大數(shù)據(jù)背景下的地鐵財(cái)務(wù)檔案管理

摘要：軌道交通的發(fā)展推促地鐵財(cái)務(wù)檔案管理呈現(xiàn)出點(diǎn)多、面廣、線長的時(shí)代特征。在大數(shù)據(jù)背景下，各行業(yè)、領(lǐng)域的工作與互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)越發(fā)緊密結(jié)合的同時(shí)，也在尋求新的發(fā)展途徑。本文探索地鐵財(cái)務(wù)檔案管理數(shù)據(jù)化的實(shí)現(xiàn)及運(yùn)用，借助大數(shù)據(jù)手段，助推地鐵財(cái)務(wù)檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);財(cái)務(wù)檔案;數(shù)據(jù)化管理

一、地鐵財(cái)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀概述

（一）地鐵財(cái)務(wù)檔案的復(fù)雜性

隨著時(shí)代的進(jìn)步、科技的發(fā)展，人民的出行節(jié)奏也日益加快。軌道交通運(yùn)輸以其時(shí)效性的保證日漸成為各大城市人民生活的主流出行方式。地鐵線路的發(fā)展是一個(gè)長期持續(xù)的過程，從設(shè)計(jì)、建設(shè)到運(yùn)營及維護(hù)作為一個(gè)整體，涉及的內(nèi)容眾多，財(cái)務(wù)檔案則涵蓋了地鐵線路工程從招投標(biāo)、合同簽訂、付款驗(yàn)收、售后維保等整個(gè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中涉及資金往來、收付的所有原始資料，通過細(xì)致的財(cái)務(wù)科目核算，從而確保整個(gè)地鐵線路財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的完整性，是清晰反映整個(gè)過程和區(qū)分各個(gè)項(xiàng)目的重要依據(jù)。由此可以反映出地鐵財(cái)務(wù)檔案呈現(xiàn)出點(diǎn)多、面廣、線長的復(fù)雜性。

（二）地鐵財(cái)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀

截至2019年9月28日，全國共計(jì)有41個(gè)城市已開通軌道交通，而在2020年，國家發(fā)改委共批復(fù)了43個(gè)城市軌道交通地鐵線。地鐵線路建設(shè)和運(yùn)營快速發(fā)展的背后，按照財(cái)務(wù)制度的執(zhí)行及嚴(yán)格的財(cái)務(wù)核算，使得地鐵財(cái)務(wù)檔案數(shù)量急劇增加，對(duì)應(yīng)的憑證檔案裝訂保管工作量巨大。目前地鐵財(cái)務(wù)檔案還是以紙質(zhì)為主，紙質(zhì)檔案的保管對(duì)空間占用和空間環(huán)境均有嚴(yán)格要求，由于地鐵建設(shè)期需要幾年甚至更長的跨度，更無論后續(xù)運(yùn)營的周期。從實(shí)際情況看，要求地鐵財(cái)務(wù)檔案嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)檔案兩年移交至專門的檔案管理部門的規(guī)定執(zhí)行并不符合現(xiàn)實(shí)操作，也不利于地鐵財(cái)務(wù)工作的開展。目前，地鐵財(cái)務(wù)檔案大部分的保管還是由財(cái)務(wù)人員擔(dān)任，無法做到專人專管，而財(cái)務(wù)檔案的專業(yè)性，也使得地鐵財(cái)務(wù)檔案在調(diào)閱使用上存在局限性。

地鐵財(cái)務(wù)檔案管理需要引入適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新技術(shù)，才能對(duì)地鐵財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行高效統(tǒng)一的管理，同時(shí)運(yùn)用信息技術(shù)使得檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)化，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)科學(xué)有效的管理。

二、地鐵財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)化管理趨向

（一）管理模式的改變

在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，信息技術(shù)作為一種普遍的管理媒介，可促進(jìn)地鐵財(cái)務(wù)檔案的管理方式與手段不斷升級(jí)，管理步驟也在不斷更新。信息技術(shù)作為一種已被廣泛使用的媒介，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)憑證的電子化及檔案內(nèi)容的數(shù)據(jù)化保存，使財(cái)務(wù)管理工作由人力人工的管理模式變成信息化的管理。

