新校區(qū)基建檔案歸檔及管理探研

楊力

摘 要：目前，我國教育事業(yè)發(fā)展迅速，高校在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面也給予了大力的支持，在新校區(qū)建設(shè)中做好基建檔案歸檔與管理工作能夠?yàn)楹罄m(xù)活動(dòng)提供有力的參考依據(jù)。鑒于此，文章結(jié)合基建檔案管理現(xiàn)狀對(duì)相關(guān)工作提出一些建議。

關(guān)鍵詞：新校區(qū);基建檔案;高校檔案;檔案管理

基建檔案管理是保障高?；窘ㄔO(shè)工作順利實(shí)施與開展、避免出現(xiàn)重大失誤的管理措施。在目前的高校中，學(xué)校更加注重對(duì)學(xué)生學(xué)習(xí)的管理，而忽略基礎(chǔ)建設(shè)的管理，基建檔案的管理工作也相對(duì)滯后。因此，往往有學(xué)校會(huì)由于基礎(chǔ)建設(shè)不合理導(dǎo)致學(xué)生學(xué)習(xí)效率受到明顯的影響，從而使得學(xué)校整體教學(xué)能力和質(zhì)量得不到提升。

1 高校基建檔案的特性

第一，專業(yè)性。高校基建檔案形成于高?；ɑ顒?dòng)的過程之中，涵蓋地質(zhì)勘查、主體建筑等工程活動(dòng)中形成的行業(yè)專業(yè)內(nèi)容，涉及建設(shè)單位﹑設(shè)計(jì)單位﹑地質(zhì)勘探單位﹑施工企業(yè)﹑監(jiān)理企業(yè)等多部門和單位，每個(gè)單位都會(huì)形成各自的材料，而材料又涉及地質(zhì)、氣象、環(huán)保、建筑﹑結(jié)構(gòu)、給排水、供變電、采暖、空調(diào)、電信、自動(dòng)控制、消防等多方面的學(xué)科知識(shí)，這些都決定了基建檔案內(nèi)容具有專業(yè)性。第二，整套性。一個(gè)基建項(xiàng)目從項(xiàng)目計(jì)劃到工程竣工驗(yàn)收，需要經(jīng)過政府部門審批、設(shè)計(jì)部門論證設(shè)計(jì)，才能交由施工單位開始進(jìn)行建設(shè)，在建設(shè)過程中還要接受監(jiān)理單位監(jiān)理、質(zhì)檢部門質(zhì)量監(jiān)控等，每一個(gè)環(huán)節(jié)中都會(huì)形成相應(yīng)的材料，這些材料是相互關(guān)聯(lián)的有序的一個(gè)整體。唯有將這些數(shù)量龐大、形式和載體多樣且內(nèi)容復(fù)雜的材料綜合起來，才能完整而全面地記錄整個(gè)基建項(xiàng)目的全過程。因此，高?；n案具有整套性的特點(diǎn)[1]。第三，周期長。高?；n案包括了一個(gè)基建項(xiàng)目從建設(shè)﹑立項(xiàng)﹑設(shè)計(jì)﹑施工﹑竣工等的所有檔案資料，需要多個(gè)部門共同參與、相互協(xié)作才能完成。很多基建項(xiàng)目都要經(jīng)歷不止一年的時(shí)間，而是需要跨年度才能徹底完成，導(dǎo)致基建檔案的收集整理也需要較長的一段時(shí)間，按要求基建項(xiàng)目要在竣工驗(yàn)收后五個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作。

