智慧院所背景下電子文件單軌制管理研究

馬超

摘 要：當(dāng)前我國(guó)科研院所已開(kāi)展了廣泛的智慧院所建設(shè)，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)、電子文檔雙軌制管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)智慧院所的建設(shè)要求，檔案管理由雙軌制向單軌制轉(zhuǎn)型已成為必然選擇。本文重點(diǎn)研究在智慧院所背景下電子文件單軌制管理的內(nèi)涵、意義及存在的問(wèn)題，同時(shí)提出了對(duì)策建議。

關(guān)鍵詞：智慧院所;電子文件;單軌制

一、概念及定義

1.智慧院所的概念及內(nèi)涵

智慧院所是指深度融合高級(jí)信息化技術(shù)的科研院所，是將裝備設(shè)計(jì)制造過(guò)程與智慧化思想有機(jī)結(jié)合的前沿陣地，是以創(chuàng)新為驅(qū)動(dòng)、以信息化為基礎(chǔ)、以知識(shí)為載體，利用智能科學(xué)的理論、技術(shù)、方法、信息及自動(dòng)化技術(shù)工具，通過(guò)智能感知、新一代互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)挖掘等手段，充分有效地整合和優(yōu)化利用各類(lèi)資源，實(shí)現(xiàn)信息流、業(yè)務(wù)流等高度融合的創(chuàng)新組織。

2.單軌制的概念界定

我國(guó)在檔案電子文件管理中有單軌、雙軌、單套、雙套四種說(shuō)法，一般說(shuō)來(lái)，“軌”是指運(yùn)行狀態(tài)，“套”是指保存狀態(tài)。單軌制是指檔案文件從生成到歸檔保存、利用或是銷(xiāo)毀均由電子文件這一種形式存在，雙軌制則是指檔案文件在上述整個(gè)形成環(huán)節(jié)中是有紙質(zhì)、電子兩種狀態(tài)存在的。單套制是指在文件歸檔后只有一種形式保存供存儲(chǔ)利用，即只保存電子文件，雙套制則是指文件歸檔既保存紙質(zhì)文件又保存電子文件。

二、電子文件單軌制實(shí)施的背景分析

科研院所是科技力量的聚集地，擁有強(qiáng)大的科學(xué)研究和科技開(kāi)發(fā)能力。目前，國(guó)內(nèi)大多院所普遍采用“雙軌制”檔案管理模式，在保存大量紙質(zhì)文件的同時(shí)也要將配套的電子文件進(jìn)行保存利用，以滿(mǎn)足檔案電子化管理的需求。雙軌制檔案管理模式并沒(méi)有提升檔案管理人員的工作效率，相反增加了大量繁重冗雜的工作，導(dǎo)致以信息化為基礎(chǔ)、以知識(shí)為載體的智能院所的工作難以開(kāi)展。因此雙軌制模式不符合智慧院所建設(shè)的宗旨和目標(biāo)，電子文件單軌制管理模式呼之欲出。

1.國(guó)家政策的推進(jìn)

2015年財(cái)政部與國(guó)家檔案局聯(lián)合頒布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中規(guī)定在滿(mǎn)足一定條件時(shí)“單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案”這標(biāo)志著國(guó)家層面對(duì)單軌制的認(rèn)可與倡導(dǎo)。2016年國(guó)家檔案局頒布的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》，綱要中明確提出在有條件的部門(mén)開(kāi)展電子檔案單套制、單軌制管理試點(diǎn)。同年8月修訂發(fā)布的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》取消了雙套制歸檔的要求。在最新修訂的《國(guó)家檔案法》中指出符合國(guó)家電子檔案形成和管理規(guī)范要求的電子檔案具有與紙質(zhì)檔案同等的法律效力。這表明電子檔案數(shù)據(jù)是具有法律效力的，是受到國(guó)家法律認(rèn)可的，極大力度的推動(dòng)了單軌制的進(jìn)程。

2.地方單位試點(diǎn)

