新形勢下如何加強(qiáng)藥品監(jiān)管檔案管理工作

耿曉

摘?要：近幾年，隨著藥品安全問題的突出，老百姓對藥品安全的重視日益增強(qiáng)，藥品安全的監(jiān)管工作也越來越凸顯出其重要性。其中，藥品監(jiān)管檔案管理工作作為藥品安全監(jiān)管工作的重要組成部分，其管理還不夠成熟，在管理中存在著許多的問題，因此需要加強(qiáng)對藥品監(jiān)管檔案的管理工作，才能保障藥品安全監(jiān)督任務(wù)的順利完成。那么在這樣的新形勢下應(yīng)該如何加強(qiáng)藥品監(jiān)管檔案管理工作，本研究圍繞加強(qiáng)藥品監(jiān)管檔案管理工作進(jìn)行探析，以期望能夠以強(qiáng)化檔案監(jiān)管工作促進(jìn)藥品安全監(jiān)管工作順利開展。

關(guān)鍵詞：新形勢;藥品安全;藥品檔案;監(jiān)管工作

前言

藥品的安全問題也就是患者的安全問題，所以藥品安全監(jiān)管工作的最終目的就是保障患者能夠安全用藥[1]。隨著人們對藥品安全問題重視程度的不斷提高，在藥品安全立法的推進(jìn)下，以及各級(jí)市場監(jiān)管部門對藥品安全監(jiān)管工作力度的加大，產(chǎn)生了大量的執(zhí)法案卷、檢驗(yàn)報(bào)告、監(jiān)督檢查記錄、行政審批材料等檔案，那么應(yīng)該如何系統(tǒng)地管理這些檔案，有效利用這些檔案來向社會(huì)公布有價(jià)值的信息，這是藥品監(jiān)管工作應(yīng)該重視的問題。藥品監(jiān)管檔案管理工作是藥品安全監(jiān)管工作的重要組成部分，為藥品完全檢索查證提供重要依據(jù)，因此應(yīng)該在重視檔案管理工作的同時(shí)認(rèn)真細(xì)致的做好工作。

1開展藥品監(jiān)管檔案工作的重要性

隨著藥品監(jiān)管系統(tǒng)的成立發(fā)展，產(chǎn)生了大量的檔案資料，其中包括執(zhí)法文書檔案、實(shí)物檔案、藥品經(jīng)營行政許可檔案、檢驗(yàn)報(bào)告等等一系列檔案資料，這些文檔具有著重要的作用，同時(shí)需要進(jìn)行保密管理。另外，對于一些可以對藥品安全使用提供依據(jù)的檔案，比如檔案中記錄的藥品使用后產(chǎn)生的反應(yīng)，以及藥品檢測安全性報(bào)告等，這些信息的共享對患者安全使用藥物具有重要的意義。因此在藥品安全監(jiān)管工作中檔案工作是我們做好其它工作的重要基礎(chǔ)，也是衡量監(jiān)管機(jī)關(guān)管理水平的重要標(biāo)志之一[2]。監(jiān)管機(jī)關(guān)能夠充分有效地做好檔案管理的工作，對于促進(jìn)藥品安全監(jiān)管事業(yè)的發(fā)展，具有不可估量的作用。當(dāng)然隨著檔案資料的不斷增多，檔案管理工作所涉及的范圍、內(nèi)容、深度以及對檔案管理人員所要求的專業(yè)技術(shù)知識(shí)也在不斷發(fā)生著變化[3]。

2加強(qiáng)藥品監(jiān)管檔案工作的相關(guān)措施

為推進(jìn)藥品監(jiān)管檔案工作的順利進(jìn)行，應(yīng)該從檔案管理的內(nèi)容、范圍到管理相關(guān)人員建立起一個(gè)緊密的工作網(wǎng)。

