人事檔案信息數(shù)字化管理面臨的問(wèn)題與對(duì)策

謝心梅

摘要：人事檔案管理是事業(yè)單位的重要部分，傳統(tǒng)的人事檔案管理是用紙質(zhì)進(jìn)行管理的，隨著社會(huì)科技的不斷進(jìn)步，信息數(shù)字化的管理方式也應(yīng)用到人事檔案中。人事檔案是每個(gè)事業(yè)單位人才的展現(xiàn)，人事檔案管理得當(dāng)可以體現(xiàn)單位的能力。但是人事檔案信息數(shù)字化管理面臨著很大的挑戰(zhàn)，例如保管的環(huán)境、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)安全性、管理人員的能力以及信息是否真實(shí)……想要提高管理水平，必須發(fā)現(xiàn)其存在的問(wèn)題，根據(jù)問(wèn)題提出解決的對(duì)策。讓人事檔案管理更加優(yōu)越。

關(guān)鍵詞：人事檔案 信息數(shù)字化管理 面臨的問(wèn)題 解決對(duì)策

人事檔案是每個(gè)單位組織人才信息的重要載體，它不僅是記錄每個(gè)人的經(jīng)歷，還是每個(gè)單位了解人并用人的依據(jù)，因此人事檔案的管理是很重要的。隨著社會(huì)信息化水平的提高，人事檔案也通過(guò)信息數(shù)字化進(jìn)行管理。由于信息數(shù)字化的更新速度太快，所以人事檔案信息數(shù)字化管理還是存在一些不足的地方，而想要人事檔案信息數(shù)字化管理，還需要進(jìn)行研究與改進(jìn)，讓人事檔案的管理更加方便簡(jiǎn)潔。

一、人事檔案管理的重要性

人事檔案的管理是每一個(gè)單位的重要部分，所以在管理人事檔案也需要重視起來(lái)。傳統(tǒng)的檔案是在紙上填寫(xiě)信息，管理員需要將這些檔案分類整理，分開(kāi)管理，這樣的檔案需要足夠的空間，而且在查閱的時(shí)候也不是很方便，會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間去尋找。人事檔案信息數(shù)字化管理之后，可以直接將人事信息存放在移動(dòng)硬盤(pán)或者電腦中，節(jié)省大量的存放空間，在查閱的時(shí)候，也比紙質(zhì)版省時(shí)間，而且方便。但是現(xiàn)如今網(wǎng)絡(luò)社會(huì)，網(wǎng)絡(luò)病毒等一些問(wèn)題，也危害著信息數(shù)字化管理。因此要提升信息數(shù)字化管理的各方面水平，保證人事檔案得到更好的管理，讓人事檔案信息數(shù)字化管理更加優(yōu)越。

二、人事檔案信息數(shù)字化管理面臨的問(wèn)題

人事檔案信息數(shù)字化管理還存在很多的問(wèn)題，例如，保存環(huán)境的不足、所依賴的載體——計(jì)算機(jī)的問(wèn)題、安全性的不足、管理人員的能力素質(zhì)低以及人員信息是否真實(shí)……

（一）人事檔案信息數(shù)字化管理中保管環(huán)境的不足

傳統(tǒng)的人事檔案管理是通過(guò)在紙上填寫(xiě)信息，然后由管理人員進(jìn)行整理、保存?，F(xiàn)如今社會(huì)進(jìn)步，人事檔案開(kāi)始用信息數(shù)字化管理，這樣的管理比傳統(tǒng)的管理方式要便捷很多。傳統(tǒng)紙質(zhì)的人事檔案需要足夠大的空間來(lái)保存人員信息，現(xiàn)在人事檔案信息數(shù)字化管理可以將人員信息保存在光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)或者電腦中，就可以有很大的空間為其它工作使用。這樣看似很好，但是也還是存在不足的，光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)或者電腦萬(wàn)一有所損壞，這樣就會(huì)導(dǎo)致人員信息缺失，也不利于檔案長(zhǎng)期管理。

