電子檔案在實(shí)際應(yīng)用中的優(yōu)劣勢(shì)分析

楊義 范龍楠 陳曉艷 管清芳 劉健

摘 要：在當(dāng)今社會(huì)檔案管理工作十分重要，我們工作中的很多方面都需要用到檔案，可以說其歷史是久遠(yuǎn)的。但隨著科技發(fā)展，檔案管理在內(nèi)容與形式方面也產(chǎn)生了新的變化。應(yīng)運(yùn)而生的電子文件被廣泛用于檔案管理工作中。但不可否認(rèn)的是，電子檔案在應(yīng)用中也是優(yōu)劣勢(shì)并存。下面我們就這個(gè)問題進(jìn)行一番探討，希望在檔案管理工作中與廣大同行共勉。

關(guān)鍵詞：電子檔案;應(yīng)用;優(yōu)劣勢(shì);策略

檔案是記錄各種信息的載體，對(duì)社會(huì)發(fā)展、人們工作生活中起到了重要推動(dòng)作用?，F(xiàn)代社會(huì)發(fā)展迅猛，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式已無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)在的快節(jié)奏，逐漸被電子檔案所取代。但在電子檔案管理工作中還有很多問題尚待解決，因此，我們?cè)趯?shí)際工作中應(yīng)認(rèn)清其優(yōu)劣勢(shì)，使電子檔案能夠更好地服務(wù)社會(huì)與人民。

1 電子檔案特點(diǎn)

1.1 提供拷貝

對(duì)于電子檔案來(lái)說，拷貝是其重要功能，也是其使用便捷的主要體現(xiàn)。電子檔案拷貝功能可為使用者提供原始狀態(tài)，方便其利用自己的形式行使文件使用權(quán)。檔案部門應(yīng)確定使用者使用檔案的目的是正當(dāng)合法的，再將文件轉(zhuǎn)換成通用存儲(chǔ)格式供其使用。

1.2 通信傳輸

電子信息技術(shù)的發(fā)展使得電子檔案便捷性大大提高，通過通信傳輸，使用者不用到達(dá)檔案所在地即可提取、使用檔案，可以說電子檔案的通信傳輸性為使用者節(jié)省了大量時(shí)間與財(cái)力。

1.3 直接利用

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在同一時(shí)間只能供一人查詢使用，但電子檔案則沒有這個(gè)限制，其直接利用功能能夠滿足多人同時(shí)使用該份電子檔案的需求，只需利用電腦在檔案部門官方網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行直接查詢即可

2 電子檔案應(yīng)用優(yōu)勢(shì)分析

2.1 大大提高辦公效率

在以往紙質(zhì)檔案收集、管理過程中，很多地方都需要工作人員進(jìn)行手工操作，以此來(lái)確保文件的完整性。同時(shí)，為保證記錄信息規(guī)范性，工作人員不得不一筆一劃地對(duì)原始文件進(jìn)行謄寫，還要保證字跡工整、清晰，整理、分類準(zhǔn)確無(wú)誤，可以說這個(gè)過程十分繁雜枯燥。在電子檔案應(yīng)運(yùn)而生后，依賴于計(jì)算機(jī)強(qiáng)大數(shù)據(jù)處理能力，實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化辦公。工作人員只需在電腦上進(jìn)行錄入工作，即可保證字體、文件格式的規(guī)范性，再使用計(jì)算機(jī)軟件對(duì)文件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分類及查閱等工作時(shí)也更為簡(jiǎn)便有序，大大提高了檔案管理工作效率。

2.2 檔案信息得以交流與共享

傳統(tǒng)紙質(zhì)文件在同一時(shí)間只能由一人使用的缺點(diǎn)使其無(wú)法完成信息共享，這就導(dǎo)致企事業(yè)單位檔案信息大量囤積，使用、查找時(shí)極為困難。而電子檔案則很好地解決了這個(gè)問題，電子檔案是運(yùn)用軟件體系進(jìn)行文件級(jí)管理，實(shí)現(xiàn)了內(nèi)外部特征合并管理，可以在一定程度上查閱到目錄與內(nèi)容，使文件查詢工作變得更加精準(zhǔn)、快速。同時(shí)隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)一步發(fā)展，檔案信息逐漸建立起與其他信息系統(tǒng)之間的共聯(lián)，能夠查詢到的信息面更為寬廣，使檔案利用效率得以提高。另外，電子檔案使用時(shí)不受空間限制，只需要依賴網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，即可了解需要的檔案信息。

