辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討

王芳

摘 要：當(dāng)前醫(yī)院的醫(yī)療條件不斷改善，辦公環(huán)境也變得更加現(xiàn)代化，自動化的辦公環(huán)境是現(xiàn)代醫(yī)院的標(biāo)配，對提高檔案管理效率具有良好的作用。醫(yī)院的患者數(shù)量多，保管好患者的檔案，為患者進(jìn)行疾病治療等具有積極的幫助。為此本文結(jié)合辦公自動化環(huán)境的特征和優(yōu)勢來分析醫(yī)院檔案管理的有效方法，致力于將醫(yī)院檔案管理的問題解決，提高醫(yī)院檔案管理的水平。

關(guān)鍵詞：辦公自動化環(huán)境;醫(yī)院檔案管理;應(yīng)對策略

前言：當(dāng)前我國醫(yī)療衛(wèi)生體系的發(fā)展水平在不斷提高，應(yīng)用的科學(xué)技術(shù)在不斷的增多，為此醫(yī)院檔案管理的數(shù)字化更加突出，檔案管理工作開始朝著現(xiàn)代化、電子化以及制度化的方向發(fā)展。醫(yī)院的檔案記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷史，同時也為患者來院診治帶來了方便，為記錄和留存大量醫(yī)療科技成果具有幫助，其為醫(yī)學(xué)工作者開展醫(yī)學(xué)研究，提供了大量的數(shù)據(jù)。為此，加強(qiáng)對醫(yī)院的檔案管理，對醫(yī)院的發(fā)展來說非常重要。辦公自動化的環(huán)境，能夠充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢，繼而實(shí)時在線、大量保存相關(guān)數(shù)據(jù)信息，對醫(yī)院的檔案管理提供了便利。

1 辦公自動化概述

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和更新，辦公自動化越來越普及。自動化的辦公條件實(shí)現(xiàn)要借助計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等設(shè)備，使得辦公室具備網(wǎng)絡(luò)信息傳輸?shù)墓δ?，能夠集信息保存、傳輸、接收等于一體。通過構(gòu)建信息數(shù)據(jù)庫，繼而提高信息傳輸?shù)姆€(wěn)定性與安全性，將傳統(tǒng)辦公模式的缺點(diǎn)糾正和改掉，目前傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公形式開始被取代，具有現(xiàn)代化特色的自動化辦公深入到了社會生活的方方面面。

辦公自動化應(yīng)用在醫(yī)院的檔案管理中，則具有多個方面的好處。首先，由于醫(yī)院作為公共場所，因此患者人數(shù)多，相關(guān)的檔案信息非常多，為了緩解醫(yī)患關(guān)系，需要對患者的病例，醫(yī)生的診治情況進(jìn)行記錄，而紙質(zhì)的記錄不易于保管，通過辦公自動化則能夠提高檔案信息保管的質(zhì)量和安全性，節(jié)省紙質(zhì)資源，繼而達(dá)到環(huán)保、綠色和高效的檔案管理效果;其次，辦公自動化在醫(yī)院檔案管理中便于信息的查找以及輸入，現(xiàn)代社會人必備的一項(xiàng)技能就是應(yīng)用計(jì)算機(jī)，檔案管理實(shí)現(xiàn)辦公自動化，則能夠?yàn)樾畔⒌挠行Р樵兲峁┍憷?，還能夠促進(jìn)信息資源的共享，提高醫(yī)院與部門之間的交流和溝通，增強(qiáng)醫(yī)院檔案資源的利用效率，使得檔案信息能夠存儲更長的時間，并且在存儲形式上也能夠?qū)⑿畔ⅰD片以及視頻等進(jìn)行保存，為檔案管理帶來了極大的方便。

2 辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理存在的問題

2.1 電子存儲的安全性問題

辦公自動化是借助互聯(lián)網(wǎng)來實(shí)現(xiàn)，雖然具有多方面的優(yōu)勢，但是也具有一定的安全問題。因?yàn)獒t(yī)院的檔案屬于比較私密的信息，不能隨意的泄露給其他人，然而網(wǎng)絡(luò)黑客的存在，導(dǎo)致醫(yī)院的檔案信息容易被泄露，患者的私人信息也容易被不法分子所謀獲，當(dāng)前社會中很多電信詐騙就存在盜取醫(yī)院患者信息的問題，引發(fā)了較多的社會問題。

2.2 檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)不一

為了提升檔案管理的效率，則需要 建立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，這樣信息在輸入和查詢上也更加方便。但是當(dāng)前由于醫(yī)院工作人員的素質(zhì)水平存在差異，在檔案保存上參差不一，檔案管理缺乏規(guī)范性，沒有進(jìn)行系統(tǒng)的管理。在辦公自動化的條件下，很多員工僅僅對重要的信息進(jìn)行電子存檔，然而紙質(zhì)原稿卻往往容易忽視。