（二）人事檔案信息數(shù)字化管理中依賴的載體——計(jì)算機(jī)的問(wèn)題

計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為二十一世紀(jì)的潮流，計(jì)算機(jī)可以儲(chǔ)存大量的信息，計(jì)算機(jī)可以查閱很多不清楚的問(wèn)題，計(jì)算機(jī)可以瀏覽信息，可以了解世界動(dòng)態(tài)，計(jì)算機(jī)可以拉近人與人之間的距離，當(dāng)然計(jì)算機(jī)也可以在工作中使用……計(jì)算機(jī)給人們帶來(lái)了很多便利，也同樣帶來(lái)了一些不足?，F(xiàn)如今各單位人事檔案也開(kāi)始用信息數(shù)字化來(lái)管理了，大部分的人員信息都通過(guò)計(jì)算機(jī)輸入，在計(jì)算機(jī)中保存，這樣較傳統(tǒng)的人事檔案管理方便很多。但是計(jì)算機(jī)也存在一些問(wèn)題，例如，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可能會(huì)出現(xiàn)漏洞，導(dǎo)致人員信息丟失;計(jì)算機(jī)在保存的過(guò)程中也可能出現(xiàn)延遲的現(xiàn)象，讓人誤以為保存好了，這樣也會(huì)使人員信息丟失。所以人事檔案信息數(shù)字化管理在計(jì)算機(jī)方面還是存在很大的不足的。

（三）人事檔案信息數(shù)字化管理中安全性的不足

人事檔案是每個(gè)單位的關(guān)鍵，所以人事檔案管理的安全性是很重要的?，F(xiàn)如今是網(wǎng)絡(luò)社會(huì)，網(wǎng)絡(luò)病毒也使網(wǎng)絡(luò)存在很大的安全隱患，這也使人事檔案信息數(shù)字化管理存在安全性問(wèn)題。

1.人事檔案信息數(shù)字化管理人員的問(wèn)題

管理人員的能力及素質(zhì)有很高的要求，如果管理人員素質(zhì)低的話，可能會(huì)泄露人員檔案的信息。管理人員自身的素質(zhì)決定人事檔案管理的安全性，管理人員素質(zhì)高，對(duì)工作也會(huì)認(rèn)真負(fù)責(zé)，對(duì)于人員信息也不會(huì)向外泄露;管理人員素質(zhì)低，在工作或者操作時(shí)也不能認(rèn)真完成，對(duì)于人員信息也不會(huì)絕對(duì)保密。因此人事檔案信息數(shù)字化管理人員的素質(zhì)也需要提高。

2.人事檔案信息數(shù)字化管理中的網(wǎng)絡(luò)問(wèn)題

現(xiàn)如今網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)遍布全球，但是網(wǎng)絡(luò)也存在很大的安全隱患。每個(gè)事物都有好與壞兩個(gè)方面，這也包括網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。隨著社會(huì)的進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)也開(kāi)始進(jìn)入人們的生活中，網(wǎng)絡(luò)給人們帶來(lái)很多便利，但是網(wǎng)絡(luò)也有很多不利的方面。例如，現(xiàn)如今人們已經(jīng)離不開(kāi)網(wǎng)絡(luò)了，黑客也隨著網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)生了，黑客會(huì)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)而入侵人事檔案中，盜取人員信息，從而影響人事檔案的管理。網(wǎng)絡(luò)中也會(huì)有電腦病毒的存在，電腦病毒入侵計(jì)算機(jī)，會(huì)導(dǎo)致信息的泄露，系統(tǒng)不安全，也會(huì)對(duì)人事檔案信息數(shù)字化管理造成困擾。

（四）人事檔案信息數(shù)字化管理中管理人員能力不足

管理人員的能力很重要，現(xiàn)如今人事檔案已經(jīng)用信息數(shù)字化進(jìn)行管理，所以這就要求管理人員具有計(jì)算機(jī)系統(tǒng)操作能力，可以在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行操作管理人員檔案。因此這就要求管理人員不僅具備計(jì)算機(jī)系統(tǒng)操作能力，還要具有基礎(chǔ)的檔案管理能力。管理人員還要具有很高的素養(yǎng)，不能泄露人員的信息。所以人事檔案信息數(shù)字化管理中對(duì)管理人員的要求很高。

（五）人事檔案信息數(shù)字化管理人員信息的真實(shí)性

傳統(tǒng)的人事檔案是紙質(zhì)版的，人員將自己的信息填寫(xiě)在紙上，如果有更改就會(huì)留下明顯的改動(dòng)印記。而現(xiàn)在人員信息都是員工將信息通過(guò)計(jì)算機(jī)編輯好，上傳即可，這樣就看不出信息是否更改過(guò)。員工信息的真實(shí)性就會(huì)存在問(wèn)題，所以要加強(qiáng)員工管理，加強(qiáng)人事檔案管理，保證人事檔案管理的真實(shí)性。

