檔案管理多元主體協(xié)同治理面臨的困境與對策研究

林文葵

摘 要：隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展以及社會體制的改革，我國檔案管理從一元主體向多元主體方向發(fā)展，檔案管理主體由政府?dāng)U展到企業(yè)、社會組織及個人。在檔案管理向多元主體趨勢發(fā)展的進程中，如何協(xié)調(diào)各主體之間的關(guān)系，凝聚強大的力量，促進我國檔案管理進一步發(fā)展，是應(yīng)重點思考的問題。研究在檔案管理多元主體的協(xié)同治理過程中面臨的困境，并提出有效的解決對策，以期促進我國檔案管理發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理;多元主體;協(xié)同治理;困境;對策

中圖分類號：G271 ? ? ? ?文獻標志碼：A ? ? ?文章編號：1673-291X（2020）06-0187-02

引言

我國檔案管理工作具有悠久歷史，從發(fā)展至今已有兩千多年歷史。隨著我國社會發(fā)展，在歷史進程中，打破了政府檔案管理工作服務(wù)政府部門局面，許多企業(yè)、社會組織及個人加入到檔案管理行列，轉(zhuǎn)變了一元主體局面，促進我國檔案管理向多元主體方向發(fā)展。在我國改革開放進程中，建設(shè)服務(wù)型政府是改革開放重點建設(shè)目標，越來越多的政府領(lǐng)導(dǎo)形成社會共治、協(xié)同治理理念[1]。協(xié)同治理是一種新型管理模式，其主要是協(xié)調(diào)政府與社會群眾之間的管理，促進共同發(fā)展。因此，本文在協(xié)同治理理論基礎(chǔ)上，解決檔案管理實際存在的問題，分析多元主體的協(xié)同治理發(fā)展必然性。

一、檔案管理多元主體發(fā)展趨勢

在科學(xué)不斷發(fā)展進步時代，檔案由紙質(zhì)檔向電子檔發(fā)展，檔案管理由實體向信息化方向發(fā)展，檔案管理主體由政府向多元主體方向發(fā)展。

（一）全國檔案建設(shè)情況

國家檔案局2019年9月數(shù)據(jù)顯示，截至2018年年底，全國共有各級檔案行政管理部門3 044個。其中，中央級1個，?。▍^(qū)、市）級29個，副省級15個，地（市、州、盟）級406個，縣（區(qū)、旗、市）級2 593個。全國共有各級各類檔案館4 136個。其中，國家綜合檔案館3 315個，國家專門檔案館211個，部門檔案館143個，企業(yè)檔案館158個，省、部屬事業(yè)單位檔案館309個。這些檔案館主要負責(zé)整理、收集、保管、統(tǒng)計檔案資料，方便政府、企業(yè)、個人等查閱信息。

（二）私營控股企業(yè)

新華網(wǎng)2019年9月報道，新中國成立70年來，特別是改革開放后，我國單位數(shù)量迎來快速增長。1996年，全國共有法人單位440.2萬個。2017年，單位數(shù)量增加到2 200.9萬個，是1996年的5倍，21年間年均增長8%。其中，2012—2017年期間，單位數(shù)量從1 061.7萬個迅速增加到2 200.9萬個，年均增長15.7%。隨著產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整，各行業(yè)單位數(shù)量增速出現(xiàn)分化，現(xiàn)代服務(wù)單位數(shù)量迅速增長，占比顯著提高。1996—2017年期間，信息傳輸、信息服務(wù)業(yè)單位數(shù)量增長最快，從2.0萬個增加到71.9萬個，增長了34.3倍。改革開放以來，我國企業(yè)數(shù)量總體上呈快速增長勢頭，在全部法人單位的占比不斷提高。2017年，企業(yè)數(shù)量達到1 809.8萬個，比1996年增長5.9倍，占全部法人單位的比重為82.2%。黨的十八大以來，商事制度改革全面推進，為經(jīng)濟發(fā)展注入新活力，企業(yè)數(shù)量進入爆發(fā)式增加階段，從2012年的828.7萬個增長到2017年的1 809.8萬個，5年增長了118.4%，年均增長16.9%。從控股情況來看，2017年，私人能控股企業(yè)162.4萬個，占全部企業(yè)的比重為89.5%。由此可見，由于企業(yè)數(shù)量眾多，在運行中將產(chǎn)生大量檔案信息，并且這些信息不屬于政府檔案局管理范疇，企業(yè)應(yīng)自行管理。在企業(yè)運行中，檔案管理是重要組成部分，且數(shù)量極為龐大。

