供電企業(yè)檔案管理工作存在的問題研究

吳少嬋

【摘要】供電企業(yè)在生產(chǎn)過程中能夠收集各地的用電信息，并為居民提供穩(wěn)定的供電服務(wù)，保障社會居民的用電質(zhì)量，在這個過程中，需要收錄的信息數(shù)據(jù)以及各種文檔比較多，需要建檔保存，以便為供電企業(yè)運營發(fā)展提供決策依據(jù)。尤其是在信息化逐漸普及的關(guān)鍵時期，提高供電企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量具有十分重要的現(xiàn)實意義?；诖?，本文就供電企業(yè)檔案管理工作存在的問題進行了研究。

【關(guān)鍵詞】供電企業(yè);檔案管理;存在問題

企業(yè)檔案是指企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各種文字材料、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。供電企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中的各項活動，每天都會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)記錄，這些檔案信息資源與企業(yè)全盤工作密不可分，要做好這些海量數(shù)據(jù)的管理，只有科學(xué)、有序、合理地對其進行管理，才能夠及時為供電企業(yè)各行各業(yè)提供準確的參考依據(jù)，實現(xiàn)供電企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。因此有必要重視供電企業(yè)的檔案管理工作，積極采取措施推動檔案管理工作的開展。

一、做好供電企業(yè)檔案管理的重要性

近些年來，隨著社會生產(chǎn)過程中對用電需求量的加大，供電企業(yè)的發(fā)展規(guī)模以及發(fā)展速度都得到了提高，其在運營生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)信息也被儲存起來，而一些價值較高的信息還需要作為企業(yè)決策的依據(jù)，幫助企業(yè)作出科學(xué)、合理的決策。同時，供電企業(yè)涉及的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)較多，需要應(yīng)用到的檔案資料、信息數(shù)據(jù)也多，比如在工作人員檢查設(shè)備的運行狀況或者通信情況時，就可以查看原來的檔案記錄來說明設(shè)備的工作情況，并以此判斷設(shè)備后續(xù)的維護、使用方案，進一步提高工作效率與工作質(zhì)量，為供電企業(yè)的穩(wěn)定運行、安全生產(chǎn)提供保障。再者，供電企業(yè)檔案記錄的是電力建設(shè)、企業(yè)管理、生產(chǎn)信息等數(shù)據(jù)，只能反映出供電企業(yè)的運營情況，而科學(xué)、合理的檔案管理工作能夠為各級、各類查看檔案資料的工作人員服務(wù)，使其提高工作效率與質(zhì)量，實現(xiàn)供電企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

二、當前供電企業(yè)檔案管理存在的問題

（一）檔案人員素質(zhì)不高。檔案管理工作對檔案管理人員的專業(yè)性要求較高，需要檔案管理人員具備相關(guān)的專業(yè)知識以及先進的管理方式，同時還需要具備較高的信息素養(yǎng)，這樣才能夠在檔案管理工作中提高工作效果，但是當前大多數(shù)供電企業(yè)檔案管理人員在實際工作中多是對檔案進行簡單的收集和分類，甚至有些檔案管理人員身兼數(shù)職，不僅要整理檔案，還需要幫辦公室做一些打字、做表格等相關(guān)的工作，再加上檔案管理工作人員的待遇較低，無法招聘到高素質(zhì)的勞動力，這就造成供電企業(yè)檔案管理人員整體素質(zhì)不高的問題。這些問題的存在嚴重阻礙了供電企業(yè)檔案管理工作的開展，繼而影響著供電企業(yè)的有序經(jīng)營。

（二）檔案管理意識不強。檔案管理意識不強是當前企業(yè)在發(fā)展過程中普遍存在的一種現(xiàn)象，主要是因為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層忽視檔案管理環(huán)節(jié)，導(dǎo)致員工無法正確認識檔案的重要性。在供電企業(yè)的生產(chǎn)活動中，企業(yè)管理者以及員工們往往比較關(guān)注生產(chǎn)活動的實際內(nèi)容，針對活動過程中產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)只是進行簡單的收集，并沒有針對性對其進行管理，甚至還出現(xiàn)某些活動細節(jié)沒有收集到，造成檔案資料的缺失。這主要是因為供電企業(yè)的檔案管理工作缺乏完善的管理制度，沒有制度的制約與保障，員工們會疏于檔案管理工作的開展，導(dǎo)致檔案在數(shù)據(jù)的收集以及整理方面都比較雜亂，甚至?xí)霈F(xiàn)檔案信息泄露現(xiàn)象，甚至?xí)楣╇娖髽I(yè)帶來經(jīng)濟損失。

（三）檔案管理信息化程度薄弱。隨著信息技術(shù)的進步發(fā)展，各行業(yè)領(lǐng)域的信息化進程不斷加快，供電企業(yè)也緊跟時代發(fā)展的潮流，開始了信息化建設(shè)。信息化建設(shè)過程中對基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)要求較高，但是當前供電企業(yè)普遍存在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不到位、設(shè)施老化、設(shè)施設(shè)備落后的問題，這些問題的存在使得檔案管理工作的信息化建設(shè)動力不足。雖然有些供電企業(yè)的信息化建設(shè)較為完善，但是由于檔案管理人員信息素養(yǎng)不高的問題，導(dǎo)致實際工作的開展受到阻礙，工作效率也不高。

