做好檔案基礎(chǔ)性管理工作四步走

趙志剛

【摘 要】檔案基礎(chǔ)性工作就是四步走，第一步是收集、第二步是整理、第三步是保管、第四步是利用，各個環(huán)節(jié)前后緊密銜接，保證做好每一個基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)，環(huán)環(huán)相扣，就像是建設(shè)高樓大廈，首先必須要打好地基，做好最基礎(chǔ)的保障。然后將每一層、每一個細(xì)節(jié)都用心做好，才能保證大廈的安全和穩(wěn)定。檔案也如此，每一步都是關(guān)鍵，都是檔案管理工作的命脈，只有這樣，才能為文件管理工作打牢基礎(chǔ)，我們的檔案管理工作水平才能更上一層樓。

【關(guān)鍵詞】檔案;管理;基礎(chǔ)性

檔案室是各單位專門保存和管理檔案的房間，是單位的重要組成部分之一，對單位的常規(guī)性工作起著重要的輔助作用。做好檔案室的工作，要求從事檔案工作人員付出辛勤的勞動。

一、檔案收集、接收和整理

根據(jù)《檔案法》的規(guī)定，各相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)對材料和歸檔工作進(jìn)行收集與整理，并定期或根據(jù)工作實(shí)際安排不定期地交由本事業(yè)單位相關(guān)的檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)集中管理，不管是哪一個人都應(yīng)該遵守，都要在規(guī)矩下辦事。檔案室不僅要接收行政事務(wù)活動形成的檔案，而且要接收其他各種工作的專門檔案，單位或職工編輯的書籍資料，本單位用于宣傳工作的報刊、雜志、宣傳畫等相關(guān)材料。包含各種紙質(zhì)檔案、光盤、（移動）硬盤、U盤、儲存卡等相關(guān)材料及存儲介質(zhì)資料要齊全，內(nèi)容完整無破損、無劃痕等。為了目標(biāo)任務(wù)的完成，要開好頭，將資料的收集工作做到完美與機(jī)智。例如工程建設(shè)方面，工程項(xiàng)目的檔案，在建立工程項(xiàng)目檔案時必須嚴(yán)格按照檔案管理工作中的所要求的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)同工程項(xiàng)目的建設(shè)和驗(yàn)收同時開展、同步進(jìn)行，檔案管理部門必須要協(xié)調(diào)好工程建設(shè)部門，工程建設(shè)部門也要配合好檔案管理部門，做好方案的分類編制，適度適當(dāng)?shù)陌盐蘸酶鞣N基礎(chǔ)性、法規(guī)性和專業(yè)性的相關(guān)文件的分類工作，充分做到齊頭并進(jìn)、齊抓共管、協(xié)同推進(jìn)，做好檔案歸檔工作。管理必須得及時跟進(jìn)，立卷必須要規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。為了保證所有檔案的完整性，系統(tǒng)性，在整理立卷的時候就應(yīng)該提前做到統(tǒng)一格式、保證字跡和圖像的工整與清晰，同時根據(jù)文件材料的分類形式，將相關(guān)文件材料的數(shù)量、價值、內(nèi)容和存儲介質(zhì)形式存在的資料進(jìn)行整理和分卷，做到檔案資料整齊整理、分類理順、達(dá)到使用方便、保存記錄等目的。而后要按照檔案程序和規(guī)定將整理好的檔案移交至單位的檔案管理部門，做好交接，履行正常手續(xù)，認(rèn)真查看檔案的完整性、查驗(yàn)檔案的質(zhì)量。檔案管理部門要做到檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化，推進(jìn)檔案管理的規(guī)范化，只有這樣，才能保障現(xiàn)代化的檔案管理，促進(jìn)發(fā)展，保證質(zhì)量，為以后檔案的查閱使用打牢堅實(shí)基礎(chǔ)。

二、檔案室內(nèi)的檔案保管

依據(jù)檔案管理工作的制度要求，檔案室的檔案設(shè)施要嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)要求做好配套配備，使用先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，按照國家和上級領(lǐng)導(dǎo)部門的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，參照相關(guān)專業(yè)部門的標(biāo)準(zhǔn)整理和保管檔案，檔案的安全是第一位的，是必須要做到的，保證檔案的不受傷害，防止丟失、霉?fàn)€、褪色、損壞等情況，積極應(yīng)對檔案室的“九防”，一類是防止自然環(huán)境的高溫、強(qiáng)光、塵土和潮濕，一類是人為因素的，盜竊、火災(zāi)、水患和污染，還有一類就是防止蟲鼠了。調(diào)節(jié)好檔案室的溫度和濕度，檔案使用登記記錄必須做好，登記制度必須規(guī)范和落實(shí)，檔案的安全和完整才有保障。