2 新校區(qū)基建檔案歸檔及管理可能存在的問題

2.1 檔案管理模式陳舊

高?；n案管理工作是一個(gè)與時(shí)俱進(jìn)的工作。隨著現(xiàn)代化建設(shè)的不斷推進(jìn)，學(xué)校教育中廣泛應(yīng)用計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)強(qiáng)化了教學(xué)工作的信息化建設(shè)。但是，基建檔案管理工作的信息化建設(shè)水平卻不高。目前，某些高?；n案管理工作仍采用比較傳統(tǒng)的管理模式，檔案保存方式也大多以紙質(zhì)版保存。紙質(zhì)版保存方式具有許多弊端，會(huì)影響檔案的正常使用及其有效性。同時(shí)，尚有一些學(xué)校的檔案使用人工手寫方式進(jìn)行記錄。人工記錄不僅影響檔案的質(zhì)量，也容易出現(xiàn)一些失誤，從而影響基建檔案的質(zhì)量。

2.2 工程檔案管理人員專業(yè)化程度不夠

基建檔案涉及種類繁多，例如施工圖紙、設(shè)計(jì)變更、材料進(jìn)場復(fù)檢報(bào)告、現(xiàn)場簽證、會(huì)議紀(jì)要等方方面面。高校基建檔案管理人員即使在檔案管理方面綜合能力較強(qiáng)，但對(duì)建筑工程方面的專業(yè)知識(shí)及建設(shè)模式了解程度不夠，致使無法鑒別提交的檔案質(zhì)量，只是被動(dòng)地接收。對(duì)哪些檔案應(yīng)該歸檔、歸檔材料包含哪些內(nèi)容、內(nèi)容的支撐材料沒有清晰的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致收集到的檔案信息不全、深度不夠、質(zhì)量不高[2]。

2.3 管理手段脫節(jié)，制度體系欠缺

在項(xiàng)目檔案管理的多數(shù)時(shí)間里，檔案人員基本是處于單槍匹馬狀態(tài)，項(xiàng)目檔案的收集、整理、整改、立卷、歸檔全部大包大攬。但是由于檔案人員專業(yè)知識(shí)僅限于檔案相關(guān)部分，對(duì)于項(xiàng)目資料內(nèi)容的準(zhǔn)確、完整方面無從下手。收集的檔案在后期的檢查中問題多多，而相應(yīng)的監(jiān)管、檢查的責(zé)任主體卻沒有發(fā)揮自己的作用。

3 新校區(qū)基建檔案歸檔及管理的改善措施

3.1 加強(qiáng)基建檔案管理的信息化建設(shè)

為避免高校基建檔案管理工作由于管理模式落后而造成管理質(zhì)量下降的現(xiàn)象，高校應(yīng)注重加強(qiáng)基建檔案管理信息化建設(shè)，保障高校管理工作的正常有序進(jìn)行。加強(qiáng)信息化建設(shè)，可以積極引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)基建檔案進(jìn)行管理，將檔案轉(zhuǎn)化為容易被調(diào)取查看的數(shù)字化形式，從而保障檔案質(zhì)量不受損害，也能在需要時(shí)盡快調(diào)取。同時(shí)，要做好檔案備份，全面提高檔案管理的科學(xué)性。

3.2 規(guī)范工作流程，加強(qiáng)隊(duì)伍專業(yè)化建設(shè)

依據(jù)《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》《建設(shè)工程程文件歸檔整理規(guī)范》等相關(guān)要求，結(jié)合工作實(shí)際，對(duì)合同類文件、圖紙類文件、伴隨現(xiàn)場施工出現(xiàn)的文件等進(jìn)行分類，對(duì)于較為統(tǒng)一歸檔的文件應(yīng)制成標(biāo)準(zhǔn)化表格，并規(guī)定歸檔時(shí)限，痕跡化管理，責(zé)任到人。同時(shí)檔案管理人員要不斷加強(qiáng)對(duì)檔案知識(shí)、建筑知識(shí)的學(xué)習(xí)，不斷豐富知識(shí)儲(chǔ)備，隨著工程的進(jìn)行，提高管理水平，提升綜合素質(zhì)。