在地方上也有多個(gè)積極推進(jìn)單軌制的試點(diǎn)。2015年上海自貿(mào)區(qū)開(kāi)展了電子檔案雙軌制的實(shí)踐，在上海市檔案局指導(dǎo)下，自貿(mào)區(qū)開(kāi)展了電子檔案“單套制”管理試點(diǎn)，并逐步在自貿(mào)區(qū)范圍內(nèi)全面推廣。此外，珠海市檔案局借助廣東省首個(gè)“全國(guó)示范數(shù)字檔案館”的創(chuàng)新優(yōu)勢(shì)，率先開(kāi)展電子檔案“單套制”“單軌制”試點(diǎn)工作，在線接收了珠海市工商局2016年以前的各類(lèi)商事登記原生電子檔案120余萬(wàn)件，在“單套制”“單軌制”試點(diǎn)層面取得了一定的突破。

三、電子文件管理由雙軌制向單軌制轉(zhuǎn)型的必要性

1.單軌制管理有助于降低使用成本，實(shí)現(xiàn)檔案的資源共享

隨著電子文件管理技術(shù)的不斷成熟，“雙軌制”管理模式的弊端逐漸顯現(xiàn)，信息化的目的是通過(guò)電子化和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加快管理進(jìn)程，然而雙軌制在實(shí)施自動(dòng)化業(yè)務(wù)的同時(shí)始終擺脫不了產(chǎn)生紙質(zhì)文件，不僅造成重復(fù)歸檔，浪費(fèi)大量人力、物力，還制約了無(wú)紙化辦公，造成了資源浪費(fèi)，管理效率低下，與智能院所的建設(shè)理念背道而馳。

紙質(zhì)檔案必須以物理形態(tài)存在，保管在專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房中，查找使用費(fèi)時(shí)費(fèi)力;電子檔案保存在電子硬盤(pán)中，體積小，使用計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)讀取，操作簡(jiǎn)單方便。電子文件歸檔與借閱采用全數(shù)字流程打破了紙質(zhì)檔案辦理對(duì)時(shí)間地點(diǎn)的束縛，實(shí)現(xiàn)同時(shí)多人利用同一份檔案，徹底實(shí)現(xiàn)了資源共享?！半p軌制”是傳統(tǒng)文件管理到完全電子文件管理的過(guò)渡方案，是檔案電子化的探索而非完美高效的解決方案，由此突破傳統(tǒng)檔案管理模式，由雙軌制向單軌制轉(zhuǎn)型，已成為檔案行業(yè)亟需解決的問(wèn)題。

2.單軌制強(qiáng)化了電子文件管理規(guī)范，符合四性要求

文件管理須滿(mǎn)足“四性”的標(biāo)準(zhǔn)，即真實(shí)性、完整性、可用性、安全性。在人們傳統(tǒng)認(rèn)知中紙質(zhì)檔案具有穩(wěn)定性、可靠性等特征，但在電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件的過(guò)程中會(huì)存在很多信息遺失和泄露，例如在打印過(guò)程中丟失部分?jǐn)?shù)據(jù)源產(chǎn)生的信息。具體來(lái)說(shuō)電子文件的元數(shù)據(jù)涵蓋了文件內(nèi)容、文件背景、文件流轉(zhuǎn)全結(jié)構(gòu)三大要素，上述要素只有在電子文件系統(tǒng)中才能得到完整體現(xiàn)，這些在打印的紙質(zhì)文件版本中都無(wú)法顯現(xiàn)。所以電子文件轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件的本質(zhì)缺陷這有悖于要求最大限度地保持檔案的原始性和完整性的要求。實(shí)踐證明，雙套制無(wú)法滿(mǎn)足文件管理四性的要求，或大或小的損失在所難免，這是我們必須走電子文件單軌管理的根本理由。

