淺析如何加強(qiáng)事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理

胡素英

摘 要：在任何單位中，檔案管理都是非常重要的一件事。特別是在事業(yè)單位當(dāng)中，檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)、精密、真實(shí)，是能有效促進(jìn)事業(yè)單位順利發(fā)展的重要條件。為了進(jìn)一步加強(qiáng)事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理，事業(yè)單位檔案工作人員應(yīng)該嚴(yán)格管理、減免不必要的錯(cuò)誤，提高效率。

關(guān)鍵詞：檔案管理;事業(yè)單位;嚴(yán)謹(jǐn);規(guī)范化

一個(gè)成熟的工作單位對(duì)于檔案管理這一部分都是特別嚴(yán)格、特別看重的。從單位成立開(kāi)始，每天的日常工作和人員流動(dòng)都會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料，這些資料保存在檔案管理部門中，其中檔案保存事業(yè)單位的工作資料、人員信息等等，這些信息都是事業(yè)單位歷史和發(fā)展的重要部分，是保證工作能夠順利開(kāi)展的重要資源。因此，為了保證事業(yè)單位能夠高效發(fā)展，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理勢(shì)在必行。本文就檔案工作規(guī)范化管理的重要意義及原則內(nèi)容進(jìn)行闡述，并就如何規(guī)范化管理提出強(qiáng)化措施，以促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作順利進(jìn)行。

1 檔案工作規(guī)范化管理的重要意義

1）提供工作的參考資料。事業(yè)單位檔案資料里包含著單位往年所有的工作材料和當(dāng)時(shí)的具體內(nèi)容等等，當(dāng)工作人員需要提供資源的時(shí)候，檔案管理的完整性及規(guī)范性就能起到至關(guān)重要的作用。當(dāng)社會(huì)人員需要幫助時(shí)，檔案部門根據(jù)規(guī)章制度借出紙質(zhì)材料、電子材料，有效地幫助單位完成工作任務(wù)。

同時(shí)檔案也是證明事實(shí)的依據(jù)和證據(jù)，作為原始資料存放保存，在工作參考及法律上都起到很大的作用。在未來(lái)發(fā)生糾紛的時(shí)候，作為法律依據(jù)幫助單位解決糾紛。

2）提高工作的效率。規(guī)范化檔案管理可以確保所有資料及調(diào)動(dòng)都是有條不紊的，調(diào)用資料的時(shí)候只要保證手續(xù)正確憑證齊全，所需要的資料就會(huì)很快的被找出來(lái)提供給工作者作為工作依據(jù)。構(gòu)建完善的工作體系和規(guī)范管理是提高工作效率的重要方法，也是一個(gè)單位能夠健康發(fā)展的重要支撐。假設(shè)檔案管理工作不規(guī)范，對(duì)資料保存丟三落四，登記不完整，沒(méi)有或者難找，就會(huì)對(duì)工作人員造成很大的工作困難，因此，檔案管理工作規(guī)范化能提高工作效率。

2 檔案工作規(guī)范化管理的原則內(nèi)容

檔案管理的基本原則是所有單位檔案管理機(jī)構(gòu)都需要遵從的，被一個(gè)負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)，然后分級(jí)分層逐一管理，管理過(guò)程中保證內(nèi)容的完整和機(jī)密性，以便社會(huì)人員使用。檔案管理的基本原則總的來(lái)說(shuō)就是統(tǒng)一制度、規(guī)劃、監(jiān)督指導(dǎo)、集中管理檔案實(shí)體。

1）統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)一制度。檔案管理過(guò)程當(dāng)中，單位制定的檔案計(jì)劃和制度都是全員遵守、全員執(zhí)行的，為了嚴(yán)格管理檔案，減少內(nèi)部不同部門的管理矛盾，保證統(tǒng)一性，單位的所有人都應(yīng)該了解規(guī)章制度，知道自己所在崗位的職責(zé)，清楚自己的任務(wù)。這樣，在單位發(fā)展的過(guò)程中才能減少許多不必要的麻煩和精力，單位才能良性發(fā)展，此外，單位發(fā)展所制定的計(jì)劃方針，每個(gè)工作崗位的具體工作內(nèi)容都應(yīng)該是統(tǒng)一的，需一致向前。

2）統(tǒng)一業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)。不管任何單位，都是遵循國(guó)家有關(guān)部門制定的規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理的，在不違反國(guó)家規(guī)定的同時(shí)，制定單位的制度和措施，并且在所有部門和單位下監(jiān)督指導(dǎo)完成。比如檔案的存放，必須按照業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，寫(xiě)明清楚時(shí)間地址、資料內(nèi)容、存放時(shí)間、是否完結(jié)歸檔等等。

3）集中管理檔案實(shí)體。單位里不管什么資料，必須有實(shí)體或者必要的載體實(shí)物，這些必須全部交到檔案管理機(jī)構(gòu)中進(jìn)行統(tǒng)一管理，通過(guò)管理分類、組織分類將資料全部放入有效的管理機(jī)構(gòu)中。按照規(guī)定，檔案管理的文件必須是原始文件，內(nèi)容真實(shí)有效，電子內(nèi)容確保不會(huì)被泄露，對(duì)不同的資料用不同的方法進(jìn)行保存，確保不會(huì)出現(xiàn)失誤。

