基于AI技術(shù)的醫(yī)院人事檔案管理模式初探

孫蓉

【摘要】隨著人工智能時(shí)代的到來，AI技術(shù)在很多新興領(lǐng)域逐步得到應(yīng)用，不斷改變?nèi)藗兊纳钆c工作方式，醫(yī)院人事檔案管理模式的改變也是大勢所趨，文章從傳統(tǒng)模式存在的問題切入，探討基于AI技術(shù)管理模式的必要性和優(yōu)越性，嘗試提出新模式的運(yùn)行方式。

【關(guān)鍵詞】AI技術(shù);醫(yī)院人事檔案;新模式

隨著人工智能時(shí)代的到來，AI技術(shù)在很多新興領(lǐng)域逐步得到應(yīng)用，不斷改變?nèi)藗兊纳钆c工作方式，在檔案管理工作領(lǐng)域也在嘗試與之結(jié)合，改變傳統(tǒng)模式，充分發(fā)揮AI技術(shù)在檢索、收集、存放及智能管理方面的優(yōu)越性，從而更好地解決傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理工作中存在的問題，提高管理效率。

一、AI技術(shù)的發(fā)展概述

AI技術(shù)，即人工智能技術(shù)，是一個(gè)對信息知識進(jìn)行綜合處理的系統(tǒng)，是研究開發(fā)用于模擬、延伸和擴(kuò)展人的職能的理論、方法、技術(shù)及應(yīng)用系統(tǒng)的技術(shù)科學(xué)，通過對人類思維方式和行為的研究分析，利用相關(guān)信息技術(shù)，使機(jī)器能夠?qū)θ说穆毮苄袨檫M(jìn)行模擬，辨別數(shù)據(jù)信息、理解處理復(fù)雜信息等，隨著技術(shù)的不斷提升，AI與各產(chǎn)業(yè)結(jié)合的越來越緊密，為醫(yī)療健康、交通管理、能源節(jié)約等提供了很多新的解決方案，也為人事檔案管理工作帶來了一些創(chuàng)新和改變的機(jī)會(huì)。

二、醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）傳統(tǒng)人事檔案數(shù)量大，管理效率低。隨著社會(huì)對醫(yī)療資源需求的提升，全國各大醫(yī)院規(guī)模不斷擴(kuò)張，床位增多，醫(yī)院職工人數(shù)迅速增加，各醫(yī)院特別是規(guī)模較大的三甲醫(yī)院人事檔案的數(shù)量越來越多，檔案的存放、目錄整理、查找檢索、復(fù)印使用等工作繁雜，耗費(fèi)大量人工且效率低下。

（二）多形式人力資源檔案信息增加。隨著醫(yī)院人力資源管理水平的提高，各項(xiàng)專業(yè)技術(shù)檔案如人員招聘、職稱晉升、崗位聘用、獎(jiǎng)勵(lì)懲處等相關(guān)內(nèi)容一并納入專業(yè)技術(shù)檔案管理，且檔案信息、數(shù)據(jù)形式多樣，內(nèi)容繁雜，紙質(zhì)類、影像類、電子文件類多種多樣，沒有相對統(tǒng)一的整合途徑，造成一人多檔，對于后期檔案數(shù)據(jù)的采集、分類和使用產(chǎn)生了很大的影響，檔案信息的缺失嚴(yán)重影響人力資源的整體有效評估。

（三）空間局限阻礙信息資源使用分享。多院區(qū)辦院、多院區(qū)職能管理的模式，對于人事檔案信息使用提出了更高的需求，傳統(tǒng)人事檔案的借閱存在空間上的局限性，給管理和使用造成了極大不便和效率低下，嚴(yán)重影響了信息資源的表達(dá)性、交流性和傳播性，同時(shí)頻繁借閱也大大降低了對人事檔案的安全性和保存壽命。

三、AI技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院人事檔案管理工作中的必要性

（一）順應(yīng)時(shí)代發(fā)展方向。AI技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院人事檔案管理是人工智能的時(shí)代導(dǎo)向，2017年國務(wù)院印發(fā)的《新一代人工智能發(fā)展規(guī)劃》指出，到2020年，人工智能總體技術(shù)和應(yīng)用于世界先進(jìn)水平同步，并成為改善民生的新途徑，有力支撐起進(jìn)入創(chuàng)新型國家行列和全面實(shí)現(xiàn)小康社會(huì)的奮斗目標(biāo)。同時(shí)國家確立了“三步走”戰(zhàn)略，明確到2030年中國人工智能產(chǎn)業(yè)競爭力達(dá)到國際領(lǐng)先水平，在生產(chǎn)生活、社會(huì)治理、國防建設(shè)各方面應(yīng)用的廣度深度極大拓展。由此可見，AI技術(shù)是未來各行業(yè)各領(lǐng)域創(chuàng)新發(fā)展的方向，醫(yī)院人事檔案管理作為醫(yī)院管理的重要組成部分，更應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，積極應(yīng)用新技術(shù)，創(chuàng)新管理模式，提高管理效率和管理水平。