四、實(shí)施單軌制管理面臨的問(wèn)題分析

1.執(zhí)行電子文件單軌制意識(shí)模糊

盡管檔案數(shù)字化進(jìn)程不斷加快，但是長(zhǎng)期實(shí)行的雙軌制管理讓人們很難沖破舒適區(qū)?？蒲性核a(chǎn)生的檔案信息量大，資源豐富，同時(shí)又高度保密。檔案管理人員長(zhǎng)期從事著紙質(zhì)文件的管理，形成相對(duì)完善紙質(zhì)檔案管理制度和可靠的使用流程對(duì)紙質(zhì)文件有極大的依賴(lài)性，傳統(tǒng)觀念上紙質(zhì)文件這樣有型的存在更能給檔案管理人員安全感，在心理上存在對(duì)沒(méi)有紙質(zhì)備份的單軌制管理懷有疑慮。再一方面，對(duì)電子信息技術(shù)快速進(jìn)步與檔案人員掌握信息技術(shù)的匱乏這一矛盾也限制了單軌制的步伐。因此，要求科研院所檔案管理部門(mén)接受單軌制管理，放棄紙質(zhì)檔案管理，不管是心理上還是技術(shù)手段上都還需要一個(gè)很長(zhǎng)的適應(yīng)的過(guò)程。由此可見(jiàn)想要真正向單軌制轉(zhuǎn)型，首先要做的是堅(jiān)定意識(shí)，扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)觀念。

2.電子文件長(zhǎng)久保存的安全可靠性存在隱患

電子文件單軌制管理模式對(duì)信息網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)有著極高的要求，任何一個(gè)細(xì)微的錯(cuò)誤都可能造成毀滅性的損失。隨著信息交流手段和資源共享程度的提高，病毒、程序bug都很可能成為電子文件管理模式的毀滅者。美國(guó)為了破壞伊朗的核設(shè)施精心設(shè)計(jì)了震網(wǎng)病毒。計(jì)算機(jī)安防專(zhuān)家認(rèn)為，該病毒是有史以來(lái)最高端的“蠕蟲(chóng)”病毒。蠕蟲(chóng)是一種典型的計(jì)算機(jī)病毒，它能自我復(fù)制，并將副本通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸，任何一臺(tái)個(gè)人電腦只要和染毒電腦相連，就會(huì)被感染。分布式云備份技術(shù)是目前最通用有效的電子文件管理技術(shù)，但是科研單位由于保密體系管理的限制，無(wú)法及時(shí)采用該技術(shù)更新文件安全防護(hù)體系。同時(shí)，檔案管理人員、信息技術(shù)人員在技術(shù)層面和人力資源層面都無(wú)法滿(mǎn)足分布式云備份技術(shù)的開(kāi)展和應(yīng)用需求。從長(zhǎng)期保存可靠性上，雙軌制管理模式相較于單軌制似乎更勝一籌。雙規(guī)制管理可謂對(duì)檔案保存上了雙保險(xiǎn)，紙質(zhì)檔案及電子檔案同時(shí)存檔有利于檔案的長(zhǎng)期保存，科研院所對(duì)檔案庫(kù)房的管理極為嚴(yán)格，雖然紙質(zhì)文檔占據(jù)了很大空間但是從檔案管理人員的心理依賴(lài)程度上看更傾向于雙軌制管理模式。因此，做好完備的安全防護(hù)技術(shù)才是實(shí)施電子文件單軌制的必要前提。

3.電子文件的法律效力有待保障

電子文件的法律效力雖已被國(guó)家肯定，但如何保障電子文件的法律效力永久有效是業(yè)界公認(rèn)的難題。問(wèn)題的核心主要是附著在電子文件上的電子簽名無(wú)法提供與電子檔案相同周期的認(rèn)證，即電子簽名的時(shí)效性。同時(shí)由于電子簽名的合法性往往依賴(lài)電子文件產(chǎn)生時(shí)的原生網(wǎng)絡(luò)或應(yīng)用系統(tǒng)，如果電子簽名沒(méi)有自帶的驗(yàn)證信息，那在電子文件后續(xù)的傳輸利用中電子簽名就失去了它的認(rèn)證作用。電子簽名的問(wèn)題無(wú)法解決就直接破壞了電子文件的“四性”標(biāo)準(zhǔn)，損害了電子檔案的有效性及完整性，從而破壞了電子文件的法律效力。

五、實(shí)施單軌制的措施與建議

1.加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，提升電子文件單軌制管理的意識(shí)

