信息化體系在高校采購管理中的應(yīng)用

王莉娜

摘 要：高校采購多數(shù)是以政府采購為主，其種類多樣且數(shù)量巨大，采購的內(nèi)容具有較強(qiáng)的針對(duì)性，手續(xù)相對(duì)來說比較復(fù)雜，審批程序繁雜，需要加強(qiáng)信息化在高校采購中的應(yīng)用。在此背景下，文章分析了信息化體系在高校采購管理中的應(yīng)用，找出其中的不足，并提出對(duì)策，來有效的提高高校政府采購工作的業(yè)務(wù)流程，以此來提高高校的政府采購管理工作效率和工作水平。

關(guān)鍵詞：信息化;高校;政府采購

隨著我國政府采購制度的不斷改革、修訂和完善，我國的各所高校的實(shí)驗(yàn)儀器、教學(xué)設(shè)備、辦公用品等各種各樣的物資的采購都已經(jīng)納入了政府采購的范圍內(nèi)。怎樣才能最大限度地提高高校政府采購工作的效率，高校首先要做的就是做到公平公開公正，要讓設(shè)備的投資發(fā)揮到最大的效益，以此來保證高校教學(xué)活動(dòng)和科研工作的順利進(jìn)行，從而推動(dòng)高校的教學(xué)水平能夠進(jìn)一步提高，教學(xué)效果能夠進(jìn)一步提升。

一、高校采購管理信息化的必要性

當(dāng)前階段，我國越來越注重教育事業(yè)的發(fā)展，國家和社會(huì)層面對(duì)高等教學(xué)的投入不斷的加大，各個(gè)地區(qū)的高校對(duì)采購工程、貨物和服務(wù)投入的經(jīng)費(fèi)不斷的在增加，這也就說明高校相應(yīng)的采購任務(wù)也在不斷的增加。需要進(jìn)一步運(yùn)用信息化技術(shù)，改變高校的采購周期比較長而且統(tǒng)計(jì)報(bào)表也不準(zhǔn)確的問題，促使高校的經(jīng)費(fèi)就實(shí)現(xiàn)效益的最大化。在數(shù)據(jù)方面，高校的采購管理工作沒能做到與其他系統(tǒng)進(jìn)行很好的連接，高校在年末上報(bào)工作的時(shí)候就會(huì)增加負(fù)擔(dān)，需要上報(bào)很多份報(bào)表，重復(fù)的進(jìn)行手工數(shù)據(jù)錄入工作，給相關(guān)工作人員增加了很多不必要的工作，影響了工作人員的工作效率。而在地域方面，如果一所高校有幾個(gè)校區(qū)，而這幾個(gè)校區(qū)都需要進(jìn)行設(shè)備采購，這就需要跨校區(qū)進(jìn)行溝通和簽字，浪費(fèi)時(shí)間和精力，而且會(huì)出現(xiàn)溝通不及時(shí)、時(shí)間成本高的問題，對(duì)高校設(shè)備的采購情況也不能及時(shí)了掌握動(dòng)態(tài)。這就要求高校要把信息化建設(shè)應(yīng)用在政府采購的過程中，以此來解決高校采購過程中出現(xiàn)的各種各樣的問題。

二、高校在政府采購中使用信息化系統(tǒng)的優(yōu)勢

（一）業(yè)務(wù)流程更加完善和嚴(yán)密

高校要根據(jù)自身在政府采購中所遇到的問題，不斷的對(duì)信息化系統(tǒng)進(jìn)行創(chuàng)新，要把監(jiān)督管理提前到項(xiàng)目審批的環(huán)節(jié)中來，可以最大限度地防止在政府采購項(xiàng)目中出現(xiàn)體制外運(yùn)的情況。在沒有使用信息化系統(tǒng)的時(shí)候，高校政府采購中總會(huì)出現(xiàn)一種現(xiàn)象就是高校會(huì)先斬后奏，先采購后而報(bào)備，而高校發(fā)生這種情況后，政府的采購主管部門也大多數(shù)是進(jìn)行告誡，沒有實(shí)質(zhì)性的懲罰，處罰力度不夠。而采用信息化體系的高校采購管理能夠讓高校在采購過程中一步一步的進(jìn)行，這個(gè)過程中的每一個(gè)步驟都是至關(guān)重要的，因此不能省略其中的任意一個(gè)環(huán)節(jié)，通過這樣的方式就能夠讓高校的政府采購工作嚴(yán)格符合相關(guān)的規(guī)定。

