析醫(yī)院人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].工企醫(yī)刊，2011

[5]王 冬.談醫(yī)院人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].中國(guó)醫(yī)學(xué)創(chuàng)新，2010

[6]宋 進(jìn).分析醫(yī)院人事檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].中文信息，2019

[7]蔣 姬.信息化背景下醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策探討[J].青年時(shí)代，2019

（作者單位：濱州市優(yōu)撫醫(yī)院）