做好事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的思考

陳淑玲

摘 要：文書(shū)檔案是事業(yè)單位檔案體系的一個(gè)組成部分，詳細(xì)記載了單位的發(fā)展進(jìn)程，在事業(yè)單位健全檔案管理體系創(chuàng)新檔案管理模式的背景下，進(jìn)一步提高了對(duì)文書(shū)檔案管理的要求，其原因在于文書(shū)檔案能夠給單位聘用人才，做好考核以及決策工作提供必要參考。文書(shū)檔案管理作為服務(wù)類工作是想影響著事業(yè)單位的改革進(jìn)程，所以要想推動(dòng)事業(yè)單位的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，就要轉(zhuǎn)變過(guò)去形式化和不夠規(guī)范的檔案管理狀態(tài)，優(yōu)化文書(shū)檔案管理模式，維護(hù)事業(yè)單位的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。本文將著重就如何做好事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行分析，以適應(yīng)事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展要求。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;文書(shū)檔案管理;工作方法

事業(yè)單位作為服務(wù)社會(huì)大眾的重要部門，是黨和政府的支柱，只有在事業(yè)單位的大力扶持之下，才能夠讓國(guó)家與社會(huì)得以穩(wěn)定長(zhǎng)久發(fā)展。對(duì)于事業(yè)單位的建設(shè)與運(yùn)轉(zhuǎn)來(lái)說(shuō)，文書(shū)檔案管理居于核心地位，在記錄單位整個(gè)發(fā)展歷程的同時(shí)，還在推動(dòng)國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展建設(shè)方面發(fā)揮了突出作用。在事業(yè)單位的改革進(jìn)程中，要為單位的長(zhǎng)效發(fā)展提供動(dòng)力，就需要重視檔案管理，特別是加大對(duì)文書(shū)檔案管理的優(yōu)化建設(shè)力度，利用科學(xué)化的檔案管理模式與方法促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化和綜合性發(fā)展，構(gòu)建一個(gè)科學(xué)完善和動(dòng)態(tài)優(yōu)化的檔案管理體制。

1 做好事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的意義

事業(yè)單位文書(shū)檔案作為檔案管理當(dāng)中的基礎(chǔ)工作事項(xiàng)，所記錄的是單位員工信息與單位工作各個(gè)方面的信息，是事業(yè)單位重要的信息資源，也是事業(yè)單位制定相關(guān)決策的必要根據(jù)。文書(shū)檔案是事業(yè)單位檔案工作當(dāng)中專業(yè)性機(jī)密性與復(fù)雜性很強(qiáng)的工作，所以事業(yè)單位在這項(xiàng)工作的開(kāi)展中，先要認(rèn)識(shí)其重要性和開(kāi)展意義。第一，文書(shū)檔案記錄了當(dāng)前階段事業(yè)單位的工作情況和單位的整個(gè)發(fā)展歷程，信息完整而又綜合，將這些檔案資料作為參照，能夠科學(xué)指導(dǎo)事業(yè)單位優(yōu)化財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)管理等重要工作事項(xiàng)，打造更加穩(wěn)定優(yōu)質(zhì)的內(nèi)部發(fā)展環(huán)境。文書(shū)檔案材料當(dāng)中涵蓋了極大規(guī)模的信息，對(duì)這些信息進(jìn)行挖掘使用，將會(huì)為事業(yè)單位的穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)和長(zhǎng)效發(fā)展帶來(lái)助力。第二，事業(yè)單位文書(shū)檔案是對(duì)國(guó)家檔案的補(bǔ)充，有助于促進(jìn)國(guó)家檔案體系建設(shè)。從客觀角度進(jìn)行分析，文書(shū)檔案是國(guó)家檔案體系中不可忽略的內(nèi)容。加大文書(shū)檔案管理力度實(shí)際上就是在給政府保存保管了更多重要的文件材料。特別是在事業(yè)單位持續(xù)改革的背景下，這些檔案的重要性得到了進(jìn)一步凸顯，能夠指導(dǎo)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)科學(xué)轉(zhuǎn)型。第三，文書(shū)檔案是事業(yè)單位管理機(jī)關(guān)登記管理工作的原始素材，也記錄了單位整個(gè)生命周期的歷史活動(dòng)，信息詳細(xì)而完整，因此能夠?yàn)槭聵I(yè)單位提供必要的法律憑證。