二、檔案管理多元主體存在的問題

（一）資源分配不均衡

我國檔案管理一直服務(wù)于政府，隨著時代發(fā)展，各行業(yè)都參與到檔案管理當(dāng)中，但是各行業(yè)的管理制度，導(dǎo)致檔案管理存在較大問題。在近幾年發(fā)展中，我國企業(yè)數(shù)量逐漸增多，企業(yè)運行將產(chǎn)生大量資料，故其檔案管理需求逐漸增多。由于政府管理范圍存在局限性，無法顧及全國各大企業(yè)檔案管理工作，所以企業(yè)在法律許可范圍內(nèi)，投入大量人力資源、財力、物力等進行檔案管理。部分企業(yè)規(guī)模較小，將檔案管理工作全權(quán)委托給中介機構(gòu)、外包企業(yè)等，進而有效管理企業(yè)檔案[2]。我國經(jīng)濟體系向多元化方向發(fā)展，政府為促進我國社會發(fā)展，將檔案管理管理權(quán)、使用權(quán)交給企業(yè)、個人或中介服務(wù)機構(gòu)，但是在此過程中缺乏有效監(jiān)督管理，極易出現(xiàn)由于檔案管理不慎導(dǎo)致信息流失風(fēng)險。特別是在科技信息發(fā)達時代，科技不斷創(chuàng)新，檔案管理向信息化發(fā)展。檔案管理人員直接通過網(wǎng)絡(luò)進行檔案有效管理，為確保檔案管理安全性，企業(yè)聘請專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)工程師進行網(wǎng)絡(luò)設(shè)計及維修工作，防止檔案信息泄露或被盜風(fēng)險。

（二）檔案管理機制不完善

檔案管理目的就是方便政府、企業(yè)、社會人士查閱。在我國檔案管理主要是為政府服務(wù)，其收集整理的資料大多是政府資料，其使用對象也是政府機關(guān)單位。隨著社會發(fā)展，政府意識到信息公開的重要性，人們也逐漸意識到公共檔案信息的易用性。為滿足人們?nèi)粘＋@取公共檔案資源需求，政府從各角度進行分析研究，不斷完善檔案管理機制、建立資源共享平臺。但是由于政府部門檔案管理涉及部門較多，各領(lǐng)域存在較大差異，導(dǎo)致很多檔案管理主體各自為政，形成封閉的管理體系，進而阻礙了共享檔案資源發(fā)展。特別是在信息快速發(fā)展時代，人們追求信息的完整性及真實性。但是，在檔案管理較為分散的狀態(tài)下，各部門之間缺乏信息溝通交流，導(dǎo)致人們難以獲得較為完整的有效信息。

三、檔案管理多元主體協(xié)同治理困境

在檔案管理多元化協(xié)同治理中，其主要是指充分協(xié)調(diào)政府、企業(yè)、社會人士等多種主體關(guān)系，共同協(xié)商最佳檔案管理方法，解決現(xiàn)階段檔案管理存在問題，實現(xiàn)資源利用最大化。

（一）實現(xiàn)多元主體協(xié)同發(fā)展

在檔案管理中主體是管理核心，在檔案管理中缺少主體難以開展管理活動。我國檔案管理發(fā)展進程中逐步形成以政府、社會、市場為核心的三個體系。其中，檔案行政管理部門主要是負責(zé)政府的檔案收集、整理，是面向政府部門的檔案管理活動，形成以政府為核心的體系;企業(yè)、檔案管理外包公司、中介等，形成以市場為核心的體系，其主要是提供檔案管理服務(wù)及需求;儲存公民信息、志愿者檔案等非橫幅組織，形成以社會為核心的體系。三個主體在檔案管理中發(fā)揮不同功能及職責(zé)，因此為實現(xiàn)多元主體協(xié)同治理，應(yīng)先明確各主體之間的關(guān)系、優(yōu)勢、作用等，充分挖掘主體優(yōu)勢，促進檔案管理發(fā)展。但是在實際檔案管理過程中，各主體之間缺乏溝通，導(dǎo)致信息流通不對稱，進而無法滿足公民需求，政府也無法實現(xiàn)檔案管理有效監(jiān)督，進而影響檔案管理協(xié)同治理。

（二）不平衡發(fā)展

在我國發(fā)展進程中，政府向服務(wù)型方向發(fā)展，同樣，檔案管理部門也從傳統(tǒng)的檔案管理模式，向為社會提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)方向發(fā)展。但是在實際管理中，現(xiàn)實與理想存在較大差異，政府檔案管理部門提供服務(wù)無法滿足社會需求;其次，檔案行政部門提供的檔案服務(wù)無法滿足社會需求;最后，政府部門無法實現(xiàn)全國檔案監(jiān)督管理、指導(dǎo)[3]。

四、檔案管理多元主體的協(xié)同治理有效對策

（一）抓住實踐機會

檔案管理設(shè)涉及我國所有行業(yè)，其系統(tǒng)組成結(jié)構(gòu)較為復(fù)雜。雖然我國檔案管理組成系統(tǒng)較多，但是各系統(tǒng)之間存在相關(guān)性。在實踐中，只有抓住機會，實現(xiàn)多元主體之間的局部協(xié)同，從小范圍擴大到大范圍，進一步推進深層次的協(xié)同治理。此外，切實加強工作對接與管理指導(dǎo)，進一步完善我國檔案工作制度，發(fā)揮檔案管理作用。

（二）完善法律條規(guī)

為有效實現(xiàn)檔案管理多元主體協(xié)同治理必須在法律條規(guī)下進行，在協(xié)同治理過程中出現(xiàn)問題采用法律方式解決。隨著我國社會發(fā)展，政府重視檔案管理對我國發(fā)展的重要性，不斷完善檔案法制度，有效解決在協(xié)同治理中存在的問題，進一步促進我國檔案管理發(fā)展。

結(jié)語

綜上所述，在復(fù)雜的社會體系中，實現(xiàn)檔案管理多元主體的協(xié)同治理是未來發(fā)展趨勢。但是在實踐中還存在較多問題，只有有效解決問題，制定解決方案，才能有效促進我國檔案管理事業(yè)發(fā)展。