淺談高中學(xué)籍檔案信息化建設(shè)

繆芳

高中學(xué)籍檔案是學(xué)生高中階段成長的真實記錄，是學(xué)校人才培養(yǎng)過程中的一項重要資料，是學(xué)校教育教學(xué)成果的具體體現(xiàn)，也是學(xué)校的寶貴資產(chǎn)。其主要內(nèi)容包括學(xué)生個人檔案以及學(xué)校學(xué)籍檔案兩大主要內(nèi)容。學(xué)生個人檔案主要是學(xué)生成長記錄，內(nèi)容多為學(xué)生學(xué)習(xí)經(jīng)歷以及學(xué)生學(xué)習(xí)過程中有關(guān)學(xué)生學(xué)習(xí)成果的代表性作品。學(xué)校學(xué)籍檔案包含學(xué)生的基本信息、家庭信息、綜合素質(zhì)評價、畢業(yè)情況等重要文件。進行學(xué)籍檔案信息化建設(shè)，是大數(shù)據(jù)時代實現(xiàn)教育管理現(xiàn)代化的必由之路。

一、學(xué)籍檔案信息化建設(shè)

隨著教育改革的不斷深化，高中學(xué)籍檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域越來越廣，包涵的信息量也越來越大。傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法適應(yīng)時代發(fā)展的需求?！叭珖行W(xué)學(xué)籍管理系統(tǒng)”“學(xué)生個人空間”及“福建省普通高中學(xué)生綜合素質(zhì)評價信息管理系統(tǒng)”的使用，給高中學(xué)籍檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造了良好的條件。

（一）利用“學(xué)籍管理系統(tǒng)”管理學(xué)生基本信息。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，高中學(xué)籍檔案管理已進入信息化、數(shù)字化時代。2012年“全國中小學(xué)生學(xué)籍信息管理系統(tǒng)”建立了學(xué)生數(shù)據(jù)庫，并實現(xiàn)全國聯(lián)網(wǎng)運行。該系統(tǒng)收集了基本信息（包括學(xué)生照片、全國學(xué)籍號、姓名、性別、身份證號、民族、出生年月）、家庭成員信息、獎懲信息、畢業(yè)信息、學(xué)籍變動軌跡等信息。全國學(xué)籍號是系統(tǒng)為每一個學(xué)生建立的全國唯一的以身份證號碼為基礎(chǔ)的電子學(xué)籍號，實行“籍隨人走、終身不變”的原則，有效杜絕了重復(fù)學(xué)籍等問題。系統(tǒng)對學(xué)生學(xué)籍注冊、學(xué)籍檔案管理、學(xué)籍異動、升級、畢業(yè)等進行全程信息化管理，實現(xiàn)全國范圍內(nèi)學(xué)生流動情況的實時監(jiān)控與管理。學(xué)籍系統(tǒng)的綜合查詢欄目提供了在校生查詢、異動查詢、畢業(yè)生查詢、全國學(xué)籍查詢等便捷服務(wù)，也支持學(xué)生信息的導(dǎo)入、導(dǎo)出。

（二）利用“學(xué)生空間”管理學(xué)生成長記錄?！案＝ㄊ〗逃Y源公共服務(wù)平臺學(xué)生空間”是應(yīng)教育部三通兩平臺建設(shè)要求，專為學(xué)校學(xué)生提供的實名制學(xué)生網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)空間。學(xué)生空間以學(xué)生成長記錄為核心，用空間描繪成長經(jīng)歷。學(xué)校建立《高中學(xué)生成長記錄制度》，指導(dǎo)高中學(xué)生客觀記錄反映本人綜合素質(zhì)為主要內(nèi)容的活動，真實記錄參加社團活動、科技創(chuàng)新活動、志愿者活動、運動會、軍訓(xùn)、藝術(shù)節(jié)、科技節(jié)等活動情況，用文字、照片、視頻、音頻等方式記錄學(xué)生成長的精彩瞬間和累累碩果，讓活潑生動的成長心得，見證高中學(xué)生的成長歷程和創(chuàng)新體驗，從全方位、多角度展現(xiàn)學(xué)生多姿多彩的精神風(fēng)貌，體現(xiàn)每一位學(xué)生獨具特色的個性特征。同時，也保證了學(xué)生檔案的原始性和多樣性。

（三）利用“綜合素質(zhì)評價信息管理系統(tǒng)”管理學(xué)生綜合素質(zhì)信息。綜合素質(zhì)評價信息是學(xué)生學(xué)籍檔案的一個重要組成部分，是我國新一輪基礎(chǔ)課程改革提出的一個新的教育評價內(nèi)容。它從德、智、體、美、能等各方面詳細記錄高中生的成長經(jīng)歷。