2 做好事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的有效方法

2.1 提升文書(shū)檔案管理認(rèn)識(shí)

隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)水平持續(xù)提升，事業(yè)單位擔(dān)當(dāng)?shù)穆毮芤灿兴龆啵诜?wù)社會(huì)大眾方面發(fā)揮的積極作用進(jìn)一步凸顯，相應(yīng)的，事業(yè)單位文書(shū)檔案管理也悄然發(fā)生著變化。為了適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展要求，為事業(yè)單位在當(dāng)前背景之下的發(fā)展提供動(dòng)力，單位領(lǐng)導(dǎo)首先需要轉(zhuǎn)變思想觀念，高度關(guān)注文書(shū)檔案管理，認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作對(duì)單位發(fā)展帶來(lái)的積極作用。單位領(lǐng)導(dǎo)需要積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念和管理模式，并在文書(shū)檔案管理當(dāng)中進(jìn)行新思想的落實(shí)。由于領(lǐng)導(dǎo)在整個(gè)事業(yè)單位的發(fā)展和管理工作當(dāng)中發(fā)揮著引領(lǐng)作用，所以領(lǐng)導(dǎo)要做到率先垂范，以身作則，以便對(duì)其他管理者起到帶動(dòng)作用。另外，文書(shū)檔案管理水平的提高離不開(kāi)單位全員的努力，所以，事業(yè)單位要加大文書(shū)檔案管理重要性的宣傳工作，在重要會(huì)議上反復(fù)強(qiáng)調(diào)，同時(shí)也要借助不同的媒體手段進(jìn)行思想宣傳，保證全員統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)，共同推動(dòng)文書(shū)檔案管理改革。此外，管理人員必須始終秉持全局觀念，自覺(jué)主動(dòng)完成文書(shū)檔案管理，履行好收集、整理、保管、開(kāi)發(fā)利用文書(shū)檔案資料的責(zé)任。

2.2 完善文書(shū)檔案管理制度

為提高事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的規(guī)范性以及科學(xué)性，積極完善檔案管理制度成為一項(xiàng)有效措施。雖然事業(yè)單位在檔案管理當(dāng)中已經(jīng)形成了一整套的制度模式，但是針對(duì)文書(shū)檔案的管理制度還存在一定的空白點(diǎn)，人就需要在制度完善化和規(guī)范化建設(shè)方面加大力度。在文書(shū)檔案管理制度建設(shè)上，需要遵循一定的原則，特別是科學(xué)性與合理性原則，也就是說(shuō)構(gòu)建的制度必須立足單位的實(shí)際情況，滿足單位的檔案管理特征，符合文書(shū)檔案工作的內(nèi)在規(guī)律。在檔案執(zhí)行環(huán)節(jié)要始終將權(quán)威性作為重要準(zhǔn)則，保證獎(jiǎng)罰分明。文書(shū)檔案管理制度多體系的內(nèi)容，除了包含檔案的收集、管理、利用等之外，還需要涉及檔案的監(jiān)管制度。在監(jiān)督制度建設(shè)當(dāng)中，需要持續(xù)提升工作人員的責(zé)任意識(shí)，使得他們能夠在制度執(zhí)行和管理工作落實(shí)時(shí)綜合考慮實(shí)際情況，秉持服務(wù)觀念，最大化發(fā)揮文書(shū)檔案信息的應(yīng)有價(jià)值。

2.3 培養(yǎng)文書(shū)檔案管理團(tuán)隊(duì)

