基于互聯(lián)網(wǎng)背景下建筑工程檔案信息化管理探討

楊佳林

【摘要】建筑工程企業(yè)的檔案管理是一項重要的工作，工程檔案是對工程項目各個環(huán)節(jié)的如實記錄。本文首先闡述了建筑工程檔案管理信息化創(chuàng)新的必要性，接著分析了當(dāng)前的管理現(xiàn)狀，最后就如何具體實施信息化管理路徑給出幾點建議。

【關(guān)鍵詞】互聯(lián)網(wǎng)背景;建筑工程檔案;信息化管理

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅速發(fā)展，在方方面面改變?nèi)藗兩罘绞降耐瑫r，傳統(tǒng)的工作模式也受到了強烈的挑戰(zhàn)，建筑工程檔案管理也同樣需要順應(yīng)天命，傳統(tǒng)的陳舊檔案管理手段不僅會占用更多人力成本和耗材，也會拉低工作效率，所以建筑工程檔案管理信息化轉(zhuǎn)變勢在必行。

一、互聯(lián)網(wǎng)背景下建筑工程檔案管理創(chuàng)新必要性

信息化管理可以提高建筑工程檔案管理的高效性。互聯(lián)網(wǎng)迅速發(fā)展帶來的就是信息大爆炸，建筑工程的檔案信息資源也快速遞增，仍然采用陳舊的檔案管理手段已很難滿足檔案管理需求。互聯(lián)網(wǎng)具有處理信息效率更高，信息儲存量大，使用成本低，個性化突出等特點。這樣即可節(jié)省管理空間，降低存儲成本，還可提高檔案查找的準(zhǔn)確性及檔案管理的工作效率。

信息化管理可以提高建筑工程檔案管理的便捷性?；ヂ?lián)網(wǎng)信息共享，可使對檔案有需求的使用者通過相關(guān)系統(tǒng)，方便快捷地獲得所需檔案信息，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理從開始的整理歸檔，到后面的存儲調(diào)用，都需要更長的時間更多的人力來處理。而通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，以電子文檔的形式存儲，查找時只需要輸入關(guān)鍵詞，簡化了工作流程，提高檔案管理工作效能。

二、建筑工程檔案管理現(xiàn)狀

（一）互聯(lián)網(wǎng)檔案管理理念落后

建筑工程檔案管理是一個較為復(fù)雜的過程，無論是項目過程中的記錄，還是在施工完成之后的安全評估環(huán)節(jié)，需要記錄的信息都非常多。但文書檔案管理員如果沒有意識到這些，只是簡單的做一些資料收集，事后也沒有花費更多的時間精力來整理存儲，必會造成將來查找和使用的巨大困難。

（二）檔案管理信息化平臺不健全

現(xiàn)階段，大多數(shù)建筑工程企業(yè)對于構(gòu)建自己的電子檔案管理平臺系統(tǒng)重視不夠，認(rèn)為在檔案管理系統(tǒng)上投資無法在短期內(nèi)得到收益回報。這樣就導(dǎo)致既沒有自主研發(fā)的檔案管理系統(tǒng)，也沒有足夠的資金撥付來購買已開發(fā)好的系統(tǒng)，檔案管理部門對檔案管理平臺的需求一直得不到滿足，檔案電子化難以實現(xiàn)。

（三）新型信息化檔案人才培養(yǎng)滯后

現(xiàn)在很多建筑工程單位還是把檔案管理工作劃分在辦公室或者綜合管理部門，企業(yè)并不會刻意招聘檔案管理專業(yè)型人才，同時也沒有對相關(guān)人員進行專業(yè)的培訓(xùn)。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的深入應(yīng)用，檔案管理需要的能力和技術(shù)相應(yīng)提高，不僅需要檔案管理的邏輯思維，還需要撐握計算機的相關(guān)知識。