我省學(xué)生綜合素質(zhì)評價依托“福建省普通高中學(xué)生綜合素質(zhì)評價信息管理系統(tǒng)”完成，每學(xué)期系統(tǒng)形成一份《學(xué)生綜合素質(zhì)評價表》。該表對學(xué)生成長過程中的主要經(jīng)歷和典型事例做客觀記錄和寫實性描述，內(nèi)容包括思想品德、學(xué)業(yè)水平、身心健康、藝術(shù)素養(yǎng)和社會實踐五個方面，真實反映學(xué)生高中三年的發(fā)展狀況?！八枷肫返隆敝饕疾旄咧猩`行社會主義核心價值觀方面的表現(xiàn)，欄目下設(shè)黨團活動、社團活動、志愿活動和公益活動等項目。學(xué)生根據(jù)自己“學(xué)生空間”記錄的活動如實統(tǒng)計，填寫活動次數(shù)、活動時間、榮譽成果。“學(xué)業(yè)水平”主要考察學(xué)生知識技能、學(xué)習(xí)能力方面的情況，由科任教師記錄學(xué)生各門學(xué)科課程學(xué)習(xí)內(nèi)容、成績及學(xué)科競賽成績，由省教育考試院錄入學(xué)生學(xué)業(yè)水平考試成績?！吧硇慕】怠庇涗泴W(xué)生《國家學(xué)生體質(zhì)健康標準》測試綜合得分，以及堅持鍛煉情況?！八囆g(shù)素養(yǎng)”記錄學(xué)生藝術(shù)興趣特長，榮譽獎項和活動競賽情況?！吧鐣嵺`”記錄了學(xué)生參加軍事訓(xùn)練、生產(chǎn)勞動、勤工儉學(xué)、參觀體驗、研學(xué)旅行等活動情況?！暗湫桶咐牧稀眲t讓學(xué)生遴選最能展現(xiàn)自我風(fēng)采的典型事例材料，體現(xiàn)學(xué)生發(fā)展的個性特征。畢業(yè)前，學(xué)生要撰寫自我陳述報告和典型案例材料，班主任撰寫符合學(xué)生真實特點的畢業(yè)鑒定，最后系統(tǒng)生成《福建省普通高中畢業(yè)生綜合素質(zhì)評價報告》供高校作選拔人才使用。

二、學(xué)籍檔案信息化的意義

學(xué)籍檔案信息化以先進的方式彌補了傳統(tǒng)學(xué)籍檔案管理的不足，給教育管理現(xiàn)代化管理帶來極大的便利。

（一）學(xué)籍檔案信息化模式有利于信息收集和管理。傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理，程序繁瑣，工作量巨大。譬如，高中學(xué)生學(xué)籍基本信息需班主任或?qū)W生本人提供紙質(zhì)的檔案材料給各科室，每學(xué)年往往要根據(jù)各科室的要求完成幾種不同的表格;學(xué)生成績由教務(wù)處管理;出勤情況、批語及綜合素質(zhì)等級由政教處管理;黨團信息歸學(xué)校黨委和團委管理。這些信息最后都要手工匯總到學(xué)生的學(xué)籍卡片上。由于學(xué)校缺乏具體的高中學(xué)籍檔案管理條例，部分教師檔案意識薄弱，往往造成學(xué)籍檔案信息（如學(xué)生獲獎信息等）遺漏或歸檔不及時。當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代，我們使用“學(xué)籍系統(tǒng)”進行學(xué)籍信息化管理，給學(xué)籍檔案的收集和管理帶來了巨大的變革。譬如，高中學(xué)生的招生錄取工作在“學(xué)籍系統(tǒng)”中完成，新生學(xué)籍檔案直接從系統(tǒng)中調(diào)取，學(xué)生的基本信息無需錄入，學(xué)籍管理員只需設(shè)置班級信息，將新生分班名單導(dǎo)入系統(tǒng)，上傳新生照片，系統(tǒng)直接生成“高中學(xué)生學(xué)籍卡片”。新生學(xué)籍檔案就此輕松搞定，大大簡化了程序，提高了工作效率。使用“綜合素質(zhì)評價系統(tǒng)”進行高中生綜合素質(zhì)信息管理，可實現(xiàn)多人異地同時操作。教師只要擁有聯(lián)網(wǎng)計算機，無論何時何地，均可登陸系統(tǒng)上傳學(xué)籍信息，各司其職，分工協(xié)作。例如，期末考試閱卷工作結(jié)束后，全校教師可以馬上登錄系統(tǒng)導(dǎo)入學(xué)生的考試成績。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)第一時間就能掌握考試成績的第一手資料。

