人事檔案管理工作中存在的問題及對策分析

馮明哲

摘 要 人事檔案管理工作對企業(yè)來說是必不可少的，事業(yè)單位在選擇人才的時(shí)候需要根據(jù)人才檔案來進(jìn)行篩選，人事檔案管理工作的優(yōu)化，能夠?qū)θ肆Y源的管理有著深刻的影響?？墒牵F(xiàn)如今人事檔案管理工作還存在著許多的不足之處，這些問題嚴(yán)重影響了人力資源管理的優(yōu)化和提升，因此，本文對人事檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，并給出對應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞 人事檔案管理;事業(yè)單位;解決措施

1人事檔案及人事檔案管理的基本概述

①人事檔案的概述。在人事檔案管理中，人事檔案是最基本的材料文件，它主要用來記錄這個(gè)人自身學(xué)歷、品德、特長等內(nèi)容。人事檔案包括一個(gè)人的個(gè)人學(xué)歷、個(gè)人資歷、政治面貌等方面的信息，這些信息與工資待遇以及社會勞動保障是掛鉤的。嚴(yán)格來說，人事檔案是用來記錄一個(gè)人人生軌道的，并且具有法律效力。現(xiàn)如今人事檔案主要用來開具證明、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)、個(gè)人轉(zhuǎn)正等。②人事檔案管理的概述。在企業(yè)人事檔案管理工作中，人事檔案主要用來記錄個(gè)人在人事活動中的表現(xiàn)，并對其進(jìn)行收集、統(tǒng)計(jì)、保存。人事檔案管理的制度主要為保障人事檔案的隱私性、確保人事檔案的完整性、真實(shí)有效性等方面[1]。

2當(dāng)前人事檔案管理中存在的不足

①領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作不夠重視。在企業(yè)人事檔案管理工作中，很少有領(lǐng)導(dǎo)會對其進(jìn)行重視，這種情況在各個(gè)大大小小的企業(yè)中或多或少都會有一些，并且這種情況仿佛已經(jīng)成了習(xí)慣，主要原因?yàn)樯蠈宇I(lǐng)導(dǎo)沒有認(rèn)識到人事檔案管理工作的重要性。在上級領(lǐng)導(dǎo)眼里，他們覺得人事檔案管理只是一種附屬性工作，沒必要對其進(jìn)行重視，只要保證其不丟失、不泄露，能夠隨時(shí)用來應(yīng)對查檔就可以了。領(lǐng)導(dǎo)自身對人事檔案管理工作帶著這種錯(cuò)誤的認(rèn)知是沒辦法有效優(yōu)化人事檔案管理工作的。這種情況所帶來的弊端主要在工作沒計(jì)劃時(shí)表現(xiàn)出來，檔案工作沒有足夠的人員來支撐。②對檔案工作硬件設(shè)施投入不足。檔案室存在的意義就是為了有效管理檔案，為人事檔案提供一個(gè)良好的環(huán)境?？墒窃趯?shí)際工作中，大多數(shù)單位都會將大部分經(jīng)費(fèi)用來完善其他工作中的硬件設(shè)施，從未在檔案室增添新設(shè)備，造成檔案室設(shè)備落后，無法有效對檔案進(jìn)行有效的規(guī)劃，有一些單位更是連檔案室都沒有設(shè)置，人事檔案也沒有專門的人員對其進(jìn)行管理，只是將其隨意堆放在一起，沒有有效對其進(jìn)行保護(hù)，最終導(dǎo)致檔案材料發(fā)生霉變或者蟲蛀的惡劣后果，這樣才需要用到檔案的時(shí)候就會帶來很多不便之處。③人事檔案收集工作力度不夠。在工作當(dāng)中要想加強(qiáng)對人事檔案的管理，必須必備一套比較全面的集中檔案工作的制度，然而，在當(dāng)代工作中還存在許多的單位制度并不全面，在對檔案實(shí)施的人員要求不夠嚴(yán)格，從而給檔案整理上帶來了不必要的因素，例如：需要存放的檔案歸類的不夠及時(shí)，對整體的工作造成了影響，讓整個(gè)工作中處于被動的狀態(tài)，沒能達(dá)到檔案工作的整理齊全[2]。

