學(xué)校教學(xué)檔案數(shù)字化管理探討

尹習(xí)梅

摘 要：學(xué)校檔案管理數(shù)字化局限于學(xué)生學(xué)籍、學(xué)業(yè)成績的現(xiàn)狀比較普遍，其它教學(xué)檔案的數(shù)字化管理沒有得到應(yīng)有的重視，數(shù)字化管理運用程度不高。本文分析了教學(xué)檔案的內(nèi)容、特點、分類，闡述了教學(xué)檔案數(shù)字化的必要性，分析了目前學(xué)校檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀與問題，提出了改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案;數(shù)字化

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展與廣泛應(yīng)用，學(xué)校教學(xué)管理領(lǐng)域也發(fā)生了深刻變化。無紙化辦公、大數(shù)據(jù)支持下的精準(zhǔn)教學(xué)等借助信息技術(shù)手段促進(jìn)教學(xué)管理效能提升的方式被普遍使用。然而，相當(dāng)一部分教育管理者在推進(jìn)教學(xué)管理改革過程中，忽視了學(xué)校教學(xué)檔案管理的升級，對于教學(xué)檔案的整理收集，還停留在“文件袋+文件柜”的傳統(tǒng)管理模式，檔案資源占用空間大，人力資源占用多，維護(hù)成本高，管理效能低下的弊端日益突出，改革學(xué)校教學(xué)檔案管理迫在眉睫。事實上，對學(xué)校教學(xué)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理升級，是信息時代下學(xué)校檔案管理發(fā)展的必然。這對改進(jìn)檔案管理方式，提高學(xué)校檔案管理效率，發(fā)揮檔案作用，具有重要意義

一、教學(xué)檔案的分類和特點

1.教學(xué)檔案的分類

學(xué)校教學(xué)檔案指學(xué)校在實施教育職能活動中形成的具有保存價值的各種載體的文件材料。廣義上的學(xué)校教學(xué)檔案包括：規(guī)章制度類的教學(xué)檔案，如上級教育部門下發(fā)的各種教學(xué)文件、學(xué)校的教學(xué)管理制度、教學(xué)改革方案等;教學(xué)組織與管理類的教學(xué)檔案，如年級教學(xué)安排、科組教研工作安排、科組教研活動記錄、科組工作總結(jié)、教學(xué)人員檔案（技術(shù)檔案、職務(wù)晉升檔案、考勤獎懲紀(jì)錄）等;教學(xué)實踐類的教學(xué)檔案，如教師教學(xué)計劃、課表、教學(xué)任務(wù)書以及課程標(biāo)準(zhǔn)、教材、教案、課件、講義、微課、錄課、題庫、試卷等;教學(xué)研究類的教學(xué)檔案，如科研規(guī)劃、課題任務(wù)、科研紀(jì)錄、科研成果（歷年論文發(fā)表、參編專著及教材、參加學(xué)術(shù)會議的統(tǒng)計）等;學(xué)生學(xué)業(yè)記錄類的教學(xué)檔案，如學(xué)生學(xué)籍記錄、學(xué)習(xí)經(jīng)歷記錄、學(xué)業(yè)水平、獎懲記錄等;教學(xué)保障類教學(xué)檔案，如教學(xué)經(jīng)費的使用及管理情況、教學(xué)科研儀器檔案（儀器分類統(tǒng)計表、名稱、數(shù)量、用途、性能、保管使用、維修登記表等）以及其他教學(xué)教具、標(biāo)本、模型等的情況記錄等。

狹義的教學(xué)檔案主要指教學(xué)實踐類檔案，是教師在學(xué)科教學(xué)過程中的教材、教案、學(xué)案、課件、微課、試題等教學(xué)資源，以及教學(xué)活動記錄、教學(xué)評價、分析報告、考核記錄等。目前大多數(shù)學(xué)校沒有將教學(xué)實踐類的材料進(jìn)行統(tǒng)一收檔管理。這些材料散落在眾多教職工中，有些是紙質(zhì)文檔、有些是電子文檔，隨著人員變動、教學(xué)場所、辦公場所、教研活動場所搬遷以及設(shè)備更新等，這些材料不斷失落，既讓教學(xué)檔案缺乏完整性，也阻礙了教學(xué)檔案資源的再利用，實在可惜。

