淺談房地產(chǎn)交易檔案管理

徐榮竹

摘?要： 房產(chǎn)地產(chǎn)檔案是在房屋交易及產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移過程中形成、為產(chǎn)權(quán)管理服務(wù)，涉及房產(chǎn)登記發(fā)證、稅費(fèi)征繳、交易評估、落實(shí)政策、司法仲裁、市場調(diào)研、規(guī)劃建設(shè)、舊城改造、投資開發(fā)、拆遷還原、編史修志、房地產(chǎn)統(tǒng)計(jì)等諸多方面。

關(guān)鍵詞： 房產(chǎn)交易;檔案管理;電子檔案

【中圖分類號】G275.9?【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A?【文章編號】1674-3733（2020）03-0298-01

隨著城鎮(zhèn)住房制度改革的不斷深入與完善，城市化建設(shè)規(guī)范不斷擴(kuò)大，房地產(chǎn)交易市場日趨活躍，房產(chǎn)交易檔案內(nèi)容隨之完備、門類更加齊全，同時也面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。如何最大程度地搞好管理與利用，滿足社會不斷增長的對檔案信息的需求，并及時為房地產(chǎn)業(yè)的發(fā)展服務(wù)，是新時期對我市房產(chǎn)交易檔案管理部門的要求，也反映了今后房產(chǎn)交易檔案工作的價值趨向。

1?房產(chǎn)交易檔案的管理與房地產(chǎn)交易市場的發(fā)展緊密結(jié)合。

1.1?檔案數(shù)量大。臨沂市房產(chǎn)交易所依法管理全市房地產(chǎn)交易市場，辦理各類房地產(chǎn)權(quán)屬轉(zhuǎn)移審核登記手續(xù)、房地產(chǎn)交易價格評估確認(rèn)、征收各種稅費(fèi)、依法查處房地產(chǎn)交易活動中的違法行為，因此形成的檔案數(shù)量巨大，在內(nèi)容和形式上與其他檔案有著明顯的區(qū)別，其主要特點(diǎn)是政策性強(qiáng)、業(yè)務(wù)類型多、檔案要件多、出具的證明材料多。

1.2?動態(tài)性強(qiáng)。隨著我市經(jīng)濟(jì)建設(shè)的日益發(fā)展，人民生活水平逐年提高，對住房的大小、質(zhì)量、環(huán)境、配套設(shè)施等有了更高的要求。因此，房屋的買賣、拆遷、贈與、繼承、交換等交易行為不斷發(fā)生，房地產(chǎn)交易市場日趨活躍。房地產(chǎn)權(quán)屬在隨著產(chǎn)權(quán)人的變化而發(fā)生變更時，房產(chǎn)交易檔案也處于不斷轉(zhuǎn)移和變更之中，具有極強(qiáng)的動態(tài)性。

1.3?利用率高。接待查檔及有效利用是房地產(chǎn)交易管理部門面向社會的窗口，也是檔案服務(wù)群眾的最主要渠道。房產(chǎn)交易檔案的利用隨著房產(chǎn)交易的大量增加而日益頻繁，例如房屋確權(quán)的依據(jù)、房產(chǎn)價值的評估、差額營業(yè)稅的繳納、為避免重復(fù)計(jì)征而調(diào)閱共維基金發(fā)票、為補(bǔ)全公有住房產(chǎn)權(quán)差價而查閱當(dāng)年的交易金額等等與交易息息相關(guān)的證明材料都需要調(diào)閱房地產(chǎn)原始檔案，其完整性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性不僅保證了房地產(chǎn)交易的順利進(jìn)行，也保障了產(chǎn)權(quán)人的經(jīng)濟(jì)利益。事實(shí)證明，在社會實(shí)踐中，房產(chǎn)交易檔案一旦系統(tǒng)地進(jìn)入城市建設(shè)過程，就會轉(zhuǎn)變成直接的生產(chǎn)力，為房地產(chǎn)交易市場的發(fā)展做出巨大貢獻(xiàn)。

2?房產(chǎn)交易檔案的管理與社會需求及群眾利益緊密結(jié)合

2.1?房產(chǎn)地產(chǎn)檔案是在房屋交易及產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移過程中形成、為產(chǎn)權(quán)管理服務(wù)，涉及房產(chǎn)登記發(fā)證、稅費(fèi)征繳、交易評估、落實(shí)政策、司法仲裁、市場調(diào)研、規(guī)劃建設(shè)、舊城改造、投資開發(fā)、拆遷還原、編史修志、房地產(chǎn)統(tǒng)計(jì)等諸多方面。

近年來，由于城市化建設(shè)、重點(diǎn)工程建設(shè)和舊城改造進(jìn)一步加快，房屋產(chǎn)權(quán)變更、轉(zhuǎn)移數(shù)量越來越多，房產(chǎn)檔案整理的工作量隨之加大。房產(chǎn)交易檔案利用館藏檔案和數(shù)據(jù)庫及時為建設(shè)部門提供各類原始資料、數(shù)字依據(jù)，既節(jié)省了不必要的資金投入，又能較快地給投資者以預(yù)測與決策服務(wù)，直接加快了工程前期準(zhǔn)備的進(jìn)程。今年，所檔案室為市政府、市檔案館編史修志工作組編撰《臨沂志》提供了大量重要的數(shù)據(jù)資料，還為市打通改造工程區(qū)域及多個新建住宅小區(qū)的拆遷、測算以及市清房辦清算職工購買公有住房、集資建房超標(biāo)部分面積、房款核算等工作中所需要的房產(chǎn)檔案進(jìn)行了多次調(diào)檔和利用，大大加快了前期準(zhǔn)備工作的調(diào)查取證進(jìn)度，有效地保證了施工建設(shè)的順利進(jìn)行。