（二）能夠提高高校的管理

高校在政府采購的過程中加入信息化建設(shè)，對(duì)于優(yōu)化采購流程來說有著非常大的好處，這樣不但能提高高校的工作效率，還能嚴(yán)格執(zhí)行監(jiān)督管理。尤其是在高校實(shí)現(xiàn)決策權(quán)、執(zhí)行權(quán)和監(jiān)督權(quán)方面，既能讓這些權(quán)力之間形成制約，又能夠讓他們之間形成配合，同時(shí)對(duì)高校建立健全權(quán)力運(yùn)行機(jī)制也有著一定的作用。

（三）促進(jìn)廉政工作和業(yè)務(wù)管理的高效融合

把信息化手段加入到高校的政府采購中，能夠讓科技手段和信息技術(shù)所具有的獨(dú)特優(yōu)勢發(fā)揮到最大，把制度最大限度地固化在網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)上，并且清楚地標(biāo)明每一個(gè)部門和部門負(fù)責(zé)人的工作職責(zé)，對(duì)于采購過程中出現(xiàn)的決策也要明確具體的環(huán)節(jié)，監(jiān)督部門的職責(zé)和手段也要跟隨高校采購管理的全過程，這樣可以對(duì)采購過程中出現(xiàn)的權(quán)力運(yùn)行的關(guān)鍵和重點(diǎn)環(huán)節(jié)進(jìn)行透明化的監(jiān)管，對(duì)于高校來說，能夠有效加強(qiáng)防腐能力，提高腐敗預(yù)警能力，杜絕腐敗事件的出現(xiàn)。

（四）采購環(huán)節(jié)全過程留痕

高校在政府采購管理應(yīng)用信息化建設(shè)，可以讓高校采購過程中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都聯(lián)系在一起，環(huán)環(huán)相扣，這就要求高校必須嚴(yán)格執(zhí)行采購流程，不能隨意簡化采購流程。高校采購部門的工作人員在進(jìn)行政府采購的時(shí)候必須要按照相關(guān)的規(guī)定和流程做事，這樣才能更好地完成任務(wù)，才能堅(jiān)決杜絕相關(guān)部門或是工作人員不作為和亂作為的現(xiàn)象發(fā)生。由于高校的政府采購管理是運(yùn)用了信息化體系的，這也就說明了高校采購的整個(gè)過程都是通過信息化手段進(jìn)行的，比如說采購項(xiàng)目的申報(bào)、相關(guān)部門的審核、采購結(jié)果的公布等，最重要的是，這些步驟必須都要留有痕跡，要保留好佐證材料，配合監(jiān)督部門的日常監(jiān)督工作，同時(shí)還能為今后的責(zé)任追究保留客觀依據(jù)。

三、信息化體系在高校采購管理中的應(yīng)用對(duì)策

（一）明確管理定位，完善采購制度

高校一定要找準(zhǔn)自己在管理方面的定位，知道把采購權(quán)力歸還給采購部門的重要性。高校在通過政府采購物資時(shí)要確定本次采購項(xiàng)目的具體負(fù)責(zé)人，再由采購項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提出具體采購任務(wù)和明確技術(shù)指標(biāo)需求。采購項(xiàng)目負(fù)責(zé)人還要判斷投標(biāo)產(chǎn)品技術(shù)指標(biāo)是否符合要求，因此，這就需要高校的采購部門明確自己的工作責(zé)任，由采購項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人來行駛高校的采購權(quán)力，讓他們作為采購人的代表、評(píng)標(biāo)人代表和合同簽訂人的代表，并在這一過程中確定，采購項(xiàng)目負(fù)責(zé)人一定要明白自己的責(zé)任所在，而高校也要針對(duì)采購負(fù)責(zé)人的相關(guān)責(zé)任建立一套完整的管理、監(jiān)督和考核機(jī)制。