2.教學(xué)檔案的特點

一是教學(xué)檔案來源廣泛。教學(xué)檔案的提供者包括教學(xué)活動組織者和教學(xué)活動參與者。以普通高級中學(xué)為例，參與教學(xué)活動的教職工少則幾十人，多則數(shù)百人甚至上千人，每位教職工幾乎每天都在從事教學(xué)活動，不斷產(chǎn)生教學(xué)檔案。

二是教學(xué)檔案形式多樣。教學(xué)活動的多樣性決定了教學(xué)檔案的形式多樣，豐富多彩。根據(jù)其載體形式區(qū)分，就有文字性的材料、有音頻、視頻、圖片，還有實物等。

三是教學(xué)檔案專業(yè)性強(qiáng)。教學(xué)檔案的產(chǎn)生主體是進(jìn)行創(chuàng)造性勞動的教職工，勞動設(shè)計、勞動過程、勞動結(jié)果都具有創(chuàng)造性，更何況教學(xué)檔案來自于不同學(xué)科，各學(xué)科也有較強(qiáng)的專業(yè)型。檔案管理人員對具有保存價值的教學(xué)檔案進(jìn)行整理、分類、保存，需要專業(yè)知識背景，否則很可能出現(xiàn)整理混亂、分類不清、取用困難的局面。

四是教學(xué)檔案運用率高。學(xué)校教學(xué)活動具有周期性、相似性強(qiáng)的特點，每屆教職工的工作開展情況對后屆教職工都具有重要的參考和借鑒作用，如教學(xué)設(shè)計、教學(xué)資源、教研成果等這些教學(xué)檔案重復(fù)利用率高，保存價值大。

二、教學(xué)檔案管理數(shù)字化及其重要性

1.教學(xué)檔案數(shù)字化的定義

教學(xué)檔案數(shù)字化是指利用電子信息技術(shù)把各種載體的教學(xué)檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息存儲及管理。教學(xué)檔案數(shù)字化管理是信息技術(shù)時代學(xué)校教學(xué)管理發(fā)展的必然，也是數(shù)字化檔案建設(shè)工作的一部分。

數(shù)字化的教學(xué)檔案存儲方便，節(jié)約空間。

2.教學(xué)檔案管理數(shù)字化的意義

一是有利于提升教學(xué)檔案的存儲量。一方面原件存儲（紙質(zhì)存儲）對存儲環(huán)境有較高的要求，如適宜的溫濕度以及微生物環(huán)境等等，這就意味著原件存儲需要額外的空間建設(shè)，存儲量受到空間的嚴(yán)重限制。電子檔案存儲形式則不需要受到太多的溫濕度的限制，將儲存工具密封保存，即可保存較長時間。不僅如此，一個8G中等容量的存儲器可以存儲4000張左右照片，占空間面積極小，容量是紙質(zhì)存儲無法比擬的;另一方面信息時代下的教學(xué)檔案來源廣、形式多樣，多以紙質(zhì)存儲為主的存檔形式，已經(jīng)不能全面的反映教學(xué)管理、教學(xué)研究和教學(xué)其他方面的情況，無法滿足現(xiàn)代學(xué)校教育管理發(fā)展的需求。采用數(shù)字化的方式存儲教學(xué)檔案，存儲的方式更加方便，安全性得以提升，更重要的是教學(xué)檔案的存儲量也會大大提升，存儲的內(nèi)容豐富多彩。筆者調(diào)查了解到，因原件檔案耗材多，分類整理難，學(xué)校在整理歸檔時往往只將制度性、計劃性和總結(jié)性的教學(xué)材料進(jìn)行收錄，而作為教學(xué)檔案重要內(nèi)容的課堂教學(xué)實踐類資料則無法歸檔整理，常常由教師自行零散保存，容易丟失。

