檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)策略探討(1)

左力

摘 要：檔案信息化管理指的是在管理檔案的過程中，結(jié)合先進(jìn)的管理方法，采用智能化的技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息的科學(xué)性管理。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，需要運(yùn)用智能化的檔案管理模式，節(jié)省人力、物力，有效的提高資源利用率，體現(xiàn)出檔案的作用。基于此，以下對(duì)檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)策略進(jìn)行了探討，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案;信息化管理;策略;分析

對(duì)于檔案信息化建設(shè)而言，其是一個(gè)較為抽象的概念，其主要是把傳統(tǒng)的檔案管理方式變?yōu)樾畔⒒芾砟Ｊ剑瑥亩鴮?shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理以及網(wǎng)絡(luò)化檔案管理，并將檔案工作的信息傳遞、接收、存儲(chǔ)等過程與信息達(dá)到共享。換一句話來(lái)說(shuō)，檔案信息化建設(shè)主要就是適用信息技術(shù)提高檔案現(xiàn)代化水平，對(duì)檔案管理的新情況，新原則進(jìn)行相關(guān)思考，從而確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理和檔案服務(wù)的基本方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。

1 檔案信息化管理的概述

近些年，伴隨著科學(xué)技術(shù)智能化的高速發(fā)展，也加快了檔案信息智能化管理的進(jìn)程。同時(shí)建立現(xiàn)代化的檔案管理室也為檔案實(shí)現(xiàn)信息化提供了條件。以現(xiàn)代化的智能手段代替?zhèn)鹘y(tǒng)意義上的檔案管理模式，以高效的智能化管理代替現(xiàn)有的紙制化保存，才是檔案管理實(shí)現(xiàn)的信息化的關(guān)鍵。檔案信息化管理的含義是將圖形影像、書本等紙制文件通過攝影、數(shù)據(jù)信息處理技術(shù)等，實(shí)現(xiàn)科技化，智能化，最終提高檔案的利用率和快捷性。檔案運(yùn)用信息化管理模式，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，專業(yè)化，使檔案信息更加清晰化，最終實(shí)現(xiàn)資源的共有化。

2 檔案管理在信息化建設(shè)存在的問題分析

1）檔案管理信息化資源整合不夠。目前對(duì)于我國(guó)檔案管理信息化檔案建設(shè)而言?？梢哉f(shuō)是初步實(shí)現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)，但是信息資源還沒有得到相應(yīng)的整合。也缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃，出現(xiàn)的這些問題就導(dǎo)致了信息資源不能夠進(jìn)行充分利用。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，相關(guān)人員需要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行進(jìn)一步的規(guī)劃，并利用互聯(lián)網(wǎng)以及高新技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息資源的高效整合。

2）檔案管理系統(tǒng)不完善。檔案管理部門工作模式普遍存在漏洞，管理體系出現(xiàn)問題會(huì)導(dǎo)致檔案管理效率低下，若沒有科學(xué)技術(shù)加持，原有的檢索功能難以再適應(yīng)用戶需求。管理系統(tǒng)不完善則會(huì)導(dǎo)致信息資源整合不力。當(dāng)前，我國(guó)檔案管理雖已邁入信息化階段，但各檔案管理部門信息化進(jìn)程不一，并未真正實(shí)現(xiàn)有效利用信息技術(shù)提高檔案管理效率。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作沒有進(jìn)行科學(xué)合理地規(guī)劃，忽略檔案管理信息化的長(zhǎng)足發(fā)展。沒有充分借助互聯(lián)網(wǎng)的信息優(yōu)勢(shì)和信息技術(shù)的發(fā)展，構(gòu)建完善嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理系統(tǒng)，使信息資源和數(shù)據(jù)共享互通。

3）數(shù)據(jù)的異構(gòu)性。從目前情況來(lái)看，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入到了信息化的時(shí)代，更多的企業(yè)和機(jī)關(guān)單位也開始使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，因此，越來(lái)越多的資料在以各種形式出現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)中。這樣的龔總模式以及儲(chǔ)存方式對(duì)相關(guān)工作人員帶來(lái)了極大的幫助，但是對(duì)于檔案管理人員而言，卻帶來(lái)了極大的挑戰(zhàn)。比如說(shuō)，在辦公室中，大量的文件以及資料存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中，這樣就方便了辦公室人員對(duì)所需資料的提取和儲(chǔ)存;但是管理人員卻遇到了阻礙，因?yàn)樵谶@些數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的時(shí)候，檔案管理人員要將文件按照不同的屬性以及來(lái)源進(jìn)行分類儲(chǔ)存。數(shù)據(jù)異構(gòu)性就會(huì)影響到檔案管理人員的工作效率，對(duì)我國(guó)檔案信息化建設(shè)就會(huì)造成阻礙。

3 提高檔案信息化管理的策略

1）提升檔案信息的得利率。將檔案信息化管理加以運(yùn)用就是為了全面提升檔案的利用率，從而促進(jìn)各方面工作的開展與提升。檔案入庫(kù)、記錄檔案資源、對(duì)檔案信息進(jìn)行保存只是過程，檔案資源的有效利用并體現(xiàn)出其價(jià)值才是檔案信息管理的目的。通過信息智能化手段的有效運(yùn)用，將檔案的價(jià)值在最大意義上體現(xiàn)出來(lái)。將智能化的手段、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)資源融合運(yùn)用到檔案信息化管理中，檔案管理人員和使用檔案者均可以隨時(shí)隨地的進(jìn)行檔案資料的管理和對(duì)檔案資源的利用。通過將檔案整合并運(yùn)用信息化的管理模式，可以方便使用者隨時(shí)查閱檔案資料，充分發(fā)揮檔案智能化帶來(lái)的成效。

