當(dāng)前人事檔案管理發(fā)展方向探索

韓平

【摘要】通過改革和創(chuàng)新人事管理檔案系統(tǒng)，優(yōu)化人事檔案處理，保證文件的真實(shí)有效，是提高企事業(yè)人力資源管理水平的重要途徑。本文介紹了人事檔案管理的發(fā)展方向，對(duì)人事檔案的未來發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行了闡述，通過提高互聯(lián)網(wǎng)的運(yùn)用，從而使人事檔案管理工作朝著更加標(biāo)準(zhǔn)化和實(shí)用的方向發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】人事檔案;弊端;發(fā)展探索;新要求

總的來說，檔案工作的價(jià)值取向與社會(huì)的基本價(jià)值觀是一致的。傳統(tǒng)道德觀念深刻影響著檔案從業(yè)人員，從道德的方面來看，能夠穩(wěn)定以及不斷地左右人事檔案工作人員的認(rèn)知，進(jìn)而協(xié)調(diào)人與社會(huì)、人與國家、人與人以及不同階層的利益。因此，它依賴于這樣的觀念存在著，要求從業(yè)人員必須高效履行職責(zé)，不損害別人利益，并在檔案管理的利益與用戶的利益之間取得平衡。由于道德標(biāo)準(zhǔn)的作用，顯示從業(yè)人員的工作平穩(wěn)性和對(duì)利益方面欲求的持續(xù)平衡。

現(xiàn)今對(duì)檔案管理工作人員的評(píng)價(jià)多數(shù)基于道德標(biāo)準(zhǔn)?！澳瑹o聞”“橋梁”和“為他人奉獻(xiàn)”等這些詞語都強(qiáng)調(diào)了檔案工作者的勤奮、犧牲、奉獻(xiàn)的人格本質(zhì)，如果忽略了這一點(diǎn)，從根本上模糊了檔案管理工作人員的心理特征。社會(huì)上許多人說，檔案管理工作地位低、待遇差，但是檔案管理工作人員對(duì)檔案整理的細(xì)心和對(duì)利用者服務(wù)的耐心，對(duì)檔案事業(yè)的奉獻(xiàn)精神確實(shí)讓人感動(dòng)。實(shí)際上，這種道德理想優(yōu)于物質(zhì)利益價(jià)值的追求充分反映了中國文化蓬勃發(fā)展的基本精神。不僅塑造了檔案管理工作人員的整體風(fēng)貌，也是檔案管理工作人員的共同心態(tài)。

人事檔案是為企事業(yè)單位建立有效的員工檔案記錄，并有效記錄他們的完整信息，可以讓領(lǐng)導(dǎo)者有依據(jù)地從各個(gè)角度去了解員工的狀態(tài)，是提拔重用人才的有效途參考依據(jù)之一，更是工作中不可忽視的重要環(huán)節(jié)。因此，必須充分利用人事檔案，為人員考評(píng)記錄和選拔人才提供良好的基礎(chǔ)，并提供準(zhǔn)確而真實(shí)的材料來源。

一、現(xiàn)今傳統(tǒng)人事檔案管理的弊端

人事檔案是中國人事管理系統(tǒng)的一個(gè)特色。它是對(duì)個(gè)人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、家庭狀況等的記錄，是一個(gè)相對(duì)完善的信息存儲(chǔ)庫，也是單位在人才提拔、個(gè)人晉升等人事管理方面的主要依據(jù)。如今，隨著員工不斷流動(dòng)和數(shù)量的增加，傳統(tǒng)的人事檔案管理方法顯現(xiàn)出許多弊端：檔案的真實(shí)性和實(shí)用性不足、資料不完整、有關(guān)部門對(duì)人事檔案的管理和監(jiān)督不到位、人事檔案管理的信息化水平落后，所以改革人事檔案管理很有必要。

二、形成人事檔案管理問題的原因

（一）收集區(qū)域狹窄，覆蓋范圍不完整。一些單位僅對(duì)領(lǐng)導(dǎo)或者管理層員工收集檔案材料，而將普通員工的檔案資料撇開。

（二）檔案處理效率低，工作不到位。許多單位的“棄檔”現(xiàn)象增加，管理人員不了解人事檔案的重要性，也不關(guān)心記錄員工詳細(xì)信息的人事檔案的管理情況。

