網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理工作策略

王勇

摘 要：在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用，在人們的日常生活工作中已經(jīng)離不開(kāi)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，人們可以更加方便地對(duì)信息進(jìn)行獲取，同時(shí)信息獲取的質(zhì)量與效率也得到進(jìn)一步提高，這給檔案信息服務(wù)提供了較多的發(fā)展機(jī)遇。檔案在管理工作中要與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行充分利用，從而促進(jìn)檔案信息服務(wù)創(chuàng)新。本文對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理工作進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境;檔案管理;策略

1 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境背景下檔案信息服務(wù)與傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)的比較

從根本上講，傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境背景下的檔案信息服務(wù)本質(zhì)上相同，其服務(wù)工作的主要目的就是為了方便用戶(hù)查詢(xún)自己所需的檔案信息。首先，傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)相比于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境背景下的檔案信息服務(wù)，其在查詢(xún)檔案信息時(shí)的程序更加繁瑣，用戶(hù)要親自去相應(yīng)的查詢(xún)地點(diǎn)才可以進(jìn)行檔案信息查詢(xún)，這樣不僅會(huì)給用戶(hù)帶來(lái)不必要的麻煩，還給相關(guān)的檔案信息管理企業(yè)帶來(lái)諸多不便。而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境背景下的檔案信息服務(wù)可以為用戶(hù)提供線上服務(wù)，用戶(hù)可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)對(duì)檔案信息進(jìn)行查詢(xún)，從而為用戶(hù)節(jié)省了許多時(shí)間，同時(shí)也可以根據(jù)所需查詢(xún)的檔案信息進(jìn)行個(gè)性化分類(lèi)，以便可以在用戶(hù)下一次查詢(xún)時(shí)提供幫助。其次，從服務(wù)的根本上來(lái)說(shuō)，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境背景下的檔案信息服務(wù)更加實(shí)用，更具現(xiàn)代化理念，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的方式將檔案信息提供給大眾，用戶(hù)可以隨時(shí)隨地對(duì)檔案信息進(jìn)行查詢(xún)，在更大程度上滿(mǎn)足了用戶(hù)對(duì)檔案信息的需求，同時(shí)也提高了相關(guān)檔案信息管理企業(yè)在用戶(hù)心里的位置。最后，傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)對(duì)資源和人力的消耗較大，在建設(shè)檔案信息服務(wù)中心時(shí)，需要購(gòu)入大量的設(shè)備，還要聘用大量的人員對(duì)用戶(hù)進(jìn)行服務(wù)，同時(shí)還需對(duì)檔案服務(wù)人員進(jìn)行培訓(xùn)，以便能夠確保檔案信息服務(wù)工作的工作效率。但是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境背景下的檔案信息服務(wù)在實(shí)際應(yīng)用的過(guò)程中可以最大限度地減少資源以及人員的消耗，無(wú)需建設(shè)檔案信息服務(wù)中心，用戶(hù)在互聯(lián)網(wǎng)上就可以隨時(shí)隨地查詢(xún)檔案信息，并且只需對(duì)客服人員進(jìn)行培訓(xùn)，就可以正式投入應(yīng)用，同時(shí)也可以在用戶(hù)查詢(xún)信息后設(shè)置相應(yīng)的評(píng)分項(xiàng)目，這樣一來(lái)就可以了解用戶(hù)對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境背景下的檔案信息服務(wù)是否滿(mǎn)意，同時(shí)也會(huì)提升相關(guān)檔案信息管理企業(yè)的發(fā)展空間，從而促進(jìn)其可以更加穩(wěn)健地發(fā)展，并且對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境背景下的檔案信息服務(wù)進(jìn)行創(chuàng)新。

2 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境背景下檔案信息服務(wù)創(chuàng)新的主要作用

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境背景下，創(chuàng)新檔案信息服務(wù)的主要作用就是能夠?yàn)橛脩?hù)提供更加方便快捷的服務(wù)。首先要在對(duì)檔案信息服務(wù)進(jìn)行創(chuàng)新的同時(shí)確保檔案信息服務(wù)的透明化，使用戶(hù)可以更加了解檔案信息服務(wù)的相關(guān)企業(yè)，增加大眾對(duì)檔案信息管理企業(yè)的了解程度，從而拉近了用戶(hù)與企業(yè)之間的距離。對(duì)檔案信息服務(wù)進(jìn)行創(chuàng)新可以使用戶(hù)在查詢(xún)檔案信息的過(guò)程中監(jiān)督企業(yè)的行為，只有不斷創(chuàng)新才能確保檔案信息管理企業(yè)在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中尋找到自己的發(fā)展空間并持續(xù)發(fā)展。企業(yè)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境背景下要對(duì)檔案信息服務(wù)進(jìn)行合理的創(chuàng)新，為用戶(hù)提供多元化、個(gè)性化的服務(wù)。

3 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理工作策略

3.1 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)檔案信息安全建設(shè)

1）對(duì)檔案相關(guān)管理人員的安全意識(shí)進(jìn)一步提高。檔案管理工作在完成與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的結(jié)合以后，相關(guān)管理人員對(duì)檔案管理工作中潛在的風(fēng)險(xiǎn)要有充分的認(rèn)識(shí)，并且要時(shí)時(shí)保持自身具有高度警惕，使得自身檔案信息安全的意識(shí)有全面提高，并且在工作中進(jìn)一步做好檔案信息維護(hù)工作。在對(duì)檔案信息進(jìn)行查詢(xún)、更新的時(shí)候要嚴(yán)格遵守相關(guān)流程規(guī)定，進(jìn)而使檔案信息服務(wù)中的風(fēng)險(xiǎn)有效降低，對(duì)檔案信息安全有更好的保障。

