事業(yè)單位人事檔案信息管理數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化研究

薛輝

摘 要：信息技術(shù)的普及催化了事業(yè)單位人事檔案管理活動的信息化建設(shè)，通過先進(jìn)的信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)讓檔案資料的收集、整理、存儲和查詢更加快捷、便利和高效，不僅能有效地協(xié)調(diào)單位各部門之間的關(guān)系，確定統(tǒng)一的工作目標(biāo)，提高單位的整體管理水平，也能為單位的持續(xù)發(fā)展篩選、儲備和配置大量的人才，提高對人才管理的有效性和實效性。但若想實現(xiàn)工作的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)不僅要有科學(xué)、合理的管理模式、網(wǎng)絡(luò)化的管理系統(tǒng)，也要有合格的管理隊伍，全面提升人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率，保障單位的進(jìn)一步發(fā)展。文章就詳細(xì)論述了人事檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的必要性，并從管理意識、管理隊伍、服務(wù)體系等方面入手，提出系列可行舉措，作為工作的參考。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;數(shù)字化;網(wǎng)絡(luò)化

1 引言

隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷深入、科學(xué)技術(shù)的普遍運(yùn)用，事業(yè)單位在開展人事管理檔案工作的過程中也順應(yīng)了時代的發(fā)展規(guī)律，積極調(diào)整了工作思路、工作方向和工作策略，以便更好地滿足單位發(fā)展的需求。其中最顯著的就是充分利用了信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，逐漸完成管理活動的信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，從而實現(xiàn)檔案管理工作的轉(zhuǎn)型與升級，讓這些有價值的檔案資源得以長久的保存，并不斷的延伸檔案的發(fā)展空間、查閱方式，拓展其發(fā)展方向，加之人事制度改革的不斷深入，檔案服務(wù)的對象及需求也呈現(xiàn)出了巨大的變化，而這些都需要單位做出轉(zhuǎn)變，加大對檔案的信息化管理力度，從而讓其更好的服務(wù)于職工的發(fā)展、服務(wù)于單位的發(fā)展。

2 人事檔案信息管理中數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的必要性分析

2.1 從數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化對事業(yè)單位人事檔案管理的要求分析

隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和進(jìn)步，人們的意識和需求表現(xiàn)出了明顯的多樣化特點(diǎn)，再加上人事制度的改革，傳統(tǒng)的工作模式弊端顯著，因此從這個角度分析，服務(wù)對象的多元化、需求的多元化迫切需要更加快捷、更加有效的工作方式來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工管理模式，省時省力，還能最大限度確保檔案資源的真實性、完整性和安全性。

2.2 從傳統(tǒng)管理與數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化模式的對比分析

傳統(tǒng)管理模式一般都是通過人工來操作的，極易出現(xiàn)人工操作的失誤。事業(yè)單位也是有多個部門組成，每個部門都有自己的工作范圍、工作內(nèi)容和需要的工作人員及崗位特點(diǎn)和需求，檔案管理工作就是一項浩大的工程，何況在這其中還會不斷地有新人加入、有崗位調(diào)動等客觀情況，因此在部門之間交接或者部門內(nèi)部整理的過程中都或多或少會出現(xiàn)一些問題，導(dǎo)致檔案的真實性、完整性和安全性得不到有效地保障，并且也由于存儲空間的限制，一些時間久、價值較低的檔案會被銷毀，一旦用到則無從查起。另外，紙質(zhì)材料容易受到天氣、自然災(zāi)害、時間以及人為的影響而出現(xiàn)變潮、磨損、毀壞等現(xiàn)象，管理人員不得不更換紙張、重新收集和整理，耗費(fèi)的不僅是紙張等物質(zhì)財產(chǎn)，還有大量的人員去操作，無疑就加大了單位的經(jīng)營成本;而部分檔案資料是需要多次傳閱或者多次復(fù)制的，這也需要花費(fèi)大量的成本[3]，并且這種成本是無限增多的。

但數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的管理模式則無須擔(dān)心會出現(xiàn)這樣的情況。一方面它有效的銜接起了單位各部門、各項管理活動，實現(xiàn)了信息資源的整體性和共享性，確保信息的完整、真實和豐富性，辦公人員只要在按照單位或用戶的需求、結(jié)合基本信息進(jìn)行線上操作，就會快速的查詢到所需檔案，或者補(bǔ)充一些信息等，同時也由于空間占有率小而得以長久的保存。另一方面，單位只需購置相應(yīng)的管理設(shè)備、配置專業(yè)的人員即可，雖然也是被納入經(jīng)營成本中，但這僅僅是發(fā)生在前期階段，后續(xù)只需要投入維護(hù)成本即可，這樣核算下來，成本要少于傳統(tǒng)模式，因此基于節(jié)約成本理念，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)是必然的。