3人事檔案管理的對策及研究

①收集材料是基礎(chǔ)。在現(xiàn)在社會當(dāng)中，因?yàn)橐恍└刹咳藛T的資料不斷增加，不管是在考核上，還是個(gè)人經(jīng)歷及專業(yè)技術(shù)上都有存放的材料，這樣也給檔案收集人員帶來了更多的要求。然而，檔案工作人員還必須要做到對每一個(gè)職工每年的考核和學(xué)歷上的變化，等進(jìn)行收集、整理和歸檔。如果出現(xiàn)個(gè)別的工作人員需要調(diào)動或者查詢自己的檔案資料，那么運(yùn)用之后要及時(shí)的歸還到位，并且要求按照一定的管理制度整理裝訂完整。②加強(qiáng)檔案工作基礎(chǔ)建設(shè)。在對檔案工作管理上，一定要抓緊制定好管理上的工作制度，因?yàn)檫@些資料都是非常重要的。所以，在檔案管理上要加強(qiáng)對工作人員的培養(yǎng)，可以對相關(guān)人員開展一定的培訓(xùn)計(jì)劃，傳遞一些相關(guān)的理論知識，讓工作人員靈活的運(yùn)用到管理工作當(dāng)中。同時(shí)，也要做好的管理環(huán)境的設(shè)施，在檔案柜上裝置安全鎖，還要做到防濕、防火的相關(guān)配置，從而對檔案管理起到更大的輔助作用。③加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高人事檔案管理人員素質(zhì)。為檔案管理工作人員創(chuàng)建一個(gè)良好的隊(duì)伍，加強(qiáng)工作人員的責(zé)任心，充分的發(fā)揮他們的工作能力，從而起到更好的作用，同時(shí)，調(diào)動工作人員的工作態(tài)度，提高積極性。④建立人事檔案管理信息系統(tǒng)，提高科學(xué)管理水平。在這個(gè)網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，要讓人事檔案管理發(fā)展的越來越好，就要做好檔案管理上的整體工作，讓工作人員很好地去運(yùn)用信息資源完善檔案管理工作的發(fā)展[3]。

4加快現(xiàn)有人事檔案的信息化建設(shè)

人事檔案信息化管理將對于人事以及組織工作有著很大的影響，主要表現(xiàn)在以下幾方面：①有利于組織人事部門“選人用人”和為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。清楚明了的人事檔案管理優(yōu)點(diǎn)在于可以讓人事部和領(lǐng)導(dǎo)快速找到自己想要查詢的資料，并且能夠準(zhǔn)確了解掌握干部在各個(gè)方面的表現(xiàn)情況。②有利于提高人事檔案管理人員的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。檔案管理實(shí)行紙質(zhì)人為收集管理是以往的人事檔案管理方式，同時(shí)這也暴露出了一些問題，工作人員有著巨大的工作量，在整理材料時(shí)所耗費(fèi)的時(shí)間也很多。融入現(xiàn)代信息化運(yùn)行的人事檔案管理，在查詢干部工作資料時(shí)擁有更加快捷、迅速、準(zhǔn)確的高效率優(yōu)點(diǎn)，同時(shí)對于所呈現(xiàn)出來的信息完整性也更加有保證，并且可以做到實(shí)施的更新，以便于掌握最新的信息。在很大程度上給檔案管理工作人員也降低工作困擾。一方面，檔案管理人員會第一時(shí)間保證人事檔案信息的準(zhǔn)確和完整;另一方面檔案信息會得到及時(shí)更新，方便領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)方面調(diào)閱，為組織人事部門科學(xué)決策提供準(zhǔn)確信息。

5結(jié)束語

實(shí)行人事檔案管理在工作單位中有著舉足輕重的作用，能夠有效促進(jìn)單位的管理和改革，跟進(jìn)時(shí)代發(fā)展的腳步來實(shí)行信息化人事檔案管理。單位領(lǐng)導(dǎo)需要認(rèn)清現(xiàn)代發(fā)展管理的新思路，對人事檔案管理能夠起到充分的重視，做好與人才服務(wù)部門的交流，有助于提高單位人事檔案管理的效益，能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案管理對提高人力資源管理的積極作用，推動人事檔案管理的科學(xué)化、合理化發(fā)展，達(dá)到推動單位人事檔案管理發(fā)展的目的。

參考文獻(xiàn)

[1] 牛雪玲.事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題及對策[J].現(xiàn)代國企研究，2018，（22）：174.

[2] 孫偉.淺析基層事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題及對策[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2015，12（30）：168-170.

[3] 郝小艷.醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題及對策探究[J].現(xiàn)代交際，2016，（7）：235.