三、檔案檢索與提供利用

伴隨著范圍越來越多的行業(yè)引入高速發(fā)展的計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用，檔案管理也引進(jìn)計算機(jī)應(yīng)用，使用計算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行檔案檢索，日漸成為現(xiàn)當(dāng)代的重要方式。計算機(jī)的介入，能夠滿足人們的檢索需求，以保證在使用檢索時期的高效性。我們要對此分類，第一步是以我國的檔案分類法為依據(jù)，再依據(jù)遇到的事宜要專門制定出相關(guān)的具體的細(xì)則。下一步依據(jù)每一份文件的各自特征用關(guān)鍵詞加以標(biāo)識區(qū)分。還要加強(qiáng)校驗(yàn)審核來及時改正出現(xiàn)的錯誤。對單位職工開展“常學(xué)習(xí)、長知識”活動，提高認(rèn)知，做到標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、前后一致，檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化才能實(shí)現(xiàn)，才能實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。檔案的分類號的存在價值就是要保證檢索的完整性，然而只有做到題名的準(zhǔn)確的價值就是能保證檢索的準(zhǔn)確性。如果只是想要一個完整性的結(jié)果是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，我們還要確保它的準(zhǔn)確性，所以做到統(tǒng)一規(guī)范題名是著錄的重要一步。規(guī)范題名應(yīng)當(dāng)注重一個要點(diǎn)，掌握一個原則，在規(guī)范的工作過程中，一是要規(guī)范機(jī)構(gòu)的簡稱，是防止在使用檢索時出現(xiàn)詞語重復(fù)、識別混亂不清等情況發(fā)生。在完善檢索功能時，就必須完成著錄工作，包括將時間、人名和地點(diǎn)等相關(guān)要素加入到檢索功能中去，保證檢索項(xiàng)填寫的完整性。如果遇到這種低級的錯誤就抓緊補(bǔ)齊整改到位，刪繁增簡，做到把握有度，將文種中含有較為模糊情況的檔案作統(tǒng)一要求，以此來確保檢索的準(zhǔn)確率和高效性。遇有整理的檔案資料完善且清晰的，可以完全引其目錄的檔案資料便直接分門別類的標(biāo)引，遇有存在特殊狀況的檔案資料我們可以直接把時間、地點(diǎn)和人名等錄入進(jìn)檢索系統(tǒng)，作分類號的統(tǒng)一編排。通過以上方式，極大地提高著錄速度，提升檢索使用效率?！瓣P(guān)鍵詞”和“主題詞”的問題，是可以通過前者替代后者的方式解決。通過歸納文件主題思想或者題名歸納出相應(yīng)的關(guān)鍵詞，利用計算機(jī)應(yīng)用程序功能把相應(yīng)的詞語錄入，合并相近義的詞，通過該做法既解決手工檢索慢的問題，又解決主題詞詞義相近分類不清的問題。

四、歸檔材料的指導(dǎo)與監(jiān)督

檔案管理工作必須要做到制度有保障、執(zhí)行有力度。依據(jù)檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)和國家的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，對收集到的影像、文字等相關(guān)資料，科學(xué)分類整理、使用和保管檔案，合理分類區(qū)分，要以本單位的具體要求為依據(jù)，以本單位的實(shí)際情況為依托，以制定符合本單位的檔案管理的實(shí)施細(xì)則為原則，以細(xì)化明確本單位的檔案歸檔要求和內(nèi)容為工作標(biāo)準(zhǔn)，符合檔案的保存、借閱的相關(guān)要求。組織本單位職工對《檔案法》及其他相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)定學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，在本單位各部門之間形成標(biāo)準(zhǔn)共識，增強(qiáng)業(yè)務(wù)能力，提高責(zé)任意識，提前制定檔案工作計劃，嚴(yán)格收集程序，嚴(yán)把檔案質(zhì)量，按照工作進(jìn)展情況實(shí)時收集資料，及時處理遇到的問題。

總而言之，檔案基礎(chǔ)性工作就是四步走，第一步是收集、第二步是整理、第三步是保管、第四步是利用，各個環(huán)節(jié)前后緊密銜接，保證做好每一個基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)，環(huán)環(huán)相扣，就像是建設(shè)高樓大廈，首先必須要打好地基，做好最基礎(chǔ)的保障。然后將每一層、每一個細(xì)節(jié)都用心做好，才能保證大廈的安全和穩(wěn)定。檔案也如此，每一步都是關(guān)鍵，都是檔案管理工作的命脈，只有這樣，才能為文件管理工作打牢基礎(chǔ)，我們的檔案管理工作水平才能更上一層樓。

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（作者單位：濰坊市退役軍人服務(wù)中心）