二是有利于教學(xué)檔案共享再利用。教學(xué)檔案是教學(xué)管理者、參與者在教學(xué)實踐中的重要總結(jié)性、真實性記錄，它是管理者制定下一步教學(xué)工作決策、管理制度的重要依據(jù)，也是教師開展下一階段教學(xué)工作的重要參考。和傳統(tǒng)的檔案存儲方式相比，電子檔案可以將教學(xué)過程以圖像、影音或文檔的形式記錄下來，使檔案的內(nèi)容變得更加充實，也更容易按學(xué)科按時間按門類歸檔。教學(xué)管理者和參與者在查閱電子教學(xué)檔案時只需要檢索關(guān)鍵字就能找到相關(guān)檔案資料，大大提高檢索時間和檔案利用率，充分發(fā)揮了檔案的再利用作用，教學(xué)管理者和參與者在自己的工作臺就可以找到需要的檔案。

三是有利于節(jié)約人力資源。借助于互聯(lián)網(wǎng)，教學(xué)檔案的電子化可以實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)端存儲、管理和使用，實現(xiàn)教職工隨時隨地?zé)o人化調(diào)用，大大減少了傳統(tǒng)意義下檔案管理的人力資源配備。通過局域網(wǎng)，參與教學(xué)實踐的所有人既是檔案來源者，也是檔案傳輸者，負(fù)責(zé)教學(xué)檔案管理的專職人員通過網(wǎng)絡(luò)完成檔案的收集、傳輸、整理、歸檔工作，大大節(jié)省了收集歸檔時間，也節(jié)省了投入到檔案管理的專職力量。

四是有利于環(huán)境保護(hù)。大量教學(xué)檔案的存儲管理如果采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，需要耗費大量紙張、木材、鋼材等自然資源，不利于環(huán)境保護(hù)。一般情況下，檔案室的最小面積要能容納單位各種資料的存放，還必須考慮未來20—30年的發(fā)展空間。筆者所提到的教學(xué)檔案因內(nèi)容豐富，如全部采用紙質(zhì)載體進(jìn)行記錄，將耗用大量的紙張，還需要超大的存儲室用于存放。學(xué)校電子化檔案管理可以大大減少自然資源的使用，為創(chuàng)建資源節(jié)約型社會做貢獻(xiàn)。

三、當(dāng)前教學(xué)檔案數(shù)字化管理存在的問題

1.教學(xué)檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢

在當(dāng)前教育受到高度重視的形勢下，學(xué)校均比較注重教學(xué)實踐工具的方便快捷以及促進(jìn)教學(xué)效能提升方面，因而數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程相對較快，尤其是課室教學(xué)工具和教師辦公工具的使用更新方面。但在教學(xué)檔案的管理方面，因?qū)虒W(xué)檔案作用的重視程度相對較低，教學(xué)檔案數(shù)字化被忽視或者進(jìn)展非常緩慢，其發(fā)展的水平普遍較低。筆者調(diào)查本地四所大型普通中學(xué)，有三所學(xué)校目前沒有將教師教學(xué)資源、教研資料等列入教學(xué)檔案管理。只有一所學(xué)校將部分公開課分享到內(nèi)部網(wǎng)站，卻沒有專人負(fù)責(zé)收集、存檔。

2.教學(xué)檔案管理體系不完善

要實現(xiàn)教學(xué)檔案數(shù)字化，必須有完善的教學(xué)檔案管理體系。技術(shù)層面，有專門的渠道或?qū)ｉT的網(wǎng)絡(luò)，并有專門的技術(shù)人員進(jìn)行技術(shù)維護(hù)，并根據(jù)實際情況對渠道進(jìn)行調(diào)整;制度層面，應(yīng)該有完備的教學(xué)檔案管理規(guī)章制度和收集存檔流程，由專人為教學(xué)管理者和參與者做數(shù)字化流程和方式方面的培訓(xùn)，并最終實現(xiàn)教學(xué)檔案數(shù)字化。從筆者調(diào)查的情況看，絕大多數(shù)學(xué)校教學(xué)檔案的管理歸口在教務(wù)部門，教學(xué)檔案的收集整理僅限于教學(xué)常規(guī)，如課堂教學(xué)要求、課程安排、學(xué)科組工作計劃、教學(xué)總結(jié)等。對教學(xué)檔案種類缺乏系統(tǒng)的梳理、對教學(xué)檔案管理責(zé)任缺乏明確的規(guī)范，造成了教學(xué)檔案收集不全，資料存儲混亂。

