如何做好企事業(yè)單位人事檔案的接收與管理

吳雨儒

【摘 要】人事檔案管理是人事制度管理中的重要內(nèi)容，人事檔案的接收與管理有利于企事業(yè)單位對(duì)人員的了解，從而實(shí)現(xiàn)內(nèi)部人才結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，加快人事制度的改革與創(chuàng)新。我國人事檔案的接收與管理中存在著諸多問題，嚴(yán)重制約了企業(yè)的發(fā)展，因此人事檔案的管理尤為重要，以適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展的需求，維持企業(yè)良好的發(fā)展?fàn)顟B(tài)?；谌耸聶n案管理的重要性，文章分析了人事檔案管理中存在的問題，并提出了一系列的管理策略，有利于提升人事檔案管理的整體水平。

【關(guān)鍵詞】人事檔案;接收;管理;創(chuàng)新

【中圖分類號(hào)】G275.9 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-0688（2020）01-0174-02

人事檔案的接收與管理對(duì)于一些企事業(yè)單位的發(fā)展具有重要的作用。人事檔案是員工德、才等方面的綜合反映，人事檔案中包含的內(nèi)容極多，可以幫助單位詳細(xì)了解員工的基本情況，從而在發(fā)展中實(shí)現(xiàn)對(duì)人力資源的合理利用，發(fā)揮人才優(yōu)勢(shì)，保障企業(yè)人才結(jié)構(gòu)的優(yōu)化。人事檔案的接收與管理作為人事制度中的重要內(nèi)容，雖然有些企業(yè)逐步認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，但是其依然存在一些問題，需要在未來的發(fā)展中加以改革。

1 人事檔案的概念及其特征分析

1.1 人事檔案的概念

人事檔案中記錄了個(gè)人的身份、教育與工作經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)、組織關(guān)系等基本信息。對(duì)人事檔案的管理主要是對(duì)人事檔案加以收集整理、保管鑒定、統(tǒng)計(jì)與分析等，詳細(xì)掌握個(gè)人的基本情況。就人事檔案的價(jià)值來看，其具有高價(jià)值、高影響、高作用的特征，在企業(yè)發(fā)展中具有重要的作用。

1.2 人事檔案管理特點(diǎn)

人事檔案管理是一種綜合性的信息收集機(jī)制，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)人事活動(dòng)的變動(dòng)、培訓(xùn)、交流等的統(tǒng)一。從人事檔案的概念來看，其本身具備全面性、真實(shí)性與時(shí)常變動(dòng)的特征：①全面性。人事檔案中包含的個(gè)人信息較多，基本涵蓋了個(gè)人所有的信息，這些信息可以為單位提供全面的個(gè)人信息，人事檔案中的信息可以為人員選聘等提供重要的參考。②準(zhǔn)確性。人事檔案中所包含的信息是準(zhǔn)確無誤的，是對(duì)個(gè)人情況的真實(shí)反映。③時(shí)常變動(dòng)。人事檔案中的信息隨著個(gè)人經(jīng)歷的增加不斷變動(dòng)，因此人事檔案也在不斷地進(jìn)行補(bǔ)充與完善。

2 人事檔案管理的作用和價(jià)值

2.1 人事檔案管理的作用

人事檔案是有關(guān)單位、企業(yè)進(jìn)行人才選聘的重要參考。人事檔案隨著個(gè)人經(jīng)歷的不斷豐富逐步累積，清晰地反映了個(gè)人的成長經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等。相關(guān)的單位借由人事檔案，可以詳細(xì)掌握個(gè)人的基本情況，比如學(xué)習(xí)與工作經(jīng)歷、社會(huì)關(guān)系等，因此人事檔案管理尤為重要。

