新形勢下如何優(yōu)化財務報銷管理

楊小娟

摘 要：現(xiàn)階段我國高等教育事業(yè)得到了長足發(fā)展，高等院校經(jīng)費逐年增加且來源趨向多元化。會計核算主體從單一趨向多元化。同時為了規(guī)范高校經(jīng)費使用情況，各項財經(jīng)法規(guī)政策不斷調整和完善，社會各界對高校經(jīng)費監(jiān)管也更加嚴格，這就使得高校財務工作面臨巨大挑戰(zhàn)。如何支撐和促進高校教育科研事業(yè)發(fā)展對財務工作至關重要。其中如何優(yōu)化財務報銷管理、更大程度的解決“報賬難”問題已然成為財務工作的重中之重。本文首先介紹了新形勢下財務報銷工作面臨的挑戰(zhàn)，之后是我校財務報銷管理現(xiàn)狀和存在的問題，最后有針對性的提出了具體可行的解決方法，希望能為日后的財務報銷管理優(yōu)化提供一定的參考。

關鍵詞：新形勢 ?財務報銷管理 ?建議

2019國科大支撐管理人員項目，Y92801AEA2

一、緒論

現(xiàn)階段我國高等教育事業(yè)得到了迅猛發(fā)展?？蒲薪?jīng)費、學費、其他收入都呈現(xiàn)逐年增加的趨勢。收入的增加和多樣化對應的是支出的增長和復雜化，給高校財務工作尤其是報銷管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)。

財政部于2017年10月發(fā)布了《關于印發(fā)《政府會計制度--行政事業(yè)單位會計科目和報表》的通知》（財會{2017}25號）。要求2019年1月1日起全面施行新政府會計制度。在該制度下，核算方式更為復雜化，采用雙重會計核算模式。由傳統(tǒng)的、單一的收付實現(xiàn)制下的財務核算方式轉變?yōu)槭崭秾崿F(xiàn)制和權責發(fā)生制互相結合的財務預算雙重核算模式。這就使得會計核算難度增加、工作量翻倍。

2016 年6月李克強總理在國務院常務會議上指出，要在科研領域推進“放管服”改革?！胺拧奔磳嗬路牛M量減少審批;“管”即明確項目相關各方權利和義務;“服”和“管”是相輔相成的，高校財務既要監(jiān)管，又要提高服務意識、工作效率，把科研人員從報銷工作中解脫出來，更大程度的調動科研人員創(chuàng)造性、積極性。

現(xiàn)階段高校財務普遍存在報銷難的問題，如何應對新形勢的挑戰(zhàn)、優(yōu)化財務報銷管理成為高校財務的必修課。

二、財務報銷管理現(xiàn)狀和存在的實際問題

（一）財務報銷管理現(xiàn)狀

財務報銷依托ARP系統(tǒng)。報銷人在ARP系統(tǒng)里填制報銷單，由部門或項目負責人簽字后附上發(fā)票和其他附件交至財務處。重大或重要的業(yè)務還要提請更高一級領導審批。財務人員收到單據(jù)后審核業(yè)務的真實性、合理性、票據(jù)和材料的完整性及簽字是否齊全。審核無誤后在系統(tǒng)里處理。之后由出納付款。長期以來財務報銷采用這種窗口報銷模式。這種模式的優(yōu)點在于溝通時效性強、操作簡單、靈活多變、信息安全度高。缺點是時間成本高，工作效率低，辦公環(huán)境嘈雜、可能引起不必要的誤會和矛盾等。

為了解決報銷難的問題、優(yōu)化財務報銷管理，財務部門做了多方面的努力。

1、投遞式報銷模式與窗口模式并行

為了解決窗口報銷帶來的問題、提高工作效率，去年年底推出投遞式報銷模式，同時窗口模式不予撤銷，二者并行。 報銷人將報銷單裝進文件袋后投遞到財務投遞箱里。有審核人員專職處理投遞箱業(yè)務，保證單據(jù)及時處理。這種報銷模式的優(yōu)點是：第一、辦公時間內都可以投遞，極大消除了因時間沖突帶來的不便。第二、后臺處理單據(jù)避免了現(xiàn)場辦公可能產(chǎn)生的沖突和矛盾。第三、一定程度上解決了多地辦公給報銷人帶來的不便。

2、加強信息化建設

（1）及時把各種法律法規(guī)、規(guī)章制度、文件政策、報銷流程、審批權限、系統(tǒng)操作等推送到學校教工協(xié)同平臺、財務處公眾號;