3.配套技術(shù)和平臺較為滯后

教學(xué)檔案來自于教學(xué)管理和教學(xué)實踐一線，教學(xué)檔案的收集、存儲必須在存儲庫與檔案提供者（教學(xué)一線人員）之間建立聯(lián)系或平臺，然后通過該平臺實現(xiàn)數(shù)字化。筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，學(xué)校教學(xué)檔案管理數(shù)字化的基礎(chǔ)配套技術(shù)整體上比較落后。一方面，相當(dāng)一部分教學(xué)一線人員對教學(xué)檔案的認(rèn)識不到位，他們將本應(yīng)歸類到教學(xué)檔案范疇的課件、教學(xué)數(shù)據(jù)分析材料等，放置在電腦存儲中，經(jīng)過一段時間之后的電腦更新?lián)Q代，教學(xué)檔案丟失;另一方面，因為技術(shù)平臺缺失，教學(xué)一線人員無法及時整理、上傳教學(xué)材料到檔案存儲庫，只能將教學(xué)檔案記錄在自己的電腦和筆記本里，無法實現(xiàn)共享，再利用率非常低。

四、教學(xué)檔案數(shù)字化管理的改進(jìn)舉措

1.規(guī)范教學(xué)檔案的收集范圍

一般來講，教學(xué)檔案的收集應(yīng)該全面、準(zhǔn)確，既要反映教學(xué)管理、教學(xué)活動的全過程，又要注意把握歸檔文件的準(zhǔn)確、價值。其收集范圍一般包含上級教育行政部門下發(fā)的和學(xué)校制定的有關(guān)教學(xué)管理、教學(xué)活動的文件、教師個人形成的教學(xué)文件材料以及學(xué)生個人形成的學(xué)習(xí)材料，還有與教學(xué)相關(guān)的各種研究性、分析性總結(jié)或其他材料。通常情況下，規(guī)章制度類的教學(xué)檔案、教學(xué)組織與管理類的教學(xué)檔案、學(xué)生學(xué)業(yè)記錄類的教學(xué)檔案由教學(xué)管理部門分門別類進(jìn)行收集;教學(xué)實踐類的教學(xué)檔案，如課程標(biāo)準(zhǔn)、教材、教案、課件、講義、微課、錄課、題庫、試卷等由學(xué)科教研組（備課組）分學(xué)科收集整理;教學(xué)研究類的教學(xué)檔案由教師個人在相應(yīng)的平臺上傳，由教研管理部門進(jìn)行匯總。

2.更新教學(xué)檔案的收集平臺

教學(xué)檔案種類多、數(shù)量大，學(xué)校應(yīng)研發(fā)專門的技術(shù)平臺加強(qiáng)對教學(xué)檔案的收集整理，由教學(xué)一線人員在電子信息平臺上傳，教學(xué)管理部門、學(xué)科教研組和檔案專業(yè)人員審核發(fā)布。收集平臺可考慮劃分年度、類別和保管期限。內(nèi)容上可根據(jù)學(xué)校教學(xué)任務(wù)進(jìn)行區(qū)分，如教學(xué)常規(guī)、教學(xué)實踐、教研分享、課程資源中心等等。還可適當(dāng)增加專題類：如體藝教育專題、心理健康教育專題、高考研究專題等，在子欄目中又可根據(jù)學(xué)科進(jìn)行分類。平臺設(shè)計上要盡量考慮包容多種形式，如文檔、音頻、影像等。內(nèi)容全面、版式清晰、上傳方便應(yīng)是教學(xué)檔案收集平臺制作的重要原則。