文書(shū)檔案管理構(gòu)成了事業(yè)單位穩(wěn)定長(zhǎng)效發(fā)展的一個(gè)必要保障條件，其重要性不言而喻。文書(shū)檔案管理的明顯特征就是專業(yè)性和實(shí)踐操作性強(qiáng)，要求檔案管理者具備良好的理論知識(shí)素質(zhì)以及較強(qiáng)的實(shí)踐技能。所以，面對(duì)日益提高的文書(shū)檔案管理要求，加大對(duì)檔案管理者的教育培訓(xùn)力度，幫助他們革新知識(shí)結(jié)構(gòu)，看能力體系顯得尤為重要。為保證人才教育培訓(xùn)的效果，首先需要全面分析文書(shū)檔案管理者必須具備的素質(zhì)：一是綜合分析能力。由于文書(shū)檔案管理涵蓋著復(fù)雜而又繁瑣的檔案資料，整理工作內(nèi)容，需要在材料分析的同時(shí)做好類別劃分，并結(jié)合類別優(yōu)化整理，所以綜合分析能力是必不可少的。二是思想政治素養(yǎng)。事業(yè)單位的文書(shū)檔案機(jī)密性強(qiáng)，對(duì)于檔案管理的安全性和可靠性要求高，需要檔案管理者有很強(qiáng)的責(zé)任感，也要有極強(qiáng)的政治覺(jué)悟，維護(hù)信息的保密性。三是信息技術(shù)知識(shí)與專業(yè)化的檔案管理知識(shí)技能。在信息化時(shí)代背景下，檔案管理者必須具備極高的信息素養(yǎng)，利用信息技術(shù)的知識(shí)方法解決檔案管理當(dāng)中的問(wèn)題，對(duì)創(chuàng)新性的檔案管理策略進(jìn)行科學(xué)應(yīng)用。在明確了檔案管理者必須具備的素質(zhì)后，事業(yè)單位在對(duì)人才教育培訓(xùn)工作進(jìn)行安排時(shí)就可以有的放矢，明確培訓(xùn)內(nèi)容與考核方法，健全獎(jiǎng)懲機(jī)制，充分發(fā)揮人才優(yōu)勢(shì)。

2.4 構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)

事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理在適應(yīng)信息化時(shí)代時(shí)需要采取的一個(gè)重要措施就是引入信息化手段，改變過(guò)去陳舊落后的管理模式，不再運(yùn)用手工整理歸檔等的方法，以免造成時(shí)間和資源的浪費(fèi)，為后續(xù)的信息查詢帶來(lái)阻礙。在步入到信息化時(shí)代之后，信息化管理方式得到了普遍認(rèn)可，也開(kāi)始在事業(yè)單位的檔案管理當(dāng)中普及應(yīng)用。事業(yè)單位可以根據(jù)文書(shū)檔案管理的特點(diǎn)與要求，建立信息化管理系統(tǒng)，在計(jì)算機(jī)當(dāng)中統(tǒng)一輸入文書(shū)檔案的系列內(nèi)容，構(gòu)建一個(gè)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)。假如要對(duì)有關(guān)信息資料進(jìn)行查找的話，只需輸入關(guān)鍵字即可以獲取信息資源。檔案管理信息系統(tǒng)的操作者應(yīng)該具備極強(qiáng)的技術(shù)操作能力，并具備保密管理意識(shí)，保證對(duì)檔案信息系統(tǒng)的科學(xué)操控。

文書(shū)檔案作為事業(yè)單位社會(huì)管理活動(dòng)當(dāng)中形成的文件資料，記錄的是單位運(yùn)行發(fā)展中的各類信息，具備極高的保存與應(yīng)用價(jià)值，是當(dāng)前檔案管理體系建設(shè)中需要重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容。但是當(dāng)前的時(shí)代背景和發(fā)展環(huán)境都和以往有了很明顯的變化，在信息化時(shí)代做好事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理，就需要轉(zhuǎn)變思路，創(chuàng)新工作方法。事業(yè)單位既要提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，在思想認(rèn)識(shí)上進(jìn)行調(diào)整，又要把正確的思想觀念轉(zhuǎn)化成實(shí)際行動(dòng)，牢牢把握文書(shū)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的方向，以便對(duì)檔案信息的價(jià)值進(jìn)行充分挖掘與利用。

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