（二）提升管理效能，節(jié)約人工成本。AI技術(shù)的應(yīng)用可以從技術(shù)層面解決醫(yī)院人事檔案管理效率低下的問題，有效節(jié)約人工成本。有效提升文字識別技術(shù)，代替重復(fù)性、常規(guī)性和低技術(shù)含量的人工錄入;實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)人事檔案與附加人力資源信息檔案整合處理，解決多次使用多次重復(fù)組合的問題;同時(shí)可以通過定位與自動(dòng)識別等技術(shù)優(yōu)勢在人工查找、借閱復(fù)印、外帶審核等環(huán)節(jié)上節(jié)約人力成本，降低檔案破壞及丟失風(fēng)險(xiǎn)，全面提高醫(yī)院人事檔案管理工作的效能。

（三）突破管理瓶頸，推進(jìn)優(yōu)化與升級。從AI技術(shù)目前在相關(guān)領(lǐng)域的應(yīng)用中可以看出，其在醫(yī)院人事檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用不僅可以覆蓋到現(xiàn)有的管理流程，改善現(xiàn)有檔案信息利用的空間局限性，更能促成檔案管理的優(yōu)化與升級，推進(jìn)自動(dòng)化與智能化系統(tǒng)的開發(fā)，變被動(dòng)輔助服務(wù)功能為主動(dòng)參與管理功能，通過強(qiáng)大完整的信息資源支撐，為管理決策提供有效依據(jù)。同時(shí)也能轉(zhuǎn)變檔案管理人員的身份和角色，促進(jìn)他們對職業(yè)發(fā)展定位的改變，積極參與和融入人力資源管理的過程中。

四、基于AI技術(shù)的醫(yī)院人事檔案管理模式

（一）人事檔案信息初始化功能。通過信息掃描完成人事檔案的信息轉(zhuǎn)化，建立基礎(chǔ)人事檔案數(shù)據(jù)初始化建設(shè)。對于新入職的職工，建立職工ID并作為人力資源信息系統(tǒng)唯一身份標(biāo)識，與人事檔案編號同步，便于檔案查找。核查人事檔案，提取錄入身認(rèn)證號碼、出生日期、籍貫、學(xué)歷學(xué)位等個(gè)人關(guān)鍵信息，完成人力資源信息初始化，建立人事檔案電子目錄，掃描人事檔案紙質(zhì)材料，上傳、收錄、分類并整理成電子檔案。

（二）人力資源工作信息檔案擴(kuò)充功能。在基礎(chǔ)人事檔案模塊的基礎(chǔ)上，根據(jù)人力資源戰(zhàn)略與管理功能拓展開發(fā)其他擴(kuò)充功能，主要包括職稱晉升、崗位聘任、獎(jiǎng)懲記錄、檔案流動(dòng)、工資薪酬、年度考核、在職教育、考勤及請假管理及專業(yè)技術(shù)業(yè)績等模塊，建立信息記錄并上傳相應(yīng)證書、業(yè)績檔案的影像文件、圖片文件等，可通過管理部門錄入和職工個(gè)人錄入等多種形式導(dǎo)入信息，便于信息的全方位高效率采集，保證數(shù)據(jù)的有效性和完整性。

（三）前后臺互動(dòng)及資源共享功能。實(shí)現(xiàn)職工與醫(yī)院管理部門的互動(dòng)與信息共享，將部分職能轉(zhuǎn)為信息化流程，如上學(xué)進(jìn)修項(xiàng)目申請，外出請假申請、證明開具及材料借閱申請等，通過個(gè)人端口申請，職能部門審批等形式實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)收集及相關(guān)管理部門數(shù)據(jù)共享;實(shí)現(xiàn)管理部門之間的互動(dòng)與信息共享，將部門需要部門合作和數(shù)據(jù)互通的職能通過線上流程實(shí)現(xiàn)，完成部門數(shù)據(jù)提取、信息在線查閱、文件傳閱及移交等，徹底打破各部門“信息孤島”的狀態(tài)。

（四）智能化檢索及數(shù)據(jù)分析功能。通過關(guān)鍵字查詢支撐智能化檢索功能，搜索單個(gè)職工相關(guān)信息或全院職工符合關(guān)鍵信息的所有記錄，為數(shù)據(jù)下載、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)提供支持，嵌入固定統(tǒng)計(jì)格式，定期導(dǎo)出相關(guān)數(shù)據(jù)報(bào)表，減少設(shè)置條件的重復(fù)性操作;通過現(xiàn)有人力資源信息結(jié)構(gòu)的對比分析，提供人員院區(qū)分布、學(xué)歷學(xué)位層次分布、職稱分布與現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)之間的差距，并自動(dòng)生成圖表，各類人力資源報(bào)告提供有效素材，為人力資源決策提供合理依據(jù);根據(jù)工作需要，設(shè)置各種提醒和預(yù)警通知，如人員超編預(yù)警、結(jié)構(gòu)失衡預(yù)警、離退休人員提醒及合同期滿提醒等，幫助人事工作人員高效完成管理工作，實(shí)現(xiàn)智能管理。