2.2 人事檔案管理的價(jià)值

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，人事檔案管理的創(chuàng)新具有必要性與現(xiàn)實(shí)意義，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)企事業(yè)單位人力資源的合理利用，更能夠?qū)崿F(xiàn)其人才結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，發(fā)揮人才的最大優(yōu)勢(shì)，提升人事檔案管理的效率與質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化。具體來說，人事檔案管理的價(jià)值主要體現(xiàn)在以下方面：{1}戰(zhàn)略層面：人事檔案管理的實(shí)施提升了企業(yè)人力資源管理的整體水平，實(shí)現(xiàn)了人才選聘的規(guī)范化，人事檔案管理為人員調(diào)配等提供了重要的參考與借鑒。{2}管理層面：人事檔案管理的實(shí)施保障和維護(hù)了檔案的安全，提升了檔案管理的整體水平。

3 人事檔案的接收

在企事業(yè)單位的發(fā)展中，人事檔案的接收也極為關(guān)鍵，主要是由于工作變動(dòng)所產(chǎn)生的檔案轉(zhuǎn)移，相關(guān)的接收單位與部門要做好相關(guān)的接收工作。首先，對(duì)于轉(zhuǎn)遞來的檔案要進(jìn)行資料合規(guī)性的鑒別，判斷其是否滿足接收的基本條件。其次，如果對(duì)檔案滿足接收的條件，就要對(duì)檔案的真實(shí)性、完整性等加以核對(duì)與檢查，做好驗(yàn)收工作。最后，根據(jù)檔案類型，確定存放與歸檔的具體位置，做好相關(guān)的記錄與電子錄入，以便于后期的查閱。人事檔案接收的內(nèi)容包含以下幾個(gè)方面。

3.1 紙質(zhì)檔案資料

紙質(zhì)檔案是人事檔案接收中最常見的類型。就紙質(zhì)檔案的類型來看，一般包含入職登記表、個(gè)人信息表、家庭信息表、各類證件等。入職登記表中包含轉(zhuǎn)調(diào)崗?fù)ㄖ?、工作總結(jié)、離職申請(qǐng)等。而個(gè)人信息表中包含員工的基本信息，比如出生信息、民族、婚否、聯(lián)系方式等。家庭信息表中包含家庭成員的基本信息。各種證件主要包含身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證、資格證、入職體檢表等。

3.2 電子檔案資料

電子檔案資料與紙質(zhì)檔案一樣重要，電子檔案資料中反映了員工多方面的綜合信息，是人事檔案中的重要組成部分。電子檔案資料在接收以后，以電子化的方式存儲(chǔ)于單位的電子信息庫中，在后續(xù)的工作中，如果需要使用，可以直接在該信息庫中調(diào)用。與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案具有使用方便的特征，其保存與檢索等具有更高的時(shí)效性，具備更高的安全性。

4 人事檔案管理存在的問題

4.1 檔案管理意識(shí)不足

人事檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展具有重要的作用，但是很多企業(yè)認(rèn)識(shí)不到這一點(diǎn)，在日常的工作中檔案管理意識(shí)不足，存在檔案管理認(rèn)識(shí)的誤區(qū)，沒有處理好人事檔案管理與企業(yè)人力資源管理的關(guān)系，使得人事檔案管理的投入與重視不足，不利于企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。企業(yè)檔案管理意識(shí)不足使得在檔案管理中的經(jīng)費(fèi)有限，有關(guān)的設(shè)施設(shè)備等沒有及時(shí)更新，在管理過程中，業(yè)務(wù)流程、操作等具有隨意性，管理不規(guī)范現(xiàn)象極為嚴(yán)重，企業(yè)對(duì)人事檔案的利用率較低，人事檔案管理的規(guī)范化不足。