2）提高文件管理使用的機(jī)密性和安全性。國(guó)內(nèi)的信息資源豐富多樣。因此，在信息時(shí)代的文件管理工作中，為了提高文件管理的機(jī)密性和安全性，有必要建立健全文件信息安全體系，做好管理工作。為了提高文件管理使用的安全性和機(jī)密性，有必要更新傳統(tǒng)的管理理念，增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)。防范非法入侵行為，避免偽造和竊取檔案信息。同時(shí)，管理部門還需要通過用戶認(rèn)證加強(qiáng)文件信息管理，及時(shí)監(jiān)控計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，保證文件信息的機(jī)密性和安全性。為了確保文件信息管理的安全性，文件管理部門需要加強(qiáng)文件管理，以防止犯罪分子入侵系統(tǒng)。增強(qiáng)用戶登錄名和密鑰的驗(yàn)證，并使用密鑰管理方法提高系統(tǒng)的安全性。

3）完善檔案管理系統(tǒng)。有效建立和落實(shí)完整嚴(yán)密的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)，這是管理檔案工作所必需的。在新時(shí)代，檔案管理的現(xiàn)代化和信息化手段更加必要，需要完全、嚴(yán)格的文件管理系統(tǒng)，有效實(shí)現(xiàn)文件管理的現(xiàn)代化。首先要保障對(duì)檔案管理的資金投入，保證基本辦公設(shè)備的完善進(jìn)而提高檔案管理人員的工作效率。要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化就要有一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理體系。檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)要根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)來(lái)制定，注重規(guī)章制度的落實(shí)，同時(shí)監(jiān)督檔案管理人員確保檔案管理工作的效率。評(píng)價(jià)系統(tǒng)對(duì)完善檔案管理系統(tǒng)有著積極作用，評(píng)價(jià)能對(duì)客觀反映檔案管理信息化工作的現(xiàn)狀并對(duì)其中存在的問題進(jìn)行糾正，達(dá)到確保檔案信息化的有效建構(gòu)的目的。

4）提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。為了滿足信息時(shí)代檔案管理的需要，有必要通過各種手段和方式提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，推動(dòng)檔案領(lǐng)域人才體系的建設(shè)。對(duì)于檔案管理人員的現(xiàn)狀，應(yīng)實(shí)施統(tǒng)一培訓(xùn)，通過定期培訓(xùn)提高檔案管理人員的專業(yè)技能。確保每位檔案管理人員都能熟練使用信息技術(shù)完成檔案數(shù)據(jù)的錄入、查閱等工作。省、市檔案局作為政府職能部門，負(fù)責(zé)行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)，對(duì)行政區(qū)域內(nèi)的機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和機(jī)構(gòu)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，切實(shí)擔(dān)負(fù)起督促各單位員工參加脫產(chǎn)檔案培訓(xùn)的職責(zé)。在培訓(xùn)方面，一些地方的檔案局就有很好的例子，開通了檔案遠(yuǎn)程教育平臺(tái)，讓所屬檔案管理人員都能登錄平臺(tái)學(xué)習(xí)。檔案管理單位應(yīng)該效仿這種做法，開通檔案遠(yuǎn)程教育平臺(tái)，讓每一位想學(xué)習(xí)的檔案管理人員都能如愿以償?shù)貙W(xué)習(xí)。此外，檔案管理單位應(yīng)該鼓勵(lì)和支持基層檔案管理人員參加各種檔案培訓(xùn)和交流工作。

5）強(qiáng)化檔案意識(shí)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視是推動(dòng)企業(yè)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的主要?jiǎng)恿?。即只有領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識(shí)得到加強(qiáng)，才能夠?yàn)闄n案管理工作提供更大的發(fā)展空間，推動(dòng)檔案信息化的建設(shè)進(jìn)程。除此之外，相關(guān)工作人員也要加強(qiáng)檔案意識(shí)，不斷地對(duì)檔案管理工作進(jìn)行探索，找到實(shí)現(xiàn)檔案管理與信息化結(jié)合的更好的途徑和方法，推動(dòng)信息化的建設(shè)。

4 結(jié)束語(yǔ)

檔案管理工作是社會(huì)工作中的重要組成部分，各檔案管理部門需端正態(tài)度，除了內(nèi)部要規(guī)劃?rùn)n案管理工作細(xì)節(jié)，更要注重適時(shí)引入專業(yè)人才以推動(dòng)檔案管理信息化的發(fā)展。隨著信息化的高速發(fā)展，信息管理更要時(shí)刻改進(jìn)以順應(yīng)市場(chǎng)的需求。本文結(jié)合當(dāng)下信息化發(fā)展趨勢(shì)，分析檔案管理信息化的現(xiàn)狀、面臨的困境及出路，希望能對(duì)相關(guān)工作者有所幫助。

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