2.2?隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，房地產(chǎn)市場日益活躍。由于房地產(chǎn)權(quán)屬性質(zhì)的多元化，房地產(chǎn)糾紛也隨之增多。拆遷核算、代理律師、司法部門、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)對房產(chǎn)交易檔案的查考、調(diào)閱、取證呈上升趨勢。單位與單位之間，個人與個人之間，單位、個人與銀行、金融部門之間的房產(chǎn)、債務(wù)糾紛時有發(fā)生，也使房產(chǎn)交易檔案的利用頻率逐日劇增。房產(chǎn)檔案潛在的社會功能在檔案用戶利用需要的相互關(guān)聯(lián)過程中體現(xiàn)出來。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，自2000年以來，市房產(chǎn)交易所已面向社會，接待了包括司法部門、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)在內(nèi)的，近400戶因各類房產(chǎn)糾紛而調(diào)閱原始檔案的單位和個人。房產(chǎn)交易檔案提供的原始、準(zhǔn)確及完整的證據(jù)，不僅了維護(hù)了房地產(chǎn)交易市場的健康發(fā)展和產(chǎn)權(quán)人的合法權(quán)益，也有力地維護(hù)了社會穩(wěn)定和金融秩序。

3?房產(chǎn)交易檔案的管理與新時期電子信息技術(shù)緊密結(jié)合

房產(chǎn)交易檔案信息化是房產(chǎn)交易檔案利用現(xiàn)代信息技術(shù)，通過信息資源的深入開發(fā)和廣泛利用，不斷提高檔案接收、管理、指導(dǎo)、決策、利用的效率和水平，進(jìn)而提高房產(chǎn)交易檔案工作的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，在服務(wù)質(zhì)量、提供信息的廣度和深度等方面都比傳統(tǒng)檔案有了質(zhì)的提高。

3.1?現(xiàn)階段房產(chǎn)交易檔案信息化的首要任務(wù)是充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)改進(jìn)檔案管理的流程，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動化管理，建立檔案信息與單位業(yè)務(wù)網(wǎng)連接的內(nèi)部數(shù)據(jù)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。具體到房產(chǎn)交易檔案管理單位，就是要實(shí)現(xiàn)檔案管理各個環(huán)節(jié)的自動化、管理方式的網(wǎng)絡(luò)化、決策的智能化和檔案信息利用的電子化。

目前，檔案信息化的應(yīng)用總體上處于迅速發(fā)展階段，檔案的存儲多以紙張為主，占據(jù)空間大，長期高頻繁的調(diào)用，紙質(zhì)記錄的原始資料中已有不少字跡模糊或破損，一些歷史性的檔案亟待搶救。傳統(tǒng)單一的紙質(zhì)資料保存方式，即不便于大規(guī)模信息自動查詢檢索，信息資源快速傳遞和共享受到限制，更談不上信息的更新和維護(hù)，利用現(xiàn)代電子信息技術(shù)對房屋檔案進(jìn)行管理已經(jīng)迫在眉睫。

3.2?基于現(xiàn)階段電子檔案尚不具備法律憑證作用，房產(chǎn)交易所目前采用紙質(zhì)載體檔案與電子檔案同步歸檔的方式進(jìn)行管理。在保證紙質(zhì)檔案安全完整的基礎(chǔ)上，探索出一套電子檔案與低質(zhì)要件同步歸檔、著錄的方法，即根據(jù)檔案利用的具體要求，將傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔和圖紙，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，可通過手工錄入、掃描、壓縮、圖像優(yōu)化等多種數(shù)字技術(shù)加工成電子化的信息數(shù)據(jù)，然后存入備份服務(wù)器、刻錄成光盤或大容量硬盤中形成“數(shù)字檔案”，并可隨時提供準(zhǔn)確高速的存取服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)電子檔案與低質(zhì)檔案同步歸檔、同步著錄、即時整理、即時利用。

3.3?為了保證數(shù)據(jù)庫的安全與完整，所中心機(jī)房不僅安裝了防火墻和防病毒軟件，實(shí)時監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)黑客和病毒的入侵外，并自行開發(fā)了交易所房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)。根據(jù)不同崗位、不同業(yè)務(wù)需求，將系統(tǒng)細(xì)分成交易登記、財(cái)務(wù)收費(fèi)、打印房契、檔案管理、數(shù)據(jù)檢索、綜合統(tǒng)計(jì)、交易報(bào)表、查封信息、收發(fā)文登記等幾個大的業(yè)務(wù)模塊，一方面分別為各個業(yè)務(wù)子模塊設(shè)置了嚴(yán)格的權(quán)限管理，不讓權(quán)限之外的工作人員及外來人員修改信息記錄;另一方面開發(fā)、運(yùn)行專門的備份控制程序，每天定時從主服務(wù)器向備份服務(wù)器傳送當(dāng)天的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，保證有足夠的補(bǔ)救措施有備無患。