基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)途徑淺析

摘 要：在基層的事業(yè)單位中，檔案管理是重要的基本工作內(nèi)容，檔案的類型豐富，應(yīng)用目的也存在著差異。因此，在以往的工作中，由于檔案管理的復(fù)雜性，導(dǎo)致檔案管理的工作進(jìn)行具有一定的難度。信息化時代中，應(yīng)用信息化的工具能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案管理工作的優(yōu)化?；诖?，本文結(jié)合目前基層事業(yè)單位中，檔案管理工作存在的一般性問題，對檔案管理的現(xiàn)代化途徑進(jìn)行分析，旨在通過對檔案管理工作的技術(shù)優(yōu)化，實現(xiàn)總體工作水平的提升。

關(guān)鍵詞：基層事業(yè)單位;檔案管理工作;現(xiàn)代化實現(xiàn)途徑

在信息化的時代中，各個行業(yè)中工作的方式都受到信息技術(shù)的影響，檔案管理工作具有一定的特殊性，檔案的管理是對于各種文檔的整理，在需要應(yīng)用檔案的情況下，也要迅速的將檔案進(jìn)行調(diào)出。信息化的時代中，檔案管理工作可以應(yīng)用信息化的手段，實現(xiàn)工作的簡化。在工作的過程中，根據(jù)工作的需求，展開檔案管理的優(yōu)化，使得信息技術(shù)與檔案管理工作之間結(jié)合的更為緊密。

1 目前基層事業(yè)單位檔案管理工作集中存在的問題

1.1 管理制度與現(xiàn)有的狀況不適應(yīng)

事業(yè)單位作為一種較為特殊的單位，對于社會中各項事業(yè)的穩(wěn)定一直發(fā)揮作用，事業(yè)單位的設(shè)立時間一般較早。在設(shè)立與建設(shè)階段中，各種規(guī)整制度的制定較為完善。因此，在現(xiàn)有的工作環(huán)境下，許多事業(yè)單位中仍舊按照以往的制度進(jìn)行運(yùn)行。檔案的管理制度，與現(xiàn)有工作狀況與工作技術(shù)之間出現(xiàn)了不適應(yīng)的狀況。

1.2 事業(yè)單位對檔案管理工作的重視程度不足

事實上，通過各種檔案，能夠取得的信息極為豐富。然而，由于事業(yè)單位中的領(lǐng)導(dǎo)層，普遍對檔案管理工作重視的程度有所不足，導(dǎo)致在檔案的管理中，投入的資金力度不足，設(shè)備的更新緩慢現(xiàn)代化工作進(jìn)行受到現(xiàn)實原因的阻滯。上級領(lǐng)導(dǎo)的管理中不重視，導(dǎo)致其他部門中對于檔案管理工作的配合程度也存在不足。

1.3 設(shè)備與信息系統(tǒng)的建設(shè)存在不足

在目前的情況下，各個事業(yè)單位中，應(yīng)用與檔案管理的信息設(shè)備一般可以滿足工作的需求，在極為個別的情況下，由于受到不同因素的影響，也會存在一些單位中基礎(chǔ)的檔案管理信息設(shè)備不足。檔案管理工作，需要根據(jù)不同基層事業(yè)單位中的工作面向，進(jìn)行資料的收集與整理，因此所需要的信息化系統(tǒng)也存在差異，從中整體的角度進(jìn)行分析，信息化系統(tǒng)建設(shè)存在不足。

1.4 檔案管理工作中人才不足

由于檔案管理工作未能受到重視，導(dǎo)致在檔案管理工作人才引進(jìn)中，事業(yè)單位對人才引進(jìn)重視有限。甚至在一些單位中，出現(xiàn)了人員不足的情況。另外，在信息化的建設(shè)中，需要人才所具有的技術(shù)也是有所區(qū)別的，原有的技術(shù)結(jié)構(gòu)，不能夠滿足現(xiàn)階段檔案管理工作現(xiàn)代化的需求。

2 基層事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化實現(xiàn)途徑

2.1 更新完善檔案的管理制度

在檔案管理制度的更新與完善過程中，要避免對前一階段中的各種制度完全改變，需要對其中仍舊可以使用的部分進(jìn)行保留。例如，在檔案應(yīng)用的過程中，需要遵循嚴(yán)格的手續(xù)進(jìn)行檔案的調(diào)動，避免在應(yīng)用過程中對檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性產(chǎn)生影響。完善與更新的檔案管理制度，主要是重視對信息化技術(shù)的應(yīng)用。信息化技術(shù)能夠使得檔案管理的工作實現(xiàn)脫離紙質(zhì)檔案的目標(biāo)，這種目標(biāo)的實現(xiàn)，需要不同階段的檔案管理工作有所配合，例如，在檔案的收錄階段中，就需要做好相應(yīng)的信息化檔案整理的過程。在目前的情況下，完全脫離紙質(zhì)檔案的條件仍舊不成熟，需要相互交叉應(yīng)用，紙質(zhì)檔案作為一般的保存性資料，在應(yīng)用或者檔案借出的過程中，都需要更為重視電子檔案的應(yīng)用。

