淺談如何加強(qiáng)城市管理執(zhí)法檔案管理工作

魏旭東

摘 要：建立完善檔案管理相關(guān)制度，規(guī)范城市管理執(zhí)法檔案的收集、整理、立卷、歸檔，促進(jìn)規(guī)范執(zhí)法，提升執(zhí)法水平。

關(guān)鍵詞：執(zhí)法檔案管理;收集;整理;立卷;歸檔

城市管理執(zhí)法檔案是城市管理行政執(zhí)法機(jī)關(guān)實(shí)施行政處罰、行政許可、行政強(qiáng)制、行政檢查以及其他執(zhí)法活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的各種文字、聲像、電子載體，以及相對(duì)人違法事實(shí)等各種記錄，是城市管理執(zhí)法的重要組成部分，客觀記錄了行政執(zhí)法活動(dòng)的全過(guò)程，對(duì)于規(guī)范執(zhí)法行為、提升執(zhí)法水平、做好行政復(fù)議等發(fā)揮著重要作用。

1 目前城市管理執(zhí)法檔案存在問(wèn)題

1.1 城市管理執(zhí)法工作缺乏檔案管理意識(shí)

部分領(lǐng)導(dǎo)干部和具體從業(yè)人員的檔案管理意識(shí)薄弱，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到執(zhí)法檔案工作的重要性和必要性。當(dāng)前，很多部門(mén)、單位未將執(zhí)法檔案管理目標(biāo)納入單位工作計(jì)劃，沒(méi)有把檔案工作同業(yè)務(wù)工作，同部署、同安排、同考核，對(duì)檔案部門(mén)組織的業(yè)務(wù)交流、課題研討等活動(dòng)不夠積極，檔案法律意識(shí)、法治化管理工作得不到足夠的關(guān)切，城市管理執(zhí)法檔案管理有些“偏軟”、“偏輕”的現(xiàn)象，個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)存在認(rèn)識(shí)上的偏差，忽視檔案工作，致使執(zhí)法檔案對(duì)城市管理執(zhí)法工作的重要作用沒(méi)有得到充分發(fā)揮。

1.2 城市管理執(zhí)法檔案管理制度缺乏

各層級(jí)相應(yīng)的檔案管理制度缺乏，職責(zé)分工不明，檢索信息整理過(guò)程緩慢，檔案管理規(guī)范化管理不足。檔案管理制度不健全、不完善，甚至有的沒(méi)有制度規(guī)范，在大量業(yè)務(wù)工作中，對(duì)工作中形成的業(yè)務(wù)材料、上級(jí)下發(fā)的資料沒(méi)有主動(dòng)收集意識(shí)，有的簡(jiǎn)單堆放，有的沒(méi)有立卷歸檔，或立卷歸檔不規(guī)范，未按照檔案管理規(guī)范和要求進(jìn)行分類(lèi)裝訂，致使檔案管理不到位。

1.3 專(zhuān)業(yè)人員短缺

專(zhuān)業(yè)人員短缺，從業(yè)人員多為兼職，不能滿(mǎn)足檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要，人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)有待提高。檔案從業(yè)人員多為兼職，并且更換頻繁，缺乏專(zhuān)職檔案管理人員，檔案業(yè)務(wù)不連續(xù)，專(zhuān)業(yè)技能提高慢，檔案管理只停留在完成工作層面。

1.4 檔案管理預(yù)算和投入不足

檔案管理預(yù)算和投入不足，在人力、物力、財(cái)力上支持不夠，檔案管理設(shè)備陳舊，信息化建設(shè)滯后，制約了檔案管理整體水平提升。沒(méi)有按照檔案庫(kù)房標(biāo)準(zhǔn)設(shè)立專(zhuān)業(yè)檔案庫(kù)房，甚至沒(méi)有庫(kù)房和專(zhuān)門(mén)的檔案櫥。案卷存放、保管達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，需要時(shí)查找困難。

2 加強(qiáng)城市管理執(zhí)法檔案對(duì)策建議

2.1 加強(qiáng)和完善城市管理執(zhí)法檔案管理制度建設(shè)，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化、制度化

近幾年，為規(guī)范行政執(zhí)法行為，各地根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》，相繼制定了一些條例、規(guī)章、細(xì)則，明確了行政執(zhí)法檔案在行政執(zhí)法中的地位和重要作用，是行政執(zhí)法過(guò)程中的必要環(huán)節(jié)，對(duì)檔案的收集、建立、保管進(jìn)行了規(guī)定。因此，部門(mén)單位要制訂和完善檔案管理各項(xiàng)制度，規(guī)范市管理執(zhí)法檔案的收集、整理、立卷、歸檔、查閱和利用的各項(xiàng)行為和工作規(guī)程，使執(zhí)法檔案規(guī)范化、制度化。

其次，結(jié)合執(zhí)法工作實(shí)際，做到檔案管理三個(gè)明確，一是明確案卷材料的收集范圍、制作人、管理機(jī)構(gòu);二是明確案卷具體裝訂制作要求;三是明確案卷的交接和保管。同時(shí)建立執(zhí)法案卷材料登記、傳遞、責(zé)任追究等各種管理制度。在具體執(zhí)法工作中，堅(jiān)持按制度辦事，嚴(yán)格制作規(guī)程，使檔案管理有章可循，有據(jù)可查。