2.3 保存穩(wěn)定性

相比于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，電子檔案保存起來(lái)就顯得容易很多，保存壽命得以大大延長(zhǎng)。這主要是因?yàn)榧垙埖哪途眯允艿胶芏嘁蛩赜绊?，紙張是由纖維素構(gòu)成，當(dāng)外界環(huán)境不適宜時(shí)，如高溫、高濕、酸堿侵蝕等情況，紙張會(huì)因此而受到損壞，致使文件字跡模糊或者文件缺失，從而發(fā)生無(wú)法挽回的損失。但電子文件則與之不同，在文件存儲(chǔ)載體方面與紙質(zhì)檔案有著本質(zhì)不同，隨著電子技術(shù)發(fā)展地越加成熟，貯存及讀取電子文件的載體也衍生出很多種類如VCD光碟，U盤及大容量移動(dòng)硬盤等，使用時(shí)只需根據(jù)我們自身需要進(jìn)行選擇就好。且這些載體讀取、存儲(chǔ)及傳遞都非常方便快捷。只要載體不被損壞，電子文檔貯存時(shí)長(zhǎng)與穩(wěn)定性都會(huì)大幅提高。

2.4 文件傳遞更快速、安全

在傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔傳遞過程中，若使用人不到檔案所在地親自來(lái)取，則只能利用郵政系統(tǒng)或者快遞進(jìn)行傳遞，這樣一來(lái)，傳送時(shí)間就無(wú)法確定，在傳送途中受距離長(zhǎng)短及各種因素限制，不僅影響傳送速度還有可能發(fā)生文件丟失、破損等現(xiàn)象。對(duì)檔案人員歸檔和使用人檢索造成很大損失。而電子檔案則不存在這個(gè)問題，其傳輸時(shí)只需要利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)即可進(jìn)行實(shí)時(shí)信息傳遞，使文件傳輸安全性與時(shí)間性得到了極大保障。

3 電子檔案應(yīng)用劣勢(shì)分析

3.1 信息易改性

因電子檔案的存儲(chǔ)媒介是計(jì)算機(jī)，因此要想對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行修改就變得非常容易，修改之后的文件只需進(jìn)行保存即可，幾乎不留修改痕跡。這一點(diǎn)若是被有心之人利用，會(huì)給企業(yè)帶來(lái)很大安全隱患。另外，電子檔案受電腦指令控制，可進(jìn)行壓縮處理，這樣就會(huì)致使電子檔案清晰度降低，使其識(shí)別起來(lái)更加困難。

3.2 非人工識(shí)別性

電子檔案的載體是計(jì)算機(jī)，而計(jì)算機(jī)處理數(shù)據(jù)的信息形態(tài)是以二進(jìn)制編碼形式存在的，電子檔案一旦錄入計(jì)算機(jī)中也是編碼形式。這樣一來(lái)，人工就無(wú)法進(jìn)行直接識(shí)別，需要用計(jì)算機(jī)軟硬件將編碼讀取出來(lái)，轉(zhuǎn)換成文字、圖形、影音或聲音等人能識(shí)別的形式，并將其顯示在屏幕或紙上，才能被人們所知曉。

3.3 對(duì)系統(tǒng)設(shè)備的依賴性

電子檔案對(duì)系統(tǒng)與設(shè)備存在很大依賴性，其從生成、傳輸?shù)酱鎯?chǔ)的過程離不開計(jì)算機(jī)支持，若是突然發(fā)生斷電情況，我們就無(wú)法讀取到檔案內(nèi)容。另外，在不同軟件環(huán)境下，電子檔案要想進(jìn)行使用需要進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，這也使其實(shí)用性受到一定限制。

4 結(jié)束語(yǔ)

在當(dāng)前社會(huì)步入信息化時(shí)代的背景下，計(jì)算機(jī)技術(shù)已影響到人們生活與生產(chǎn)方方面面，電子檔案的出現(xiàn)可以說是這個(gè)時(shí)代的產(chǎn)物。在實(shí)際工作中，電子檔案的便捷性及時(shí)效性顯示出其獨(dú)特優(yōu)勢(shì)，使檔案管理、應(yīng)用工作效率得以大幅提升。但同時(shí)，我們也不能忽視其劣勢(shì)，必須在日常工作中加以防范，提高工作人員電子檔案管理及操作水平，促進(jìn)我國(guó)檔案管理服務(wù)質(zhì)量進(jìn)一步提高。

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