2.3 檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待增強(qiáng)

檔案管理屬于一項(xiàng)專業(yè)的工作，但是現(xiàn)階段，我國包括學(xué)校等在檔案管理上存在專業(yè)性不足的問題，醫(yī)院的檔案管理在技術(shù)方法、工作原則和采用標(biāo)準(zhǔn)上存在不同，為此也對檔案管理員工的綜合素質(zhì)水平提升提出了更高的要求。老員工采用電子檔案辦公的能力偏弱，只有比較年輕一代的員工對計(jì)算機(jī)技術(shù)掌握比較牢靠，辦公自動化的操作頻率也相對較高。

3 辦公自動化環(huán)境下提高醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的策略

3.1 建立安全防火墻，增強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)的監(jiān)管

安全性是醫(yī)院檔案管理的基本要求，也是維護(hù)患者權(quán)益的重要體現(xiàn)，醫(yī)院在辦公自動化環(huán)境下提高檔案的管理效率，首先要防止檔案數(shù)據(jù)被盜或者丟失的情況出現(xiàn)，避免網(wǎng)絡(luò)黑客對檔案管理系統(tǒng)帶來的攻擊，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)信息出現(xiàn)泄漏，為此要加快建立安全防火網(wǎng)系統(tǒng)，利用更加先進(jìn)的技術(shù)來減少系統(tǒng)存在的漏洞，避免醫(yī)院的信息被盜用。醫(yī)院要加快建立完善的網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督管理系統(tǒng)，通過對網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)進(jìn)行加密處理，設(shè)置安全使用權(quán)限等，以此來降低檔案管理網(wǎng)絡(luò)存在的安全隱患，為醫(yī)院的檔案管理提供一個安全的環(huán)境。同時也要防止人為因素所導(dǎo)致的文檔信息丟失或者損壞，為此要強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督，檔案查詢的人員要進(jìn)行登記，只有享有權(quán)限的人才能夠登錄檔案，繼而提高檔案管理的安全性和可靠性。

3.2 建立統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

要提高電子檔案管理的效率，建立統(tǒng)一的檔案管理與規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，使得文書管理同電子檔案管理具有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。通常情況下，文書管理、檔案管理所屬的部門是不同的，其中文書部門主要對文檔前期工作負(fù)責(zé)，而檔案部門主要是負(fù)責(zé)后期，即對文檔進(jìn)行接收、規(guī)整和管理等，文書與檔案管理都需要建立規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)和體制，這樣二者才能夠有效地配合，提高檔案管理的效率，為醫(yī)院管理提供方便。在制定統(tǒng)一以及規(guī)范的檔案業(yè)務(wù)流程時，要確保管理流程的嚴(yán)格性、規(guī)范性和統(tǒng)一性，加強(qiáng)對工作人員的規(guī)范，增強(qiáng)電子檔案的管理效率。最后，要具備統(tǒng)一的技術(shù)操作標(biāo)準(zhǔn)，包括電子檔案和紙質(zhì)檔案的管理上要使得技術(shù)操作標(biāo)準(zhǔn)是統(tǒng)一的和規(guī)范的。比如在設(shè)計(jì)流程時，要選擇那些性能優(yōu)越且兼容性強(qiáng)的系統(tǒng)，這樣在技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用上則可以提高處理的規(guī)范性。

3.3 增強(qiáng)對工作人員的培訓(xùn)管理，提高綜合素質(zhì)

現(xiàn)階段我國的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展進(jìn)入了新的階段，新技術(shù)和新內(nèi)容在醫(yī)院檔案中的應(yīng)用，則使得檔案管理的效率有待提升。作為醫(yī)院，要加強(qiáng)對工作人員的培訓(xùn)管理，堅(jiān)持把握好檔案管理的人才關(guān)和招聘關(guān)，根據(jù)招聘流程來選拔出經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理人員。另外，要提高對醫(yī)院工作者的培訓(xùn)管理，提高其使用現(xiàn)代化辦公技術(shù)的能力，使在職員工能夠增強(qiáng)對現(xiàn)代檔案管理的認(rèn)知與滲透，結(jié)合現(xiàn)代化的信息管理途徑，全面增強(qiáng)檔案管理的綜合素質(zhì)。

4 結(jié)語

辦公自動化環(huán)境下，醫(yī)院的檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，面臨著比較繁瑣的工作，為此需要醫(yī)院加大在檔案管理辦公自動化方面投入力度，使其具備更加扎實(shí)的技能，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作效率的提升。

參考文獻(xiàn)

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