新時(shí)代醫(yī)院人事檔案管理工作有效性研究

張國(guó)棟

【摘要】隨著公共醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革的不斷深化，醫(yī)院改革也進(jìn)入了關(guān)鍵期。醫(yī)院人事檔案管理工作，在醫(yī)院管理工作中發(fā)揮著重要的作用，在新時(shí)代，醫(yī)院面臨著全新的挑戰(zhàn)與全新的機(jī)遇，提升人事檔案管理工作的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新的管理模式，使其更高效、更科學(xué)地支持醫(yī)院的醫(yī)療工作。筆者憑借多年的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)人事檔案工作進(jìn)行了總結(jié)與歸納，并提出了具體的工作措施，希望對(duì)同行有所助益。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院人事檔案;人事檔案管理工作;新時(shí)代

在我國(guó)，人事檔案管理概念已經(jīng)有了很長(zhǎng)的發(fā)展史，簡(jiǎn)而言之，人事檔案管理就是以個(gè)人為單位，通過檔案學(xué)管理制度，對(duì)個(gè)人檔案進(jìn)行歸納與保管的過程。人事檔案的有效管理，能方便單位或企業(yè)對(duì)員工更好地考核與評(píng)價(jià)，確保員工管理的有效性。只有真正發(fā)揮檔案管理工作的作用，才能有效地管理隊(duì)伍的建設(shè)，才能讓醫(yī)院在可持續(xù)發(fā)展的道路上越走越遠(yuǎn)。

一、人事檔案管理工作存在的主要問題

（一）檔案資料內(nèi)容質(zhì)量問題?，F(xiàn)階段，很多醫(yī)院整理與留存的人事檔案大多是個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、政治面貌等有關(guān)內(nèi)容，與簡(jiǎn)歷沒有太大的差別。而這樣的人事檔案管理不能全面反映個(gè)人發(fā)展的狀態(tài)，不利于企業(yè)對(duì)員工的評(píng)價(jià)與考核。

（二）管理手段落后、管理設(shè)備缺乏。人事檔案資料內(nèi)容豐富、種類繁多，而且具有一定的復(fù)雜性，然而管理手段的落后，不僅違背了時(shí)代的發(fā)展要求，同時(shí)，也沒能充分利用科技帶來的諸多便利，尤其是硬件設(shè)施水平的落后，直接制約了人事檔案管理工作的效率，造成了管理的無效性或者低效性。

（三）檔案管理人員的素質(zhì)有待提升。人事檔案中涉及了很多個(gè)人隱私問題，這就要求管理有著較高的專業(yè)素質(zhì)與政治素質(zhì)，對(duì)其隱私問題進(jìn)行保密。除了檔案安全性問題，要求檔案管理人員有著熟練的專業(yè)技能，因此，加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，能讓醫(yī)院的檔案管理達(dá)到嶄新的高度。

二、醫(yī)院檔案管理工作的重要性

（一）人事檔案為人才信息和人才的培養(yǎng)提供依據(jù)。醫(yī)院管理者為了提升醫(yī)院的管理與服務(wù)水平，通常會(huì)建立多個(gè)年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷組成、專業(yè)技能基本一致的醫(yī)療隊(duì)伍，通過團(tuán)隊(duì)合作的方式服務(wù)于更多的患者。這就要求人事部門對(duì)團(tuán)隊(duì)的人員構(gòu)成有著充分的了解，包括但不限于年齡結(jié)構(gòu)、知識(shí)水平、綜合素養(yǎng)、工作經(jīng)驗(yàn)與能力等因素，而這些因素的重要來源，是通過人事選拔實(shí)現(xiàn)的。在醫(yī)療隊(duì)伍組成后，管理層依據(jù)人事檔案中的重要數(shù)據(jù)，做出科學(xué)合理的判斷，有利于高質(zhì)量的隊(duì)伍建設(shè)。

（二）人事檔案為薪酬制度提供依據(jù)。醫(yī)院的薪酬制度比較特殊，會(huì)根據(jù)醫(yī)院具體的運(yùn)營(yíng)情況而改變，這種變化也是醫(yī)院自我完善的過程。薪酬的制定一般需要通過三個(gè)環(huán)節(jié)，前期規(guī)劃、中期修正、后期論證，新的薪酬制度只有通過科學(xué)論證后才能進(jìn)入實(shí)施階段。薪酬制定的過程中，需要依據(jù)每一位員工的工作經(jīng)驗(yàn)、工作水平、職務(wù)、學(xué)歷、崗位進(jìn)行充分的考慮后，在原有薪酬的基礎(chǔ)上進(jìn)行全方位的考量，而人事檔案的有效管理，是完善薪酬制度的基礎(chǔ)。

（三）人事檔案為人才開發(fā)提供依據(jù)。人事部門對(duì)人事檔案進(jìn)行充分的考慮與研究，通過各個(gè)方面信息的匯總，能更好地了解個(gè)人的發(fā)展情況，對(duì)個(gè)人的品德、才能、出勤、績(jī)效等方面有著充分的了解。同時(shí)，人事檔案可以深層次了解人才隊(duì)伍的構(gòu)成，為人才的開發(fā)與培養(yǎng)提供依據(jù)。通過對(duì)人事檔案的有效研究，為不同專業(yè)配備不同的專業(yè)人才，平衡不同專業(yè)之間的構(gòu)成，促使各個(gè)專業(yè)之間平衡發(fā)展。

