數(shù)字時代紙質(zhì)檔案與電子檔案互動發(fā)展對策探析

魏琰

摘要：隨著信息技術(shù)迅速發(fā)展，電子檔案以其便捷性、共享性等優(yōu)勢越來越受到青睞，同時紙質(zhì)檔案依然有著它不可替代的作用。紙質(zhì)檔案、電子檔案都是檔案管理工作的重要方面。目前這兩種檔案正處于互動發(fā)展的狀態(tài)。而為了維持這種狀態(tài)，更好地推進我國檔案工作的開展，應(yīng)該加強對紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理力度，實現(xiàn)針對性、高效性、銜接性的管理，充分地將紙質(zhì)檔案與電子檔案的各自優(yōu)點發(fā)揮到最大的利用效果，從而達到檔案存儲的最優(yōu)程度，為社會發(fā)揮其巨大的作用。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案;電子檔案;互動發(fā)展;對策

在當(dāng)今日新月異的數(shù)字時代，諸多領(lǐng)域的建設(shè)中已經(jīng)離不開計算機的應(yīng)用，這一形式的出現(xiàn)也加速了檔案形式的變換。紙質(zhì)檔案是以紙質(zhì)為主的記錄形式，存儲的時間較久，但也存在不方便、耗時耗力等方面的缺點。隨著信息化時代的到來，電子檔案在檔案管理中所占據(jù)的地位越來越重要，成為檔案管理的主要形式。但也存在諸多不足，這就需結(jié)合紙質(zhì)檔案加以調(diào)節(jié)。可以說，在信息社會中，紙質(zhì)檔案與電子檔案之間各有各的優(yōu)勢與缺點，在管理中二者缺一不可，二者將長期并存，互動發(fā)展。

一、紙質(zhì)檔案與電子檔案間的區(qū)別

紙質(zhì)檔案是以紙張為信息記錄載體的檔案;電子檔案則是利用計算機技術(shù)形成，以代碼形式存儲于特定介質(zhì)如磁帶、磁盤、光盤等上的檔案。二者在本質(zhì)上是相同的，但仍存在一定的差異性，體現(xiàn)在存儲方式、信息的可變性和可控性、保管方式等方面。

（一）存儲方式

紙質(zhì)檔案的收集需借助文書處理部門的力量，在整理文件材料的過程中將有利用價值的文件收集起來，按照文件間的來源、內(nèi)容、時間、形式等方面進行分類，再轉(zhuǎn)交給檔案部門;電子檔案則是采用向檔案部門移交硬盤或者進入檔案部門制定的網(wǎng)站中，從網(wǎng)絡(luò)中移交、歸檔。相較于紙質(zhì)檔案，電子檔案容量大、體積小、可大大節(jié)省庫房存儲空間。且隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，電子介質(zhì)存儲的密度還將不斷加大， 信息存儲量將更為豐富，可更加節(jié)省保存空間。

（二）信息的可控與可變性

電子檔案直接由計算機進行處理，可以高效實現(xiàn)信息的存儲、傳遞、編輯、加工等程序，并能轉(zhuǎn)化為可視、可聽的信息，從而提 高信息開發(fā)利用程度，省去了傳統(tǒng)檔案工作中的立卷、歸檔、分類等環(huán)節(jié)，使檔案信息的處理快捷、方便。電子檔案的可操作性使利用者可以把信息變活，進而讓它們?yōu)樽约旱母鞣N需要服務(wù)。

（三）保管方式

紙質(zhì)檔案的保管一般是將檔案放在存儲室，分門別類的安置在有序號的框架中進行管理。電子文件則不受時空限制，實現(xiàn)在同一時間、不同地點分享同一信息。電子檔案與紙質(zhì)檔案在材料運用方面有所不同，它所使用的一般是磁性材料，不要求保存場地面積有多大，而是對保存環(huán)境有較高的要求，除了要保證溫度和濕度在一定的范圍值內(nèi)，還要裝置除塵、防紫外線等設(shè)施。

二、紙質(zhì)檔案、電子檔案互動發(fā)展是檔案管理中的必然現(xiàn)象

一方面，檔案利用方面數(shù)字化文件給利用者帶來的方便十分明顯，它使全文檢索和異地查閱成為現(xiàn)實。在對原件進行數(shù)字化時，可根據(jù)需要制作出不同分辨率的副本，甚至獲得比原件更好的質(zhì)量。有專家指出，許多正日益腐朽的信息載體，唯有依托數(shù)字儲存才能做到信息保存持久且不失真。另一方面，檔案工作者必須具有對歷史負責(zé)，盡大努力保存反映歷史真實面貌的可靠記錄的職業(yè)操守。在證實電子文件的證據(jù)性、長久性前，不可輕易放棄傳統(tǒng)的文件形式，這表現(xiàn)的正是一種職業(yè)精神。同時，將電子文件保留下來是因為電子文件在檢索、利用、傳輸、存儲等方面具有特殊的優(yōu)勢，以此構(gòu)建一個新的信息系統(tǒng)，可更加高效、方便地滿足利用者的信息要求?？梢?，在信息化時代，紙質(zhì)檔案與電子檔案將長期并存，在發(fā)揮各自的優(yōu) 勢的基礎(chǔ)是互動發(fā)展。紙質(zhì)檔案保存反映歷史真實面目的可靠記錄，電子檔案發(fā)揮在檢索、利用、傳輸、存貯等方面的優(yōu)越性。

