以信息化為載體實(shí)現(xiàn)醫(yī)院干部人事檔案精細(xì)化管理

黃富才

【摘要】醫(yī)院干部人事管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的醫(yī)院管理工作，精細(xì)化的人事檔案管理對(duì)醫(yī)院人力資源調(diào)配和人才儲(chǔ)備有著積極的促進(jìn)作用。本文圍繞醫(yī)院干部人事檔案管理展開(kāi)論述，分析醫(yī)院實(shí)施干部人事檔案精細(xì)化管理工作的必要性，指出檔案管理現(xiàn)狀及存在問(wèn)題，提出以信息化為載體實(shí)現(xiàn)醫(yī)院精細(xì)化管理干部人事檔案的途徑，為提升醫(yī)院干部人事檔案精細(xì)化管理提供參考。

【關(guān)鍵詞】信息化;醫(yī)院;干部人事檔案;精細(xì)化管理

不管是醫(yī)院人才的招聘、選拔，還是崗位競(jìng)爭(zhēng)、職級(jí)評(píng)定，都需要以干部人事檔案為參考依據(jù)，醫(yī)院干部人事檔案在人員流動(dòng)過(guò)程中發(fā)揮著重要的憑證作用。信息化干部人事檔案是一種新型的檔案資料形式，將互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體、數(shù)字信息存貯、通信等先進(jìn)技術(shù)運(yùn)用到醫(yī)院干部人事檔案管理工作中，能有效提升醫(yī)院干部人事檔案資料開(kāi)發(fā)、管理以及利用效率。精細(xì)化的檔案管理理念進(jìn)一步細(xì)化檔案管理工作，明確管理責(zé)任和相關(guān)流程，使醫(yī)院干部人事檔案管理工作更規(guī)范化。信息化建設(shè)為醫(yī)院實(shí)施精細(xì)化干部人事檔案管理工作提供技術(shù)保障，通過(guò)資源共享促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療、科研等各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展。

一、醫(yī)院實(shí)施精細(xì)化干部人事檔案管理的必要性

醫(yī)院干部人事檔案精細(xì)化管理的實(shí)現(xiàn)前提是信息化建設(shè)。傳統(tǒng)檔案管理模式下的醫(yī)院干部人事檔案資料不完整且檔案資料信息反饋存在明顯的滯后性，不利于開(kāi)展精細(xì)化的檔案資料管理?；ヂ?lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、可視化等技術(shù)的發(fā)展為醫(yī)院建設(shè)信息化的干部人事檔案精細(xì)化管理提供可能，在這些技術(shù)的加持下，醫(yī)院干部人事檔案管理工作必將更加科學(xué)、高效。以信息化建設(shè)為載體實(shí)施醫(yī)院干部人事檔案精細(xì)化管理十分必要，集中體現(xiàn)在以下三個(gè)方面。

（一）提升醫(yī)院干部人事檔案管理效率和質(zhì)量。在醫(yī)院干部人事檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)最突出的優(yōu)勢(shì)就是提升醫(yī)院檔案管理效率和質(zhì)量。信息技術(shù)是開(kāi)展精細(xì)化干部人事檔案管理工作的基礎(chǔ)。精細(xì)化的檔案管理不僅會(huì)進(jìn)一步細(xì)化檔案管理的目標(biāo)和流程，還會(huì)落實(shí)相關(guān)的管理責(zé)任，一定程度上增加了醫(yī)院干部人事檔案管理工作任務(wù)。醫(yī)院必須在有效的人力投入情況下提高檔案管理效率和質(zhì)量，才能保證精細(xì)化管理理念真正落到實(shí)處。在精細(xì)化管理理念的指引下，將互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)運(yùn)用到醫(yī)院干部人事檔案管理精細(xì)化管理中，提升醫(yī)院干部人事檔案的利用效率。

（二）滿足現(xiàn)代化檔案管理工作的需求。我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生體系不斷優(yōu)化完善，醫(yī)院干部人事檔案資料的數(shù)量和種類(lèi)不斷增加，醫(yī)院干部人事檔案規(guī)模十分龐大。加上醫(yī)療人才的流動(dòng)，檔案數(shù)據(jù)不斷變化，傳統(tǒng)的人事檔案管理方法劣勢(shì)逐漸凸顯，難以有效滿足醫(yī)院對(duì)干部人事檔案資料的需求。在實(shí)施信息化醫(yī)院干部人事檔案管理的同時(shí)，兼用精細(xì)化的檔案管理方法，避免出現(xiàn)檔案資料雜亂無(wú)序的情況。

