事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)研究

劉紅春

【摘要】隨著事業(yè)單位的改革深入，事業(yè)單位逐步面臨著更大的壓力，在事業(yè)單位的改革過程中，人事檔案工作作為事業(yè)單位的基礎(chǔ)性工作，也迎來了較大的變革，因此，事業(yè)單位人事檔案管理逐步趨向信息化。本文主要探討了事業(yè)單位人事檔案管理工作的難題，并且對其信息化建設(shè)策略進(jìn)行了分析。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;人事檔案管理;信息化建設(shè)

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，社會各領(lǐng)域的工作中都逐步引入了信息技術(shù)，在事業(yè)單位的人事檔案管理工作中，通過引入信息化技術(shù)逐步實(shí)現(xiàn)了人事檔案管理的信息化建設(shè)，并且在為人事檔案管理工作帶來方便的同時(shí)，也帶來了巨大的挑戰(zhàn)，因此在人事檔案管理工作中，需要進(jìn)一步推進(jìn)其信息化建設(shè)，逐步克服信息化建設(shè)中存在的各種問題。

一、事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要性

人事檔案管理工作是人事管理制度的重要基礎(chǔ)，事業(yè)單位的人事管理工作需要根據(jù)人事檔案開展，同時(shí)，人事檔案管理也是檔案管理工作的重要組成部分，相較于其他檔案管理工作，人事檔案工作負(fù)責(zé)組織內(nèi)部成員的履歷、自傳、鑒定考核、政治面貌、入團(tuán)入黨以及其他有關(guān)獎(jiǎng)懲方面的內(nèi)容，因此，儲備了組織內(nèi)成員的個(gè)人信息，同時(shí)，在事業(yè)單位內(nèi)部開展人事檔案管理工作可以有效督促事業(yè)單位員工加強(qiáng)自身的思想建設(shè)，同時(shí)激勵(lì)員工不斷加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)。此外，人事檔案內(nèi)還錄入了員工的家庭情況、學(xué)歷、專業(yè)等基本履歷，同時(shí)，人事檔案與員工自身的福利待遇、工資待遇以及組織關(guān)系等各方面均有一定影響，對于員工的個(gè)人發(fā)展具有重要的影響。

二、事業(yè)單位人事檔案管理工作現(xiàn)存問題分析

（一）觀念及制度落后。對于事業(yè)單位而言，單位內(nèi)部的檔案管理工作相對簡單，但是工作強(qiáng)度大，因此工作的重復(fù)性高，同時(shí)也導(dǎo)致檔案管理人員形成偏差認(rèn)知，沒有認(rèn)識到人事檔案管理工作對于事業(yè)單位員工的激勵(lì)作用，并且由于管理觀念落后，導(dǎo)致管理人員在管理的過程中已經(jīng)形成了固有的管理模式而難以進(jìn)行改變。在人事檔案管理工作的過程中，部分事業(yè)單位內(nèi)部并沒有形成關(guān)于人事檔案管理的基礎(chǔ)場所，由于場所和基礎(chǔ)設(shè)施方面的不健全，導(dǎo)致人事檔案管理工作存在漏洞，尤其對于時(shí)間較長的人事檔案，由于早先沒有完善的人事檔案管理制度及其基礎(chǔ)設(shè)施，導(dǎo)致管理過程中遺留下了很多歷史問題。此外，部分事業(yè)單位內(nèi)部存在辦公場所緊張的問題，因此，缺少保存人事檔案的場所，在人事檔案保存的過程中可能出現(xiàn)檔案資料損壞的情況，并且由于早先的人事檔案大多是紙質(zhì)版檔案，需要人事檔案室滿足防火、防潮、防高溫、防蟲、防腐蝕要求，給人事檔案管理工作帶來一定難度。

（二）管理方式及管理體系建設(shè)落后。在當(dāng)前的人事檔案管理工作中，大多數(shù)事業(yè)單位依舊采取傳統(tǒng)的管理方法，不但管理工作量大，同時(shí)導(dǎo)致管理效率低下。在傳統(tǒng)的管理方式中，管理工作主要是由“人”管而非由“技術(shù)”管，人事檔案管理工作無法實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化和動(dòng)態(tài)化，而在實(shí)際的人事檔案管理工作中，人事檔案管理是持續(xù)性的、動(dòng)態(tài)化的，每年都會面臨著新增內(nèi)容和新增人員，而傳統(tǒng)的由“人”管的方式致使人事檔案更新效率極低，并且無法有效處理大量的人事檔案管理工作。此外，紙質(zhì)化的人事檔案在管理過程中，也面臨著調(diào)取難、磨損高的問題，并不利于長期保存。在人事檔案管理工作中，部分事業(yè)單位內(nèi)部并未形成完善的人事檔案管理體系，缺乏高素質(zhì)的管理人員，在開展人事檔案管理工作的過程中，管理人員不僅僅需要進(jìn)行一般的人事檔案管理，還需要具備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，同時(shí)還需要具備相應(yīng)的基本業(yè)務(wù)能力和基本政治素養(yǎng)，但是大多數(shù)事業(yè)單位普遍缺乏合適的人事檔案管理人員，便調(diào)用其他崗位上的工作人員從事檔案管理工作。此外，在事業(yè)單位內(nèi)部沒有形成有關(guān)人事檔案管理工作的相關(guān)責(zé)任制度，導(dǎo)致一旦出現(xiàn)人事檔案管理問題，無法將責(zé)任落實(shí)到具體責(zé)任人身上。