三是在強(qiáng)化檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)。成立由分管領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)的領(lǐng)導(dǎo)小組，把檔案工作列入議事日程，經(jīng)常督促、檢查、指導(dǎo)工作，定期召開(kāi)會(huì)議，聽(tīng)取匯報(bào)，研究部署執(zhí)法檔案工作，協(xié)調(diào)處理工作中遇到的困難和問(wèn)題，為檔案管理工作創(chuàng)造良好的環(huán)境和條件。

2.2 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高人員素質(zhì)

建設(shè)一支高素質(zhì)的管理團(tuán)隊(duì)，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化、信息化，是實(shí)現(xiàn)檔案管理的目標(biāo)要求。一是選配一批政治素質(zhì)好、專(zhuān)業(yè)知識(shí)扎實(shí)、事業(yè)心強(qiáng)，學(xué)歷較高的人員，充實(shí)檔案管理隊(duì)伍，結(jié)合實(shí)際，各單位應(yīng)選配1-2名專(zhuān)職、各科室要有1名兼職的人員負(fù)責(zé)檔案管理工作。二是積極參加檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)業(yè)務(wù)交流研討等，更新檔案管理新知識(shí)、新要求，強(qiáng)化日常管理，提升業(yè)務(wù)能力，掌握提檔升級(jí)方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，接受檔案信息化、規(guī)范化建設(shè)最新的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提升檔案管理數(shù)字化、信息化水平。三是自覺(jué)接受上級(jí)檔案部門(mén)的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，加強(qiáng)檔案管理教育，切實(shí)增強(qiáng)檔案管理人員以及相關(guān)人員的檔案意識(shí)，把及時(shí)收集、整理、歸檔保存落實(shí)到檔案日常管理中去。

3 規(guī)范收集內(nèi)容，提升檔案質(zhì)量

3.1 嚴(yán)格收集范圍和過(guò)程

《山東省行政執(zhí)法監(jiān)督條例》中（2015年5月1日實(shí)施），“行政執(zhí)法機(jī)關(guān)在行政執(zhí)法活動(dòng)中形成的檢查記錄、證據(jù)材料、執(zhí)法文書(shū)等，應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家和省有關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集、整理、立卷、歸檔，并實(shí)行集中統(tǒng)一管理。行政執(zhí)法監(jiān)督機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)定期組織行政執(zhí)法案卷評(píng)查”。住房城鄉(xiāng)建設(shè)部《城市管理執(zhí)法辦法》中（2017年5月1日實(shí)施），“城市管理執(zhí)法主管部門(mén)應(yīng)當(dāng)依法、全面、客觀收集相關(guān)證據(jù)，規(guī)范建立城市管理執(zhí)法檔案并完整保存”，因此，城市管理執(zhí)法檔案，應(yīng)按照依法治檔的精神，在檔案管理部門(mén)專(zhuān)業(yè)人員指導(dǎo)下，分門(mén)別類(lèi)地對(duì)業(yè)務(wù)檔案、實(shí)物檔案、聲像檔案等，按要求進(jìn)行裝訂、裝盒、上架、編號(hào)，全過(guò)程做好檔案管理工作、提高檔案管理質(zhì)量。

3.2 建立雙軌制度，提升檔案管理水平和內(nèi)在質(zhì)量

《山東省行政執(zhí)法全過(guò)程記錄辦法》規(guī)定（2017年1月1日實(shí)施），“音像制作完成2個(gè)工作日內(nèi)，將記錄資料存儲(chǔ)執(zhí)法信息或本單位存儲(chǔ)器，不得自行保管。終結(jié)之日起30內(nèi)將行政執(zhí)法記錄形成的行政執(zhí)法案卷，依法歸檔保存?！币虼?，隨著社會(huì)信息化的不斷進(jìn)步，要求建立傳統(tǒng)與信息化雙軌制，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案作為第一手原始資料及時(shí)進(jìn)行歸檔保存的同時(shí)，將紙質(zhì)檔案與電子文件同步歸檔、鑒定和整理，同步著錄和利用，使得兩者相互依存、相互兼容。

3.3 不斷創(chuàng)新檔案管理模式

隨著城市管理執(zhí)法工作的開(kāi)展，執(zhí)法檔案所起的重要作用，要求提供和利用的檔案內(nèi)容不僅是文書(shū)檔案，更需要專(zhuān)業(yè)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案，以及從檔案原件中提煉出的檔案信息，因此，需要不斷地創(chuàng)新檔案管理方式方法，開(kāi)發(fā)城市管理執(zhí)法檔案管理計(jì)算機(jī)軟件，發(fā)掘利用檔案信息資源，發(fā)揮它在城市管理執(zhí)法中的價(jià)值和效益。

參考文獻(xiàn)

[1]《山東省行政執(zhí)法監(jiān)督條例》。2015年5月1日實(shí)施

[2]《山東省行政執(zhí)法全過(guò)程記錄辦法》（2017年1月1日實(shí)施）日起施行

[3]住房城鄉(xiāng)建設(shè)部《城市管理執(zhí)法辦法》2017年5月1