加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理工作的思考

桂莉

【摘要】醫(yī)院人事檔案是組織工作、人事工作中不可或缺的重要參考資料，所以加強(qiáng)人事檔案的管理，充分利用檔案的資源優(yōu)勢(shì)，可以更好地為醫(yī)院進(jìn)行人才選拔和合理使用人才提供真實(shí)的第一手資料。

【關(guān)鍵詞】人事檔案;檔案管理;管理方法

醫(yī)院人事檔案管理工作是醫(yī)院行政管理的重要組成部分，同時(shí)，人事檔案也是黨組織開(kāi)展組織工作、人事工作不可或缺的重要參考資料。重視和加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理工作，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢(shì)，合理有效配置醫(yī)院人力資源，可以更好地為醫(yī)院進(jìn)行人才選拔和合理使用人才，對(duì)促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展有著十分重要的作用。

一、醫(yī)院人事檔案管理的地位和作用

（一）歷史依據(jù)和管理服務(wù)功能。人事檔案是個(gè)人歷史的真實(shí)記錄和客觀反映，是做好干部人事工作不可缺少的基礎(chǔ)材料。在實(shí)際工作中對(duì)于年齡、工齡、學(xué)歷和待遇等問(wèn)題，要堅(jiān)持以檔案為基礎(chǔ)，以歷史資料為依據(jù)，對(duì)照政策，及時(shí)提供有價(jià)值的信息，并為正確解決問(wèn)題提供第一手資料。在日常工作中，人事檔案的服務(wù)功能還體現(xiàn)在為職工個(gè)人提供歷史公正的憑證，可以為職工干部出具歷次任職、學(xué)歷層次、社會(huì)關(guān)系、黨團(tuán)關(guān)系、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)、工資收入等憑證。

（二）識(shí)人和用人依據(jù)。人事檔案是考察、了解職工的重要手段，人力資源管理不可缺少的依據(jù)。人事部門(mén)借助人事檔案及其管理工作對(duì)醫(yī)院人員的年齡狀況、學(xué)識(shí)水平、知識(shí)結(jié)構(gòu)、政治思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)工作能力和主要工作經(jīng)歷等，有一個(gè)合乎實(shí)際的了解和掌握，以達(dá)到知人善任和人盡其才。

（三）人力資源開(kāi)發(fā)載體。人力資源管理的各項(xiàng)職能都與人事檔案有著緊密的關(guān)系?？梢酝ㄟ^(guò)對(duì)不同類(lèi)型的人事檔案資料進(jìn)行研究分析，可以從中發(fā)現(xiàn)人才成長(zhǎng)的某些特點(diǎn)和規(guī)律，對(duì)于發(fā)現(xiàn)人才、識(shí)別人才、培養(yǎng)人才和使用人才，都具有十分重要的意義;完善、有效的人事檔案對(duì)人力資源的開(kāi)發(fā)具有很大的促進(jìn)作用，可以根據(jù)各種有價(jià)值的信息，及時(shí)發(fā)現(xiàn)新人，避免壓制人才，埋沒(méi)人才;有效的人事檔案管理可以使人力資源信息共享，促進(jìn)科室之間、組織與組織之間人才合理有序地流動(dòng)，避免人才積壓和“用非所學(xué)”的現(xiàn)象產(chǎn)生，并且為醫(yī)院的發(fā)展合理配置人力資源。

二、人事檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題

（一）人事檔案管理的重視程度不夠。一些醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，單位的主業(yè)是醫(yī)療，人事檔案管理則是輔助性、服務(wù)性工作，屬于兼顧的范圍。由于單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，此項(xiàng)工作往往被忽視。

（二）檔案資料內(nèi)容質(zhì)量不高。目前醫(yī)院整理和存留的人事檔案內(nèi)容大多關(guān)于個(gè)人經(jīng)歷、工資、政治面貌、學(xué)歷等形式上的內(nèi)容，不能全面、實(shí)質(zhì)地反映個(gè)人的發(fā)展?fàn)顟B(tài)。離崗或調(diào)動(dòng)工作時(shí)，移交人事檔案、手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導(dǎo)致人事檔案數(shù)量、材料等問(wèn)題責(zé)任不明、界限不清。