三、事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）加強(qiáng)管理工作基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在人事檔案管理信息化建設(shè)過程中，必須建立現(xiàn)代化的管理設(shè)施，首先是人事檔案室的建設(shè)，人事檔案室必須達(dá)到國家的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)注意

“九防”建設(shè)，同時(shí)引入現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，利用高性能計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)對人事檔案的科學(xué)化管理。在管理過程中，需要不斷提高管理工作的一體化和智能化水平，同時(shí)在人事檔案室內(nèi)部建設(shè)相應(yīng)的防火、防潮、防蟲、防腐蝕設(shè)施，從而為人事檔案的儲存與管理提供合適的環(huán)境，并且實(shí)現(xiàn)高效化的人事檔案管理。此外，在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的過程中，事業(yè)單位需要注意監(jiān)控系統(tǒng)的建設(shè)，對人事檔案室實(shí)現(xiàn)全天候監(jiān)控，從而確保人事檔案管理不受其他因素的影響。

（二）實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)材料信息化錄入。在人事檔案管理工作中，由于部分人事檔案的年份較早，因此這類人事檔案屬于紙質(zhì)化檔案，在人事檔案管理中存在較大的難度，有必要對此類檔案進(jìn)行信息化錄入處理。事業(yè)單位的人事檔案是單位內(nèi)部重要的人事信息資源之一，因此，針對紙質(zhì)化檔案，需要及早錄入信息系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案的更新，并且有效提高人事檔案管理效率。在錄入過程中，部分檔案年代較早，因此錄入人員需要對相應(yīng)的信息進(jìn)行核準(zhǔn)，確保人事檔案中的信息準(zhǔn)確無誤，同時(shí)針對一些已經(jīng)變更的人事信息進(jìn)行修改，確保人事檔案的準(zhǔn)確性。實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)化檔案的信息化錄入工作，可以形成電子檔案，并且方便存儲和調(diào)用，避免了重復(fù)查找的繁瑣工作。此外，信息化的電子檔案利于保存，并且可以進(jìn)行相應(yīng)的備份，既減少了紙張的使用，又避免了人事檔案的磨損，從而提高了人事檔案的保存期限。

（三）加強(qiáng)人事檔案管理制度建設(shè)。針對當(dāng)前事業(yè)單位內(nèi)部存在的人事檔案管理問題，事業(yè)單位需要加強(qiáng)人事檔案管理制度建設(shè)，首先需要變革人事檔案管理觀念，從觀念上認(rèn)識到人事檔案管理的重要性，同時(shí)認(rèn)識到人事檔案對于事業(yè)單位及單位員工成長的重要性。人事檔案管理人員必須適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理工作，不斷學(xué)習(xí)相應(yīng)的信息技術(shù)應(yīng)用能力，并且將其應(yīng)用到人事檔案管理工作中。與此同時(shí)，事業(yè)單位在加強(qiáng)人事檔案管理制度建設(shè)的過程中，需要對人事檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和教育，使其掌握專業(yè)的信息技術(shù)，同時(shí)具備高度的責(zé)任心，能夠全身心投入到人事檔案管理工作中，認(rèn)真履行人事檔案管理的相應(yīng)職責(zé)，并且嚴(yán)格按照管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行人事檔案管理工作的信息化建設(shè)。與此同時(shí)，事業(yè)單位需要建立健全有關(guān)人事檔案管理工作的權(quán)責(zé)機(jī)制，將人事檔案管理工作的責(zé)任落實(shí)到具體責(zé)任人身上，督促管理人員認(rèn)真履責(zé)。

（四）加強(qiáng)信息安全建設(shè)。在信息時(shí)代推動(dòng)人事檔案管理工作信息化建設(shè)的過程中，事業(yè)單位需要額外重視自身的信息安全建設(shè)，由于事業(yè)單位的人事檔案具有一定的機(jī)密性，并且部分事業(yè)單位內(nèi)部的人事檔案還關(guān)系到國家安全，因此，事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理信息化建設(shè)的過程中，必須將檔案信息安全放在首要位置，加強(qiáng)單位自身的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，在確保檔案信息真實(shí)性與有效性的基礎(chǔ)上，確保檔案信息的安全性。事業(yè)單位可以對機(jī)密性較高的檔案信息進(jìn)行加密處理，并且設(shè)立專業(yè)的人事檔案信息化安全管理工作小組，負(fù)責(zé)人事檔案管理的安全工作，并且加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的研發(fā)和應(yīng)用，利用先進(jìn)的技術(shù)手段提高人事檔案的保密性和安全性，做好相應(yīng)的防火墻建設(shè)，從而推動(dòng)人事檔案管理的信息化建設(shè)。

四、結(jié)語

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，事業(yè)單位內(nèi)部的人事檔案管理工作也逐步趨向信息化管理，因此，在管理過程中，必須確保人事檔案信息的有效性、真實(shí)性與安全性，認(rèn)識到人事檔案管理工作的重要性，采取相應(yīng)措施推動(dòng)人事檔案管理工作的信息化建設(shè)。

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