基層事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理途徑分析

張紅

摘 要：事業(yè)單位作為社會(huì)服務(wù)性組織，在事業(yè)單位開展各項(xiàng)活動(dòng)過(guò)程中檔案發(fā)揮著非常重要的作用。在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式越來(lái)越無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前事業(yè)單位發(fā)展需求。在這種情況下，將信息技術(shù)引入到基層事業(yè)單位檔案管理工作中來(lái)，加快推動(dòng)檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效檢索，全面提高檔案的利用率。文中分析了基層事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的作用，并進(jìn)一步對(duì)基層事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的途徑進(jìn)行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：基層事業(yè)單位;檔案;數(shù)字化管理;作用;途徑

相較于傳統(tǒng)檔案管理模式，檔案數(shù)字化管理模式更具優(yōu)勢(shì)。在當(dāng)前基層事業(yè)單位檔案管理工作中，通過(guò)實(shí)施檔案數(shù)字化管理，可以有效的提高檔案管理工作的效率，降低檔案管理成本。檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)，還為檔案查找提供了更多的便利，為基層事業(yè)單位辦公效率的提升打下了良好的基礎(chǔ)。特別是數(shù)字化管理實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化，這對(duì)于檔案信息的保存和檔案信息資源的利用都具有極為重要的意義。

1 基層事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的作用

在當(dāng)前基層事業(yè)單位檔案管理工作中，多以文書檔案、基建檔案和人事檔案等為主，通過(guò)做好檔案管理工作，可以為事業(yè)單位各項(xiàng)工作的有序開展提供重要 參考依據(jù)。隨著基層事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中檔案數(shù)量的不斷增加，為了能夠進(jìn)一步提高檔案管理水平，需要重視檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)變，即依托于信息技術(shù)來(lái)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化加工、存儲(chǔ)和管理，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、虛擬化、智能化和利用的便利化。而且基層事業(yè)單位需要加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理工作，可以有效的提高檔案信息的通用性，并改變傳統(tǒng)的粗放式的管理模式，使檔案信息的利用不再受時(shí)間和空間的制約，有效的提升檔案的利用價(jià)值。

基層事業(yè)單位在檔案數(shù)字化管理工作中，有效的規(guī)避了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的弊端，通過(guò)構(gòu)建一個(gè)完善的檔案管理系統(tǒng)，優(yōu)化配置檔案管理設(shè)備和檔案管理，以此來(lái)促進(jìn)檔案信息化建設(shè)戰(zhàn)略渾身發(fā)軟實(shí)現(xiàn)。而且檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)，可以進(jìn)一步優(yōu)化檔案運(yùn)行體系，有效的滿足檔案使用需求，減輕檔案管理工作的工作量。在基層事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理模式中，通過(guò)借助于檔案信息系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的管理，并借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)和云計(jì)算平臺(tái)來(lái)完成檔案信息的處理，能夠有效的滿足檔案利用需求，更好的發(fā)揮出了事業(yè)單位檔案信息資源的重要價(jià)值。

2 基層事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理優(yōu)化途徑

2.1 樹立數(shù)字化檔案管理意識(shí)

在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，事業(yè)單位檔案管理人員需要重視自身檔案管理理念的轉(zhuǎn)變，并能夠在實(shí)際工作中緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，重視對(duì)新知識(shí)和新技能的學(xué)習(xí)?；趥鹘y(tǒng)檔案管理模式下對(duì)檔案管理理念和檔案管理模式進(jìn)行不斷創(chuàng)新，合理運(yùn)行先進(jìn)技術(shù)手段來(lái)強(qiáng)化檔案管理工作。特別是在檔案數(shù)字化管理工作中，宜樹立數(shù)字化檔案管理意識(shí)，并重視檔案數(shù)字化管理的宣傳工作，增強(qiáng)員工對(duì)數(shù)字化檔案管理模式的重要性的認(rèn)識(shí)，加快推動(dòng)檔案數(shù)字化的發(fā)展。