（二）學(xué)籍檔案信息化模式有利于信息整合和利用。學(xué)籍檔案信息化模式給高中學(xué)籍檔案的信息整合和利用帶來了極大的便利。班主任可以利用學(xué)籍管理系統(tǒng)導(dǎo)出的學(xué)生基本信息，并通過excel和word的郵件合并功能，自動批量填充所需要的各種表格和證書。高中學(xué)籍檔案信息化管理能對學(xué)生考試成績作精確的數(shù)據(jù)分析，并通過形象的圖表呈現(xiàn)出來，十分有利于教師們掌握自己的教學(xué)效果，及時調(diào)整下一階段的教學(xué)計劃，以便因材施教，提高教學(xué)效率。學(xué)籍檔案信息化，更是班主任的得力幫手，他們能隨時檢索調(diào)閱學(xué)生的檔案信息，如家庭住址、家庭成員及電話等，準確掌握和利用學(xué)生學(xué)籍信息，方便了家校交流與合作。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)也可以通過學(xué)籍信息化管理掌握全校教育教學(xué)情況，方便全面部署學(xué)校工作。

三、學(xué)籍檔案信息化提升

當(dāng)前，我們進行學(xué)籍檔案信息化管理雖然取得了一些成效，但是信息化水平仍處于低級階段，還需不斷改進和提升，以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代教育現(xiàn)代化管理的要求。

（一）建立制度，增強意識。為促進高中學(xué)籍檔案信息化管理，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教師應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變觀念，提高學(xué)籍檔案信息化管理意識，學(xué)校要建立《高中學(xué)籍檔案信息化管理制度》，對高中學(xué)籍檔案信息化的意義和作用，學(xué)籍檔案的歸檔內(nèi)容、歸檔時間以及相關(guān)責(zé)任人等要做明確規(guī)定。學(xué)校要通過教師大會、學(xué)校微信公眾號、QQ群等對該制度內(nèi)容進行廣泛宣傳，使學(xué)籍檔案信息化意識深入人心。

（二）優(yōu)化系統(tǒng)，提升水平。目前的學(xué)籍檔案需要由多個系統(tǒng)共同管理，信息化管理水平處于低級階段?！皩W(xué)籍管理系統(tǒng)”和“綜合素質(zhì)管理系統(tǒng)”部分檔案信息重復(fù)（如學(xué)生基本信息、異動信息、獎懲信息、班級信息等），浪費了系統(tǒng)資源和人力物力。同時，“學(xué)籍系統(tǒng)”功能還不夠完善（如無法批量調(diào)整班級學(xué)生名單，無法批量導(dǎo)入學(xué)生畢業(yè)證號碼等），使得學(xué)籍檔案管理工作還不夠方便、快捷。未來教育主管部門還需整合和優(yōu)化學(xué)籍管理系統(tǒng)功能，將“學(xué)籍管理系統(tǒng)”和“綜合素質(zhì)評價系統(tǒng)”整合成一個功能更加強大的“學(xué)籍管理系統(tǒng)”，減少重復(fù)信息，加大系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析應(yīng)用功能（如學(xué)生成績質(zhì)量分析等）和信息整合功能，自動生成學(xué)校需要的各種表格和證書（如畢業(yè)生花名冊、學(xué)生證、畢業(yè)證等），以供學(xué)校選擇和使用。

（三）加強管理，確保安全。學(xué)校在進行學(xué)籍檔案信息化管理過程中，還需要重視強化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的安全保障。學(xué)校要配備專業(yè)素養(yǎng)較高的學(xué)籍管理員。學(xué)籍管理要配備專用電腦和移動硬盤等設(shè)備，并安裝防火墻等軟件、做好查毒殺毒等保護措施。在內(nèi)部管理當(dāng)中，學(xué)籍管理員要使用高密級密碼，對教師、學(xué)生等進行權(quán)限設(shè)置，使其只有在實名驗證之后才能登錄到學(xué)生學(xué)籍檔案系統(tǒng)當(dāng)中。為了避免因網(wǎng)站或系統(tǒng)問題導(dǎo)致學(xué)籍檔案信息丟失，我們有必要對全國學(xué)籍系統(tǒng)數(shù)據(jù)導(dǎo)出備份。我們導(dǎo)出數(shù)據(jù)的使用和管理，一定要嚴格依據(jù)《福建省中小學(xué)生學(xué)籍信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)導(dǎo)出使用管理實施細則》的要求，嚴格執(zhí)行，以保障高中學(xué)籍檔案信息的安全。

（四）加強培訓(xùn)，提高素質(zhì)。高中生學(xué)籍檔案的信息化建設(shè)離不開高素質(zhì)的信息化檔案管理專業(yè)人才的支撐和保障。為了確保大數(shù)據(jù)時代學(xué)籍檔案管理信息化工作的順利開展，教育主管部門和學(xué)校要引進檔案管理專業(yè)人才，不斷加強對學(xué)籍管理人員進行培訓(xùn)和指導(dǎo)，努力培養(yǎng)一批既熟悉學(xué)籍系統(tǒng)功能又精通信息技術(shù)和檔案管理業(yè)務(wù)的高水平、高素質(zhì)的學(xué)籍檔案管理人才，并對學(xué)籍檔案管理人員提供上升空間和機會，以激發(fā)學(xué)籍管理人員的工作積極性，促使他們進行更高層次的探索，更好地為教育現(xiàn)代化提供服務(wù)。