（三）檔案管理手段落后。人事檔案資料相當(dāng)繁雜，內(nèi)容豐富、門(mén)類(lèi)眾多，但管理手段和方法大多較落后，信息化程度低，滯后于時(shí)代發(fā)展的要求，硬件設(shè)施差制約了醫(yī)院人事檔案的工作效率。

（四）檔案管理人員素質(zhì)有待提高。一名合格的醫(yī)院人事檔案管理人員，需要了解檔案記載個(gè)人所經(jīng)歷的一個(gè)時(shí)期內(nèi)的人事政策。人事檔案的審核關(guān)系到個(gè)人的職稱(chēng)晉升，工資對(duì)應(yīng)和職務(wù)任用等，尤為重要。要求人事檔案管理人員要仔細(xì)審核所有的入檔材料，確保人事檔案的真實(shí)性。

三、加強(qiáng)和改進(jìn)人事檔案工作的幾點(diǎn)思考

（一）強(qiáng)化醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)檔案管理意識(shí)，完善人事檔案隊(duì)伍建設(shè)。強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)檔案管理意識(shí)，是做好這項(xiàng)工作的第一要素，把干部人事檔案工作與醫(yī)院各項(xiàng)工作聯(lián)系起來(lái)，確保醫(yī)院在人才培養(yǎng)職稱(chēng)晉升，干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用。設(shè)立人事檔案專(zhuān)人管理制度。

（二）系統(tǒng)學(xué)習(xí)與定期培訓(xùn)，提高檔案管理人員的素質(zhì)與能力。許多醫(yī)院人事檔案管理人員都沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的培訓(xùn)，經(jīng)過(guò)培訓(xùn)的人員也僅限于崗位上的傳幫帶，從兩方面加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)是非常必要的：一是政治素質(zhì)的學(xué)習(xí)。人事檔案工作者必須具有高度的保密觀念和良好的保密習(xí)慣。二是業(yè)務(wù)能力的提升。人事檔案工作者在工作實(shí)踐中，要不斷學(xué)習(xí)檔案理論及相關(guān)學(xué)科的新知識(shí)，要自覺(jué)學(xué)習(xí)不同時(shí)期出臺(tái)的相關(guān)人事政策。

（三）增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提高醫(yī)院人事檔案的使用率。醫(yī)院人事檔案管理工作的終極目的是讓檔案得到充分的利用，如此才能體現(xiàn)出其社會(huì)價(jià)值。因此，要提高人事檔案的利用率，加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。人事檔案的管理工作不僅是收集、整理以及保管那么簡(jiǎn)單，其中最重要的是將其進(jìn)行開(kāi)發(fā)與利用。還有就是工作人員會(huì)隨著工作的性質(zhì)進(jìn)行調(diào)動(dòng)、職位提升等，所以，要及時(shí)掌握有關(guān)的信息以及工作動(dòng)向，從而達(dá)到不斷提高工作效率與服務(wù)水平的目的。

（四）利用信息化技術(shù)，提高人事檔案的查閱速度。利用現(xiàn)代技術(shù)將人事檔案信息以影像、數(shù)字化等形式保留，以供查閱。工作中經(jīng)常會(huì)遇到當(dāng)事人前來(lái)查閱當(dāng)時(shí)的信息，由于當(dāng)時(shí)管理上的不重視，很多信息無(wú)從查閱。面對(duì)這樣的情況，人事檔案管理人員應(yīng)妥善保留相關(guān)資料，利用現(xiàn)代化信息手段，及時(shí)錄入相關(guān)信息，便于后人查詢(xún)。

（五）建立完善的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，重視人事檔案管理的信息化建設(shè)。利用現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)建立一整套完善的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行即時(shí)更新，讓每一個(gè)人第一時(shí)間了解自己的最新檔案，解決信息報(bào)送不及時(shí)問(wèn)題。同時(shí)對(duì)人事檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)分類(lèi)，按照不同的種類(lèi)進(jìn)行不同的分組，方便這些信息重復(fù)利用。但數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分類(lèi)并不是一件簡(jiǎn)單的工作，需要相關(guān)部門(mén)發(fā)揮最大的作用，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、便捷化。

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