三、人事檔案信息數(shù)字化管理針對(duì)問(wèn)題的解決對(duì)策

針對(duì)人事檔案信息數(shù)字化管理出現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)該加強(qiáng)管理，進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)，讓人事檔案信息數(shù)字化管理更加優(yōu)越，更加完善，這樣有利于單位管理員工，也有利于各單位不斷發(fā)展。

（一）人事檔案信息數(shù)字化管理，選擇合適的載體

人事檔案用信息數(shù)字化管理，首先要選擇合適的載體。載體是人事檔案信息數(shù)字化管理最基礎(chǔ)的硬件設(shè)施，載體又是在人事檔案信息數(shù)字化管理中起直接作用，所以在載體的選擇上一定要慎重。在選擇載體時(shí)，先考慮其與人事檔案信息相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)能否保證安全性，其次還要保證人事檔案信息不能更改，還要考慮這個(gè)載體的壽命、操作速度以及其使用是否便捷。只有選擇合適的載體，才能讓人事檔案信息數(shù)字化管理更好。

（二）強(qiáng)化人事檔案信息數(shù)字化管理的操作系統(tǒng)

人事檔案信息數(shù)字化管理的操作系統(tǒng)是最基礎(chǔ)的軟件技術(shù)，它與硬件設(shè)施相互配合，共同完成工作任務(wù)。人事檔案是各單位很重要的部分，所以在保存管理的過(guò)程中不能出現(xiàn)任何問(wèn)題，因此在人事檔案信息數(shù)字化管理中操作系統(tǒng)必須過(guò)關(guān)。操作系統(tǒng)一定要在技術(shù)方面過(guò)關(guān)，符合技術(shù)要求。在系統(tǒng)操作的過(guò)程中一定要注意人事檔案信息的完整性?，F(xiàn)在信息數(shù)字化的運(yùn)用，人事檔案信息修改之后很難看出來(lái)，也就有用心不良的人偽造檔案，因此為了保證人事檔案的真實(shí)性，系統(tǒng)要注意不可更改的設(shè)定。系統(tǒng)需要時(shí)常更新，但是在系統(tǒng)更新時(shí)要注意保證安全性，不能因?yàn)楦孪到y(tǒng)而導(dǎo)致人事檔案信息丟失或者數(shù)據(jù)損壞，因此人事檔案信息數(shù)學(xué)化管理系統(tǒng)必須完善，不能因?yàn)槠渲械穆┒磳?dǎo)致人事檔案信息被盜取或者丟失，要避免不必要的麻煩。操作系統(tǒng)的強(qiáng)化可以為人事檔案信息提供更安全的操作平臺(tái)。

（三）培養(yǎng)專業(yè)的人事檔案信息數(shù)字化管理的人員

人事檔案信息數(shù)字化的管理人員不能僅是只會(huì)簡(jiǎn)單檔案管理的人員，現(xiàn)在需要的是具有更高素質(zhì)及能力的管理人員。首先管理人員自身的素質(zhì)過(guò)關(guān)，不會(huì)輕易泄露人事檔案信息;其次管理人員要會(huì)系統(tǒng)操作，可以進(jìn)行信息數(shù)字化管理，可以建立安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，保證人事檔案信息更好的保存。因此在培養(yǎng)這方面的人才時(shí)，要注意培養(yǎng)他們的計(jì)算機(jī)操作，網(wǎng)絡(luò)的熟悉程度，信息技術(shù)的掌握，人事檔案信息的管理以及安全意識(shí)。

（四）提高人事檔案信息數(shù)字化管理的安全性

保證人事檔案信息的安全是整個(gè)管理工作中最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，現(xiàn)在社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)壓力大，就會(huì)有心懷不軌的人盜取人事信息，所以人事檔案信息的安全是很重要的。網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)既給人們帶來(lái)便利，也給人們帶來(lái)困擾。隨著電腦網(wǎng)絡(luò)的流行，電腦病毒也開(kāi)始有目的地蔓延，給人事檔案信息的安全帶來(lái)很大的隱患，所以在人事檔案信息數(shù)字化管理的過(guò)程中要定期采用正規(guī)的殺毒軟件對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行防毒、殺毒，保證人事檔案信息的安全。

四、結(jié)語(yǔ)

人事檔案信息數(shù)字化管理已經(jīng)全面展開(kāi)，面對(duì)人事檔案信息數(shù)字化管理中存在的不足，各單位要盡快解決，為人事檔案信息數(shù)字化管理更好的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。隨著計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，人事檔案信息數(shù)字化管理也要隨之進(jìn)步，為每個(gè)人的檔案信息保駕護(hù)航。

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（作者單位：四川省九寨溝風(fēng)景名勝區(qū)管理局）