關于醫(yī)院信息化檔案管理及發(fā)展探析

孔園

摘 要：醫(yī)院的管理中會形成許多的文字檔案、音像資料，包括醫(yī)療檔案、人事檔案、會診記錄、會議記錄等等。醫(yī)院檔案管理是一項很重要的工作，不僅是醫(yī)院管理的要求，還關系到人民群眾的醫(yī)療保障和醫(yī)療事業(yè)的健康發(fā)展，因此在醫(yī)院檔案管理時不能只依靠傳統(tǒng)的行政管理，還要采用更多的創(chuàng)新方法，建立信息化管理系統(tǒng)。

關鍵詞：醫(yī)院檔案;信息化;管理系統(tǒng)

一、傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理存在的問題

1.檔案儲存方式落后

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案多為紙質(zhì)文件，雖然紙質(zhì)檔案查閱直觀，是醫(yī)院的日常工作中最容易進行記錄的方式，紙質(zhì)檔案也具有很強的真實性和法律效力，但是紙質(zhì)文件也會存在許多問題。

一是紙質(zhì)檔案需要大量的空間進行儲存。醫(yī)院每天都會有很多新的檔案資料需要歸檔保存，把這些資料整理成冊進行儲存需要檔案柜或?qū)ｉT的檔案室，這樣的存儲方法需要耗費大量的人力、財力和物力。對于規(guī)模較大的醫(yī)院，其對應的各種醫(yī)療檔案、人事檔案、合同協(xié)議會非常多，這在進行歸檔整理的時候需要花費大量的精力和時間，而要進行檔案查找時則會更加麻煩，需要從成千上萬的文件及或者資料袋中查找翻閱，非常的浪費時間，降低工作效率。

二是紙質(zhì)檔案容易受到環(huán)境因素的影響。紙質(zhì)檔案在保存時容易受潮腐蝕，需要保存在干燥的環(huán)境中，紙張還是易燃品，若是遇到火災的時候，紙質(zhì)檔案的保護工作將無法開展。紙質(zhì)檔案保存時間過長還會出現(xiàn)字跡模糊，發(fā)生擴散的情況，這就導致了紙質(zhì)檔案的保存時間非常有限。

2.管理人員專業(yè)性不強

醫(yī)院的檔案的管理一般都是由辦公室職員兼職負責，沒有專門人員進行管理，這就導致管理人員沒有足夠的時間和精力去進行檔案管理。另外，醫(yī)院沒有對檔案管理人員進行專業(yè)的培訓，導致了其在工作時管理方式不合理，管理質(zhì)量和管理效率都很低下，而且當遇到相關管理人員調(diào)動的情況，容易造成資料整理和歸檔不及時，出現(xiàn)檔案堆積的情況。

3.檔案利用率低下

醫(yī)院檔案不僅僅是為了留存歷史記錄，更重要的是為以后的醫(yī)療事業(yè)發(fā)展提供寶貴的經(jīng)驗和資料，但是以目前的實際情況來看，現(xiàn)在的很多醫(yī)院檔案都僅僅是歷史記錄，對檔案的使用率很低，造成這個問題的主要原因有以下幾個方面：

一是在檔案收集時沒有進行必要的篩選，全部資料都進行歸檔，導致相關的檔案文件雜亂繁多，在需要的時候無法查找到關鍵信息。

二是在檔案整理時沒有清晰的分類。醫(yī)院的檔案種類很多，但是傳統(tǒng)的管理方式只是對檔案的大概范圍進行分類，而且分類方式單一，一般只會按照內(nèi)容或是時間進行分類。這就導致在檔案查閱的時候很麻煩，無法快速查詢到所需要的檔案記錄。

4.沒有專門的檔案管理制度和相關的考核制度

有些醫(yī)院對檔案管理工作不重視，認為可有可無，沒有建立相應制度來對檔案管理進行規(guī)范和控制。對檔案管理的各項工作分工不夠細化，對崗位職責要求不明，對于檔案管理的相關崗位和工作人員沒有建立嚴格的考核體系。這也導致了醫(yī)院的檔案管理工作效率低下，管理模式混亂。

二、信息化檔案管理的優(yōu)勢

1.存儲方便、經(jīng)濟環(huán)保

信息化的檔案管理主要是以電子文件的形式儲存檔案。電子文件可以利用光盤、硬盤，甚至在網(wǎng)絡云端進行儲存。這樣的存儲方式一方面存儲量很大，節(jié)約了大量空間，可以降低管理成本，節(jié)省檔案管理者的體力和精力，同時減少了紙張的使用，經(jīng)濟環(huán)保;另一方面電子檔案不容易受環(huán)境的影響，不像紙質(zhì)檔案一樣易受潮、易燃、易破損，保存起來很方便。

2.表現(xiàn)形式多樣

電子檔案可以儲存的內(nèi)容多種多樣，可以是文字、圖片、聲音、視頻資料等，能表現(xiàn)的形式更加多樣化，比紙質(zhì)檔案更加全面、生動、形象。尤其是對一些醫(yī)療記錄和手術記錄，以視頻的方式存儲成醫(yī)療檔案會使以后的使用更加方便和直觀。

