企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式研究

郭曉雯

摘 要：作為非常重要的一種信息資源，在信息化技術(shù)不斷發(fā)展的當(dāng)下，檔案管理必須創(chuàng)新，建立新的檔案信息服務(wù)模式。企業(yè)檔案是企業(yè)的重要資產(chǎn)，是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中不可缺少的資源，企業(yè)檔案的管理是企業(yè)加強(qiáng)管理的重要一環(huán)，需要企業(yè)積極應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)提高檔案管理的信息水平，優(yōu)化檔案管理服務(wù)模式。文章探討了企業(yè)管理理念、管理機(jī)制、服務(wù)模式的創(chuàng)新，闡述信息化時(shí)代企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與檔案服務(wù)模式的構(gòu)建，旨在推動(dòng)企業(yè)檔案管理水平的提升。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;管理創(chuàng)新;檔案管理;服務(wù)模式

隨著互聯(lián)網(wǎng)和信息化的普及程度越來(lái)越高，經(jīng)濟(jì)和政治體制改革循序漸進(jìn)，企業(yè)檔案管理工作也需要緊跟時(shí)代的步伐，不斷推陳出新，改革創(chuàng)新，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，更進(jìn)一步地推動(dòng)企業(yè)發(fā)展。企業(yè)檔案管理工作發(fā)展至今，存在著諸如企業(yè)檔案管理建設(shè)總體戰(zhàn)略偏差、管理和維護(hù)措施缺失等現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，同時(shí)不成熟的硬件設(shè)備導(dǎo)致存檔的質(zhì)量和效率差強(qiáng)人意?？v觀這些問(wèn)題，大多是由于管理方式落后、管理思想陳舊導(dǎo)致的。所以只有進(jìn)一步提升企業(yè)檔案管理工作的服務(wù)效率和管理模式，融合現(xiàn)代信息化網(wǎng)絡(luò)手段來(lái)推動(dòng)云檔案管理機(jī)制，才能有效提高企業(yè)檔案管理水平和效率，真正服務(wù)于企業(yè)的深度發(fā)展。

1 企業(yè)檔案管理創(chuàng)新

1.1 創(chuàng)新企業(yè)檔案管理理念

1）對(duì)檔案整理工作有大局的整體意識(shí)。自改革開(kāi)放以來(lái)，黨和國(guó)家的發(fā)展中心一直集中在經(jīng)濟(jì)建設(shè)上，隨著經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展，企業(yè)的所有工作包括企業(yè)檔案管理工作的最終目標(biāo)都是為了推動(dòng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。為了服務(wù)大局，在開(kāi)展該項(xiàng)工作時(shí)要求存檔的資源利用最大化，為企業(yè)提升效率、促進(jìn)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

2）轉(zhuǎn)變企業(yè)檔案管理的守舊思維。任何思維的推陳出新都需要以我為主，為我所用。創(chuàng)新檔案管理需要革除原先封閉、落后的管理理念，同時(shí)不斷加大改革的力度，增強(qiáng)深度改革的決心，努力創(chuàng)建一個(gè)符合市場(chǎng)發(fā)展規(guī)律并且適應(yīng)企業(yè)運(yùn)行的現(xiàn)代管理機(jī)制。這個(gè)新機(jī)制必須增加資源公開(kāi)化、透明化程度，使這項(xiàng)工作真正惠及到企業(yè)員工，提高員工工作效率，也增強(qiáng)他們的參與感。充分發(fā)揮企業(yè)檔案管理工作的影響力，真正實(shí)現(xiàn)其強(qiáng)大的服務(wù)功能。

1.2 創(chuàng)新檔案管理機(jī)制

從多個(gè)角度完善檔案管理規(guī)章制度，多方面保障存檔工作的完成。創(chuàng)新是革新的基礎(chǔ)，要進(jìn)行制度上的創(chuàng)新首先要深入研究企業(yè)檔案管理的發(fā)生發(fā)展規(guī)律、發(fā)展特點(diǎn)等重要性質(zhì)。其次，要積極發(fā)動(dòng)管理專業(yè)人才，建立科學(xué)的、龐大的、以工作目標(biāo)管理為核心的檔案管理機(jī)制。進(jìn)行檔案管理機(jī)制革新既可以保證檔案管理工作的質(zhì)量和效率，也可以促進(jìn)專項(xiàng)工作人員的工作積極性。確定管理機(jī)制的大綱之后要反復(fù)明確檔案管理的最終目標(biāo)以及兼職者的法律責(zé)任。考核機(jī)制也要在不斷更新中改革，在綜合多方活動(dòng)效果的評(píng)估之后制定出與時(shí)俱進(jìn)、科學(xué)合理并且令眾人信服的考核機(jī)制。

2 檔案管理功能服務(wù)模式創(chuàng)新

2.1 完善網(wǎng)站功能

各大企業(yè)的檔案管理革新任務(wù)中的重點(diǎn)都放在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)之上，并且融合互聯(lián)網(wǎng)與檔案管理。各大檔案館都積極籌備自己的內(nèi)部局域網(wǎng)并不斷鞏固加強(qiáng)，企業(yè)檔案管理有關(guān)人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到網(wǎng)絡(luò)的重要性，積極重視與網(wǎng)民的互動(dòng)和聯(lián)系，不斷更新網(wǎng)頁(yè)的相關(guān)資源。此外要努力加強(qiáng)與政府官方網(wǎng)站的聯(lián)系，增加對(duì)檔案館內(nèi)資源的檢索功能，拓展企業(yè)資源利用率。

2.2 建立電子文檔中心

利用互聯(lián)網(wǎng)建立電子文檔資源中心的目的是將企業(yè)各部門紛雜的文檔進(jìn)行歸類整理，用戶可以進(jìn)入檔案管理網(wǎng)站，使用局限性、非保密性文件的快速檢索功能。電子文檔不僅可以作為信息傳發(fā)中心和快速檢索中心，也方便所有員工的資源上傳和檢索，加快資源整理和整合的效率，最終達(dá)到資源共享的終極目的。電子信息文檔相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔來(lái)說(shuō)信息覆蓋率更廣內(nèi)容更加豐富也更加具有使用價(jià)值。同時(shí)也減輕了中小企業(yè)對(duì)于紙質(zhì)文檔的經(jīng)濟(jì)壓力。

2.3 增加用戶的數(shù)據(jù)分析服務(wù)。將大數(shù)據(jù)技術(shù)融入檔案管理

檔案管理的改革目的也是為了滿足用戶的多方面體驗(yàn)感受和多元需求。要完成這一目標(biāo)就要不斷增強(qiáng)大數(shù)據(jù)的分析能力和整合能力，強(qiáng)化檔案的電子信息化程度。同時(shí)聯(lián)系多個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，做更加精確的數(shù)據(jù)分析。

總而言之，企業(yè)檔案管理制度的革新和改造有利于不斷增強(qiáng)資源共享，提高工作效率，推動(dòng)企業(yè)深化發(fā)展。革新過(guò)程中要點(diǎn)包括改革檔案管理的模式、服務(wù)意識(shí)、提升員工效率等，這項(xiàng)工作的推進(jìn)要實(shí)現(xiàn)綜合利用企業(yè)資源、貼合共享經(jīng)濟(jì)時(shí)代的最終目標(biāo)。創(chuàng)新檔案管理理念，管理機(jī)制，建立更加高效，更加先進(jìn)的企業(yè)檔案服務(wù)模式，合理利用資源，切實(shí)提高現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作水平，更加充分地發(fā)揮企業(yè)檔案的作用。

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