風(fēng)力發(fā)電項(xiàng)目建設(shè)工程的檔案管理問題研究

王惠華

（中閩（連江）風(fēng)電有限公司，福州 350500）

風(fēng)力發(fā)電項(xiàng)目建設(shè)工程的檔案管理問題研究

王惠華

（中閩（連江）風(fēng)電有限公司，福州 350500）

現(xiàn)如今，我國的基本建設(shè)不斷發(fā)展，每個(gè)行業(yè)的檔案資料都具備較為重要的作用，檔案管理工作逐漸被各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注。風(fēng)力發(fā)電項(xiàng)目建設(shè)工程為提升檔案管理水平，逐漸配置了信息化的管理軟件，使得傳統(tǒng)形式的手工操作轉(zhuǎn)變成為技術(shù)型的辦公設(shè)備管理，從而合理利用、科學(xué)管理、規(guī)范整理以及完整收集工程檔案資料。本文以風(fēng)力發(fā)電項(xiàng)目建設(shè)工程的檔案管理問題為基本點(diǎn)，進(jìn)行詳細(xì)分析。

風(fēng)力發(fā)電；項(xiàng)目建設(shè)；工程；檔案管理；問題

1　風(fēng)力發(fā)電建設(shè)工程檔案工作的主要特點(diǎn)分析

作為可再生的綠色環(huán)保能源，風(fēng)能有助于保護(hù)生態(tài)環(huán)境。風(fēng)力發(fā)電建設(shè)工程中的檔案資料，主要內(nèi)容是工程建設(shè)階段的實(shí)際歷史記錄，可以系統(tǒng)地反映工程建設(shè)的主要過程。風(fēng)力發(fā)電建設(shè)工程檔案工作的主要特點(diǎn)具體表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。

1.1檔案管理人員需具備專業(yè)技術(shù)

在工程建設(shè)時(shí)期，檔案是重要的參考和指導(dǎo)資料。在工程竣工之后會(huì)轉(zhuǎn)交到管理單位，以使風(fēng)力發(fā)電工程保持穩(wěn)定安全。在我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的過程中，檔案管理在工程的改建或擴(kuò)建中占據(jù)一定地位。檔案管理人員需具備擅長使用專業(yè)技術(shù)以及現(xiàn)代辦公設(shè)備的能力，善于運(yùn)用擬訂圖紙、文件資料的文字檔案和管理、處理電子檔案的工作。

1.2檔案管理人員需具備較強(qiáng)的責(zé)任感

工程的檔案管理是作為重要資源保留的，能將經(jīng)濟(jì)效益的潛在能力淋漓盡致地發(fā)揮出來。擬訂竣工檔案工作是較為復(fù)雜的工作，需要管理人員擁有較強(qiáng)的事業(yè)心和責(zé)任感，要嚴(yán)格、自覺的執(zhí)行風(fēng)力發(fā)電行業(yè)和國家的檔案管理規(guī)范，具備優(yōu)質(zhì)的敬業(yè)精神。

1.3收集存檔資料的及時(shí)性

風(fēng)力發(fā)電的建設(shè)工程包含較多施工和管理單位，在參建人員方面時(shí)常發(fā)生變動(dòng)，要在第一時(shí)間收集需要存檔的資料，以保證歸納材料工作的順暢開展。

1.4收集存檔資料的技術(shù)性

風(fēng)力發(fā)電工程由施工技術(shù)性強(qiáng)、多學(xué)科以及專業(yè)分散的系統(tǒng)工程組成，必須規(guī)范整理、科學(xué)分類存檔資料。管理人員一方面要具備管理檔案的專業(yè)知識(shí)，另一方面還要了解風(fēng)力發(fā)電建設(shè)的詳細(xì)過程，同時(shí)要擁有較強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)知識(shí)。

2　加強(qiáng)風(fēng)力發(fā)電建設(shè)工程的檔案管理

2.1提升檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)

要想確保檔案工作的總體質(zhì)量，就要不斷提升各級(jí)資料員的責(zé)任心及工作水平。由于擁有較多的參建單位，每個(gè)單位在管理水平上的程度不一，業(yè)主要對(duì)資料管理員進(jìn)行有針對(duì)性的相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增強(qiáng)資料管理員的責(zé)任感，提高其工作水平。

具體需要每個(gè)單位在建設(shè)開展初期，細(xì)致擬訂合同需要給予的竣工資料目錄，具體包含：案卷編號(hào)、案卷提名，要將其同時(shí)給予建設(shè)單位開展正規(guī)的審核流程。要讓監(jiān)理、業(yè)主合理控制竣工資料，正確進(jìn)行案卷提名，科學(xué)編制，不漏項(xiàng)收集。且要做到在督促、檢查的過程中有據(jù)可循。參建單位在進(jìn)行竣工資料的收集整理時(shí)，也會(huì)具備一個(gè)較為統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。檔案資料的專業(yè)管理人員的工作素質(zhì)，直接影響著竣工檔案的總體質(zhì)量，因此，要不斷提升各級(jí)資料員的綜合素質(zhì)。

