word在日常辦公中的應(yīng)用技巧探討

李澤君

摘 要：word軟件是在日常辦公中使用頻率最高的一款文字處理軟件，可以極大的提升辦公效率。文章先對(duì)word軟件功能特點(diǎn)進(jìn)行簡(jiǎn)要介紹，進(jìn)而提出幾點(diǎn)關(guān)于word辦公軟件應(yīng)用的實(shí)用技巧，以期為相關(guān)使用者提供參考。

關(guān)鍵詞：word;日常辦公;應(yīng)用技巧

0 前言

word軟件是由微軟公司設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)的辦公軟件系列產(chǎn)品之一，在文字處理方面具有非常完善的功能和性能，從1989年發(fā)售至今，在全球范圍內(nèi)得到了廣泛應(yīng)用。目前使用的word2008、word2013版本仍然在持續(xù)更新。Word軟件功能豐富，但一些新手使用者可能不夠熟悉，總結(jié)其應(yīng)用技巧，有利于提高word軟件利用效率。

1 word軟件功能特點(diǎn)

Word軟件是一款非常流行的辦公軟件，擁有友好的界面和豐富的文字處理功能，讓使用者可以專(zhuān)注于文字內(nèi)容編輯，快速完成排版和樣式調(diào)整等工作，使用較為便捷。隨著word軟件版本的更新，開(kāi)發(fā)者越來(lái)越關(guān)注于用戶的實(shí)際使用需求，并通過(guò)功能優(yōu)化設(shè)計(jì)、提供相應(yīng)的快捷鍵操作，幫助使用者進(jìn)一步提高辦公效率。Word軟件的使用特點(diǎn)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：（1）采用SmartArt圖示和制圖工具，支持三維外觀展示，具有豐富的文檔表現(xiàn)能力。（2）采用構(gòu)建基塊的方式完成文檔構(gòu)建，通過(guò)直接調(diào)用其預(yù)定義功能，減少不必要的操作步驟和時(shí)間。（3）支持PDF和XPS格式轉(zhuǎn)換，為word文檔移植和轉(zhuǎn)換提供方便，可以在多數(shù)平臺(tái)下進(jìn)行文檔交流。（4）內(nèi)置文檔審閱組件，完成文檔編輯后可以方便的進(jìn)行審閱，提升組織運(yùn)行效率。（5）實(shí)現(xiàn)文檔文本與業(yè)務(wù)信息的連接，利用XML集成功能部署智能模板，可以通過(guò)連接后臺(tái)系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)更新，滿足用戶創(chuàng)建及使用結(jié)構(gòu)化文檔的需求。（6）常用功能都設(shè)計(jì)有快捷鍵操作，可以極大的提升文檔編輯效率。

2 Word在日常辦公中的實(shí)用技巧

2.1 字符輸入使用技巧

字符輸入是word軟件的基本功能，為方便使用，word軟件開(kāi)發(fā)者通過(guò)研究大量用戶的字符輸入習(xí)慣，為軟件增加了許多便捷化操作功能，可以有效提升字符輸入效率。比如在輸入英文字符時(shí)，word文檔可以自動(dòng)對(duì)字符串的正確性進(jìn)行檢測(cè)，并對(duì)錯(cuò)誤的字符串用紅色波浪線進(jìn)行檢驗(yàn)。但是在實(shí)際使用過(guò)程中也會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)報(bào)的情況，此時(shí)用戶還可以通過(guò)選擇狀態(tài)欄中的“隱藏語(yǔ)法錯(cuò)誤”選項(xiàng)，取消其自動(dòng)標(biāo)記功能。在漢字輸入過(guò)程中，如果遇到生僻字，用戶不知道生僻字的拼音寫(xiě)法，可以通過(guò)采用緊湊法或造字法，完成生僻字的輸入。比如“町”字是由“田”和“丁”組成的左右結(jié)構(gòu)漢字，采用緊湊法，可以分別輸入左右部分的漢字，將其選中后，通過(guò)在字符間距選項(xiàng)下選擇緊縮操作，精確設(shè)計(jì)緊縮程度，使其成為一個(gè)漢字。此外，在大段字符的復(fù)制粘貼過(guò)程中，許多字符段落本身帶有格式，在粘貼過(guò)程中，可以通過(guò)選擇“無(wú)格式粘貼”，自動(dòng)去除原字符段落的格式。如果復(fù)制的內(nèi)容要與文檔中某部分字符段落內(nèi)容格式相同，還可以使用“格式刷”功能，一鍵完成格式轉(zhuǎn)化，為字符輸入提供方便。