乘著“智慧院所”的東風(fēng)，科研院所的檔案管理人員應(yīng)意識(shí)到數(shù)字檔案勢(shì)在必行，從電子檔案雙軌制轉(zhuǎn)型至單軌制管理已是大勢(shì)所趨，更應(yīng)深知單軌制對(duì)于院所的發(fā)展具有重要意義，有利于降低院所檔案管理成本，提高檔案利用的效率?？蒲性核⒁恢Ф嘣臋n案管理隊(duì)伍，需要培養(yǎng)同時(shí)具備檔案?jìng)鹘y(tǒng)業(yè)務(wù)技能和計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)要求的綜合性人才，提倡把工作重點(diǎn)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理技能向電子文件、數(shù)據(jù)管理轉(zhuǎn)變，積極營(yíng)造電子檔案單軌制氛圍，提升管理人員單軌制管理的思想意識(shí)，為院所推進(jìn)實(shí)施單軌制管理提供思想保障。

2.完善電子檔案管理體系，確保電子檔案長(zhǎng)久保存

從頂層設(shè)計(jì)著手，完善電子檔案單軌制的管理體系，建立相應(yīng)保障措施，為單軌制提供依據(jù)。一方面，科研院所。需要結(jié)合科研的實(shí)際情況，制定符合院所科研生產(chǎn)的電子檔案單軌制管理規(guī)定，確保電子檔案從產(chǎn)生到利用的整個(gè)流轉(zhuǎn)過(guò)程有章可循，產(chǎn)生的所有數(shù)據(jù)和信息都能完整的保存。另一方面要加強(qiáng)技術(shù)支持，在滿(mǎn)足保密要求的前提下，通過(guò)完善的信息技術(shù)解決電子檔案長(zhǎng)期保存問(wèn)題。院所應(yīng)出臺(tái)嚴(yán)謹(jǐn)完備的備份方案，檔案部門(mén)聯(lián)合相關(guān)技術(shù)部門(mén)制定周祥的數(shù)據(jù)遷移流程方案，確保上述流轉(zhuǎn)不會(huì)對(duì)電子檔案的“四性”造成任何破壞。同時(shí)，建立相應(yīng)的應(yīng)急方案，完善保密體系，全方位確保在軌制下，電子檔案可以長(zhǎng)久、完整保存。

3.全面普及電子簽名，提高電子文件效力可信度

在科研院所制定單軌制電子檔案管理制度時(shí)，電子簽名如何普及貫徹實(shí)施，是單軌制能否成功實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵要素。電子簽名應(yīng)與電子文件管理的整個(gè)流程相結(jié)合，對(duì)電子文件產(chǎn)生的各個(gè)環(huán)節(jié)都進(jìn)行審查認(rèn)證以此保證電子文件的效力。在電子簽名的應(yīng)用設(shè)計(jì)上，應(yīng)盡可能的延長(zhǎng)它的驗(yàn)證時(shí)效，避免電子文件在長(zhǎng)期保存過(guò)程中因電子簽名的認(rèn)證時(shí)效而喪失了它的有效性。另一方面，應(yīng)竭力設(shè)計(jì)齊全完備的驗(yàn)證證書(shū)，盡可能減少電子簽名對(duì)系統(tǒng)軟硬件環(huán)境的依賴(lài)，確保電子檔案始終有效。

六、結(jié)語(yǔ)

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代信息技術(shù)的發(fā)展，智慧院所及數(shù)字檔案館建設(shè)的不斷推進(jìn)，充分體現(xiàn)了檔案的利用和價(jià)值體現(xiàn)是檢驗(yàn)檔案管理工作質(zhì)量的根本標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案利用的效率，優(yōu)化利用服務(wù)是檔案工作緊著時(shí)代發(fā)展的核心關(guān)鍵。檔案管理由雙軌制向單軌制轉(zhuǎn)型勢(shì)在必行，加強(qiáng)電子文件單軌制管理對(duì)于促進(jìn)科研院所發(fā)展具有重要意義。

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（作者單位：中國(guó)船舶重工集團(tuán)公司第七二四研究所）