3.3 遵守檔案基礎(chǔ)建設(shè)的原則

堅(jiān)持建設(shè)檔案是對(duì)基本建設(shè)全程的記錄的原則，需要基礎(chǔ)建設(shè)的相關(guān)管理人員，嚴(yán)格遵守工程的建設(shè)管理和檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，對(duì)基礎(chǔ)建設(shè)工程項(xiàng)目從提出、立項(xiàng)、審批、施工、竣工的過程有一個(gè)清晰明了的規(guī)劃和認(rèn)識(shí)，并且，將這些過程及其內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)的記錄和及時(shí)的保持歸檔，以方便日后相關(guān)工作人員進(jìn)行查閱。同時(shí)需要相關(guān)工作人員對(duì)其保持較高的重視程度，將其中的細(xì)節(jié)和環(huán)節(jié)進(jìn)行清楚的記錄，避免出現(xiàn)遺漏的內(nèi)容[3]。高?；A(chǔ)建設(shè)工作主要包括教學(xué)設(shè)施的完善、教學(xué)環(huán)境的創(chuàng)造以及學(xué)校周邊設(shè)施的建設(shè)等，高?；n案管理要將這些檔案進(jìn)行一定的分類保存，確保檔案管理工作的科學(xué)性。

3.4 提高檔案利用效率

首先要領(lǐng)導(dǎo)重視，加大資金投入，為數(shù)字化建設(shè)提供相應(yīng)的資金保障，提供完備的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、必備的計(jì)算機(jī)設(shè)備和規(guī)格較大的掃描儀，以確保數(shù)字化建設(shè)的有效開展。其次，不管是檔案資料的收集整理，還是日常管理，最終還是為了檔案利用。高?；n案管理應(yīng)將建校以來所有基礎(chǔ)建設(shè)的相關(guān)檔案進(jìn)行管理與保存，因此，基建檔案在一定程度上也彰顯了高校的歷史底蘊(yùn)?；n案越完善系統(tǒng)，則高校管理方式越合理。同時(shí)，良好合理的基建檔案管理體系能為學(xué)校進(jìn)一步發(fā)展與教學(xué)創(chuàng)新提供平臺(tái)，保障學(xué)校基礎(chǔ)建設(shè)的合理性，也能為學(xué)生營造更加良好的學(xué)習(xí)環(huán)境，提升學(xué)校人才培養(yǎng)的效率。

3.5 完善管理機(jī)制

首先是加強(qiáng)對(duì)檔案的收集，檔案產(chǎn)生于整個(gè)工程之中，所以檔案的數(shù)量有很多，并且目前檔案的存在形式也更加的多樣，所以在檔案的整理之前，需要對(duì)所有的檔案進(jìn)行收集，保證檔案的準(zhǔn)確和完整，可以成立專門的檔案收集小組，并且給每個(gè)人派分詳細(xì)的收集工作，還可以建立賞罰制度，檔案的收集做到效率高質(zhì)量好的可以適當(dāng)?shù)剡M(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，而沒有完成工作或者收集的檔案不完整不準(zhǔn)確，就要受到一定程度的懲罰。其次，還需要提高檔案管理的工作設(shè)施，具體的做法可以增設(shè)計(jì)算機(jī)終端，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化電子化，不僅可以減少檔案儲(chǔ)存的區(qū)域面積，還能夠得益于網(wǎng)絡(luò)的安全性，使得檔案管理的安全系數(shù)得以提高;還可以進(jìn)行區(qū)域互聯(lián)網(wǎng)的建設(shè)，使檔案在以后的使用中可以更加的方便，提高檔案的使用率。

4 結(jié)語

總而言之，高?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)是保障高校教學(xué)工作順利開展、培養(yǎng)更多高素質(zhì)高技能人才的條件，基建檔案又是所有基礎(chǔ)建設(shè)工作相關(guān)資料的體現(xiàn)。因此，高?；n案管理工作應(yīng)該加強(qiáng)信息化建設(shè)，構(gòu)建完善的安全系統(tǒng)，完善管理機(jī)制，通過多方面努力提高高?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)

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[3]秦紅.淺談高?；n案信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（19）：189.