2.2 圖片處理使用技巧

在word文檔的編輯過(guò)程中，用戶不僅可以添加文本信息，還可以使用圖片工具，并對(duì)圖片格式進(jìn)行處理。比如最基本的圖片大小調(diào)整功能，在插入圖片后，圖片四周會(huì)出現(xiàn)圓點(diǎn)圖標(biāo)，通過(guò)點(diǎn)擊四角的圓點(diǎn)圖標(biāo)，向外或向內(nèi)拖動(dòng)，可以快速完成圖片按比例縮放操作。如果圖片尺寸過(guò)大，還可以在圖片工具欄中選擇“壓縮圖片”工具或剪裁工具，對(duì)圖片進(jìn)行處理，使其滿足文檔編輯的需求。在加入圖片后，通常會(huì)涉及到文字與圖片的排版問(wèn)題。在此方面，word文檔為用戶提供了多種文字環(huán)繞方式，包括四周型、上下型、緊密型等，用戶可以根據(jù)需求靈活設(shè)置，使文字與圖片能夠良好的結(jié)合起來(lái)。在一些word文檔的編輯過(guò)程中，用戶可能需要為文字配置流程圖、結(jié)構(gòu)圖等，可以利用word文檔自帶的繪圖工具，通過(guò)插入線條、形狀和箭頭等，完成流程圖、結(jié)構(gòu)圖的制作。為了方便格式調(diào)整，用戶在圖形繪制過(guò)程中，可以先插入一個(gè)“畫(huà)布”，然后在畫(huà)布中編輯圖形。在需要對(duì)圖形大小、位置進(jìn)行調(diào)整時(shí)，用戶可以直接選中“畫(huà)布”進(jìn)行操作，不用依次對(duì)每個(gè)圖形、線條進(jìn)行操作，從而避免出現(xiàn)混亂。

2.3 表格插入使用技巧

表格也是word文檔編輯過(guò)程中的常用工具，word內(nèi)置的表格插入功能支持用戶的圖形化操作，可以在插入表格菜單下，通過(guò)選擇不同行數(shù)、列數(shù)的表格，將其插入到文檔中。然后可以通過(guò)選中已插入的表格，選擇“表格屬性”菜單，對(duì)其格式進(jìn)行調(diào)整，包括設(shè)置行高、列寬、文字大小、對(duì)其方式、表格線條格式等。在需要向表格中輸入字符時(shí)，可以直接點(diǎn)擊對(duì)應(yīng)的表格進(jìn)行操作，使用非常方便。此外，word還支持excel表格的插入，比如在日常辦公時(shí)，需要引入已經(jīng)制作好的財(cái)務(wù)報(bào)表，可以直接將excel格式的財(cái)務(wù)報(bào)表嵌入到word文檔中。通過(guò)雙擊插入的excel表格，同樣可以對(duì)其中的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行修改。此外，在word文檔中插入各種類(lèi)型的統(tǒng)計(jì)圖，實(shí)際上也是借助excel表格功能完成的，包括條形統(tǒng)計(jì)圖、扇形統(tǒng)計(jì)圖等，可以在excel表格下設(shè)置統(tǒng)計(jì)圖的分類(lèi)項(xiàng)目、數(shù)值，然后利用word內(nèi)置組件，自動(dòng)將其轉(zhuǎn)化為統(tǒng)計(jì)圖的形式。在日常辦公過(guò)程中，對(duì)表格的使用需求非常高，在開(kāi)展資源統(tǒng)計(jì)、考核評(píng)價(jià)、工作總結(jié)等工作時(shí)，都需要采用表格這種簡(jiǎn)單、明了的形式，匯總相關(guān)信息數(shù)據(jù)。因此，word提供的便捷化表格插入及操作功能，可以為日常辦公提供有力支持。