（二）管理要求的優(yōu)化

大數(shù)據(jù)使用的前提是管理上要求注重流程化與標(biāo)準(zhǔn)化，原始檔案在業(yè)務(wù)前端就按照規(guī)章規(guī)則錄入，以紙質(zhì)與電子憑證統(tǒng)一、紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的方式進(jìn)行存儲(chǔ)。管理上走向集約化，管理過程中時(shí)間軸的鏈條向前端延長，而在此過程中，讓以垂直化為主的管理模式對(duì)特定的線路項(xiàng)目呈現(xiàn)扁平化的管理，呈現(xiàn)出管理的多樣性。

（三）功能價(jià)值的提升

數(shù)據(jù)化后的地鐵財(cái)務(wù)檔案，可以通過數(shù)據(jù)的快速準(zhǔn)確定位，對(duì)地鐵在建設(shè)運(yùn)營過程中的收支必要性進(jìn)行合理的分析，比如在一類站點(diǎn)需要用地標(biāo)準(zhǔn)，投入商業(yè)的支出必要性，通過對(duì)已開站點(diǎn)的大數(shù)據(jù)分析，將給后期的線路建設(shè)提供很好的對(duì)照作用，一方面做到投入產(chǎn)出心里有數(shù)，另一方面也能減少一些不必要的成本支出。因此數(shù)據(jù)化的管理能為地鐵建設(shè)運(yùn)營的成本支出、投資回收期等數(shù)據(jù)研究提供較大程度真實(shí)的數(shù)據(jù)支持。

三、地鐵財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)化管理路徑

（一）以科技為核心，建立結(jié)構(gòu)合理、實(shí)用性強(qiáng)的數(shù)據(jù)庫

數(shù)據(jù)化管理的背后，是科技力量的支撐和體現(xiàn)。萬丈高樓平地起，數(shù)據(jù)庫是數(shù)據(jù)化實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)，其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)關(guān)系到財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)錄入后后臺(tái)執(zhí)行的指令對(duì)數(shù)據(jù)查詢、使用的影響。地鐵本身是各方面資源集中的體現(xiàn)，財(cái)務(wù)檔案不僅反映了資金的周轉(zhuǎn)情況，更體現(xiàn)了各方面資源的交匯集中。由于不同線路、階段、建設(shè)和運(yùn)營，其財(cái)務(wù)制度政策都可能存在偏差，在這種情況下，數(shù)據(jù)庫建立標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一化是一項(xiàng)尤為重要的工作。在實(shí)行的過程中，除了財(cái)務(wù)基礎(chǔ)專業(yè)要求，同樣因?yàn)閷I(yè)性的原因，數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)工作一般由專業(yè)的IT企業(yè)進(jìn)行，IT企業(yè)對(duì)財(cái)務(wù)專業(yè)的理解性很有可能會(huì)導(dǎo)致設(shè)計(jì)的數(shù)據(jù)庫存在一定偏差。因此在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，IT企業(yè)應(yīng)與財(cái)務(wù)人員進(jìn)行深度溝通，應(yīng)根據(jù)企業(yè)財(cái)務(wù)檔案特點(diǎn)，設(shè)立合理的數(shù)據(jù)類目和結(jié)構(gòu)，盡可能細(xì)化底層數(shù)據(jù)，統(tǒng)一基礎(chǔ)工作，涉及財(cái)務(wù)制度政策的需要保證后期的延續(xù)性和覆蓋性，這樣在后期數(shù)據(jù)庫使用過程中將有助于數(shù)據(jù)處理的效率。為了讓數(shù)據(jù)的實(shí)用性更強(qiáng)，對(duì)于地鐵財(cái)務(wù)檔案而言，應(yīng)該做好類目及關(guān)聯(lián)性處理，在類別上對(duì)其時(shí)間軸、定位軸做好系統(tǒng)地設(shè)置。數(shù)據(jù)定位的意義不僅是數(shù)據(jù)產(chǎn)生的地點(diǎn)，還應(yīng)該包括地點(diǎn)周邊的有效場景，比如商業(yè)氛圍，消費(fèi)場景頻次，有效和無效的投入比。在不同環(huán)境下，其數(shù)據(jù)的作用是不一樣的，簡單商業(yè)收入的數(shù)據(jù)，既可以對(duì)去年同期進(jìn)行對(duì)比，也可以作為商業(yè)資產(chǎn)投入回本周期的考量。