（2）對新進職工進行財務報銷培訓，使其在進校之初就能對財務報銷有一個簡潔直觀的了解。

（3）財務處已開通報銷短信通知的功能，教職工可及時掌握報銷進程。

（4）推廣使用 “ARP 移動應用”。 在“我的查詢”中可以查詢到個人名下的設備、課題及經(jīng)費信息;在“移動公文”中可以辦理公文的發(fā)文、收文、簽批。

3、放寬簽字權限、減少審批流程

修訂了各級負責人經(jīng)費使用簽批權限管理規(guī)定。放寬各級領導的簽字權限，且對于同一項經(jīng)濟業(yè)務，只要業(yè)務性質沒有發(fā)生改變，校領導只需在一份合同或審批單據(jù)（紙質）上簽批。

4、推行科研財務助理制度

為響應國家政策號召、切實解決“報銷難”的問題，推行科研財務助理?，F(xiàn)在基本形成科研財務助理+行政秘書結合的模式。課題多的項目負責人單獨或聯(lián)合聘用專業(yè)財務助理，若不能自行解決的，由學院指定行政秘書負責報銷工作。這種模式在一方面減少了科研人員在報銷上花費的時間，另一方面報銷人員相對穩(wěn)定，溝通交流也較為順暢。

（二）目前仍存在的問題

1、現(xiàn)有的報銷模式仍不能滿足教職工的需求

雖然投遞式報銷推行了一段時間，但是窗口報銷仍是大部分報銷人的首選。一方面長期以來采用窗口報銷，廣大教職工已形成習慣性。另一方面對投遞箱這個新生事物持觀望態(tài)度，不愿輕易嘗試。

同時投遞式報銷也存在一些問題。（1）投遞式報銷模式下退單率高。主要原因有：發(fā)票信息有誤或不全;簽字不全;單據(jù)填寫有誤;復雜業(yè)務缺少相關的材料支撐等（2）問題單據(jù)的后續(xù)處理也不盡人意。隨著投遞量的增加，問題單據(jù)也越來越多。后續(xù)會出現(xiàn)報銷人臨時有事不能接電話的情況，也有通知后不能及時取走問題單據(jù)的情況。這些都會造成單據(jù)處理周期延長、報銷效率不升反降。

2、信息不對稱

雖然財務部門通過各種途徑加強宣傳工作但還是經(jīng)常出現(xiàn)信息不對稱的現(xiàn)象。原因大致如下：（1）教職工尤其是教學科研崗的老師們，時間都用在了本職工作上，沒有太多的精力和時間放在財務報銷這方面。（2）教職工對有些信息的理解存在一定難度。（3）信息確實及時推送了，但教職工沒有看到就達不到宣傳的目的。經(jīng)常出現(xiàn)政策制度實施很長時間后，報銷人竟全然不知。（4）不能很好的利用ARP移動應用。

3、多校區(qū)辦公給簽字審批造成困難

現(xiàn)在使用傳統(tǒng)的手工簽字審批流程，審批流程完成后才能把報銷單提交財務處。重大或重要支出還需更多領導審批。為了完成簽字報銷人也需要耗費大量時間往返和等候。如果領導恰巧不在，審批流程又會延長。

4、沒有真正發(fā)揮科研財務助理的作用

部分科研財務助理的設置過于形式化，不能起到很好的溝通融合作用。只負責把報銷單據(jù)交到財務，對報銷工作不甚了解，造成單據(jù)來回返工。而且科研財務助理都是臨時聘用人員，待遇不高、流動性較大。

5、審核人員士氣不高、情緒不飽滿

審核人員工作中不僅要解答現(xiàn)場報銷人的疑惑，還要隨時電話答疑。在政府會計制度下，審核人員處理業(yè)務時要有更多的思考和判斷，過多的電話咨詢會影響單據(jù)處理的進度。長期周而復始的工作加上工作量飽滿沒有時間自我學習和成長、職業(yè)發(fā)展沒有規(guī)劃等都使其在工作中士氣不高。長時間高負荷運轉和疲于應對各類人員導致審核人員情緒低落。外界的不理解和負面評論也給審核人員帶來了巨大的心理壓力。