2.2 提升對檔案管理工作的重視

應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案的管理工作，不僅能實現(xiàn)原有管理工作的目的，還能夠使得檔案的應(yīng)用更為便利。在管理工作的過程中，檔案管理的人員，可以根據(jù)該單位中工作的具體狀況，對相應(yīng)的資料進(jìn)行整理。其中包括應(yīng)用信息技術(shù)，對檔案整體狀況的各種數(shù)據(jù)等進(jìn)行整理。這種整理的過程，能夠使得檔案管理的工作為單位中領(lǐng)導(dǎo)層的一些決策提供相關(guān)的參考。為此，最為事業(yè)單位的管理人員，要更為重視檔案的管理工作，在檔案管理的工作中，根據(jù)工作發(fā)展的需求，進(jìn)行相關(guān)的資金審批，應(yīng)用于其中的是設(shè)備更新、人員等。同時，要對各個部門中對檔案管理工作的配合程度進(jìn)行優(yōu)化，確保檔案管理工作基本程序的順利。

2.3 完善設(shè)備與信息化系統(tǒng)的建設(shè)

在設(shè)備的完善中，主要需要地方的事業(yè)單位管理者審批資金，進(jìn)行設(shè)備的購置即可。選擇性能優(yōu)良、穩(wěn)定的設(shè)備，作為事業(yè)單位中信息化工作的展開基礎(chǔ)。一些單位中，需要管理的檔案內(nèi)容較為復(fù)雜，數(shù)量較多，需要專門購置更為穩(wěn)定的存儲設(shè)備。在信息化系統(tǒng)的建設(shè)中，可以根據(jù)事業(yè)單位中工作的面向，進(jìn)行個性化的信息化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)。如果工作的中檔案管理的需求較少，或者是應(yīng)用現(xiàn)有的較為成熟的系統(tǒng)就可以滿足檔案管理的需求，可以選擇引進(jìn)其他事業(yè)單位中應(yīng)用較為成熟的檔案管理系統(tǒng)。這種形式的系統(tǒng)應(yīng)用，可以借鑒的經(jīng)驗較為豐富，同時應(yīng)用的空間較廣，能夠在整體上節(jié)約檔案管理工作中資金的應(yīng)用。

2.4 強(qiáng)化對人才的引進(jìn)以及人才的培養(yǎng)

在人才的引進(jìn)中，事業(yè)單位的檔案管理工作可以選擇具有信息技術(shù)相關(guān)專業(yè)背景的人才，作為檔案管理中需要應(yīng)用的專業(yè)性人才。另外，在目前的各大高校中，也設(shè)置了檔案管理工作的相關(guān)課程，在接受教育的過程中，這些人才受到了較好的理論知識與檔案管理的工作技能訓(xùn)練。因此，選擇具有專業(yè)檔案管理背景的人才，作為事業(yè)單位中的人才補(bǔ)充，也能夠?qū)n案管理工作的進(jìn)步產(chǎn)生積極影響。對于原有的工作人員，其所具有的工作經(jīng)驗是寶貴的。為了使得原有工作人員的信息化檔案管理技術(shù)有所提升，在工作的過程中，可以通過對這些人員進(jìn)行集中的培訓(xùn)，使得其專業(yè)的技能得到提升，能夠滿足于現(xiàn)階段的檔案管理工作。例如，在更新檔案管理信息化系統(tǒng)的過程中，對工作人員進(jìn)行整體工作水平提升的培訓(xùn)。

3 結(jié)束語

在基層事業(yè)單位中，檔案管理的工作具有重要的作用，檔案管理工作的現(xiàn)代化途徑實現(xiàn)策略，需要從現(xiàn)有的問題中進(jìn)行分析，結(jié)合問題提出現(xiàn)代化的實現(xiàn)途徑。其中最為重要的是，重視信息技術(shù)與檔案管工作的結(jié)合。在管理方式、管理制度、設(shè)備應(yīng)用與人才引進(jìn)、人才培養(yǎng)上，給予更多的關(guān)注，改善現(xiàn)有的檔案管理工作問題，使得實現(xiàn)檔案工作更為方便與快捷，最大程度上提高檔案管理的效率，充分發(fā)揮檔案工作的應(yīng)用價值，提升檔案管理工作的整體水平。

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作者簡介

孫雅媛（1972-），女，漢族，遼寧朝陽縣人，朝陽縣凌河保護(hù)區(qū)管理局，檔案館員。