（二）保證數(shù)據(jù)化過程的整體性

之前已經(jīng)就地鐵財(cái)務(wù)檔案內(nèi)容涉及廣泛進(jìn)行說明，因此數(shù)據(jù)管理的地鐵財(cái)務(wù)檔案作為一項(xiàng)整體工程，就要求每個(gè)階段的財(cái)務(wù)憑證數(shù)據(jù)化有序管理，保證最后歸檔資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，因此在前端項(xiàng)目開始階段就用規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來嚴(yán)格要求。例如從合同簽訂審核過程開始，就通過信息化系統(tǒng)向財(cái)務(wù)部門相關(guān)人員進(jìn)行意見審批并進(jìn)行備檔傳輸，發(fā)起的各類商業(yè)有關(guān)的流程會(huì)反饋到財(cái)務(wù)部門進(jìn)行復(fù)核確認(rèn)及備檔。同時(shí)生成目錄便于檢索。在日常合同履行過程中，財(cái)務(wù)部門將會(huì)為該項(xiàng)目設(shè)置繳款提醒，并自動(dòng)提醒相關(guān)人員進(jìn)行賬目核收后由財(cái)務(wù)確認(rèn)款項(xiàng)是否收到，并開具發(fā)票入庫備案。最終通過傳統(tǒng)紙質(zhì)文件及信息化系統(tǒng)的核對(duì)，確保所有相關(guān)資料的入檔登記，并在信息化系統(tǒng)上設(shè)置目錄，便于后期的資料查找。

（三）建立完善的管理制度，保證數(shù)據(jù)化的安全性

地鐵財(cái)務(wù)檔案管理在數(shù)據(jù)化推進(jìn)的過程中，同時(shí)要重視數(shù)據(jù)檔案的安全性，建立保密防范機(jī)制。一方面要盡可能地采用先進(jìn)的數(shù)據(jù)保密技術(shù)，同時(shí)技術(shù)還需適應(yīng)和適合地鐵財(cái)務(wù)的特殊性;另一方面需要通過嚴(yán)格周密的操作規(guī)程，從人為操作上保障數(shù)據(jù)化的安全性，確保數(shù)據(jù)化的檔案記錄、監(jiān)控有相應(yīng)對(duì)照。因此地鐵財(cái)務(wù)檔案管理過程中應(yīng)編制相應(yīng)的數(shù)據(jù)管理措施條例，一是明確數(shù)據(jù)庫錄入管理及核對(duì)的人員配合和權(quán)限;二是明確調(diào)取及使用數(shù)據(jù)范圍的權(quán)限人并設(shè)立相應(yīng)的信息核對(duì)系統(tǒng)機(jī)制;三是設(shè)立相應(yīng)的監(jiān)管路徑機(jī)制，后臺(tái)監(jiān)管登錄、數(shù)據(jù)調(diào)取路徑痕跡，保證出現(xiàn)問題時(shí)有跡可循;四是對(duì)數(shù)據(jù)庫的安全性需要有相應(yīng)的防范與應(yīng)急手段。這要求在具體操作執(zhí)行中對(duì)數(shù)據(jù)源進(jìn)行采集時(shí)，不僅要保證用戶的知情權(quán)，還應(yīng)通過制定高標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)準(zhǔn)入和審查標(biāo)準(zhǔn)并嚴(yán)格執(zhí)行，更廣泛、深層次地使用新的技術(shù)，從發(fā)現(xiàn)、防御、響應(yīng)三個(gè)環(huán)節(jié)全面保障信息安全。

（四）注重復(fù)合型人才的培養(yǎng)

當(dāng)今財(cái)務(wù)檔案管理的特點(diǎn)是要求數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，便捷性和關(guān)聯(lián)性強(qiáng)。要保障地鐵財(cái)務(wù)檔案管理工作有序進(jìn)行，人的因素至關(guān)重要。財(cái)務(wù)人員需要熟練掌握會(huì)計(jì)電算化、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)操作的基本知識(shí)。同時(shí)在財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)整理及關(guān)聯(lián)性上要有很強(qiáng)的邏輯性。因此，公司應(yīng)積極引進(jìn)高層次財(cái)務(wù)專業(yè)人才，同時(shí)在工作中應(yīng)通過多種方式、多種渠道對(duì)在職財(cái)務(wù)人員進(jìn)行培訓(xùn)，使財(cái)務(wù)人員隊(duì)伍業(yè)務(wù)素質(zhì)保持精良水準(zhǔn)，為做好地鐵財(cái)務(wù)檔案管理提供人才保障。

參考文獻(xiàn)：

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作者簡介：趙彥（1985-），女，福建福州人，本科，主要從事財(cái)務(wù)研究。