1.1首先，通過配備具有專業(yè)知識(shí)的檔案管理人員，通過成立工作小組、鑒定小組，以及相關(guān)的負(fù)責(zé)人等小團(tuán)體，由這些團(tuán)體共同構(gòu)建一個(gè)檔案工作室，各小組負(fù)責(zé)各部門的工作，并指定一名代表移交相關(guān)的檔案材料。檔案室負(fù)責(zé)人則將各檔案文件進(jìn)行歸檔保管，并將檔案報(bào)當(dāng)?shù)氐臋n案局進(jìn)行審批。在信息化的發(fā)展背景下還需要建立相應(yīng)的電子檔案，單位定期投入一定的時(shí)間和資金對檔案設(shè)備進(jìn)行更新，并且對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。

1.2其次，根據(jù)具體的工作內(nèi)容，將藥品檔案監(jiān)管的工作進(jìn)行劃分，由不同部門擔(dān)任。比如說檔案監(jiān)管部門中的初級(jí)機(jī)構(gòu)主要負(fù)責(zé)將檔案資料進(jìn)行區(qū)別分類并整理，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成檔案資料分類將其交給上一級(jí)機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人員，上一級(jí)管理人員接收檔案后，對檔案資料進(jìn)行審核確保資料無誤，經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審批后，將檔案資料整理交回到檔案室，接著由相關(guān)人員對檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)裝訂掃描。除了紙質(zhì)檔案外構(gòu)建電子檔案，所有的檔案在存放時(shí)對其進(jìn)行編號(hào)以便于查找。注意審核完成后的檔案不得隨意進(jìn)行更改，定期清理存放的檔案，超過期限的檔案在負(fù)責(zé)人簽字后及時(shí)進(jìn)行銷毀。

1.3再次，在檔案監(jiān)管中要定期開展檔案管理監(jiān)督檢查工作，以強(qiáng)化檔案管理的工作力。在檔案工作建設(shè)中，上級(jí)的檔案管理部門需要實(shí)時(shí)加大對藥品檔案管理的監(jiān)督力度，監(jiān)督檔案工作是否規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化，是否進(jìn)行科學(xué)的管理等情況。一方面通過檢查，查找檔案管理中出現(xiàn)的不足及問題，及違反檔案管理相關(guān)規(guī)章制度的行為，以便于及時(shí)更正，同時(shí)對于違反規(guī)定的有關(guān)部門進(jìn)行懲罰達(dá)到震懾的作用;另一方面對檔案管理較好的相關(guān)單位進(jìn)行鼓勵(lì)表揚(yáng)，樹立好的榜樣，為其他檔案管理工作部門提供樣板參考，以促進(jìn)各部門優(yōu)勢互補(bǔ)[4]。

1.4在藥品監(jiān)管工作中對檔案資料進(jìn)行收集，是為給實(shí)際工作提供服務(wù)。所以需要保證檔案質(zhì)量，在檔案利用過程中能夠滿足社會(huì)各界的需求。在檔案被借閱時(shí)，工作人員要做好登記工作，經(jīng)負(fù)責(zé)人審批后方可對檔案資料進(jìn)行復(fù)印，同時(shí)要由專人負(fù)責(zé)避免檔案出現(xiàn)丟失損壞現(xiàn)象。

結(jié)語

綜上所述，在藥品檔案監(jiān)管中需要不斷對相關(guān)工作進(jìn)行與時(shí)俱進(jìn)的改進(jìn)，要重視檔案管理的質(zhì)量，提高檔案的利用價(jià)值，在保證藥品監(jiān)管工作順利進(jìn)行的同時(shí)，能為廣大群眾提供安全的服務(wù)保障。

參考文獻(xiàn)

[1]?云嵐.如何加強(qiáng)新形勢下的食品藥品檢驗(yàn)檔案管理工作[J].內(nèi)蒙古教育（職教版），2015（07）：90-91.

[2]?陳雪娟.食品藥品監(jiān)督管理檔案的工作及相關(guān)問題研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（17）：108.

[3]?張曉敏.加強(qiáng)檔案管理，促進(jìn)食品藥品監(jiān)管事業(yè)發(fā)展[J].才智，2017（05）：226+228.

[4]?張翠萍.加強(qiáng)檔案管理促進(jìn)食品藥品監(jiān)管事業(yè)發(fā)展[J].食品安全導(dǎo)刊，2018（06）：27.