考慮到部分檔案涉密，不可以對外公布，因此學(xué)校在更新收集平臺時，應(yīng)針對檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)進(jìn)行完善，避免由網(wǎng)絡(luò)不安全所引起的檔案丟失現(xiàn)象出現(xiàn)，將校內(nèi)網(wǎng)與校外網(wǎng)進(jìn)行區(qū)分，構(gòu)建安全、有效的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，確保教學(xué)檔案管理的系統(tǒng)性以及規(guī)范性。

3.提高對檔案管理數(shù)字化的認(rèn)識

教學(xué)檔案管理數(shù)字化的建設(shè)進(jìn)展與學(xué)校重視程度相關(guān)。一般情況下，學(xué)校越重視教學(xué)檔案及數(shù)字化工作，教學(xué)檔案管理的數(shù)字化程度和管理水平就越高，教學(xué)管理及教學(xué)實踐一線人員對教學(xué)檔案的認(rèn)識也會較高，反之亦然。做好教學(xué)檔案數(shù)字化工作，學(xué)校在加強(qiáng)制度和平臺建設(shè)的同時，必須不斷加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的宣傳工作，比如在校園網(wǎng)站中設(shè)置宣傳欄，或者是定期召開與教學(xué)檔案管理數(shù)字化建設(shè)相關(guān)的會議，讓管理層和一線人員充分意識到教學(xué)檔案管理數(shù)字化建設(shè)對于自身專業(yè)成長和學(xué)校發(fā)展的重要意義。與此同時，還需要按照檔案管理數(shù)字化建設(shè)的相關(guān)要求，開展相關(guān)的教育培訓(xùn)工作，讓學(xué)校教職工在教學(xué)實踐中深刻地感受到教學(xué)檔案數(shù)字化帶來的便利，他們才會更加積極主動地配合到相關(guān)工作中來。

4.加強(qiáng)對檔案管理團(tuán)隊的培訓(xùn)

檔案管理專業(yè)性強(qiáng)，除充分培訓(xùn)一線教學(xué)管理者和實踐者作為“兼職管理員”外，學(xué)校還必須加強(qiáng)對檔案管理團(tuán)隊的培訓(xùn)，不斷提高團(tuán)隊人員的檔案管理能力，從而加快檔案管理數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程。和一般性檔案相比，教學(xué)檔案的專業(yè)性還體現(xiàn)在學(xué)科專業(yè)知識等各個方面，因此專門的教學(xué)檔案管理團(tuán)隊還要摸清教學(xué)檔案的載體形式和相應(yīng)的規(guī)律、要求。此外，學(xué)校還要對教學(xué)管理部門人員和學(xué)科教研組進(jìn)行檔案管理知識和技術(shù)的培訓(xùn)，促進(jìn)其及時審核確認(rèn)檔案內(nèi)容，并針對檔案存儲需要，提出平臺改進(jìn)方案或要求。

綜上，傳統(tǒng)的紙質(zhì)教學(xué)檔案已經(jīng)無法滿足教師發(fā)展以及學(xué)?，F(xiàn)代化管理的需要，信息時代對學(xué)校的檔案管理工作提出了新的要求，教育發(fā)展的新形式也需要學(xué)校及時變革觀念，改進(jìn)檔案管理方式方法，及時推動教學(xué)檔案的數(shù)字化管理工作，提高教學(xué)檔案利用效率，發(fā)揮教學(xué)檔案對推進(jìn)學(xué)校教學(xué)改革的重要參考作用，促進(jìn)學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的提升。事實上，為了適應(yīng)新課改的要求，各學(xué)校均在教育管理和教學(xué)方式上做了諸多探索和突破，在探索和實踐過程中行程的豐富的電子教學(xué)檔案，短期內(nèi)是教學(xué)管理者和實踐者制定下一步工作的重要參考，而在未來的某一個階段，這些電子教學(xué)檔案將成為學(xué)校新課改實踐的生動闡述。

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（作者單位：中山市第一中學(xué)）