3 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化的措施和研究

1）提高管理重視性。事業(yè)單位所有領(lǐng)導(dǎo)人員和全體員工都應(yīng)該對(duì)檔案管理有足夠的重視，這是規(guī)范檔案管理的重要保證，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理重視時(shí)，便會(huì)對(duì)規(guī)則加強(qiáng)維護(hù)，員工也會(huì)規(guī)范自己的行為，對(duì)規(guī)章制度上嚴(yán)格遵循。同時(shí)，單位領(lǐng)導(dǎo)在這一方面也應(yīng)該明確獎(jiǎng)罰制度，來(lái)提高工作人員的工作積極性，宣傳檔案的規(guī)范性和重要性，讓大家知道檔案管理規(guī)范化后對(duì)工作的幫助，從而提高員工的檔案管理意識(shí)。比如每季度定一個(gè)優(yōu)秀指標(biāo)，對(duì)優(yōu)秀員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，通過(guò)對(duì)優(yōu)秀員工的宣傳，鼓勵(lì)其他員工進(jìn)行積極競(jìng)爭(zhēng);同時(shí)對(duì)失誤、故意損壞或者長(zhǎng)期不規(guī)范的員工進(jìn)行指導(dǎo)教育，修正錯(cuò)誤行為。

2）加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的管理。檔案管理工作人員是最經(jīng)常接觸這些資料的人，管理人員的專業(yè)化和嚴(yán)謹(jǐn)性，是保證規(guī)范的重要點(diǎn)。針對(duì)這一方面，事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)監(jiān)督和檢查，讓檔案管理工作人員多學(xué)新知識(shí)、新理論，促進(jìn)工作人員的專業(yè)性，對(duì)員工定期進(jìn)行政治培訓(xùn)和專業(yè)培訓(xùn)，定期對(duì)員工進(jìn)行考核保證員工工作質(zhì)量。同時(shí)對(duì)于工作優(yōu)秀的檔案管理員工進(jìn)行鼓勵(lì)獎(jiǎng)勵(lì)，讓員工們充滿積極性。制定明確的規(guī)章制度，按照規(guī)范進(jìn)行管理，對(duì)于不專業(yè)、利用檔案管理牟取利益的人嚴(yán)加批評(píng)和懲罰，確保獎(jiǎng)罰分明。

3）完善檔案制度管理體系。檔案管理應(yīng)該跟隨時(shí)代的發(fā)展改變完善管理體系，以管理制度為標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)一些落后制度進(jìn)行申請(qǐng)修改。就如過(guò)去檔案管理的資料都是紙質(zhì)版的，具有唯一確定性?，F(xiàn)在社會(huì)科技發(fā)展迅速，電子版、視頻、U盤等等也加入了檔案管理當(dāng)中，但是因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)信息的開(kāi)放性，資料安全性非常成問(wèn)題。所以，針對(duì)許多這樣類似的問(wèn)題，要根據(jù)實(shí)際情況，根據(jù)國(guó)家對(duì)檔案管理的制定，完善優(yōu)化單位的檔案管理體系，對(duì)舊的管理制度進(jìn)行去除。完善的檔案管理制度對(duì)員工能起到正能量的作用，明確規(guī)章制度知道員工什么該做什么不該做，有實(shí)際的依據(jù)就會(huì)減少失誤。

4）加強(qiáng)檔案管理規(guī)范。檔案管理人員必須具有保密意識(shí)，也應(yīng)該具有專業(yè)性，對(duì)于檔案管理具有重要意義。根據(jù)國(guó)家管理制度，對(duì)單位檔案資料進(jìn)行定期的清理和保存，對(duì)管理保存期限定期進(jìn)行清理，同時(shí)定期查看檔案的完整性，確保不會(huì)被損壞。對(duì)一些機(jī)密或者密級(jí)檔案采取保密措施，對(duì)出現(xiàn)檔案借調(diào)轉(zhuǎn)移進(jìn)行登記，寫(xiě)明何人借調(diào)、何時(shí)歸還、借調(diào)的檔案內(nèi)容等等，所有工作人員都應(yīng)該嚴(yán)格遵守規(guī)則，工作也要按照規(guī)定的流程進(jìn)行。

5）引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備。在以前的檔案管理的時(shí)候，很多資料在長(zhǎng)時(shí)間的保存和借調(diào)下，受到不可抗力的損壞和遺失，同時(shí)在尋找資料的時(shí)候非常麻煩，需要消耗大量時(shí)間精力。如今可以緊跟時(shí)代的步伐，引進(jìn)檔案管理配套的設(shè)備，對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)保存，將查詢資料的任務(wù)引入計(jì)算機(jī)中，這樣就能明顯的提高檔案管理效率，提高工作效率，減少不必要的勞動(dòng)力，加強(qiáng)資料的完整保存。比如檔案密集柜，里面功能有除濕加濕，分為手動(dòng)自動(dòng)等等。保存檔案，更新設(shè)備這也是加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的重要方法。

4 結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)種種措施加強(qiáng)事業(yè)檔案管理來(lái)看，檔案管理非常嚴(yán)謹(jǐn)煩瑣，想要提高工作效率，就要根據(jù)實(shí)際情況對(duì)管理制度、管理人員進(jìn)行規(guī)范操作和管理。加強(qiáng)管理意識(shí)，利用設(shè)備有效快速地幫助管理人員管理檔案。同時(shí)提高全體工作人員的檔案保護(hù)意識(shí)，才能讓檔案管理工作順利進(jìn)行，讓單位健康發(fā)展。

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