新時(shí)代大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理信息化建設(shè)研究

摘 要：檔案管理是高校管理工作中不可或缺的重要一部分。就一所高校的發(fā)展來說，檔案管理所發(fā)揮的作用極為顯著，因此我國高校給予了檔案管理工作更多的重視，進(jìn)而在工作中開始廣泛運(yùn)用信息化技術(shù)，運(yùn)用電子介質(zhì)管理檔案，以將檔案管理方式的自動(dòng)化順利實(shí)現(xiàn)。從我國現(xiàn)階段檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，大部分高校引進(jìn)了較為先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，這對(duì)創(chuàng)新檔案管理方式極為有利。鑒于此，本文對(duì)新時(shí)代大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：高校檔案;信息化建設(shè);現(xiàn)狀;對(duì)策

大數(shù)據(jù)已經(jīng)站在時(shí)代的高度給高校教育管理提出新的理念和要求，即是機(jī)遇，又是挑戰(zhàn)。盡管大數(shù)據(jù)在高校教育管理中已經(jīng)不可或缺，但實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)尚且不足，需要一個(gè)長期的過程和足夠的耐心。因此，在實(shí)踐中積極探索，制定切實(shí)有效的制度和辦法，是推動(dòng)和完善高校教育管理信息化建設(shè)路徑的重要舉措。

1 高校檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

1）提高辦公效率。對(duì)于高校傳統(tǒng)的檔案管理，基本上都是以人工和紙質(zhì)檔案管理為主，這樣的方式在管理程序上存在很大的弊端，一方面是檔案的保存限制性因素較多，另一方面就是管理程序較為繁瑣，操作難度較大，比較耗時(shí)耗力，這就使得檔案在使用的過程中存在很嚴(yán)重的安全隱患性。在信息化時(shí)代檔案館與信息化的融合既可以簡(jiǎn)化管理程序，還可以節(jié)省很多的人力物力財(cái)力，在查閱時(shí)也便于尋找。

2）保存的穩(wěn)定性。在很多的情況下，傳統(tǒng)的檔案管理方式，往往都會(huì)受到很多因素的影響，如：環(huán)境濕度、保存條件等，一旦條件不適合很容易使得紙質(zhì)檔案受到不同程度的損害、損耗，檔案管理的整體就會(huì)出現(xiàn)一定的不確定性。但是信息化的應(yīng)用，在很大程度上對(duì)于傳統(tǒng)方式給與最好的彌補(bǔ)，所有的檔案信息基本上都是以電子數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行保存，不會(huì)受到環(huán)境因素的影響，在保存時(shí)間上也可以長時(shí)間的永久性保存，且使用起來也具有很好的便利性，完全提升了檔案保存的穩(wěn)定性。

2 新時(shí)代大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理信息化現(xiàn)狀

1）管理模式有待提高。實(shí)行信息化高校檔案管理是為了更好地進(jìn)行信息的互動(dòng)交流，雖然當(dāng)前高校對(duì)于管理人員都有相關(guān)的培訓(xùn)教學(xué)，但是信息化檔案管理的狀態(tài)還是比較分散的，并未真正形成有效的統(tǒng)一機(jī)體。高校檔案的工作量很大，既有教學(xué)類的檔案也有資源和財(cái)務(wù)檔案等。目前針對(duì)多種類型檔案管理都是呈現(xiàn)單一系統(tǒng)管理，還未有形成整體的管控格局。檔案管理在各自版塊管理的獨(dú)立情況下，難以確保檔案信息的有效共享，對(duì)于高校檔案管理的整體提升都有一定的阻礙作用，這也是高校檔案管理創(chuàng)新值得考慮的方向。

2）建設(shè)投入力度不足。高校檔案管理工作受到多種因素影響，在人員配備、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等方面存在著一定的不足，甚至在一些學(xué)校中并沒有創(chuàng)建檔案館，只是單純進(jìn)行了檔案管理，并配備了幾名工作人員，不僅影響到了檔案館的工作，同時(shí)也影響到了學(xué)校檔案館的發(fā)展。其次，受到經(jīng)費(fèi)限制的影響，使得檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足，工作人員工作效率受到直接影響。在高校檔案信息化建設(shè)發(fā)展中就要從增加服務(wù)器與計(jì)算機(jī)等方面入手，保證硬件與軟件上的合理性。各個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)資金有一定的要求，而高校出于節(jié)約資金等思想，并沒有投入一定資金進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，最終也就降低了信息化程度。

3 高校檔案管理信息化建設(shè)的策略

1）擺正觀念，從思想根源上給予充分的正確認(rèn)知。時(shí)代的發(fā)展催生了大數(shù)據(jù)的產(chǎn)生，促進(jìn)了高等教育系統(tǒng)的優(yōu)化和科學(xué)性。要明確大數(shù)據(jù)的作用、內(nèi)容、優(yōu)勢(shì)，將大數(shù)據(jù)作為收集和分析高校教育管理的資源來源。將大數(shù)據(jù)管理運(yùn)用到高校管理中，形成氛圍，創(chuàng)新改革，保障優(yōu)化，科學(xué)分布，數(shù)據(jù)互融，實(shí)現(xiàn)客觀化、智能化、精細(xì)化、高效化的管理信息系統(tǒng)的建設(shè)。在大數(shù)據(jù)應(yīng)用中，合理科學(xué)的對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，減少和避免信息泄漏，促進(jìn)數(shù)據(jù)資源管理平臺(tái)的穩(wěn)定。

