檔案數(shù)字化管理模式在高校檔案管理中的價(jià)值體會

張雅娟 孟醒

摘 要：檔案的數(shù)字化管理模式是在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)上衍生的一種存儲檔案的方式，這種存儲檔案的方式能夠有效的提高高校檔案管理的效率。并且在存儲方式與存儲時(shí)間上與傳統(tǒng)的紙質(zhì)版存儲有很大的優(yōu)勢。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化管理模式;高校;檔案管理

高校的檔案的存儲，對于學(xué)校的教師以及管理工作者未來的工作具有很大的指導(dǎo)作用，所以利用新的技術(shù)更好的來保存高效的檔案有助于高校更好的發(fā)展。本文討論的檔案數(shù)字化管理模式進(jìn)行高校的檔案管理，能夠規(guī)避傳統(tǒng)模式檔案管理模式帶來的問題，從而提高高校的檔案管理效率。

1 制約高校檔案管理發(fā)展的因素

制約高校檔案管理發(fā)展的一個重要因素就是高校的檔案管理的工作量很大。原因就是每年都會有大量學(xué)生入學(xué)，也會有大量學(xué)生畢業(yè)，對于新入學(xué)的學(xué)生需要進(jìn)行檔案登記，對于畢業(yè)的學(xué)生需要將檔案遷出過改動。這期間的工作量是巨大的，而且在日常的工作中，還要對在校生進(jìn)行檔案的保存，可見高校的檔案管理工作是很繁重的。

制約高校檔案管理發(fā)展的另一個因素就是高校之間沒有一個確定的、標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理制度。高校在制定檔案管理制度時(shí)，一般只是針對本校的實(shí)際情況進(jìn)行制定。由于各個高校的實(shí)際情況不同，導(dǎo)致制定的檔案管理制度也不同，甚至存在個別高校之間制定的檔案管理制度互相矛盾的情況。這就制約了高校檔案管理工作的開展。

還有一個制約高校檔案管理的因素就是檔案數(shù)字化水平有限。有些高校已經(jīng)運(yùn)用檔案數(shù)字化管理模式進(jìn)行檔案管理，但是卻沒有將其充分的利用，只是簡單利用檔案數(shù)字化管理模式進(jìn)行檢索檔案、備份檔案以及交換檔案。僅僅是應(yīng)用其輔助功能，具體的檔案管理工作還是以紙質(zhì)版為主。這也是制約高校檔案管理發(fā)展的原因之一。

2 檔案數(shù)字化管理模式在高校檔案管理中的具體應(yīng)用措施

2.1 高校的領(lǐng)導(dǎo)要改變觀念，促進(jìn)檔案數(shù)字化管理模式在學(xué)校的應(yīng)用

高校的不斷向前發(fā)展，依靠的都是領(lǐng)導(dǎo)的重視，所以高校領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變在檔案管理上的觀念，改用檔案數(shù)字化管理模式來進(jìn)行管理。高校領(lǐng)導(dǎo)要將檔案數(shù)字化管理納入檔案管理工作人員的考核細(xì)則，以這種方式來促進(jìn)學(xué)校的數(shù)字信息化的發(fā)展。

首先，高校的領(lǐng)導(dǎo)要時(shí)刻保持前瞻性的態(tài)度，制定合理的管理體制，明確工作中的責(zé)任分工。對于在檔案管理中出現(xiàn)的問題要保持積極的態(tài)度，組織相關(guān)人員對于出現(xiàn)的問題進(jìn)行探討分析，總結(jié)問題出現(xiàn)的原因，并商討出解決的辦法。高校領(lǐng)導(dǎo)要對解決的問題方案給予資金和人才上的支持，確保檔案數(shù)字化管理能夠高效運(yùn)行。作為高校的領(lǐng)導(dǎo)要將檔案管理的各項(xiàng)工作重視起來，做到安全存儲并加大此項(xiàng)工作的宣傳力度。高校領(lǐng)導(dǎo)要爭取建立檔案數(shù)字化管理專項(xiàng)資金費(fèi)，確保教師在進(jìn)行檔案數(shù)字化管理的各項(xiàng)工作中得到足夠的資金支持。高校的領(lǐng)導(dǎo)要保持與時(shí)俱進(jìn)的學(xué)習(xí)精神，不斷根據(jù)大環(huán)境的變化來調(diào)整檔案數(shù)字化存儲的管理模式，根據(jù)時(shí)代的變化，轉(zhuǎn)變對檔案數(shù)字化管理的思維，形成科學(xué)、正確的數(shù)字化的管理觀念。

其次，高校要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，將檔案數(shù)字化管理模式納入學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃中，運(yùn)用創(chuàng)新的思維，使之發(fā)展為一個完整的集成系統(tǒng)。在建設(shè)過程中一定會出現(xiàn)大量文件，可能會有電子文件、紙質(zhì)文件以及文件條目等，對于這類文件要交由檔案部門進(jìn)行集中管理，做到各個環(huán)節(jié)的文件都進(jìn)行詳細(xì)的記錄。高校要實(shí)現(xiàn)各個部門之間的檔案共享，使各個部門之間的檔案都能檢索到，并且也避免了檔案重復(fù)錄入而耽誤時(shí)間和空間，節(jié)省了人力與物力。學(xué)校要將檔案管理系統(tǒng)與其他各個部門的系統(tǒng)之間建立聯(lián)系，使之在工作中產(chǎn)生的文件自動進(jìn)行歸檔，提高檔案管理的精準(zhǔn)度，提升檔案管理的工作效率。

2.2 加強(qiáng)對檔案數(shù)字化管理的硬件設(shè)施投入，大力培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)人才

