企業(yè)特殊載體檔案管理機(jī)制的創(chuàng)新

黃麗穎

摘 要：信息化技術(shù)的日漸成熟為建設(shè)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營戰(zhàn)略的創(chuàng)新帶來了巨大幫助，使特殊載體檔案成為企業(yè)重要信息資源之一。與普通檔案相比，特殊載體檔案具有數(shù)據(jù)直觀、內(nèi)容有序、檢索方便等優(yōu)勢，可更好滿足建設(shè)企業(yè)日漸增多的信息數(shù)據(jù)管理要求。故本文以特殊載體檔案特征為切入點(diǎn)，對特殊載體檔案管理機(jī)制的創(chuàng)新進(jìn)行相關(guān)概述。旨在充分發(fā)揮出特殊載體檔案在建設(shè)企業(yè)發(fā)展中的積極作用。

關(guān)鍵詞：特殊載體;檔案管理機(jī)制;創(chuàng)新

就目前來看，特殊載體檔案使得檔案管理內(nèi)容得到了進(jìn)一步拓展。切實(shí)提升特殊載體檔案利用率，對建設(shè)企業(yè)能否在眾多同行業(yè)競爭者中立于不敗之地具有重要意義。為增強(qiáng)特殊載體檔案管理工作的專業(yè)性，須相關(guān)管理部門對傳統(tǒng)檔案管理機(jī)制進(jìn)行不斷優(yōu)化，運(yùn)用更加科學(xué)有效的檔案管理機(jī)制，使特殊載體檔案內(nèi)容的應(yīng)用價值能夠充分發(fā)揮出來。

1 概述特殊載體檔案

在特殊載體檔案中，主要分為磁帶檔案、磁盤檔案、照片檔案、光盤檔案、實(shí)物檔案等。其中，磁帶檔案有錄音磁帶、錄像磁帶、數(shù)字磁帶等;磁盤分為軟磁盤、硬磁盤等;照片檔案為普通照片、數(shù)碼照片，普通照片需由文字說明、底片組成，數(shù)碼照片就是將現(xiàn)場數(shù)據(jù)利用數(shù)據(jù)存儲的方式進(jìn)行閱讀處理;實(shí)物檔案包括證書、獎杯獎牌、錦旗等。

2 特殊載體檔案管理流程

1）明確特殊載體檔案管理職責(zé)。針對特殊載體檔案內(nèi)容，將磁帶、照片、光盤等交由專項(xiàng)部門共同管理。要求檔案管理人員做好特殊載體檔案的收集、整理、保管等工作，監(jiān)督并指揮特殊檔案積累與移交[1]。檔案管理人員也須負(fù)責(zé)對光盤、錄像等特殊載體檔案的管理，并依據(jù)相關(guān)管理機(jī)制，使特殊載體檔案的整理與移交有序開展。

2）找到特殊載體檔案歸檔范圍。要求建設(shè)企業(yè)階段性生產(chǎn)建設(shè)期間的各項(xiàng)職責(zé)與成果均制作成光盤、錄像、錄音等內(nèi)容。具體而言，管理部門的重大公務(wù)活動、建設(shè)工程所發(fā)生的重大事件、事故與面臨的自然災(zāi)害、工程創(chuàng)優(yōu)、評級等活動，工程概況、企業(yè)概況等錄像。同時，建設(shè)企業(yè)歸檔范圍還應(yīng)體現(xiàn)在設(shè)備廠家或系統(tǒng)的安裝調(diào)試、各類管理軟件數(shù)據(jù)備份等方面。

3）特殊載體檔案歸檔時間。特殊載體檔案的歸檔工作應(yīng)在原始錄像、文件與材料整理等完成之后開展，建設(shè)項(xiàng)目完成后的特殊載體檔案需與紙質(zhì)檔案共同移交[2]。確保企業(yè)生產(chǎn)管理期間的運(yùn)行情況與設(shè)備情況同生產(chǎn)檔案一致。在廠家所提供的設(shè)備與系統(tǒng)磁盤歸檔期間，應(yīng)在設(shè)備調(diào)試之后進(jìn)行。

4）特殊載體檔案質(zhì)量管理。要求特殊載體檔案內(nèi)部清潔、無病毒，歸檔信息與歸檔內(nèi)容一致。確保歸檔電子文件與數(shù)據(jù)備份開展專項(xiàng)質(zhì)量管理。應(yīng)通過光盤、磁帶與硬磁帶方式，防止將軟磁盤作為的載體保存方式。強(qiáng)調(diào)在特殊載體檔案質(zhì)量管理中，檔案內(nèi)容必須為可讀性文件，將電子文件與相應(yīng)的目錄內(nèi)容共同存儲在一起。同時，保障特殊載體檔案內(nèi)容的真實(shí)性與完整性，是特殊載體檔案內(nèi)容能夠更好反應(yīng)出建設(shè)工程的實(shí)際情況。

3 特殊載體檔案創(chuàng)新管理機(jī)制

1）拓展服務(wù)渠道。在特殊載體檔案管理工作中，專項(xiàng)科學(xué)的特殊載體檔案管理體系能夠更好規(guī)定出特殊載體檔案范圍與約束力，充分發(fā)揮出特殊載體檔案信息作用。基于國家及有關(guān)部門所頒布的特殊載體檔案管理體系，對檔案管理流程與內(nèi)容及進(jìn)行完善[3]。同時，從特殊載體檔案組織管理、設(shè)備管理、業(yè)務(wù)管理等方面入手，對傳統(tǒng)特殊載體檔案管理機(jī)制進(jìn)行不斷完善，建立起特殊載體檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案歸檔條件、檔案管理體系、檔案統(tǒng)計內(nèi)容與檔案表面機(jī)制。