4.2 資料收集難度較大

人事檔案管理中，相關(guān)的管理人員需要不斷進(jìn)行有關(guān)人才信息的收集與整理，在現(xiàn)有的人事檔案信息的基礎(chǔ)上，不斷進(jìn)行人才信息的更新與完善。此外，管理人員還需要充分掌握人力資源市場的需求、變化等情況，結(jié)合企業(yè)的發(fā)展情況，進(jìn)行人才結(jié)構(gòu)等的優(yōu)化，為企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展提供動(dòng)力。就我國人事檔案管理的現(xiàn)狀來看，我國人事檔案信息的完整性不足，資料收集的難度較大，存在關(guān)鍵信息缺失等現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了人事檔案管理工作的有序開展。

4.3 管理體制不完善

我國人事檔案管理的體制不完善，在人事檔案管理工作中，缺乏相關(guān)的制度約束，企業(yè)有關(guān)部門沒有配合人事檔案管理部門的工作，影響了人事檔案管理工作的有效開展。比如，基層員工沒有積極配合人力資源部門的工作，人事檔案管理的科學(xué)性、系統(tǒng)性不足。

5 人事檔案管理策略

5.1 提高檔案管理認(rèn)知水平

為保障人事檔案管理的整體水平，企業(yè)在發(fā)展的過程中要提高檔案管理的認(rèn)知水平，逐步建立起人力資源檔案管理體系，使得企業(yè)員工可以積極配合人力資源管理部門的工作，保證人事檔案管理的規(guī)范化。具體來說，企業(yè)要在日常的工作中逐步培養(yǎng)員工對(duì)于人事檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)宣傳教育等。企業(yè)要組建專門的人事檔案管理團(tuán)隊(duì)，為人事檔案管理的進(jìn)行提供組織支持。

5.2 多方面收集資料

企業(yè)人事檔案管理有關(guān)部門要在日常的工作中認(rèn)識(shí)到人事檔案資料的重要作用，注重相關(guān)資料、信息的收集，擴(kuò)寬其信息渠道，提升管理水平。比如，企業(yè)可以建立一個(gè)完善的人事檔案管理體系，充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等，完善人力資源數(shù)據(jù)庫，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫中信息的更新，注重各種信息的收集與利用。

5.3 完善檔案管理制度

要提高人事檔案管理的有效性，需要在信息化背景下完善其人事檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)劃化、標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的創(chuàng)新。首先，人事檔案管理的相關(guān)人員要做好有關(guān)材料的收集、登記、核對(duì)等工作，保證人事檔案資料的完整性與真實(shí)性。其次，企業(yè)要對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)信息的來源等進(jìn)行規(guī)范化管理，保證人事檔案的有效利用。最后，企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員的教育與培訓(xùn)，提升其專業(yè)素質(zhì)。

5.4 完善人事檔案使用流程與規(guī)范

（1）人事檔案的查閱。在人事檔案的查閱上，有關(guān)的查閱人員要持章查閱，必須有相關(guān)的查閱證明等文件，該文件中對(duì)于查閱對(duì)象、目的、原因等應(yīng)該有明確的規(guī)定，經(jīng)由人事檔案管理部門的審批后方可查閱，在查閱過程中要避免檔案的泄露與丟失。

（2）人事檔案的借閱。借檔單位必須出具有關(guān)的借檔證明與文件，借檔文件中需要有有關(guān)部門的蓋章與負(fù)責(zé)人的簽字，經(jīng)由人事檔案部門的審批與核對(duì)后方可出借檔案。在檔案的借閱中，人事檔案管理部門要做好借閱登記，詳細(xì)記錄借閱檔案的名稱、數(shù)量、原因及具體的出借期限等。

6 結(jié)語

總而言之，人事檔案的接收與管理極為重要，作為人事管理的基礎(chǔ)工作，在日常的工作中要嚴(yán)格重視。企業(yè)要根據(jù)自身的實(shí)際情況，制定完善的人事檔案管理制度，借鑒最先進(jìn)的技術(shù)與管理模式，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的創(chuàng)新，提升其管理水平，實(shí)現(xiàn)人事檔案的有效利用，為企業(yè)的人才優(yōu)化、用人決策等提供重要的參考。

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