3.查閱方便，可以資源共享

在網(wǎng)絡環(huán)境下信息化檔案可以讓多人共享，不會受到時間和空間的限制。檔案需要傳遞時可以通過網(wǎng)絡快速送達，不再需要以紙質(zhì)文件形式進行傳遞，極大地節(jié)省了時間。當需要查閱檔案時可以通過系統(tǒng)的關鍵詞檢索或者是分類查找，可以很快地找到需要的檔案，當需要復制檔案時，只需要在電腦上操作復制就可以，操作更加方便快捷，而且通過電腦復制的資料不會出現(xiàn)復制內(nèi)容有誤的情況。

三、建立醫(yī)院信息化管理系統(tǒng)

1.建立健全檔案保管相關制度和規(guī)則

建立制度是檔案管理的前提，需要建立相關的管理制度和考核制度，必須明確檔案管理目標，明確檔案管理各個崗位的工作職能。醫(yī)院的工作重點是為社會提供醫(yī)療服務，因此對醫(yī)務工作者有嚴格的考核，但醫(yī)院的檔案管理也是一項非常重要的工作，不能忽略它，所以對檔案管理人員也需要進行嚴格的考核和要求，明確獎懲措施，從而激發(fā)檔案管理人員的積極性和主動性，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

2.對檔案管理人員進行專業(yè)化培訓

管理人員的素質(zhì)和專業(yè)能力的高低會影響檔案管理工作的正常進行，要推進信息化檔案管理就需要提高管理人員的基本素質(zhì)和專業(yè)技能。信息化的檔案管理不僅需要管理人員會進行檔案整理和保管，熟悉整個管理流程，同時因為信息化檔案管理需要用到電腦、掃描儀等電子設備，所以還需要管理人員能夠熟悉操作這些現(xiàn)代電子設備。

因此，在開展檔案管理工作之前需要對檔案管理人員進行專業(yè)化的培訓，一方面需要梳理整個檔案管理的框架和流程，明確檔案管理的方法;另一方面還需要對管理人員的專業(yè)知識和專業(yè)技能進行培訓。

3.紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合

建立信息化管理系統(tǒng)需要以電子檔案為主要存儲方式，但是不代表著要把全部的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，對于一些證書、證明性的文件和具有法律效力的文件可以通過掃描儀留存電子影像，但是對文本原件依舊需要以紙質(zhì)檔案的形式嚴格按照要求進行保管，因此在建立信息化管理時還需要做好紙質(zhì)檔案的管理。

4.加強對信息安全的監(jiān)控

信息技術的發(fā)展為檔案管理提供了很大便利，但是，信息化管理存在著很大的安全問題，一是信息容易泄露，二是網(wǎng)絡病毒和網(wǎng)絡安全問題。醫(yī)院在建設信息化檔案管理時要重視信息的安全問題，首先，要強化檔案管理人員的保密意識，嚴格把控檔案的歸檔、維護、查閱流程，杜絕一切由于管理有誤導致的信息泄露;其次，要使用科學的網(wǎng)絡安全應對策略，利用防火墻、內(nèi)外網(wǎng)等加強對信息安全的監(jiān)控。

5.建立信息化管理系統(tǒng)的具體步驟

（1）檔案收集和分類

首先，對檔案進行篩選，摒棄重復資料和沒用的信息。對證書文件單獨進行保管，其他的文件可以掃描成電子文件進行保管;對于已經(jīng)是電子文件的檔案，進行文件檢測，防止出現(xiàn)文件缺失、無法打開的情況;對于內(nèi)容有缺失的文件需要及時找到文件來源，對文件進行補充和修改，保證檔案的正確性、完整性和真實性。

其次，對文件進行交叉分類，建立科學的信息化檢索系統(tǒng)，提供多種不同的檢索方式，在檔案查詢時，對需要的文件可以通過不同的關鍵詞檢索出來，或者是可以通過不同的層級分類快速查找到。

（2）檔案定期備份和維護

對于紙質(zhì)檔案來說，備份難度太大，可行性不高，因此要定期對儲存的紙質(zhì)檔案進行抽查檢測，可以一年一次對紙質(zhì)檔案進行抽查，從每個類別的檔案中從不同年份抽出3～5份，查看其保存情況，檢查文件是否損壞，字跡是否清晰，對于文件受損或是字跡模糊的文檔要及時備份。而電子檔案都是依賴計算機軟硬件設備進行儲存的，這些設備同樣會受到人為因素和環(huán)境因素的影響，所以要對電子檔案進行定期備份，防止人為操作失誤或者是設備故障導致數(shù)據(jù)丟失。

雖然電子設備的存儲對環(huán)境的要求沒有那么苛刻，但是依舊會受到環(huán)境等方面影響，因此對于儲存電子檔案的硬件設備要定期進行維護，一方面確認電子檔案的正常儲存，另一方面確認信息化檔案管理系統(tǒng)能正常運行，對需要的檔案資料可以正常查閱和提取。

醫(yī)院檔案信息化建設是現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展的必然趨勢，在建設信息化管理系統(tǒng)時需要認識到檔案管理的重要性和信息化管理的必要性，加強制度建設，配置相關的硬件設備，為信息化檔案管理提供物質(zhì)保障，同時需要對管理人員進行專業(yè)化的培訓，增強檔案管理綜合水平，促進醫(yī)院信息化檔案管理建設更好發(fā)展。

參考文獻：

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[2]顏 銳.強化醫(yī)院檔案管理信息化的思考[J].辦公室業(yè)務，2017

[3]閆向前.淺論醫(yī)院檔案管理信息化[J].辦公室業(yè)務，2017

（作者單位：山東省單縣中醫(yī)醫(yī)院）