（三）有利于醫(yī)院改革檔案管理模式。傳統(tǒng)的醫(yī)院干部人事檔案管理采取的是粗放式的管理方法，有悖于醫(yī)院檔案管理工作的改革目標(biāo)。在醫(yī)院人事檔案管理過(guò)程中，嚴(yán)格按照管理制度對(duì)檔案資料的識(shí)別、收集、整理、歸檔等工作進(jìn)行細(xì)化，銜接好各個(gè)環(huán)節(jié)，有利于規(guī)避管理過(guò)程中可能出現(xiàn)的漏洞。

二、醫(yī)院干部人事檔案管理現(xiàn)狀及問(wèn)題

（一）醫(yī)院人事干部檔案管理現(xiàn)狀。醫(yī)院干部人事檔案管理工作內(nèi)容主要是收集、整理、歸檔、調(diào)用各種形式的干部人事檔案資料。醫(yī)院干部人事檔案包括醫(yī)院內(nèi)部醫(yī)護(hù)人員的個(gè)人信息、政治面貌、學(xué)歷層次、工作評(píng)語(yǔ)、獎(jiǎng)懲情況、工資及任免等信息，為醫(yī)院開(kāi)展醫(yī)護(hù)人員的考察工作提供參考依據(jù)。醫(yī)院告別傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，建設(shè)信息化干部人事檔案管理系統(tǒng)，實(shí)施數(shù)字化的檔案資料管理，在專(zhuān)門(mén)的信息系統(tǒng)中開(kāi)展具體的干部人事檔案管理工作。這種形式能有效規(guī)避紙質(zhì)檔案易損毀、丟失等問(wèn)題，縮減檔案的存儲(chǔ)空間，降低維護(hù)檔案的成本。在信息系統(tǒng)中更新和調(diào)用檔案資料，操作更便捷，效果更高，而且系統(tǒng)還會(huì)自動(dòng)記錄檔案的查閱記錄。據(jù)相關(guān)統(tǒng)計(jì)顯示，我國(guó)超過(guò)85%的醫(yī)護(hù)人員曾經(jīng)調(diào)換過(guò)工作單位，干部人事檔案資料調(diào)閱頻繁。醫(yī)院內(nèi)部管理是在掌握人事流動(dòng)信息基礎(chǔ)上開(kāi)展的，及時(shí)有效地獲取干部人事檔案資料有利于提升醫(yī)院人力資源決策的有效性。目前，很多醫(yī)院已經(jīng)啟動(dòng)數(shù)字化的檔案管理改革方案，但是在整理和利用檔案的過(guò)程中，存在檔案管理員專(zhuān)業(yè)能力不強(qiáng)、信息技術(shù)落后等問(wèn)題，信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)尚未完全發(fā)揮出來(lái)。

（二）醫(yī)院干部人事檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題。醫(yī)院干部人事檔案管理工作過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題主要集中在以下幾方面：一是檔案利用率不高。在以信息化建設(shè)為載體的醫(yī)院干部人事檔案管理過(guò)程中存在“重建設(shè)、輕管理”的問(wèn)題，很多醫(yī)院在完成干部人事電子化的創(chuàng)建后并沒(méi)有很好地利用這些檔案。據(jù)統(tǒng)計(jì)，超過(guò)80%的醫(yī)護(hù)人員不清楚干部人事檔案的具體運(yùn)行情況，約20%的醫(yī)護(hù)人員尚未意識(shí)到干部人事檔案的重要性，幾乎沒(méi)有人主動(dòng)去查看和利用醫(yī)院干部人事檔案資料。二是干部人事檔案歸檔存在問(wèn)題。一般情況下，醫(yī)院參照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等文件開(kāi)展干部人事檔案的歸檔工作，在歸檔過(guò)程中，按照檔案的類(lèi)別將不同的資料歸入相應(yīng)的檔案類(lèi)別中，進(jìn)而反映醫(yī)院干部人事信息。醫(yī)院是知識(shí)密集型組織，必須詳細(xì)記錄醫(yī)護(hù)人員學(xué)歷層次、進(jìn)修經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力等信息，但是當(dāng)前很多醫(yī)院的干部人事檔案信息并不完善，歸檔內(nèi)容不細(xì)致。三是檔案管理員信息技術(shù)掌控能力不強(qiáng)。在干部人事檔案信息化建設(shè)、發(fā)展過(guò)程中，檔案管理員必須具備良好的信息操作技能，但是在檔案管理實(shí)踐過(guò)程中，很多管理員缺乏應(yīng)有的檔案信息管理技能，不重視自身信息素養(yǎng)的培養(yǎng)和提升。