檔案的數(shù)字化管理是依托于電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，所以需要大量的資金支持來置辦硬件設(shè)備，同時(shí)需要專業(yè)的人員來操作這個系統(tǒng)，硬件與軟實(shí)力綜合提升才能提高檔案管理的效率。

高校必須將檔案數(shù)字化管理列入學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃中，并提供資金支持，完善檔案數(shù)字化管理的硬件設(shè)施配套。具體的工作中要結(jié)合高校的實(shí)際情況以及檔案管理的需求，購買符合技術(shù)條件的計(jì)算機(jī)、掃描儀、服務(wù)器、存儲器以及打印機(jī)等硬件設(shè)備，保障在設(shè)備上完全滿足檔案管理的需要。其次在選擇檔案管理的軟件時(shí)，也要注意從多方面進(jìn)行考量。檔案管理軟件的選擇，它的便捷性以及實(shí)用性，決定著未來檔案管理工作的效率高低。在軟件的選擇上，高?？梢越梃b在檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用上比較成功的學(xué)校的經(jīng)驗(yàn)，并結(jié)合自身的檔案管理需要，選擇一款能滿足本校需求的檔案管理軟件。在選擇軟件時(shí)需要將軟件存儲數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性和安全性放在首位考慮，還要考慮其操作的便捷性、是否能夠科學(xué)的進(jìn)行分類、存儲，并且是否具有防御力等方面進(jìn)行綜合考慮，使其能夠最大限度的提高檔案管理的效率。硬件設(shè)施與軟件設(shè)施滿足需求之后，還要引入監(jiān)控系統(tǒng)，對存儲的數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，一旦發(fā)生異常的訪問情況，立刻出發(fā)報(bào)警系統(tǒng)，保障檔案數(shù)據(jù)的存儲安全。除了在市場上選擇軟件，還要加強(qiáng)本校與軟件公司的合作，根據(jù)本校的需求，軟件公司為本校進(jìn)行量身定做一個滿足本校需求的檔案管理軟件，使其更好的配合完成本校的檔案管理工作。

高校要將培養(yǎng)專業(yè)的檔案數(shù)字化管理人才列為重點(diǎn)。因?yàn)闄n案的數(shù)字化管理與傳統(tǒng)的檔案管理差異較大，所以在進(jìn)行檔案數(shù)字化管理的過程中需要加強(qiáng)對工作人員的培訓(xùn)。不僅要加強(qiáng)工作人員的檔案管理能力，還要進(jìn)行計(jì)算機(jī)技術(shù)的培訓(xùn)，使其能夠熟練運(yùn)用檔案數(shù)字化管理軟件進(jìn)行檔案管理。大力培養(yǎng)檔案管理工作的人員的專業(yè)水平，培養(yǎng)建立出一批具有高素質(zhì)、專業(yè)能力強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍，保障檔案數(shù)字化管理的工作效率。高校在對檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)，要將計(jì)算機(jī)技術(shù)納入重點(diǎn)培訓(xùn)內(nèi)容，使其能夠自行處理在使用暗桿管理軟件中出現(xiàn)的問題，并能夠進(jìn)行日常的系統(tǒng)維護(hù)與硬件維護(hù)工作。高校要定期邀請專業(yè)人士給工作人員進(jìn)行培訓(xùn)指導(dǎo)，使其掌握前沿的檔案數(shù)字化管理的信息，提高其專業(yè)能力，使其更好的勝任檔案管理工作。

2.3 有層次的進(jìn)行工作，加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理的工作效率

高校要遵循實(shí)用性、高效性、開放性的原則進(jìn)行干干數(shù)字化管理工作。制定詳細(xì)的工作計(jì)劃，有層次的進(jìn)行檔案管理工作。

首先，要健全高校的檔案管理制度，明確責(zé)任分工。從技術(shù)、業(yè)務(wù)和管理的角度使檔案管理的各個階段都在控制范圍內(nèi)。技術(shù)方面的制度是為了解決在檔案數(shù)字化管理過程中出現(xiàn)的問題歲需要的技術(shù)支撐;業(yè)務(wù)方面的制度是為了使檔案辦理流程規(guī)范化、統(tǒng)一化;管理方面的制度主要是國家制定的，高校要進(jìn)行合理的借鑒工作。

其次就要加強(qiáng)檔案數(shù)字化系統(tǒng)的建設(shè)，這就與選擇的檔案數(shù)字化管理軟件密切相關(guān)。軟件能否保證存儲數(shù)據(jù)的兼容性與完整性是提升其管理質(zhì)量的關(guān)鍵，同時(shí)還要加強(qiáng)與各個部門之間的聯(lián)系，將學(xué)校各個部門的辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)相聯(lián)系，使其能夠滿足關(guān)鍵詞與全文檢索，保證在正常辦公過程中檔案保存的完整性。

還要將紙質(zhì)版的檔案進(jìn)行數(shù)字化存儲，創(chuàng)建安正的檔案信息庫，將紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化電子檔案。將紙質(zhì)版檔案進(jìn)行歸納整理分類，將重要的紙質(zhì)版檔案優(yōu)先進(jìn)行轉(zhuǎn)換，其次選擇利用率高的紙質(zhì)版檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。對于特色文件也要進(jìn)行轉(zhuǎn)換，與此同時(shí)做好紙質(zhì)版文件的保存。

3 結(jié)束語

檔案的數(shù)字化管理不僅節(jié)約了時(shí)間和空間，還可以提高檔案管理的效率。高校要加大對檔案數(shù)字化管理的投入，加大專業(yè)技能的培養(yǎng)，使檔案數(shù)字化管理體系更加完善。

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