三、紙質(zhì)檔案與電子檔案互動發(fā)展的對策建議

電子檔案能夠提供快捷、準確、簡便、靈活的信息服務(wù)，滿足利用者的一般性需求，但也存在著數(shù)據(jù)容易丟失、載體不耐久等缺點，長此以往只使用電子檔案的話，勢必在管理中存在一些問題。紙質(zhì)檔案歷史由來已久，具有耐久性、易于長時間保存等優(yōu)點，但同時也存在檢索緩慢、存儲密度小等問題，若一直以紙質(zhì)檔案的形式進行檔案管理，會給相關(guān)人員造成一定的負擔(dān)?？梢?，在檔案管理中，要將兩種檔案形式進行并存管理，才是符合發(fā)展需求的。

（一）對紙質(zhì)檔案和電子檔案實施雙套歸檔制度

學(xué)者馮惠玲教授曾在《電子文件與紙質(zhì)文件管理的共存與互動》一文中指出，雙套制是指文件歸檔后二者的共存，也稱“雙套歸檔”，主要通過對紙質(zhì)檔案的掃描等方式，即紙質(zhì)文件的數(shù)字化過程，可使同一份文件的電子版本和紙質(zhì)版本共同處于存儲與可利用狀態(tài)。目前，有很多單位在文書管理工作中的文件形式以紙質(zhì)和電子的形式出現(xiàn)，對這兩種文件形式最好的處理辦法就是實現(xiàn)雙套歸檔制度，使這兩個不同形式的文件共同處于存儲與可利用狀態(tài)。實踐證明，電子檔案的問世，打破原有單一的紙質(zhì)檔案的模式，但與此同時電子檔案也存在一定的局限性，這就需建立雙套歸檔的制度，以確保檔案的使用既符合安全有序的規(guī)章制度，也能規(guī)范電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理制度，不失為信息時代下電子檔案與紙質(zhì)檔案管理的好辦法。

（二）推動紙質(zhì)檔案和電子檔案優(yōu)勢互補管理模式的實施

數(shù)字時代，紙質(zhì)檔案與電子檔案互動發(fā)展，是需二者在互相借鑒中各自發(fā)揮自己的長處，避免自己的短處，實現(xiàn)更好的發(fā)展，發(fā)揮更大的社會作用。但由于會受到信息技術(shù)、計算機技術(shù)等因素的影響，電子檔案的安全性難以得到確切的保證，這就需紙質(zhì)檔案作為重要的備份加以保存，從而使得紙質(zhì)檔案與電子檔案互動發(fā)展的局面符合發(fā)展要求。值得一提的是，當(dāng)今形式下，檔案管理主要以電子檔案為主，紙質(zhì)檔案起輔助作用，這需要利用兩種文件的特點，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案優(yōu)勢互補的管理。

（三）加強對檔案管理人員的培養(yǎng)

目前，很多企事業(yè)單位還沒有專職的檔案員或者所配置的人員仍然是傳統(tǒng)的檔案員。在數(shù)字化時代，如果實行雙套歸檔制，整理檔案工作量將相當(dāng)于翻了一番，這需要足夠的新型檔案管理人員。建議有關(guān)單位在條件允許的前提下，將文件形成部門和檔案管理部門區(qū)分開，設(shè)立專職檔案員，加強彼此間的溝通合作。文件形成部門定期向檔案管理部門移交完成的文件，專職檔案員及時做好歸檔工作，這不僅有利于降低檔案管理員的工作量，也有利于檔案利用率的提高。至于管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)可通過定期課程培訓(xùn)、講座等方式，更新檔案管理員的觀念，樹立新的管理模式。同時，積極鼓勵檔案管理人員加強計算機實操，檔案軟件系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，不斷完善自身的綜合素質(zhì)。

（四）及時更新檔案管理設(shè)備

電子檔案的使用對電子設(shè)備、檔案軟件的要求較高，需配備相應(yīng)的設(shè)備。但這是一項大投入，不少單位表示不愿意接受這筆開銷，當(dāng)然也就難以起到良好效果?？梢?，更新觀念，對陳舊的檔案管理設(shè)備更新?lián)Q代是對紙質(zhì)檔案和電子檔案互動發(fā)展的保證。

總之，數(shù)字化時代下的紙質(zhì)檔案與電子檔案要各自發(fā)揮自己的優(yōu)勢，在雙套歸檔制度下，取長補短，互動發(fā)展。

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