（五）評審及考核評價(jià)功能?；诼毠と耸聶n案信息的全面性，開發(fā)各項(xiàng)人才項(xiàng)目、職稱評審、崗位聘用等的線上評審功能，專家通過系統(tǒng)基礎(chǔ)人事信息及業(yè)績記錄的查看，綜合評價(jià)投票，并通過信息處理快速統(tǒng)計(jì)評審結(jié)果，有效避免紙版投票效率低且存在人為因素和統(tǒng)計(jì)誤差等問題;通過日常管理考核功能涵蓋年度考核和合同期滿考核，利用業(yè)績記錄綜合考核，同時(shí)收集記錄職工年度考核結(jié)果及合同期起止時(shí)間和考核結(jié)果，作為職工提拔、晉升和合同續(xù)簽的依據(jù)。

（六）安全防護(hù)功能模塊。為防止病毒攻擊對人事信息檔案生成和利用過程帶來的安全威脅，安裝智能防火墻和智能入侵檢測系統(tǒng)，自動(dòng)識別和決定訪問控制，自主完成病毒攔截和阻止網(wǎng)絡(luò)攻擊;提供使用者身份認(rèn)證和ID認(rèn)證，以及上級主管雙重審核功能，對于有權(quán)限限制的功能使用提供保護(hù)，防止內(nèi)部人員跨權(quán)限訪問，進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的存取、查詢和利用，拒絕外部用戶隨意訪問，確保檔案資源的安全使用;設(shè)置修改痕跡記錄，對于工作人員對檔案信息進(jìn)行的增加、刪除和修改留有系統(tǒng)記錄，便于明確工作人員具體時(shí)間、工作量的考核核定，也便于對工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行追蹤調(diào)查，落實(shí)相關(guān)責(zé)任。

五、存在的問題及對策

（一）管理模式與醫(yī)院管理理念的不匹配?；贏I技術(shù)的醫(yī)院人事檔案管理模式的推廣和應(yīng)用對醫(yī)院現(xiàn)代化管理理念提出了較高的要求，醫(yī)院現(xiàn)有醫(yī)院管理理念的落后、對管理信息化的忽視從根本層面阻礙了管理模式的改革。醫(yī)院管理層應(yīng)重新審視人工智能時(shí)代對檔案管理的時(shí)代意義，充分認(rèn)識管理信息化對醫(yī)院管理和人力資源管理工作的重要推進(jìn)作用，認(rèn)識到通過資源分析為人力資源管理決策做出有效支撐的重要性，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展和管理的需求。

（二）管理模式與外部所需環(huán)境的不匹配?；贏I技術(shù)的醫(yī)院人事檔案管理模式在建設(shè)和使用的過程中對人性化的信息處理技術(shù)開發(fā)、與醫(yī)院現(xiàn)有管理系統(tǒng)的有效銜接提出了較高的要求。應(yīng)該結(jié)合醫(yī)院工作實(shí)際，充分考慮功能需求，深度開發(fā)真正與人力資源管理工作有效結(jié)合的功能，實(shí)現(xiàn)對現(xiàn)有信息的技術(shù)挖掘、整合和資源共享，未來前瞻性功能的開發(fā)，做到均衡發(fā)展、綜合應(yīng)用，避免盲目的應(yīng)用AI技術(shù)，盲目模仿推進(jìn)，為實(shí)現(xiàn)人工智能而實(shí)現(xiàn)人工智能，造成資源的浪費(fèi)。

（三）管理模式與從業(yè)人員能力的不匹配?；贏I技術(shù)的醫(yī)院人事檔案管理模式對于檔案從業(yè)人員提出了較高的要求，而長期處于傳統(tǒng)管理模式下的從業(yè)人員理論陳舊，工作積極性不高，工作參與度低等情況會(huì)嚴(yán)重阻礙新模式的發(fā)展和推進(jìn)。醫(yī)院應(yīng)對從業(yè)人員進(jìn)行系統(tǒng)化的培訓(xùn)，包括人工智能基本理念的培訓(xùn)，角色轉(zhuǎn)變意識的培養(yǎng)，自身參與檔案智能化管理工作技能和專業(yè)知識的培訓(xùn)和考核以及信息安全與保密意識的增強(qiáng)，避免工作人員技術(shù)能力和管理意識與新型的管理模式脫節(jié)，職業(yè)素養(yǎng)與職業(yè)操守與管理模式的脫節(jié)。

六、結(jié)束語

綜上所述，AI技術(shù)在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用可以在很大程度上提高檔案管理的質(zhì)量，從檔案信息采集及保存，檔案信息檢索及使用，檔案智能化共享等方面全面提高檔案管理工作的價(jià)值，與此同時(shí)，全新的模式也對人事檔案管理的從業(yè)人員、單位的設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)安全提出了更高的要求，我們應(yīng)該抓住這個(gè)機(jī)會(huì)和挑戰(zhàn)，更進(jìn)一步地深入探討和研究，使醫(yī)院人事檔案管理真正實(shí)現(xiàn)智能化。

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