2）進(jìn)一步做好檔案信息保密工作。首先，檔案管理人員在開(kāi)展工作的過(guò)程中，要嚴(yán)格遵守保密制度，在使用過(guò)程中，保證檔案信息不會(huì)有泄露情況發(fā)生。其次，完善網(wǎng)絡(luò)檔案信息安全管理體系，健全制度。對(duì)檔案文件信息的安全性要進(jìn)行嚴(yán)格的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，并對(duì)其存在的風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行詳細(xì)分析，將網(wǎng)絡(luò)信息安全等級(jí)設(shè)置到檔案文件當(dāng)中，并有科學(xué)合理的管理措施，從而構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)檔案信息安全管理體系，給檔案信息安全提供有效保障。

3.2 創(chuàng)新檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)

1）建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)。該數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)重點(diǎn)就是電子文件數(shù)據(jù)庫(kù)的建立。在完成數(shù)據(jù)庫(kù)的建立以后，相關(guān)檔案管理人員對(duì)電子文件通過(guò)網(wǎng)站進(jìn)行利用和管理，從而在根本上實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化。建立完善的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，檔案管理人員可以更加方便地建設(shè)檔案目錄，并開(kāi)展有效的檢索、視頻檔案的存儲(chǔ)、歸檔，從而推動(dòng)檔案利用工作順利開(kāi)展。

2）電子文件要具有自動(dòng)上傳的功能。在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，大量的電子文件要經(jīng)過(guò)上傳形式、下載形式。在這種情況下，檔案管理部門(mén)可以改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，如紙質(zhì)檔案的收集、上傳等，研究出一套完整的電子文件自動(dòng)上傳歸檔系統(tǒng)，將該軟件系統(tǒng)在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行應(yīng)用，那么在檔案管理工作窗口中就會(huì)出現(xiàn)電子文件自動(dòng)上傳的功能，完成收集的檔案可以及時(shí)上傳到檔案信息系統(tǒng)當(dāng)中。這樣利用人就可能隨時(shí)隨地對(duì)檔案進(jìn)行查找使用，進(jìn)一步提高了工作質(zhì)量與工作效率。

3）開(kāi)展在線服務(wù)。在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，檔案管理工作部門(mén)的工作方式有待改變，如在使用檔案的時(shí)候必須要到檔案部門(mén)，尤其是到檔案部門(mén)利用檔案原件的方式，必須要進(jìn)行改變。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及覆蓋，人們的生活、工作以及學(xué)習(xí)都離不開(kāi)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，同時(shí)也發(fā)生較大的變化。在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，人們對(duì)信息的時(shí)效性以及質(zhì)量有較高的關(guān)注度，他們希望通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)及時(shí)獲取各個(gè)方面的信息。因此，現(xiàn)代化的檔案信息服務(wù)方式必定會(huì)被傳統(tǒng)被動(dòng)的、手工的檔案服務(wù)方式取代。檔案管理部門(mén)可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，將相應(yīng)專(zhuān)題編匯、電子信箱服務(wù)、數(shù)據(jù)庫(kù)查詢(xún)等服務(wù)方式在網(wǎng)頁(yè)上進(jìn)行展示，從而使人民群眾更好更快地對(duì)檔案信息進(jìn)行查詢(xún)與閱覽，另外還可以提供在線咨詢(xún)服務(wù)，在網(wǎng)絡(luò)上與用戶(hù)進(jìn)行交流，對(duì)用戶(hù)提出的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)回答。

4）提供現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)。在改革開(kāi)放不斷深入推進(jìn)的背景下，越來(lái)越多的人們到檔案室對(duì)文件進(jìn)行查詢(xún)閱覽。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，人們的投資意識(shí)不斷增強(qiáng)，并且為了對(duì)自身合法權(quán)益進(jìn)行更好的維護(hù)，希望對(duì)國(guó)家政府的相關(guān)政策有更加充分更加便捷的了解。為了對(duì)新形勢(shì)的發(fā)展需求有更好的滿(mǎn)足，對(duì)工作有進(jìn)一步轉(zhuǎn)變，使得工作效率得到進(jìn)一步提高，并對(duì)人民群眾的合法權(quán)益有較好的維護(hù)，各單位以及各部門(mén)要將現(xiàn)行文件都上交到檔案部門(mén)，同時(shí)檔案部門(mén)要對(duì)現(xiàn)行文件的接受工作較好完成，搞好現(xiàn)行文件資料的閱覽服務(wù)。

3.3 開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)化信息服務(wù)環(huán)境建設(shè)

首先，較好地完成經(jīng)濟(jì)建設(shè)相關(guān)的信息服務(wù)建設(shè)工作。相關(guān)檔案管理人員自身要具備完善的基本產(chǎn)業(yè)意識(shí)、服務(wù)意識(shí)，從而在經(jīng)濟(jì)建設(shè)市場(chǎng)中有效開(kāi)展檔案信息服務(wù)工作。其次，建立完善的反饋途徑。檔案管理人員想要對(duì)檔案信息的社會(huì)價(jià)值有充分的了解，必須要建立完善的檔案信息使用效果反饋途徑，檔案部門(mén)加強(qiáng)對(duì)反饋信息的分析與總結(jié)，從而對(duì)信息的使用情況以及使用方向及時(shí)了解，給檔案信息服務(wù)工作的開(kāi)展提供有效條件。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在當(dāng)前社會(huì)快速發(fā)展的背景下，各行各業(yè)想要得到較好的發(fā)展必須要有效開(kāi)展創(chuàng)新工作。在檔案信息服務(wù)工作中，要加強(qiáng)對(duì)檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)理念、服務(wù)環(huán)境的創(chuàng)新，并不斷提高檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，給檔案信息服務(wù)的創(chuàng)新提供有效條件。

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