三、互聯(lián)網(wǎng)背景下建筑工程檔案信息化管理路徑

（一）樹立檔案管理創(chuàng)新理念

應(yīng)培養(yǎng)檔案管理的服務(wù)意識，把檔案管理變成一項能夠通過分析鑒別，從中提取有價值信息的工作，這是一種超前的意識，是一種創(chuàng)新的理論。通過規(guī)范化的工程檔案信息化建設(shè)，借助現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、建立電子信息庫，統(tǒng)一收錄、整理、存檔，調(diào)閱時就會更加快速精準(zhǔn)的找到所需信息，實現(xiàn)物盡其用，檔案管理的最終目的不是為了“管”，而是為了“用”。檔案管理人員需要實時審視自身，樹立檔案管理服務(wù)意識，主動發(fā)現(xiàn)并干預(yù)工作中存在的問題，努力盡快實現(xiàn)工程檔案信息化管理。同時，建筑工程企業(yè)的經(jīng)營管理者也要加強對檔案管理的重視，意識到檔案管理作為企業(yè)管理中重要的一環(huán)，完善檔案管理制度，加強檔案管理人員的培養(yǎng)，才能更適合當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)背景下檔案管理的發(fā)展趨勢。

（二）加強檔案信息化平臺建設(shè)

建立工程檔案信息化平臺系統(tǒng)需要技術(shù)上的支持，而實現(xiàn)技術(shù)支持的前提就是完善硬件配置，購買硬件需要資金的投入，采購硬件產(chǎn)品，注意選擇質(zhì)量過硬、產(chǎn)品型號普通的設(shè)備，這樣可方便后期維護的順利進行。硬件配置到位后，就需要購買軟件系統(tǒng)了，購買軟件時可根據(jù)自己的實際情況要求廠商更改系統(tǒng)運行路徑或者模塊設(shè)置等，增強軟件系統(tǒng)對檔案管理工作的適應(yīng)性，最終二者得以完美融合。另外，還需要注意加強技術(shù)上的安全保障，在內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)之間設(shè)置安全隔離，防止外部人員隨意訪問內(nèi)網(wǎng)，最大限度地保證系統(tǒng)的安全。還要通過設(shè)置登陸訪問權(quán)限、安裝殺毒軟件防火墻等來保障檔案管理系統(tǒng)的安全。

（三）強化檔案管理人才培

檔案管理人員的管理水平?jīng)Q定了檔案管理的層次高低，首先，需要加強檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)，檔案管理者需要具備較強的責(zé)任感和使命感，養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)堅定的工作作風(fēng)。其次，檔案管理人員要分工明確，各盡其責(zé)，恪守崗位要求，不越級不越崗，確保檔案信息不被泄漏。再次，持續(xù)不斷對檔案管理人員的專業(yè)技能進行培訓(xùn)，只有不斷學(xué)習(xí)最新的技術(shù)，才能不被當(dāng)前快速發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)時代淘汰，檔案管理者必須與時俱進，努力使自己思想和技能都走在信息技術(shù)的前沿。最后，需要相應(yīng)的制定出針對檔案管理人員的激勵制度，對督促工作人員不斷進步可以起到良好的效果。提升他們對檔案管理信息化的創(chuàng)新意識，提高他們檔案管理信息化的技術(shù)水平。

四、總結(jié)

本文通過以上分析發(fā)現(xiàn)，建筑工程企業(yè)檔案管理方式、檔案管理安全性、發(fā)揮檔案管理服務(wù)性方面做得都普通不佳，也反映出當(dāng)前檔案管理的理念落后、檔案管理網(wǎng)絡(luò)不健全，培養(yǎng)檔案管理綜合性人才滯后等問題。通過使用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)改變建筑工程企業(yè)檔案管理是順應(yīng)時代要求，更新觀念、開拓創(chuàng)新，改變當(dāng)前檔案管理現(xiàn)狀，提升檔案管理的效率，促進對檔案的開發(fā)利用，努力推進檔案管理新進程。

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