（四）檔案開發(fā)程度低。檔案開發(fā)指的是對檔案信息資料的挖掘，并從海量的信息數(shù)據(jù)中獲得對企業(yè)發(fā)展有價值的內(nèi)容，將其記錄保存后用作企業(yè)發(fā)展運營的參考依據(jù)，以便保障決策科學(xué)，但是當前的供電企業(yè)由于檔案管理工作的缺失，導(dǎo)致檔案的開發(fā)程度較低。

三、供電企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展策略

（一）制定合理的檔案工作發(fā)展戰(zhàn)略。黨的十九大報告尤其是第七部分“堅定文化自信，推動社會主義文化繁榮興盛”，為我們在新時代推動檔案工作新發(fā)展校對了航標、指明了方向，供電企業(yè)的檔案管理工作開展更需要在國家的號召下制定合理的檔案工作發(fā)展戰(zhàn)略，應(yīng)該加強檔案資源體系建設(shè)，確保檔案資源的齊全完整;加強檔案安全體系建設(shè)，確保檔案實體及信息的絕對安全，提高供電企業(yè)檔案管理工作的有效性。

（二）加強檔案管理工作的信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。信息技術(shù)的應(yīng)用大大提高了現(xiàn)代生產(chǎn)力，而無紙化辦公的推行、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代化管理手段的實施、多媒體文件制作的盛行更是進一步提高了現(xiàn)代企業(yè)的工作效率與工作質(zhì)量，在供電企業(yè)的檔案管理工作中，有必要加強檔案管理工作的信息化建設(shè)，真正實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。應(yīng)廣泛普及計算機技術(shù)的應(yīng)用，加大資金投入力度，完善基礎(chǔ)設(shè)施，為其信息化建設(shè)提供現(xiàn)代化的物質(zhì)條件，利用計算機也能夠提高檔案管理工作存儲、處理、控制檔案信息的能力。與此同時，還能夠減少人力資源成本的消耗，減少重復(fù)勞動、又可杜絕人為的隨意性、避免管理的疏忽造成的經(jīng)濟損失、及時滿足供電企業(yè)管理及社會發(fā)展的需求。

（三）加大檔案人才引入及培訓(xùn)力度。人力資源是現(xiàn)代企業(yè)生產(chǎn)運營的主要力量，在供電企業(yè)的檔案管理工作中，熱愛檔案事業(yè)、工作責(zé)任心強、專業(yè)知識水平高、信息素養(yǎng)高的檔案管理人員對檔案管理的工作質(zhì)量有著決定性的作用，因此，企業(yè)需要加大檔案人才引入及培訓(xùn)力度：一方面，應(yīng)該利用高薪待遇以及晉升機制吸引高素質(zhì)的人才加入到檔案管理工作隊伍中;另一方面，則需要對在崗人員進行定期培訓(xùn)，培訓(xùn)工作包括檔案管理的相關(guān)知識、先進的管理方式以及信息技術(shù)知識等等，使其能夠掌握靈活的工作方法，提高檔案管理工作的效果。

（四）優(yōu)化檔案管理實踐環(huán)節(jié)。把企業(yè)檔案工作滲透到各個環(huán)節(jié)中。企業(yè)檔案工作不僅當作檔案部門和檔案人員的專業(yè)工作，而且當作企業(yè)全員參與的一項綜合性管理工作，滲透到企業(yè)每個部門每個人當中。建立健全檔案的工作組織體系，包括組織領(lǐng)導(dǎo)、機構(gòu)設(shè)置、人員配備和工作網(wǎng)絡(luò);明確檔案工作職責(zé)，包括企業(yè)總體管理職責(zé)、各部門的職責(zé)、檔案部門的職責(zé)、檔案人員的要求;檔案工作組織系統(tǒng)完整建立，檔案管理制度、方法、要求深入到企業(yè)每一項工作當中，細化到企業(yè)文件材料形成和利用的每一個環(huán)節(jié)。

四、結(jié)語

綜上所述，供電企業(yè)要想實現(xiàn)穩(wěn)定發(fā)展以及可持續(xù)發(fā)展，需要充分應(yīng)用檔案信息資料來為其生產(chǎn)活動提供參考依據(jù)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該以身作則，加強宣傳，提高員工對檔案管理工作的重視，在推動檔案管理工作的過程中，還需要制定合理的檔案工作發(fā)展戰(zhàn)略，加強檔案管理工作的信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，加大檔案人才引入及培訓(xùn)力度，優(yōu)化檔案管理實踐環(huán)節(jié)，實現(xiàn)供電企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，為我國現(xiàn)代社會的建設(shè)發(fā)展提供保障。

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