在特殊載體檔案過程中，建設(shè)企業(yè)還可總結(jié)建設(shè)市場發(fā)展規(guī)律與自身發(fā)展需求，對傳統(tǒng)特殊載體檔案管理機(jī)制進(jìn)行細(xì)化，確保特殊載體檔案體系能夠?yàn)槠髽I(yè)未來生產(chǎn)建設(shè)管理提供重要渠道。針對特殊載體檔案的載體，企業(yè)還需將信息技術(shù)與自動化技術(shù)高效應(yīng)用在特殊載體檔案管理工作中，將檔案內(nèi)容的整理與檔案的使用作為特殊載體檔案重要管理內(nèi)容，使管理與服務(wù)制度能夠進(jìn)行不斷的細(xì)化與量化。從控制特殊載體檔案內(nèi)容源頭質(zhì)量入手，細(xì)化特殊載體檔案建立期間的各項(xiàng)職責(zé)與規(guī)定。

具體而言，建設(shè)企業(yè)可針對自身發(fā)展需求，編制相應(yīng)的特殊載體檔案管理手冊，對特殊載體檔案的收集、管理、運(yùn)用、服務(wù)以及安全等內(nèi)容進(jìn)行明確，并將此規(guī)范作為企業(yè)檔案管理部門運(yùn)行與檔案管理人員行為約束的重要準(zhǔn)則[4]。注重關(guān)注音像等特殊載體檔案內(nèi)容，積極引進(jìn)先進(jìn)的三級聯(lián)動管理模式，對企業(yè)重大事項(xiàng)決策以及所開展的重大活動進(jìn)行跟蹤式的影像錄制。同時，將錄制內(nèi)容交于上級公司檔案員，通過多點(diǎn)采集，統(tǒng)一監(jiān)管的方式，更好實(shí)現(xiàn)特殊載體檔案內(nèi)容及時共享的目標(biāo)，使特殊載體檔案工作能夠?yàn)榻ㄔO(shè)企業(yè)未來發(fā)展提供更加全面的信息服務(wù)。

2）完善管理機(jī)制。在注重特殊載體檔案基礎(chǔ)建設(shè)等工作的同時，建設(shè)部門還需對特殊載體檔案管理機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新。一方面，要求檔案管理部門將特殊載體檔案管理情況定期匯報給上級主管部門，加大特殊載體檔案重要性宣傳力度，確保企業(yè)管理部門能夠更好認(rèn)知到完善特殊載體檔案管理機(jī)制帶來的益處。另一方面，加大重點(diǎn)內(nèi)容，如建設(shè)工程內(nèi)容、設(shè)備更新情況等特殊載體檔案的監(jiān)管力度，將特殊載體檔案作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營建設(shè)重要內(nèi)容，確保特殊載體檔案管理工作更加快捷與規(guī)范。

對特殊載體檔案的管理?xiàng)l件與標(biāo)注進(jìn)行規(guī)范，結(jié)合建設(shè)單位自身發(fā)展需求，明確特殊載體檔案目標(biāo)，為特殊載體檔案管理工作提供更加充足的硬件設(shè)施保障。加大特殊載體檔案形成、審查、歸檔、利用等各環(huán)節(jié)管理力度，通過三級聯(lián)動管理方式，對特殊載體檔案管理流程進(jìn)行簡化，使特殊載體檔案管理效率更高。

在特殊載體檔案管理期間，建設(shè)單位還須引進(jìn)更加先進(jìn)的信息管理技術(shù)，增強(qiáng)特殊載體檔案綜合服務(wù)水平，更好實(shí)現(xiàn)檔案信息的真實(shí)可控目標(biāo)[5]。開發(fā)多種特殊載體檔案系統(tǒng)查詢方式，增強(qiáng)特殊載體檔案查詢效率，促進(jìn)特殊載體檔案適用性發(fā)展趨勢。

注重傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的信息化處理工作，通過多種形式將檔案內(nèi)容進(jìn)行信息化處理，確保所建立起的特殊載體檔案庫能夠切實(shí)提升傳統(tǒng)檔案管理質(zhì)量與效率。

3）創(chuàng)新管理手段。為做好特殊載體檔案創(chuàng)新管理工作，使特殊載體檔案管理能夠在企業(yè)發(fā)展方向的制定與發(fā)展對策的優(yōu)化中發(fā)揮出重要作用，相關(guān)部門須從檔案管理人員培養(yǎng)力度入手，為檔案管理人員提供更加豐富的交流學(xué)習(xí)機(jī)會，營造出良好的工作與學(xué)習(xí)氛圍。對日常工作表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員進(jìn)行物質(zhì)或者精神獎勵，使檔案管理團(tuán)隊具有良好的競爭意識。

增強(qiáng)建設(shè)企業(yè)內(nèi)部各部門對特殊載體檔案管理工作的參與積極性，定期組織企業(yè)檔案管理例會活動，使各部門人員均能夠成為監(jiān)督管理特殊載體檔案真實(shí)性的重要對象。

4 總結(jié)

總而言之，為增強(qiáng)建設(shè)企業(yè)生產(chǎn)能力與服務(wù)能力，相關(guān)管理部門需做好特殊載體檔案管理工作，認(rèn)清特殊載體檔案特征與重要作用，構(gòu)建起更具創(chuàng)新性的特殊載體檔案管理機(jī)制，充分發(fā)揮出特殊載體檔案利用價值，為企業(yè)未來生產(chǎn)經(jīng)營建設(shè)與各部門的運(yùn)行提供重要理論依據(jù)。

參考文獻(xiàn)

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