（三）傳統(tǒng)的人事管理系統(tǒng)已經(jīng)無法適應(yīng)新方式的需求。多數(shù)管理方法是“檔案隨人走”，在管理方式上實(shí)現(xiàn)封閉管理，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力還效率低下。

三、人事檔案管理的發(fā)展

人事檔案的發(fā)展源于人事管理行為的擴(kuò)展。從以前的官員任命開始，就已經(jīng)創(chuàng)建了人事管理系統(tǒng)。經(jīng)過社會(huì)的不斷更新和發(fā)展，內(nèi)容和資料的完善意味著人事檔案管理快速發(fā)展的新狀態(tài)。

（一）人事檔案管理的內(nèi)容多種多樣且繁雜。這對(duì)于檔案管理維護(hù)來說增加了不少的難度，包括宏觀控制和微觀實(shí)施。同時(shí)，人事檔案管理作為服務(wù)系統(tǒng)的重要部分，必須要注重以人為本的觀念和服務(wù)管理的效率。

（二）人事檔案管理工作人員的整體素質(zhì)不斷提高。除了不斷對(duì)人事檔案管理進(jìn)行深入的探索研究外，人事檔案工作團(tuán)隊(duì)也在不斷加強(qiáng)。越來越多的具有卓越思想能力的高素質(zhì)人才加入人事檔案工作隊(duì)伍，團(tuán)隊(duì)的整體素質(zhì)和整體穩(wěn)定性較高。在新形勢(shì)下，互聯(lián)網(wǎng)的普及和應(yīng)用對(duì)相關(guān)人員提出了更高的要求。當(dāng)前，人事檔案管理人員在思想轉(zhuǎn)變和適應(yīng)能力方面顯得尤為重要，應(yīng)該積極尋求方法以適應(yīng)新形勢(shì)，不斷提高自身知識(shí)水平和能力，適應(yīng)發(fā)展需求，同時(shí)在職業(yè)上取得新的創(chuàng)新和突破。

（三）人事檔案管理逐漸步入現(xiàn)代化。隨著信息化在全球的極速發(fā)展，世界對(duì)信息的需求迅速增加，信息產(chǎn)品和信息服務(wù)對(duì)于各個(gè)國家、地區(qū)、企業(yè)、單位、家庭、個(gè)人都不可缺少。信息技術(shù)已成為支撐當(dāng)今經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和社會(huì)生活的基石。而現(xiàn)代化人力資源管理也需要更加專業(yè)智能的人事檔案管理技術(shù)提供支撐。目前很多公司已經(jīng)開發(fā)了檔案相關(guān)的專業(yè)軟件，使檔案文件覆蓋的范圍擴(kuò)大，服務(wù)水平也在不斷提升。

四、對(duì)于當(dāng)前人事檔案管理發(fā)展方向的探索

由于人事檔案內(nèi)容更新快，內(nèi)存量大，利用效率高、來源廣泛等特點(diǎn)，要想提高人事檔案管理工作的效率，必須加快人事檔案現(xiàn)代化的建設(shè)。根據(jù)上級(jí)的相關(guān)要求，有必要使檔案管理工作更加系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化。計(jì)算機(jī)具有存儲(chǔ)容量巨大，檢索方便，傳送快速等特點(diǎn)，可以使人事檔案工作邁上一個(gè)新臺(tái)階。這也是當(dāng)前信息化社會(huì)的必要選擇方向。

