新形勢下大中專畢業(yè)生檔案管理創(chuàng)新研究

摘 要：自從我國在1997年實施大中專畢業(yè)生就業(yè)政策改革之后，政府包分配制度就產生了變化，傳統(tǒng)就業(yè)方式已經不再是畢業(yè)生就業(yè)主要方式，學生就業(yè)形式因此而變得越發(fā)的靈活且多樣，在這種情況下，畢業(yè)生崗位就業(yè)也呈現出了不穩(wěn)定性，畢業(yè)生流動情況呈現出了逐年增加的趨勢，進一步加大了大中專畢業(yè)生檔案管理的難度。身處在這種新形勢下大中專畢業(yè)生檔案管理創(chuàng)新研究就迫在眉睫，而本文也是基于此進行了研究。

關鍵詞：新形勢;大中專畢業(yè)生;檔案管理;創(chuàng)新

引言

隨著我國大中專畢業(yè)生就業(yè)制度不斷建立、發(fā)展與改革的進程，越來越多的大中專畢業(yè)生開始步入社會，特別是當前這個信息技術不斷發(fā)展的時代背景下，就業(yè)方式呈現出多樣化表現形式，畢業(yè)生檔案管理工作因此而越發(fā)的困難。目前，大中專畢業(yè)生檔案仍是學生接受教育的原始記錄及憑證，是學生今后就業(yè)、職稱評審、計算工齡和社會保險等多方面的參考依據?，F結合我國大中專畢業(yè)生檔案管理現狀來看，還是遠遠無法滿足新形勢發(fā)展需求，學生檔案資源未能得到充分利用。為了改善這一現象，筆者從大中專畢業(yè)生檔案管理現狀為切入點，有針對性提出具體問題，再基于此提出具體的創(chuàng)新建議，希望能夠有效提升大中專畢業(yè)生檔案管理服務水平。

一、新形勢下大中專畢業(yè)生檔案管理中存在的問題

1.檔案管理制度有待完善。

在大中專畢業(yè)生檔案管理過程中，很多檔案管理部門都是按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》、《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》等文件來進行管理，沒有結合自身實際情況進行管理，也沒有制定出具體的管理細則及制度，所以整個大中專畢業(yè)生檔案管理工作質量也有待提升。具體而言，在工作過程中缺少制度指導與規(guī)范，在歸檔、查檔、調檔等環(huán)節(jié)上沒有明確的管理制度，或者是管理制度沒有及時更新，尤其是在計算機網絡不斷發(fā)展的環(huán)境下，更是容易出現丟檔、信息失真、改檔等情況。所以，只有建立嚴格的檔案管理機制，才能更好地保障檔案管理效果。

2.檔案整理不夠規(guī)范。

因大中專畢業(yè)生數量逐年增多，不同地區(qū)大部分畢業(yè)生人事檔案自然也會隨之轉回生源地，當地人才交流機構接收到的畢業(yè)生檔案數量也隨之逐年批量增加。在這種大中專畢業(yè)生生源檔案數量不斷增加、檔案管理工作人員不足、檔案流動十分頻繁等不利情況下，造成檔案工作人員較為被動應付檔案的歸檔、傳遞、查閱等一系列日常檔案管理工作，檔案管理部門只發(fā)揮出“保管員”的角色，對于接收到的畢業(yè)生檔案進行存儲時，也只是簡單的按照其畢業(yè)學校、時間或者是接收時間的差異性來進行簡單的編號登記，在檔案整理、歸納及收集過程中還是初淺的。在這種檔案管理不夠規(guī)范的情況下，畢業(yè)生檔案內容也因此出現了管理不夠完善等情況，直接影響了大中專畢業(yè)生檔案管理工作的嚴肅性，整個檔案管理工作效率也因此大大降低，更無法為大中專畢業(yè)生提供優(yōu)質服務保障。

3.檔案管理方式滯后。

在信息技術時代背景下，檔案管理工作也迫切需要進行信息化管理，相形見絀的是，一些大中專畢業(yè)生檔案管理方式呆板，檔案管理形式較為落后，依然還存在以手工操作為主，計算機操作為輔的情況，雖然大多數都在使用計算機進行錄入管理，但是在進行實際檔案管理時，也僅僅只是局限于將名字與畢業(yè)學校等較為基礎的信息，直接輸入微機中及查詢檔案編號，然后再由檔案管理人員找出畢業(yè)生檔案資料等情況。由此可見，計算機現代化管理功效尚未有效發(fā)揮，整個檔案現代化管理效率與水平也相對滯后。

4.企業(yè)對畢業(yè)生檔案管理重視不夠。

在社會不斷發(fā)展過程中，大多數國企都已經進入了改制，多數企業(yè)幾乎都是私營企業(yè)、民營企業(yè)，企業(yè)在發(fā)展過程中都是企業(yè)自己說了算，他們在招錄畢業(yè)生時，看重的都是學生的學歷和專業(yè)，以及究竟能不能為企業(yè)帶來經濟效益，而對于畢業(yè)生檔案問題大多重視程度不夠，所以沒有對畢業(yè)生檔案進行及時的收集、歸檔與整理，只是在需要使用檔案時，才由畢業(yè)生本人直接到人事部門進行檔案查詢。在這種情況下，學生在企業(yè)工作以及學習方面的存檔工作自然也就不夠完善，出現了較多的檔案管理問題。