2.4 文檔樣式使用技巧

隨著日常辦公對(duì)word文檔制作水平要求的提高，在完成基本文本、圖片和表格編輯工作后，還需要對(duì)文檔樣式進(jìn)行調(diào)整，從而滿足美觀性、規(guī)范性的要求。Word文檔本身具有豐富的信息展示能力，可以通過(guò)使用各種各樣的樣式調(diào)整技巧，優(yōu)化word文檔編輯效果。從基本的文字、公式、表格格式調(diào)整，到整片文檔的段落、欄目調(diào)整等，word文檔都設(shè)置有對(duì)應(yīng)的功能。比如在word文檔中調(diào)整文本顏色，普通文本可以通過(guò)選中一段文本，調(diào)整“字體顏色”，完成操作。但是對(duì)于采用公式編輯器輸入的公式，其默認(rèn)顏色是黑色，無(wú)法采用這種方式進(jìn)行調(diào)整。為了提高文檔段落字體顏色的統(tǒng)一性和美觀性，在需要調(diào)整公式顏色時(shí)，可以通過(guò)在“繪圖工具欄”中的“陰影設(shè)置”按鈕，為公式制作陰影，再通過(guò)設(shè)置陰影顏色，達(dá)到改變公式顏色的目的。在段落格式調(diào)整方面，可以通過(guò)采用“制表位”工具，精確調(diào)整段落鎖緊，使各個(gè)文本段落保持整齊。根據(jù)不同文檔的排版需求，還可以利用word文檔“頁(yè)面布局”中的分欄功能，將文檔改變?yōu)閮蓹凇⑷龣诘扰挪挤绞?。通過(guò)靈活運(yùn)用各種樣式調(diào)整工具，能夠使word文檔更加賞心悅目，提高其利用效率。

2.5 安全功能使用技巧

在辦公自動(dòng)化水平的日益提高下，許多辦公室已經(jīng)實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，重要的信息文件也采用word文檔制作和保存。在此情況下，必須關(guān)注于word文檔的使用安全性。Word自身具有文檔加密功能，可以在工具欄下進(jìn)行選擇，對(duì)文檔進(jìn)行加密，在下次打開(kāi)文檔時(shí)，需要輸入設(shè)置的密碼，才能獲取文檔信息。在文檔保存過(guò)程中，可以通過(guò)為文檔設(shè)置默認(rèn)保存文檔，將同一類(lèi)的文檔保存在一個(gè)目錄下，方便管理。Word文檔還具有自動(dòng)備份功能，每個(gè)一段時(shí)間就會(huì)對(duì)文檔進(jìn)行自動(dòng)備份，如有需要，用戶可以在“備份”設(shè)置功能下，設(shè)計(jì)自動(dòng)備份時(shí)間間隔。如果在word文檔編輯過(guò)程中突然出現(xiàn)死機(jī)和斷電等情況，用戶可以使用文檔恢復(fù)功能，選擇最近的備份點(diǎn)進(jìn)行恢復(fù)，最大化的減少文檔損失。在這些安全功能的支持下，用戶可以免除word文檔使用的后顧之憂，確保文檔信息的安全性和完整性。因此，在word文檔使用過(guò)程中，應(yīng)積極了解其使用技巧，充分發(fā)揮word功能優(yōu)勢(shì)。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，word文檔作為一款優(yōu)秀的辦公軟件，充分掌握其使用技巧，可以促進(jìn)日常辦公效率的提升，最大化的發(fā)揮word文檔的自身功能優(yōu)勢(shì)。處理便捷化操作方面的功能外，還應(yīng)掌握文檔加密、受損文檔恢復(fù)等使用技巧，從而提升文檔信息安全性，避免因文檔丟失對(duì)日常辦公造成影響。

參考文獻(xiàn)

[1]周興龍.word在日常辦公中的應(yīng)用技巧[J].電腦迷，2017，（12）：156.