三、醫(yī)院實(shí)現(xiàn)精細(xì)化干部人事檔案管理的途徑

（一）高效利用醫(yī)院干部人事檔案信息管理系統(tǒng)。醫(yī)院干部人事檔案資料產(chǎn)生和利用牽涉醫(yī)院的各個(gè)部門(mén)、各個(gè)科室，但檔案管理工作一般由專(zhuān)職人員負(fù)責(zé)。在傳統(tǒng)的干部人事檔案創(chuàng)建和利用過(guò)程中，不同部門(mén)和科室間信息傳遞效率低，干部人事檔案管理難度大，降低了醫(yī)院干部人事檔案信息的質(zhì)量。為此，醫(yī)院可以建立統(tǒng)一的干部人事檔案信息管理系統(tǒng)，連接各部門(mén)、各科室的信息管理系統(tǒng)，提升干部人事檔案跨部門(mén)分享率。為保障干部人事檔案安全，醫(yī)院可以在系統(tǒng)中設(shè)置管理權(quán)限。醫(yī)院可以在干部人事檔案管理系統(tǒng)中統(tǒng)計(jì)、計(jì)算、分析檔案資料信息，提升醫(yī)院人力資源管理效率。例如想調(diào)取和利用基礎(chǔ)檔案資料時(shí)可以通過(guò)系統(tǒng)中的檢索功能，快速準(zhǔn)確地鎖定目標(biāo)檔案，并將檔案信息傳輸給相應(yīng)的科室。信息系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)記錄檔案調(diào)用的全過(guò)程，包括檔案的去向、經(jīng)辦人等，避免干部人事檔案信息的泄漏和丟失。醫(yī)院建立干部人事檔案管理系統(tǒng)不僅可以提升干部人事檔案管理效率，還可以提升檔案監(jiān)管工作質(zhì)量。在傳統(tǒng)的醫(yī)院干部人事檔案管理工作中往往缺乏有效的監(jiān)督管理工具，檔案管理規(guī)范及精細(xì)化程度不夠。醫(yī)院可以以干部人事檔案管理系統(tǒng)為載體，落實(shí)檔案管理責(zé)任，進(jìn)而提升檔案的利用率。還可以在系統(tǒng)中設(shè)置檔案管理利用績(jī)效目標(biāo)，制定獎(jiǎng)懲機(jī)制，調(diào)動(dòng)檔案管理員工作的積極性，保障人事檔案管理工作質(zhì)量。若檔案管理員發(fā)現(xiàn)檔案問(wèn)題，可以通過(guò)系統(tǒng)直接與相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行溝通，及時(shí)修正和更新檔案信息，保障醫(yī)護(hù)人員正常使用干部人事檔案。干部人事檔案管理系統(tǒng)將醫(yī)院人事檔案管理制度落到實(shí)處，在細(xì)化檔案管理內(nèi)容和職責(zé)的同時(shí)動(dòng)態(tài)監(jiān)督干部人事檔案的管理和利用情況。