（一）更新觀念，人事檔案信息的電子化。如今，由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)越性及快速發(fā)展，已逐漸取代了過去依靠紙面記錄來完成工作。電子信息技術(shù)與人事檔案管理的有效結(jié)合已成為必然趨勢(shì)。對(duì)于檢索工作，必須特別注意精準(zhǔn)性和專業(yè)性。這是搜索信息中最重要的部分，應(yīng)該多加關(guān)注。人事檔案管理的現(xiàn)代化始于電子人事檔案的運(yùn)用，即將原始紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，將人員檔案信息存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，建立個(gè)人信息庫。在此基礎(chǔ)上，將建立更準(zhǔn)確、完整的人員信息數(shù)據(jù)庫。在辦公網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，能夠快速準(zhǔn)確地向有關(guān)部門人員提供詳細(xì)數(shù)據(jù)和全面的信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化與原始檔案的整合。還可以避免由于人事檔案文件的非公開性，有關(guān)內(nèi)容的信息缺失以及易造假導(dǎo)致的檔案損壞，進(jìn)一步解決了當(dāng)前人事檔案資料的實(shí)際難點(diǎn)。人事檔案管理工作的關(guān)鍵意義在于數(shù)據(jù)收集的真實(shí)性，管理也更加標(biāo)準(zhǔn)化，同時(shí)，檔案電子化可以有效降低成本，降低損壞風(fēng)險(xiǎn)。

（二）與時(shí)俱進(jìn)，人事檔案信息的規(guī)范化。人才信息的有效整合是人事檔案管理工作的目的之一。人事檔案既包含本地人才的基本信息，又有其他地區(qū)的人才信息。當(dāng)前，利用信息化有效整合的方式主要是運(yùn)用系統(tǒng)軟件支持快速查詢和統(tǒng)計(jì)功能，達(dá)到共享和整合人事信息資料的目的。在這個(gè)過程中，不僅需要必備的網(wǎng)絡(luò)，還要使用具備一定條件的硬件和軟件，來規(guī)范人事檔案信息的交換、檢索、系統(tǒng)形成和存儲(chǔ)，這有助于更廣泛的統(tǒng)一利用。堅(jiān)持從人事檔案的發(fā)展出發(fā)，制定符合實(shí)際的存檔工作目標(biāo)、任務(wù)、準(zhǔn)則和相關(guān)政策，也要對(duì)所有成員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，提高對(duì)人事檔案的重視程度。

（三）人事檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化。人事檔案網(wǎng)絡(luò)是指電子人事檔案原則上尊重文件檔案的機(jī)密性規(guī)則，可以更好地發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，在全國范圍內(nèi)充分實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的共享。檔案管理工作人員應(yīng)以檔案的機(jī)密性來統(tǒng)一考慮聯(lián)網(wǎng)，必須授予具有檔案保留權(quán)的部門權(quán)限，以通過網(wǎng)絡(luò)訪問相關(guān)人員檔案資料，沒有相應(yīng)權(quán)限的部門則無法訪問。此外，在采用現(xiàn)代管理方法提高管理效率的同時(shí)，相關(guān)檔案管理工作人員的整體素質(zhì)也必須要與時(shí)俱進(jìn)。對(duì)工作人員有側(cè)重地加強(qiáng)專業(yè)性培訓(xùn)，將他們轉(zhuǎn)變?yōu)榫ㄈ耸聶n案專業(yè)并熟悉相應(yīng)軟件使用的優(yōu)秀從業(yè)人員，不斷創(chuàng)新，加速創(chuàng)建數(shù)字人事檔案和多媒體人事檔案的進(jìn)程，并加強(qiáng)信息技術(shù)處理，確保人事檔案的機(jī)密性，利用現(xiàn)代化管理方式對(duì)人事檔案進(jìn)行有效的管理。

五、結(jié)語

綜上所述，人事檔案的管理工作必須著眼于創(chuàng)新，進(jìn)一步研究探析，逐步提高人事檔案管理的質(zhì)量和服務(wù)水平，使人事檔案工作邁上新臺(tái)階，上升到一個(gè)新高度。我們必須清楚地認(rèn)識(shí)到，要想人事檔案管理有新發(fā)展，還必須做大量的理論和實(shí)踐工作，當(dāng)前人事檔案管理工作的開展和完善都需要所有從業(yè)人員的共同努力。只有確定人事檔案管理工作的發(fā)展方向，順應(yīng)信息化時(shí)代潮流，才能大大提高人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量，適應(yīng)新時(shí)代的新需求，更好地服務(wù)于人事檔案工作。在新時(shí)代，人事檔案管理工作還需要全體從業(yè)人員進(jìn)行更廣泛的探索和努力。

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