2.2 健全檔案數(shù)字化管理機(jī)制

在實(shí)際事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作中，由于檔案數(shù)字化管理具有復(fù)雜性和特殊性的特點(diǎn)，而且在實(shí)際管理工作開展過(guò)程中還沒有健全的管理機(jī)制，這也導(dǎo)致基層事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作較為混亂。因此在當(dāng)前基層事業(yè)單位檔案管理工作中，需要結(jié)合基層事業(yè)單位自身的特點(diǎn)，積極建立健全檔案數(shù)字化管理機(jī)制，并進(jìn)一步對(duì)檔案數(shù)字化管理的細(xì)則和方法進(jìn)行明確，以此來(lái)提高基層事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理水平。而且在基層事業(yè)單位管理體系建設(shè)過(guò)程中，還需要做好軟硬件配置工作，并做好檔案數(shù)字化管理制度的落實(shí)，以此來(lái)推動(dòng)基層事業(yè)單位檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展。

2.3 建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

檔案數(shù)字化管理工作中，需要依托于先進(jìn)的信息技術(shù)來(lái)構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)電子文件的收集和利用，并通過(guò)構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，將原有紙質(zhì)檔案通過(guò)掃描的方式轉(zhuǎn)換為數(shù)字化形式錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)中來(lái)，通過(guò)對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理后，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上歸檔和網(wǎng)上查詢利用?？梢哉f(shuō)在檔案數(shù)字化管理工作中，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建是十分關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)，通過(guò)應(yīng)用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中和統(tǒng)一管理，可以有效的提高基層事業(yè)單位檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)基層檔案信息資源的高效利用。

2.4 提高數(shù)字化檔案管理的規(guī)范性

由于數(shù)字化檔案管理包含的內(nèi)容較多，借助于先進(jìn)的技術(shù)手段可以有效的提高檔案管理工作的效率及質(zhì)量，全面提升檔案信息的利用率。因此在具體數(shù)字化檔案管理工作實(shí)施過(guò)程中，需要落實(shí)好各環(huán)節(jié)的工作，并制定科學(xué)合理的管控制度，確保各項(xiàng)工作的嚴(yán)謹(jǐn)性和規(guī)范性。同時(shí)，事業(yè)單位需要積極制定與各環(huán)節(jié)工作相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步規(guī)范工作人員的操作和行為。

2.5 落實(shí)好文書的數(shù)字化處理

事業(yè)單位日常辦公過(guò)程中，常會(huì)有一些文字形式的文書，對(duì)于這些文件需要實(shí)施數(shù)字化處理。具體需要借助于計(jì)算機(jī)完成錄入工作，將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字化形式，使其在利用過(guò)程中不再受時(shí)間和空間的限制。同時(shí)還要利用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)集中和統(tǒng)一管理電子檔案，以此來(lái)提高檔案管理工作的效率，進(jìn)一步降低檔案管理人員的工作量。

2.6 切實(shí)保障檔案信息安全

數(shù)字化檔案管理工作需要將檔案信息安全作為首要目標(biāo)，特別是要強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全的防控。具體要加強(qiáng)防火墻建設(shè)，并在計(jì)算機(jī)中安裝殺毒軟件，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理系統(tǒng)全方位監(jiān)控。同時(shí)針對(duì)相應(yīng)信息實(shí)施細(xì)致的篩選分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常情況并進(jìn)行報(bào)警，使檔案管理人員能夠及時(shí)進(jìn)行處理。由于信息技術(shù)的快速發(fā)展，需要及時(shí)對(duì)殺毒軟件進(jìn)行更新升級(jí)，并做好檔案信息資源的備份工作，有效的防范檔案信息失真和被篡改等問(wèn)題。另外，事業(yè)單位還需要制定完善的檔案安全管理制度，進(jìn)一步界定各部門的職責(zé)和權(quán)限，將檔案信息保密工作和安全管理工作落到實(shí)處。

3 結(jié)束語(yǔ)

對(duì)于基層事業(yè)單位檔案管理工作而言，數(shù)字化管理是其發(fā)展的必然趨勢(shì)，而且通過(guò)數(shù)字化管理，可以有效的提高檔案利用率，為事業(yè)單位各項(xiàng)工作開展提供重要的信息支持。目前基層事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作還不完善，在實(shí)際工作中還要加大重視度和投入力度，強(qiáng)化軟硬件設(shè)施建設(shè)，積極采取有效措施來(lái)保證檔案信息的安全，以此來(lái)推動(dòng)基層事業(yè)單位檔案管理工作的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化發(fā)展，更好的發(fā)揮出檔案的運(yùn)用價(jià)值。

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