5.畢業(yè)生本身對檔案管理認知不足。

現在很多大中專畢業(yè)生認為，畢業(yè)后只需畢業(yè)證到手，找到工作崗位即可，而對于人事檔案或有或無都無所謂，用處并不大。在這種態(tài)度認知下，大中專畢業(yè)生檔案工作常被忽視在所難免。還有部分畢業(yè)生在外地工作，沒有及時將人事檔案轉出，對人事檔案不管不問，在這種情況下，一旦需要使用本人人事檔案時，畢業(yè)生自然也就無所適從。近年來，政審、調動、調資、職稱晉升等工作都需要以學生人事檔案作為依據，大中專畢業(yè)生檔案管理尤為重要，更應引起全社會和大中專畢業(yè)生本人，對這種檔案管理認知不足的情況有一個清醒認識，從根本上改變這種人才檔案管理現狀。

二、新形勢下大中專畢業(yè)生檔案管理創(chuàng)新舉措和建議

1.建章立制，創(chuàng)新管理。

檔案管理制度是有效開展這一項工作的基礎與前提，新形勢下大中專畢業(yè)生檔案管理工作質量要想提升，人才檔案管理部門要結合上級文件精神、大中專畢業(yè)生檔案管理實際，制定出較為完善的地域性畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度。首先，對檔案歸檔制度進行完善，結合學校檔案管理工作過程中形成的具有保存價值、需要歸檔的各種門類以及載體文件材料及時進行規(guī)范，明確歸檔時間、歸檔范圍以及歸檔整理質量要求。其次，對檔案保管制度進行完善，學校需要形成專門的各類載體檔案管理，同時對所有檔案進行集中管理，構建出科學化的檔案管理制度，逐步實現規(guī)范化、現代化管理。最后，對檔案利用制度、保密制度進行完善，一方面對于檔案利用情況一定要做好登記，熟悉檔案管理內容，及時提供便利;另一方面認真執(zhí)行上級相關檔案保密工作制度，制定出相應的檔案密級，以此來確保檔案管理質量。

2.規(guī)范操作，創(chuàng)新載體。

在管理過程中對于已經接收到的畢業(yè)生檔案，首先，檔案管理人員需要進行重新整理，及時將一些沒用的案卷資料進行剔除，對于已經存儲的案卷資料則需要進行重新組卷。使大家明確重新組卷的目的，就是為了將那些相互關聯的資料重新組合在一起，在這一過程中管理人員需要編寫相應的目錄、頁碼、標題等，然后將其一一對應、裝訂成冊。其次，進一步做好收集工作，按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，對檔案內容及時進行完善，加強對畢業(yè)生思想品德、實踐能力，以及政治素質等多方面材料進行完善，使其近期經歷完整的體現出來，這樣才能有效提升檔案使用價值。

3.多元發(fā)展，創(chuàng)新模式。

新形勢下大中專畢業(yè)生檔案管理工作質量要想快速提升，需要在管理過程中及時創(chuàng)新管理方式，實現現代科學化管理。具體而言，在管理過程中意識到現代化信息技術的價值，在發(fā)展過程中多元化發(fā)展與創(chuàng)新，借助于信息技術來創(chuàng)新檔案管理手段，從而提升管理質量。還需要在管理過程中加強對現代化技術的使用，以此來有效提升檔案管理效率，在這一過程中可以積極借助于ERP系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、CAD/CAM系統(tǒng)等技術來創(chuàng)新檔案管理模式。最后，檔案管理人員需要不斷汲取新知識，在管理過程中逐漸掌握信息化相關知識，將檔案現代化與企業(yè)信息化有效結合在一起，以此來有效提升大中專畢業(yè)生檔案管理質量。

4.強化宣傳，創(chuàng)新輿情。

針對企業(yè)以及大中專畢業(yè)生對檔案認知不足等情況，相關檔案管理部門可以加強輿論宣傳，積極借助于網絡、微博、政府網站以及人才市場等多種途徑來進行宣傳，讓其能夠意識到大中專畢業(yè)生檔案管理的重要性，這樣才能進一步提升檔案管理效率，為廣大大中專畢業(yè)生提供優(yōu)質高效人才檔案服務，促進人才流動良性發(fā)展。

三、結語

綜上所述，在新形勢背景下，大中專畢業(yè)生檔案管理工作也面臨著全新的問題與挑戰(zhàn)，身處在這種環(huán)境下要想真正做好畢業(yè)生檔案管理工作，不僅需要依賴于政府支持，而且也需要企業(yè)一同參與到其中，同時大中專畢業(yè)生在思想認知上也需要提高重視程度，這樣才能在多方推進下有效提升大中專畢業(yè)生檔案管理質量。

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（作者單位：磐石市人力資源和社會保障局）

作者簡介：姚桂芳（1980-），女，漢，本科。

基金項目：吉林市社會科學界聯合會;《吉林市人才檔案科學化管理問題研究》;市聯18111。