三、結論及建議

（一）報銷方式的持續(xù)改進

第一階段在現(xiàn)行的窗口+投遞式報銷方式下，建議投遞報銷單據(jù)分類處理即簡單的如交通費、電話費等只需發(fā)票和少量附件的單據(jù)都直接投遞;復雜業(yè)務如外事差旅費、野外考察等可自行選擇報銷方式;報銷方式的選擇也因人而異，有經(jīng)驗的投遞處理，無經(jīng)驗的新進教職工或年長的可選擇窗口報銷;業(yè)務也分輕重緩急，對于即將結題的項目或重大緊急業(yè)務可選擇窗口加急處理。這樣報銷單據(jù)和人員都“區(qū)別”對待可同時提高投遞和窗口單據(jù)處理效率

第二階段實現(xiàn)全投遞式報銷模式。等廣大教職工都意識到投遞式報銷的好處后，推廣全投遞式報銷模式。這種模式下可留一個窗口負責處理特殊業(yè)務。其他審核人員全面轉到后臺處理投遞業(yè)務，保證投遞業(yè)務得到及時處理。徹底解決窗口報銷的缺陷。

（二）進一步完善信息化建設、加強信息共享

設置一個財務報銷問題庫。依托財務處公眾號建立財務報銷咨詢平臺，將問題庫嵌入到該平臺中?！靶∝斆浴敝悄芸头?4小時提供服務。憑“關鍵字”即可在咨詢平臺上獲取答案。咨詢平臺不受時間地點的限制。業(yè)務發(fā)生之前即可獲知是否合規(guī)，財務報銷控制有望從事后控制變成事前控制。隨著政策法規(guī)的不斷變化，問題庫也隨之更新，保證提供的信息的及時可靠。問題庫同時嵌入到ARP系統(tǒng)中，被退回的單子直接寫上問題編號以微信形式發(fā)送給報銷人，同時設置微信“已讀”“未讀”，督促報銷人及時處理問題單據(jù)。對于操作性強的業(yè)務設置圖形演示或視頻鏈接。咨詢平臺的界面設計要科學、 簡易，“小財迷”智能客服的形象設計要親和、可信。

財務部門應聯(lián)合校辦、各學院、資產(chǎn)處、科研處等相關職能部門，加強政策法規(guī)宣傳。在現(xiàn)有培訓的基礎上，增加定期培訓。定期走進學院開展財務報銷培訓，培訓內容包括基本的財務規(guī)章制度、管理辦法、報銷流程、ARP系統(tǒng)使用、報銷單填制。定期對科研財務助理進行專項培訓，使其及時了解新的財務報銷制度，通過學習和培訓成為專業(yè)的科研財務助理。

應繼續(xù)推廣使用ARP移動客戶端，開發(fā)更多的功能，更大程度的發(fā)揮移動客戶端的積極作用。未來報銷人用手機可實時查詢單據(jù)報銷支付成功與否的信息，甚至可以使用手機填制報銷單據(jù)，使得報銷工作更便捷。

（三）推行電子簽名

2004年中華人民共和國電子簽名法通過，2015年該法被進一步修正，為電子簽名的有效性提供了法律基礎。建議學校確認電子簽名的有效性，盡快出臺相關的規(guī)章制度界定何為有效的電子簽名、如何使用、如何鑒別真?zhèn)?、以及后期的保存和查詢問題。推廣這一措施可以解決因多地辦公導致的簽字難問題。

（四）進一步推廣科研財務助理隊伍的建立

選拔項目或財務相關的高素質人才為科研財務助理，將其視為項目組的必備成員，提高待遇，并建立良性激勵機制，提高工作積極性和主動性。使科研財務助理成為新形勢下的復合型人才，成為科研和財務必不可少的紐帶。對于行政秘書的擔任報銷工作的要定期進行考察，及時獎勵，調動其對報銷工作的熱情。

（五）財務人員不斷提高業(yè)務能力和自我修養(yǎng)

財務人員的專業(yè)素質和態(tài)度一直都是優(yōu)化財務報銷管理的關鍵因素。新形勢下我們財務人員要樹立正確的職業(yè)道德價值觀，在依法辦事、充分履行監(jiān)督職能的同時不斷提高服務意識和服務質量。定期學習培訓，及時掌握最新的財務制度和政策法規(guī)。除本專業(yè)知識外，應主動了解資產(chǎn)管理、政府采購、稅收金融、法律、科研項目管理及信息化應用等方面的知識，成為復合型會計人才，提高職業(yè)判斷和分析。財務部門內部定期輪崗，促使財務人員始終保持工作的積極性、主動性。

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