（二）以干部人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)優(yōu)化歸檔工作。為提升干部人事檔案管理和利用效率，醫(yī)院應(yīng)積極探索信息化技術(shù)在本院干部人事檔案管理工作中的應(yīng)用，從根源上改革干部人事檔案管理模式。目前很多醫(yī)院存在干部人事檔案資料歸檔內(nèi)容單一、關(guān)鍵檔案數(shù)據(jù)缺失等問(wèn)題，傳統(tǒng)的人事檔案管理難以有效處理人事檔案中數(shù)量較多的異構(gòu)數(shù)據(jù)。從技術(shù)角度看，醫(yī)院可以利用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，統(tǒng)一處理不同種類(lèi)的干部人事檔案數(shù)據(jù)。新時(shí)代背景下，醫(yī)院干部人事檔案管理工作不得不面臨很多現(xiàn)實(shí)的問(wèn)題，比如信息數(shù)量規(guī)模大、信息變化快、數(shù)據(jù)提取和使用難度高等。大數(shù)據(jù)技術(shù)為解決這些問(wèn)題提供了突破口，醫(yī)院可以通過(guò)干部人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立統(tǒng)一存貯和管理干部人事檔案數(shù)據(jù)信息。大數(shù)據(jù)技術(shù)可以在海量的電子檔案資料中提取干部人事檔案數(shù)據(jù)，干部人事檔案管理員不用多次錄入檔案信息，減少檔案管理員的工作量，提升檔案管理效率。此外在檔案信息歸檔過(guò)程中，數(shù)據(jù)庫(kù)可以通過(guò)信息對(duì)比自動(dòng)識(shí)別檔案是否存在缺損項(xiàng)，橫向?qū)Ρ炔煌蛻?hù)檔案信息，判別檔案質(zhì)量，篩選并剔除不真實(shí)或者記錄模糊的檔案數(shù)據(jù)。一旦干部人事檔案信息發(fā)生改變，大數(shù)據(jù)可以第一時(shí)間對(duì)已存儲(chǔ)檔案信息進(jìn)行更新，確保醫(yī)院干部人事檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性和有效性。

（三）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)以及信息資源投入。醫(yī)院在建設(shè)干部人事檔案信息化管理過(guò)程中應(yīng)重視對(duì)檔案管理員的培養(yǎng)。醫(yī)院可以圍繞干部人事檔案信息化組織專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)活動(dòng)，讓檔案管理員掌握干部人事檔案信息管理系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫(kù)的具體操作方法，解決當(dāng)前存在的檔案管理員信息素質(zhì)低的問(wèn)題。此外醫(yī)院可以根據(jù)檔案管理工作實(shí)踐情況制定檔案精細(xì)化管理制度，在檔案管理員績(jī)效考核中加入信息化培訓(xùn)相關(guān)內(nèi)容。若干部人事檔案員未能通過(guò)培訓(xùn)考核，應(yīng)開(kāi)展相應(yīng)的專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)。若檔案管理員仍舊不能掌握正確的操作方法，可以調(diào)崗處理，同時(shí)招錄綜合型檔案管理員，滿足數(shù)字化干部人事檔案管理工作需要。醫(yī)院更新升級(jí)干部人事檔案管理系統(tǒng)后應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)的實(shí)訓(xùn)活動(dòng)，盡可能降低因人員操作失誤帶來(lái)的不良影響。

就當(dāng)前醫(yī)院使用的干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)配套軟硬件而言，很多醫(yī)院沒(méi)有達(dá)到可以使用大數(shù)據(jù)技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)。醫(yī)院可以適當(dāng)增加信息化建設(shè)成本，淘汰老舊設(shè)備設(shè)施，請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人員設(shè)計(jì)操作便捷的管理系統(tǒng)，簡(jiǎn)化信息化干部人事檔案工作流程。在有限的資金投入情況下，醫(yī)院可以?xún)?yōu)化考慮租用云端服務(wù)器，在不影響干部人事檔案管理效率和質(zhì)量的情況，降低硬件成本。此外，醫(yī)院還可以設(shè)立干部人事檔案管理專(zhuān)項(xiàng)資金，實(shí)施專(zhuān)款專(zhuān)用，跟蹤資金使用動(dòng)向，為醫(yī)院干部人事檔案管理信息化建設(shè)提供資金支持。

信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院干部人事檔案精細(xì)化管理的有效手段，在信息技術(shù)支持下，醫(yī)院干部人事檔案管理工作必將更高效、高質(zhì)。醫(yī)院應(yīng)立足于干部人事檔案管理工作實(shí)踐，建設(shè)信息化干部人事檔案管理系統(tǒng)，將先進(jìn)的信息技術(shù)運(yùn)用到醫(yī)院干部人事檔案管理中，提升醫(yī)院人事檔案管理工作效率，保障醫(yī)院人力資源管理工作質(zhì)量。

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