2.2加強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任感

在風(fēng)力發(fā)電建設(shè)工程的具體工作中，要將檔案資料的制度化管理作為重中之重來看待。風(fēng)力發(fā)電建設(shè)工程在初期建設(shè)過程中，業(yè)主要嚴(yán)格建立管理制度，實(shí)施統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一管理以及統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理模式。參建、業(yè)主以及監(jiān)理各方都要設(shè)置專人管理、專人領(lǐng)導(dǎo)，每個(gè)單位都要對(duì)檔案管理制度熟記于心，建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)，其中檔案管理制度主要包含經(jīng)濟(jì)責(zé)任制。

監(jiān)理以及業(yè)主要明確劃分每個(gè)單位的資料歸檔責(zé)任，定期指導(dǎo)、督促、檢查以及巡查各級(jí)別的資料管理工作，若發(fā)現(xiàn)問題，要在第一時(shí)間進(jìn)行合理糾正。對(duì)資料管理工作規(guī)范以及成績突出的個(gè)人和單位，進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)和表彰；對(duì)存在問題的有關(guān)單位，要進(jìn)行及時(shí)整改。避免參建單位的檔案管理水平不統(tǒng)一?？傊?，制度化的管理能合理提升建設(shè)工程檔案管理工作的整體水平。

2.3解決收集存檔資料及時(shí)性的辦法

2.3.1檔案記錄含糊不清

檔案資料盒中的案卷提名、脊背以及封面等，在編寫時(shí)不能充分表明詳細(xì)內(nèi)容。并且，還會(huì)存在不正確的表格填寫、卷內(nèi)頁碼錯(cuò)誤以及編碼錯(cuò)誤等現(xiàn)象。

2.3.2獨(dú)立事件需要單獨(dú)組卷

要根據(jù)時(shí)間的先后順序，將獨(dú)立事件合理歸檔到一個(gè)整體中，以利于后期查閱。不及時(shí)收集會(huì)導(dǎo)致資料漏項(xiàng)的情況發(fā)生。

2.3.3竣工圖、竣工章不夠規(guī)范

編制竣工圖時(shí)，時(shí)常會(huì)產(chǎn)生不規(guī)范、不完整的修改，存在加蓋竣工章的部位不清晰、不一致，折疊圖紙的大小方向和相關(guān)規(guī)定不符等現(xiàn)象。

2.3.4不規(guī)范的書寫竣工資料

竣工資料的書寫不規(guī)范主要表現(xiàn)在不完備的簽字手續(xù)、不整潔的圖表、不清晰的圖樣、字跡，以及針對(duì)長期保存的文件運(yùn)用了容易褪色的書寫材料，例如：鉛筆、復(fù)寫紙、圓珠筆以及紅色墨水等。

2.3.5檔案組卷往往以3套為基準(zhǔn)

檔案組卷中的3套分別為：用于生產(chǎn)的一套、留作資料查閱的一套和用于存檔的一套，較少應(yīng)用的則為原件。原件指的是手工實(shí)名的親筆簽字、加蓋紅章或紅頭的文件圖紙資料。風(fēng)力發(fā)電建設(shè)工程經(jīng)過多年的建設(shè)，丟失原件資料的現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生。

2.4解決收集存檔資料技術(shù)性的辦法

由于竣工檔案資料具有一定的完整性和真實(shí)性，相對(duì)比較重要。然而，風(fēng)力發(fā)電建設(shè)工程中的原始資料，是參建單位不斷積累獲得的。從項(xiàng)目立項(xiàng)一直到竣工驗(yàn)收，期間會(huì)存在較大的人員變化，竣工責(zé)任制原則很難達(dá)成。部分參建單位只是進(jìn)行形式化的編制，導(dǎo)致最終顯現(xiàn)出的資料是以回憶錄形式展現(xiàn)的，在真實(shí)性上不能達(dá)標(biāo)。

在工程建設(shè)初期，業(yè)主需要將檔案資料的編制當(dāng)做核心工作來落實(shí)。收集竣工資料的工作需要根據(jù)邊施工、邊收集的原則開展，否則，風(fēng)力發(fā)電建設(shè)工程竣工之后，就會(huì)存在較多資料收集漏洞。因此，收集資料的歸納工作要明確規(guī)定在參建項(xiàng)目的合同當(dāng)中，同時(shí)結(jié)合工程的價(jià)款結(jié)算。甲乙雙方都要以守約、誠信的態(tài)度，認(rèn)真履行資料歸納的職責(zé)。只有這樣，才能確保資料收集的準(zhǔn)確度和完整度。

3　結(jié) 語

風(fēng)力發(fā)電項(xiàng)目建設(shè)工程的好壞，受檔案管理工作的直接制約。要正確樹立質(zhì)量理念，建立健全檔案管理工作的管理制度，同時(shí)保證建設(shè)工程竣工資料的系統(tǒng)、規(guī)范、準(zhǔn)確和完整，從而反映出工程建設(shè)過程中的詳細(xì)狀況，設(shè)立達(dá)標(biāo)檔案。風(fēng)力發(fā)電工程在投資效益方面也能根據(jù)檔案管理工作的正常開展而發(fā)揮較大效益。此外，檔案管理人員需樹立良好的工作態(tài)度，力求順利開展風(fēng)力發(fā)電項(xiàng)目建設(shè)工程的檔案管理工作。

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.14.163

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1673-0194（2015）14-0210-02

2015-05-22