2）構(gòu)建完善的管理機(jī)制。在信息化時(shí)代背景下，要想增強(qiáng)檔案管理工作的有效性，必須積極改革其管理過程，運(yùn)用全面管理的模式。首先，將完善的管理機(jī)制構(gòu)建起來。其主要目的是為高校檔案管理工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，先將標(biāo)準(zhǔn)制定好，和標(biāo)準(zhǔn)相結(jié)合展開管理，有效落實(shí)管理工作。同時(shí)，在管理機(jī)制的影響下，檔案的管理工作逐漸朝著規(guī)范化和系統(tǒng)化的方向發(fā)展，在這一過程中需要將監(jiān)督工作做好，保留資料收集、歸檔和保管等，均要嚴(yán)格遵循相關(guān)要求進(jìn)行管理。其次，對(duì)高質(zhì)量的檔案管理人才進(jìn)行培養(yǎng)。目前，大部分高校檔案是由兼職或非專業(yè)人員進(jìn)行管理，效率較低。所以，在信息化發(fā)展速度日益加快的時(shí)代，要想加強(qiáng)高校檔案管理必須對(duì)業(yè)務(wù)水平較強(qiáng)的專門人才進(jìn)行培養(yǎng)，促進(jìn)其責(zé)任感的增強(qiáng)，使其管理檔案的綜合水平顯著提升，可以借助加大培訓(xùn)力度等方式對(duì)其綜合管理能力進(jìn)行培養(yǎng)，包括重視檔案的保密工作、增強(qiáng)其信息風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)、提高其安全意識(shí)等，以不斷優(yōu)化檔案管理人員的內(nèi)部結(jié)構(gòu)，在將工作人員業(yè)務(wù)能力提高的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行有效優(yōu)化。

3）加快檔案管理信息化步伐。在信息技術(shù)進(jìn)步的社會(huì)環(huán)境下，檔案管理工作的信息化步伐不斷邁進(jìn)，突破傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案以文字和錄像為主的實(shí)質(zhì)性檔案模式，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，將檔案信息進(jìn)行數(shù)字化開發(fā)，并且隨著云存儲(chǔ)的進(jìn)一步發(fā)展，電子信息管理逐漸規(guī)范化，促進(jìn)了高校檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。因此引進(jìn)信息化設(shè)備，使用新型檔案管理軟件，做好數(shù)據(jù)安全管理和備份工作，加快檔案信息化步伐是重中之重。

4）積極開展人才培養(yǎng)工作。為實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化建設(shè)的發(fā)展目標(biāo)，需要從及時(shí)更新管理方法和設(shè)備入手，做好各個(gè)環(huán)節(jié)的優(yōu)化管理，確保及時(shí)性和檔案管理先進(jìn)性，完善管理步驟和環(huán)節(jié)。通過信息化建設(shè)，我們可以更好地管理檔案信息，還可以提高管理能力，保證員工掌握專業(yè)技術(shù)和要求。只有發(fā)揮檔案信息化建設(shè)的效益，才能發(fā)揮檔案管理的作用，促進(jìn)高校的健康發(fā)展。在高校中，要從管理者的角度出發(fā)，確保他們及時(shí)掌握先進(jìn)的管理理念，全面落實(shí)職責(zé)和要求，學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)，積極參與管理。學(xué)校還應(yīng)組織現(xiàn)有員工培訓(xùn)，幫助員工掌握信息管理的重點(diǎn)和重點(diǎn)，通過不斷培訓(xùn)和學(xué)習(xí)成為會(huì)展行業(yè)管理人員。最后，要加大管理者的工作力度，把精力放在工作人員身上，注重檔案管理，解決工作中的問題。

5）檔案信息共享。通過不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，從不同的業(yè)務(wù)單位檔案收集信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的交互。在實(shí)現(xiàn)路徑中，經(jīng)常使用接口方法。例如，通過在Office自動(dòng)化系統(tǒng)中開發(fā)電子存檔接口來實(shí)現(xiàn)文檔的在線存檔，并根據(jù)規(guī)則生成檔案的實(shí)體分類號(hào)及檔案號(hào)，檔案管理系統(tǒng)在線接收至相應(yīng)的業(yè)務(wù)表中，并按要求自動(dòng)生成檔案目錄和掛接全文。歸檔到檔案管理系統(tǒng)的檔案主要包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的發(fā)文管理、收文管理、校內(nèi)請(qǐng)示三個(gè)模塊的文本數(shù)據(jù)。其中，不僅包含正文，而且包含附件、關(guān)鍵字、版本修訂號(hào)等信息。

4 結(jié)束語

高校檔案管理為教學(xué)、科研等工作提供了重要的依據(jù)，對(duì)學(xué)校的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。目前，較多高校的檔案管理仍以手工方式為主，但這些紙質(zhì)檔案資料極易丟失或損壞，不利于檔案資料的完整保存，因此無法為學(xué)校教學(xué)、科研等工作提供強(qiáng)有力的支撐。信息化時(shí)代的到來，高校越來越重視借助信息技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的管理，目前各高校也在逐步實(shí)施紙質(zhì)檔案的電子化工作。通過數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的數(shù)據(jù)信息，是檔案管理信息化工作的重要前提。

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作者簡(jiǎn)介

楊艷婷（1989-），女，江蘇省徐州市，碩士研究生，中國礦業(yè)大學(xué)，研究實(shí)習(xí)員，鹽城工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院。