3 事業(yè)單位人事檔案信息管理數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的實現(xiàn)路徑

3.1 從數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)角度分析

首先要提高管理意識。單位需要根據(jù)人事檔案數(shù)字化建設(shè)的實際情況、單位的發(fā)展目標(biāo)以及對檔案管理工作的要求，制定完善的檔案管理目標(biāo)，突出管理重點(diǎn)，明確設(shè)置人事檔案崗位管理職責(zé)，建立健全人事檔案資料的安全管理責(zé)任機(jī)制，從而保證信息資料儲備的安全性[1]。其他部門也要做好協(xié)調(diào)和配合工作，以此為檔案管理的數(shù)字化建設(shè)營造出良好的環(huán)境。其次，需要一定的信息技術(shù)設(shè)備予以支撐。數(shù)字化、網(wǎng)路化需要的載體是計算機(jī)、其他的信息設(shè)備及相關(guān)的計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，因此單位要根據(jù)工作需求以及單位的發(fā)展情況，購進(jìn)充足的設(shè)備，確保各項管理工作的有序進(jìn)行。比如計算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等。其次，要根據(jù)工作需求，科學(xué)、合理的設(shè)置各個管理軟件的功能模塊，完善服務(wù)體系。相關(guān)部門要將數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)聯(lián)系在一起，創(chuàng)建先進(jìn)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，保障自動化管理工作的順利開展[2]。首先管理機(jī)制要先進(jìn)。比如在薪資調(diào)整方面，單位就可以根據(jù)該員工在工作中的獎勵數(shù)據(jù)信息、履職及工齡數(shù)據(jù)與資格證書等數(shù)據(jù)信息等，構(gòu)建先進(jìn)的管理系統(tǒng)，形成整體之后便于管理，讓薪資系統(tǒng)的使用水平得到提高。再次，在單位內(nèi)部要建立完善數(shù)據(jù)信息庫，并針對單位部門、人員眾多的情況，每個部門要有不同的編號，將該部門的人事檔案輸入到計算機(jī)功能模塊下的對應(yīng)編號中，然后再集中將這些不同的編號及文件都匯總在這個大數(shù)據(jù)庫中，并要根據(jù)檔案信息的重要程度、涉及的內(nèi)容等進(jìn)行分類，便于整理和查找;應(yīng)該采用數(shù)據(jù)備份的方式，避免數(shù)據(jù)檔 案信息的丟失。在系統(tǒng)應(yīng)用過程中，要加強(qiáng)系統(tǒng)的防御能力，避免檔案資料泄露[4]。

3.2 從數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的維護(hù)角度分析

首先，需要強(qiáng)化隊伍建設(shè)。檔案管理人員的能力直接決定著檔案管理工作的質(zhì)量，因此單位要清晰地意識到管理人員的重要性，要針對數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)要求來培養(yǎng)管理人員。比如單位要定期舉辦教育培訓(xùn)活動，鼓勵管理人員積極參與，學(xué)習(xí)新的檔案管理知識、技術(shù)和管理理念，最重要的聘請或委托計算機(jī)專業(yè)的講師、教授等來單位進(jìn)行現(xiàn)場授課，讓管理人員學(xué)習(xí)相應(yīng)的計算機(jī)知識和技術(shù)，并在實踐操作中考核和鍛煉他們的信息化操作能力，這樣就有效的將理論與實踐聯(lián)系了起來。但在這個過程中仍然要重視傳統(tǒng)的管理技能，在挖掘傳統(tǒng)技能的同時融入信息技能，充分做好人事檔案的紙質(zhì)和信息化管理雙重任務(wù)[1]。其次，技術(shù)人員要根據(jù)所學(xué)知識、根據(jù)逐漸提高的工作要求，要定期對相關(guān)軟件進(jìn)行升級，從社會科研機(jī)構(gòu)或者有資質(zhì)的其他社會組織中購買與工作匹配的軟件，以此擴(kuò)大服務(wù)內(nèi)存，提高工作效率;定期對所使用的各種信息軟硬件設(shè)備進(jìn)行“大掃除”，做好安全防護(hù)措施，杜絕病毒的侵蝕，全面保障網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全。

4 結(jié)語

事業(yè)單位人事檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)既是時代發(fā)展的必然趨勢，也是單位檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級的內(nèi)在需求，更是事業(yè)單位實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的必要手段。因此單位要重視檔案管理工作，在全面認(rèn)識數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化內(nèi)涵的基礎(chǔ)上不斷吸收新的知識和技能，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，建立更加完善的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)服務(wù)體系，全面提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，使其成為推動單位持續(xù)發(fā)展的有力推手和保障。

參考文獻(xiàn)

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