三、改進(jìn)人事檔案工作的有效途徑

（一）采用現(xiàn)代信息技術(shù)，讓檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到了各行各業(yè)。檔案管理工作利用傳統(tǒng)的技術(shù)手段，已經(jīng)適應(yīng)不了時(shí)代的發(fā)展，只有充分利用信息化的管理模式開展檔案管理工作，才能讓最大限度地發(fā)揮檔案管理的重要作用，才會(huì)讓檔案管理充滿活力，凸顯價(jià)值。通過信息技術(shù)手段，為現(xiàn)有管理人員創(chuàng)建個(gè)人檔案，通過多科室協(xié)作的方式進(jìn)行電子文件歸檔，依靠醫(yī)院中心檔案室紙質(zhì)檔案進(jìn)行立卷。同時(shí)，醫(yī)院要重視檔案歸檔工作的重要性，建立專業(yè)隊(duì)伍，通過組織培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，提升檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)技能與專業(yè)素質(zhì)，培養(yǎng)能獨(dú)立承擔(dān)電子檔案歸檔工作的人才。充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，讓檔案管理工作做到與時(shí)俱進(jìn)。

（二）加強(qiáng)與職能部門的溝通，提高檔案管理效率。盡管人事檔案托管到了人事檔案代理機(jī)構(gòu)，卻并不意味著減少了醫(yī)院檔案管理人員的工作量，某種意義上來講，反而增加了醫(yī)院檔案管理人員的工作任務(wù)，除去日常處理工作外，醫(yī)院檔案管理人員還要對(duì)人事檔案代理人員的檔案材料進(jìn)行歸類，按照科學(xué)的分類方式錄入移交檔案材料表后，才可以將檔案轉(zhuǎn)交人事檔案代理機(jī)構(gòu)。而且，人事檔案代理人員所需要的任何材料，都需要通過查閱檔案內(nèi)容后，到人事代理機(jī)構(gòu)處辦理，繁瑣的查閱與審判工序，使得檔案管理人員在醫(yī)院與人事代理機(jī)構(gòu)之間經(jīng)常性的往返，進(jìn)而增加了檔案管理人員的工作量。因此，醫(yī)院不僅要注重檔案收集工作，還要加強(qiáng)信息溝通渠道，建立完善的人事檔案交換制度，人事檔案代理機(jī)構(gòu)應(yīng)與醫(yī)院共同建立人事檔案材料收集系統(tǒng)，將收集資料的內(nèi)容以書面形式下發(fā)到醫(yī)院。醫(yī)院檔案管理人員及時(shí)收集檔案代理人員的相關(guān)材料，人事檔案代理機(jī)構(gòu)與醫(yī)院按照固定的時(shí)間點(diǎn)進(jìn)行檔案的轉(zhuǎn)交工作，確保檔案代理人資料的完整性與真實(shí)性。通過對(duì)檔案材料收集渠道進(jìn)行有效梳理，加強(qiáng)檔案代理機(jī)構(gòu)與醫(yī)院的定期聯(lián)系，進(jìn)而提升人事檔案的使用價(jià)值，充分發(fā)揮人事檔案對(duì)醫(yī)院的指導(dǎo)性作用，最終達(dá)到完善檔案管理工作的目的。

（三）探索和開發(fā)人事檔案信息資源。隨著社會(huì)的高速發(fā)展，大大加強(qiáng)了人才的流動(dòng)性，以至于人才檔案的資源越來越多，完善的檔案管理工作，能讓醫(yī)院及時(shí)發(fā)現(xiàn)人才，及時(shí)培養(yǎng)人才，促進(jìn)了醫(yī)院的持續(xù)性發(fā)展。完善的檔案管理工作的前提，豐富人事檔案的內(nèi)容，增加有關(guān)人才的實(shí)質(zhì)性內(nèi)容，比如專業(yè)技術(shù)人員的特點(diǎn)、個(gè)人道德品質(zhì)，以及工作業(yè)績(jī)與突出的工作成績(jī)等。完善的檔案管理工作，還需要對(duì)檔案資料進(jìn)行有效提取與排除，對(duì)于沒有任何參考價(jià)值的內(nèi)容進(jìn)行剔除，將有利于個(gè)人發(fā)展的精華部分進(jìn)行保存。通過對(duì)程序的簡(jiǎn)化，不僅有助于檔案的查閱，還能極大程度的提升工作效率。醫(yī)院也可以考慮建設(shè)區(qū)域性人事檔案中心，將個(gè)人材料通過科學(xué)的分類進(jìn)行整理與歸納，有利于人事檔案更好地發(fā)揮工作效率。

（四）提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。檔案管理工作的有序開展得益于檔案管理人員崇高的職業(yè)素養(yǎng)，然而，很多醫(yī)院內(nèi)部檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)都沒有達(dá)到優(yōu)秀的標(biāo)準(zhǔn)。在實(shí)際的工作過程中，醫(yī)院可以通過提升門檻、培訓(xùn)與學(xué)習(xí)、加強(qiáng)考核力度等措施，提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的有效管理，讓檔案充分發(fā)揮應(yīng)有的作用。

四、結(jié)束語

綜上所述，醫(yī)院的人事檔案管理工作，一定要通過在不斷的創(chuàng)新與不斷完善的過程中，走上持續(xù)發(fā)展的路徑。因此，大力推動(dòng)人事檔案的信息化管理、完善檔案管理內(nèi)容、提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)等方面進(jìn)行拓展，探索符合我國(guó)醫(yī)院人事檔案管理的模式。除此之外，檔案管理人員還應(yīng)該不斷地學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理技術(shù)，通過不斷自我完善，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的充分發(fā)展。

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