（二）優(yōu)化流程、簡化程序，提高采購效率

一是高校對(duì)采購計(jì)劃的管理必須要嚴(yán)格。當(dāng)高校需要通過政府采購購買物資的時(shí)候，一定要提前做好相關(guān)的計(jì)劃和預(yù)算，相關(guān)工作人員要根據(jù)高校的運(yùn)作情況，做好學(xué)校一年的采購計(jì)劃，除非出現(xiàn)特殊情況，否則必須嚴(yán)格執(zhí)行采購計(jì)劃，從根本上杜絕無序采購的行為發(fā)生。二是要理順采購機(jī)制，明確主體責(zé)任，簡化采購流程。高校的財(cái)政部門和采購部門是緊緊的聯(lián)系在一起的，高校的財(cái)政部門嚴(yán)格負(fù)責(zé)學(xué)校的預(yù)算和資金的審批，而采購部門則全權(quán)負(fù)責(zé)采購事項(xiàng)，對(duì)采購過程負(fù)監(jiān)管責(zé)任，資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)高校的資產(chǎn)驗(yàn)收和建賬等，財(cái)務(wù)部門是采購的上一環(huán)節(jié)，資產(chǎn)管理部門是采購的下一環(huán)節(jié)。要想規(guī)范高校政府采購的管理模式，就要讓這三個(gè)部門形成聯(lián)動(dòng)記住，簡化流程，相互配合。三是要培養(yǎng)采購部門工作人員的專業(yè)能力。高校要針對(duì)政府采購過程中隨時(shí)出現(xiàn)的問題和政府對(duì)采購管理的新政策，及時(shí)組織工作人員進(jìn)行相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，開展系統(tǒng)性的培訓(xùn)，當(dāng)采購政策出現(xiàn)新的變化或者是新的要求的時(shí)候，對(duì)它進(jìn)行專業(yè)、詳細(xì)的解讀，保證相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)素質(zhì)的提高。

（三）強(qiáng)化內(nèi)控監(jiān)督創(chuàng)新監(jiān)管機(jī)制

一是要構(gòu)建系統(tǒng)內(nèi)控體系。高校必須要注意內(nèi)控體系的建設(shè)，明確采購業(yè)務(wù)流程，弄清楚職責(zé)職權(quán)，明確高校政府采購過程中的廉政風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，并做好防范機(jī)制。二是要明確采購部門的工作責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)權(quán)力的制約和監(jiān)督。要做到采購工作權(quán)力和責(zé)任分工明確，保證不相容崗位的徹底分離，同時(shí)學(xué)校必須要建立一套相對(duì)完善的制約機(jī)制，平衡采購和監(jiān)督管理之間的關(guān)系。采購管理部門一定要發(fā)揮自己最大的作用，做好采購過程的監(jiān)督工作，而且采購代理機(jī)構(gòu)的日常業(yè)務(wù)也要受到采購管理部門考核。三是要?jiǎng)?chuàng)新監(jiān)管機(jī)制手段。高校要在政府采購過程中建立新型監(jiān)管機(jī)制，加強(qiáng)信用在采購過程中的約束作用。同時(shí)還要通過信息化手段加強(qiáng)對(duì)采購過程的日常監(jiān)管的數(shù)據(jù)分析，對(duì)于出現(xiàn)物資質(zhì)量不好或是招投標(biāo)環(huán)節(jié)造假等問題的采購負(fù)責(zé)人、代理機(jī)構(gòu)、供應(yīng)商，把他們加入黑名單，并在社會(huì)范圍內(nèi)進(jìn)行公布，禁止他們在參加任何的高校政府采購。

（四）加強(qiáng)采購信息化建設(shè)，提升管理服務(wù)水平

一是要建立全流程招投標(biāo)系統(tǒng)，提高管理信息化水平。高校要建立一套完整的電子招投標(biāo)系統(tǒng)，從最初的項(xiàng)目計(jì)劃書到最后的評(píng)標(biāo)都實(shí)現(xiàn)全程在線信息化，在整個(gè)過程中不會(huì)在出現(xiàn)人工裝訂運(yùn)送標(biāo)書的情況。電子招投標(biāo)系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)規(guī)范監(jiān)督和實(shí)時(shí)共享，對(duì)外要與信用信息共享平臺(tái)的對(duì)接，自主獲取供應(yīng)商的信用信息。對(duì)內(nèi)要與學(xué)校監(jiān)督部門互聯(lián)互通，打破傳統(tǒng)監(jiān)督手段的弊端，滿足高校在線監(jiān)管的需求。二是高校要不斷的創(chuàng)新電子商城模式，大幅度提高小額度采購的效率。高校要熟練使用信息技術(shù)，建立采購平臺(tái)，把信譽(yù)高、口碑好的供應(yīng)商挑選出來，建立一個(gè)數(shù)據(jù)庫，讓高校能夠擇優(yōu)采購。

高校需要在采購過程中運(yùn)用信息化的方式，以此來規(guī)范高校政府采購管理工作的步驟和流程，這樣不但能夠最大化的提高高校采購工作的效率，還能讓高校政府采購更加透明化。同時(shí)高校也要不斷的完善采購工作的相關(guān)流程和機(jī)制，為高等教育的進(jìn)一步發(fā)展提供有力的保障和支持。

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